Первичные и сводные, бумажные и электронные документы. Преимущества электронного документа

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

УЛЬЯНОВСКОЕ ВЫСШЕЕ АВИАЦИОННОЕ УЧИЛИЩЕ

ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ (ИНСТИТУТ)

ФАКУЛЬТЕТ БЕЗОТРЫВНЫХ ФОРМ ОБУЧЕНИЯ

 

 

Кафедра УиЭВТ

 

 

 

 

Дисциплина: Делопроизводство в организации

 

 

Реферат

 

 

На тему: «Первичные и сводные, бумажные и электронные документы. Преимущества электронного документа»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент группы УК5,6-10

Евдокимова О.П.

УК5,6-10-1-06

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ульяновск, 2014

 

 
Оглавление: 

Ведение…………………………………………………………………........3 
1. Первичные и сводные документы………..………………….…….……4 
 
2. Первичные учётные документы : сущность и функции. Реквизиты первичных документов …………………………………………………….5 
 
3. Сводные документы ………………………….....……………………….8 
 
4. Преимущества электронного документа……….………………….….. .8

 

Заключение …………………………………………………………………11 
 
Список литературы………………………………………............................12 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

   Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания .Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей). Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Первичные и сводные документы

Учетные документы делятся на первичные и сводные.

Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т. п.

Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов (например, расчетно-платежная ведомость работникам цехов, предприятия в целом и т. п.). От накопительных документов сводные отличаются тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов и является их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляемый постепенно. К сводным документам также относятся все учетные регистры бухгалтерского учета, а конечным сводным документом можно считать бухгалтерскую отчетность.

Начальной стадией документирования хозяйственной ситуации в организации является первичный учет, который представляет собой первый этап системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. Его объектами являются заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, нормированное и отработанное время. Выработка рабочих-сдельщиков, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.п. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы, используемые при описании хозяйственных операций, составляют единый информационный массив, обрабатываемый с использованием одних и тех же приемов бухгалтерской процедуры. При этом часть документов формализована на отраслевом или общеэкономическом уровне. Эти документы составляются на бланках унифицированной формы, утвержденной Госкомстатом РФ или отраслевыми министерствами и ведомствами.

2.Первичные учётные документы : сущность и функции. Реквизиты первичных документов.

Первичный учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат весь перечень обязательных реквизитов, предусмотренных в Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Образцы форм документов приведены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденных Государственным комитетом Российской Федерации по статистике и федеральными органами, на то уполномоченными (Центральный банк Российской Федерации, Министерство финансов Российской Федерации и др.).

Первичный учетный документдолжен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании. 
В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. В качестве образца ниже приводится унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер».

Среди форм первичных учетных документов различают межотраслевые (междуведомственные), обязательные для применения, и рекомендованные как образцы, на основе которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности.

Впервые организациям разрешено вносить дополнительные реквизиты, удаление отдельных реквизитов не допускается. Последние принято называть также специализированными формами первичных документов, соответствующими отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным организациям.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц

Наименование документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер  
отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.  
Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.  
Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.  
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Классификация первичных учетных документов

Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:

По назначению документы подразделяются на:

- распорядительные;

- оправдательные;

- бухгалтерского оформления;

- комбинированные.

Распорядительные документы дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.

Комбинированные документы  сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

Отмеченные достоинства комбинированных документов делают их весьма распространёнными в практике бухгалтерского учёта.

 

3.Сводные документы

 

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных кассовых ордеров и приложенных к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

 

4.Преимущества электронного документа

 

В эпоху замены "ручного" труда на автоматизированный отходят в прошлое проблемы с факсимиле. Сегодня вместо собственноручного росчерка и оттиска печати на документе может стоять электронная цифровая подпись. 
В письме Министерства финансов РФ от 19 мая 2006 г. N 02-14-13/1297 (см. стр. 44 блока "Новые документы в бюджетном учете"), далее - Письмо N 02-14-13/1297, бухгалтерам бюджетной сферы еще раз напомнили, что первичные и сводные учетные документы можно составлять как на бумажных, так и на машинных носителях информации (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 129-ФЗ). И хотя сегодня ни один бухгалтер не представляет своей работы без компьютера, до выхода в свет указанного выше письма существовала проблема. Суть ее в том, что даже при автоматизации бюджетного учета всю первичку приходилось вести "дважды": в электронном виде и в бумажном. Поскольку невозможно, к примеру, передать акт выполненных работ контрагенту без подписей сторон самого договора, а сделать это было можно лишь собственноручной подписью руководителя или уполномоченного лица. 
Ведение бюджетного учета на основании электронных документов должно осуществляться в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. Поэтому ответственность за организацию хранения электронной первички, регистров и бюджетной отчетности лежит на руководителе бюджетного учреждения (ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Об этом также напомнили сотрудники Минфина России в Письме N 02-14-13/1297 
 
Необходимые условия: 
 
Еще недавно в бюджетных учреждениях широко использовали возможности электронной цифровой подписи (ЭЦП) только при представлении налоговой отчетности электронного документооборота операций по исполнению бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. Теперь использовать ЭЦП можно: 
при проведении сделок гражданско-правового характера; 
в безналичных расчетах; 
других предусмотренных законодательством случаях. 
Как правило, электронные документы передаются по электронным сетям, доступным не только адресату, но и разнообразным компьютерным хулиганам и даже преступникам. Поэтому необходимо быть уверенным, что посылаемая информация дошла адресату без искажений и ее не смогли получить "третьи" лица. Эти проблемы решаются с помощью средств криптографической защиты информации, одним из которых является электронная цифровая подпись. 
Согласно статье 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ) ЭЦП представляет собой реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки. Информация, заключенная в этом реквизите, подвергается сложному криптографическому преобразованию с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи. Описанный механизм позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. 
Как указано в Законе N 1-ФЗ, электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при выполнении ряда условий. В соответствии со статьей 4 Закона N 1-ФЗ эти условия следующие: 
сертификат ключа подписи (документ, удостоверяющий ЭЦП) не должен утратить силу на момент подписания документа или его проверки; 
подлинность ЭЦП в электронном документе подтверждена, т.е. подпись не подделана; 
ЭЦП используется по назначению в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. 

 
Механизм ЭЦП 
 
Суть механизма использования ЭЦП заключается в следующем. Принимающая сторона получает зашифрованный документ от передающей стороны. Полученный документ представляет собой шифровку (набор цифр), подготовленную с помощью секретного ключа. Принимающая сторона с помощью ключа преобразует набор цифр в осмысленный текст. При этом используют два секретных ключа: открытый и закрытый. Оба они представляют собой набор букв и цифр. 
С помощью закрытого ключа подписывается электронный документ. Этот ключ принадлежит владельцу подписи и соответственно должен храниться в строгой тайне. Для того чтобы получающая сторона могла проверить подлинность подписи полученного электронного документа, используют открытый ключ. Поэтому он, как правило, является общедоступным. Сам документ шифруется при помощи открытого ключа, принадлежащего автору. Однако расшифровать такой документ можно лишь только тогда, когда известен закрытый ключ получателя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

  Ключевой тенденцией в области автоматизации документооборота можно назвать наращивание их функционала. Системы, в свое время "выросшие" на российских бюрократических и делопроизводственных традициях, сегодня предлагают более широкие функциональные возможности в области работы с содержанием документов - полнотекстовый поиск, архивные решения, интеграция с электронной почтой и другими приложениями и пр. В компании "Босс-Референт" отмечают, что помимо классических функций автоматизации документооборота СЭД начинают использовать и для автоматизации дополнительных офисных бизнес-процессов, таких как обработка заявок, контроль пропусков, инженерное обеспечение технических объектов, обслуживание совещаний, электронные конференции и новости.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

 

1.Кудрявцев В.А. "Организация работы с документами: учебник - М. ИНФРА-М, 1998

2. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2007г.

3. Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления 1997. . Организация работы с документами. Инфра М.,2008 г.

4. Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 2001г.