Первичные и сводные учетные документы

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ

 РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

 

ОМСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ:

 

Бюджетный учет

 

 

Студентки:    Басюк Артура Владимировича

Группа:  № 5Ф1      Курс №5

Тема: «Первичные и сводные учетные документы»

 

 

 

Факультет: финансово-учетный

Специальность: «Финансы и кредит»

Отделение: очное

Научный руководитель: Васина Н.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Омск – 2013/2014 уч. год.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………3

Классификация первичных учетных документов(сводных)…..…………5

Документирование  операций и организация документооборота………...9

Стандартизация  и унификация первичных документов…………………13

Заключение…………………………………………………………………...…14Список литературы…………………………………………………………….15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

            Первичный  учетный документ – это оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу.

         Показатели документа должны раскрывать суть и все особенности этой операции, служить базой для оперативного управления и контроля за хозяйственными процессами, совершаемыми в организации, содержать информацию, необходимую и достаточную для организации бухгалтерского учета, анализа, контроля и осуществления других функций управления, для составления отчетности, а также юридической доказательности в определенных ситуациях.        Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по ее окончании. 
В нашей стране проделана большая работа по созданию и рационализации форм первичных учетных документов, их унификации и стандартизации. В частности, установлена система стандартов, в которых определены назначение, виды документов и требования к ним. Кроме того, изданы вышеупомянутые альбомы унифицированных форм первичной учетной документации с рекомендациями о порядке их применения. Организация первичного учета возложена на хозяйствующих субъектов. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Унифицированными принято называть первичные учетные документы, предназначенные для оформления определенных хозяйственных операций (например, кассовых) в организациях независимо от форм собственности, отрасли экономики и организационно-правовых форм деятельности. Благодаря им достигается единообразное, т. е. однозначно понимаемое, оформление однородных хозяйственных операций. В качестве образца ниже приводится унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер».

Среди форм первичных  учетных документов различают межотраслевые (междуведомственные), обязательные для применения, и рекомендованные как образцы, на основе которых организации могут разрабатывать собственные формы документов с учетом специфики их деятельности.

Впервые организациям разрешено  вносить дополнительные реквизиты,  удаление отдельных реквизитов не допускается. Последние принято называть также специализированными формами первичных документов, соответствующими отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным организациям.

 

       Первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание факта хозяйственной жизни;

д) количественную и стоимостную оценку факта хозяйственной жизни;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных  лиц

 

Наименование  документа (например, акт, требование на материалы, расходный кассовый ордер и др.) указывает на характер  
отражаемого в нем ФХЖ и придает ему доказательную силу.  
Дата составления документа несет в себе контрольное и информационное значение, так как однородные факты хозяйственной жизни повторяются. Их необходимо разграничить во времени для предотвращения повторного использования документа.  
Содержание и количественная оценка факта хозяйственной жизни отражаются путем регистрации данных, выраженных в признаках и показателях, отличающих данный факт и полученных посредством наблюдения.  
       Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем  организации и главным бухгалтером  или уполномоченными ими на то лицами.

        Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Классификация первичных учетных документов

 

 

      Сущность документов и их место в хозяйственной деятельности организации отражена в их классификации:

 

По  назначению документы подразделяются на:

 

- распорядительные;

 

- оправдательные;

 

- бухгалтерского оформления;

 

- комбинированные. 

 

Распорядительные дают право на совершение строго определённых распоряжением соответствующего должностного лица хозяйственных операций. Например, чек, подписанный руководителем организации, позволяет кассиру получить определённую сумму в банке с её расчётного счёта. В качестве распорядительного документа можно привести доверенность на получение товарно-материальных ценностей.

 

Оправдательные подтверждают, что указанные действия в соответствующем документе выполнены лицом, представляющим такой документ. Так, авансовый отчет со всеми оправдательными документами, приложенными к нему, рассматривается как оправдательный (исполнительный) при сдаче его подотчётным лицом бухгалтеру. В качестве оправдательного документа можно привести документ по оприходования денежных средств.

 

Документы бухгалтерского оформления самостоятельного назначения не имеют. Их роль: на основе представленных распорядительных и оправдательных документов подготовить в дальнейшем соответствующие учётные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учётном процессе. Поэтому, они составляются и используются только в бухгалтерии. Так, ведомость распределения общепроизводственных расходов служит для распределения расходов на управление структурных подразделения предприятия между отдельными видами выпускаемой ими продукции. Различные справки-расчёты, составленные в бухгалтерии, служат основанием для отражения в учёте сумм, исчисленных в возмещение обязательств перед бюджетом, внебюджетными фондами и т.п.

 

Комбинированные документы сочетают в себе признаки вышерассмотренных документов. Например, после утверждения руководителем израсходованных подотчётных сумм авансовый отчёт приобретает для бухгалтера силу распоряжения принять к учёту указанную сумму, подтверждённую оправдательными первичными документами (квитанции на проживание, билеты за проезд и пр.). Указание же в авансовом отчёте бухгалтерских проводок по списанию этой суммы даёт основание рассматривать его как документ бухгалтерского оформления.

 

Отмеченные достоинства комбинированных  документов делают их весьма распространёнными  в практике бухгалтерского учёта.

 

По порядку формирования различают первичные и сводные документы.

 

Первичные документы находятся в начале технологической цепочки учётного процесса. Он составляют основу первичного учёта. Именно в первичном документе регистрируется факт хозяйственной жизни путём предварительного его наблюдения и измерения. К ним относятся инвентарная карточка учёта основных средств (форма бланка № ОС-6), акт о приёмке материалов (форма бланка № М-7) и др.

 

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Их применение связано с необходимостью сокращения первичных документов. Обобщение последних таким путём предоставляет возможность на другом уровне анализировать информацию о совершаемых хозяйственных операциях. Так, в представленных материально-ответственными лицами товарных отчётах за определённый отрезок времени в денежном выражении отражается движение товарно-материальных ценностей по приходу и расходу. Основанием для составления товарных отчётов явились первичные учётные документы (акты приёмки, акты на списание и пр.).

 

Кассовые отчёты составляются по данным приходных и расходных  кассовых ордеров и приложенных  к ним оправдательных документов (платёжно-расчётных или платёжных  ведомостей на выдачу заработной платы, заявлений на оказание материальной помощи и т.п.).

 

По способу  использования – применяются разовые и накопительные документы. Их различие – в степени охвата хозяйственных операций.

 

Разовые документы фиксируют единовременно в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определённых требований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нём, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учёте. К таким документам относятся приходные и расходные кассовые ордера, требования-накладные на отпуск (внутреннее перемещение) материалов и др.

 

Накопительные документы формируют информацию об однородных хозяйственных операциях за определённый отрезок времени (день, декаду, месяц).

 

Их преимущество проявляется  в сокращении первичных учётных документов и усилении контроля за движением имущества и обязательств. Кроме того, значительно упрощается техника ведения бухгалтерского учёта.

 

Примером таких документов являются накопительные наряды по начислению заработной платы рабочим массовых профессий, выполняющим ежедневно одни и те же операции. Они, как правило, ведутся на бригаду и закрываются один - два раза в месяц.

 

При ежедневном отпуске  однотипных материалов в производство в качестве накопительных документов применяются лимитно – заборные карты.

 

По  месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние.

 

Внутренние  документы оформляются в организации. Они имеют внутреннее применение. К ним относится подавляющая часть документов, имеющих документов, имеющих обращение на данном предприятии. Это авансовые отчёты подотчётных лиц, табели учёта использования рабочего времени, инвентарные карточки учёта основных средств, приходные ордера и пр.

 

Внешние документы составляются на стороне другими предприятиями и организациями. На входе в данную организацию они должны быть зарегистрированы. Это счета-фактуры, платёжные поручения и т.п. Требования, предъявляемые к внутренним и внешним документам, в основном одни и те же. Однако все внешние документы должны быть оформлены на бланках унифицированных форм. При их отсутствии допускается представление документов иной формы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

 

По  количеству учётных позиций различают однопозиционные и многопозиционные документы.

 

Однопозиционные документы носят узко специализированный характер, ограничиваясь отражением операции движения одного наименования объекта учёта (например, операций по приходу и расходу товарно-материальных ценностей по одному номенклатурному номеру).

 

Если в документе  представлены операции по отражению движения нескольких наименований, пусть даже в пределах одной группы (подгруппы), то такие документы называются многопозиционными (многострочными). Примером таких документов являются расчётно-платёжные ведомости, лимитно - заборные карты и др.

 

Многопозиционные документы  находят в последнее время  широкое применение в практической учётной работе. Преимущество их –  в уплотнении информации, поскольку  справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие  документы один раз. Они более удобны в условиях внедрения автоматизированного учёта.

 

По  оформлению однородных операций выделяют унифицированные и прочие документы.

 

Унифицированные документы это типовые документы, утверждённые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. Среди унифицированных документов различают авансовые отчёты, платёжные поручения и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РФ.

 

Автоматизация бухгалтерского учёта расширяет возможности  разработки и применения унифицированных  первичных документов и электронных  версий.

 

Не вошедшие в указанный  перечень документы представляют собой прочие документы. К прочим документам принято относить документы накопительного характера: ведомость расчёта износа (амортизация основных средств, ведомость распределения торговой наценки между проданными и не проданными товарами и пр.)

 

Наконец, по способу заполнения различают документы, заполняемые:

 

- вручную; 

 

- на пишущей машинке; 

 

- полностью составляемые  автоматизированным путём. 

 

К документам, заполняемым  вручную, относятся документы внутреннего  пользования. К ним в первую очередь относятся различного рода разработочные таблицы: начисление износа по малоценным и быстроизнашивающимся предметам, основным средствам, а также накопительные ведомости и пр.

 

 

Документирование  хозяйственных операций и организация  документооборота.

 

Составление и оформление документов

 

    Чтобы  документы могли служить достоверным  основанием для  бухгалтерских записей  и  иметь  юридическую  силу,   к   их   составлению   предъявляются определенные  требования.  Прежде  всего,  необходимо,  чтобы  документ  был составлен на бланке.

     Написание  документа производится чернилами,  химическим карандашом,  на пишущей машинке или средствами механизации.  Некоторые  документы,  например чеки, кассовые ордера  и  т.п.,  должны  заполняться только  чернилами.  Не разрешается  заполнять  документы  простым  карандашом,  так  как  в   таких документах  легко  стереть  написанное  и  заменить  его  другим.   Документ составляется по определенной форме,  установленной  для  документов  данного вида операций,  с  обязательным  заполнением  всех  необходимых  реквизитов.   

 

 

Отсюда вытекает общее правило составления документов.

    Для  правильного составления документа  необходимо:

   

    1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии  бланка  на  чистом

 листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на    пишущей машинке;

    2. Строго  соблюдать установленную форму  и реквизиты документа;

    3. Точно  и ясно излагать содержание  документа;

    4. Четко  и разборчиво писать текст  и цифры;

    5. Незаполненные  пробелы в бланке документа  прочеркивать;

    6. Сумму  в денежных документах указывать  цифрами и прописью;

    7. Снабжать  документ необходимыми, разборчиво  сделанными  подписями  с указанием должности подписавшего.

    Документы  необходимо  составлять  своевременно,  т.е.  одновременно  с

совершением  операции  либо  непосредственно  вслед   за   ее   совершением.

Своевременность   составления   документов   является   важнейшим   условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их  в учетных регистрах.

    Некоторые  документы составляются в нескольких  экземплярах (с  копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с  составлением  документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

    Каждый  документ  состоит  из  отдельных   составляющих  его  элементов,

которые  называются  реквизитами  (подпись,  печать,  текст,  название  вида

документа  и  т.д.).  Совокупность  реквизитов,  расположенных  в  документе

определенным  образом, составляет его формуляр.

    Формуляр-образец  разрабатывается при создании  системы  документирования и представляет собой графическую модель или схему построения  документа.  Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных  и  переменных реквизитов.

    Государственный    стандарт    Российской    Федерации    Р     6.30-97

«Унифицированные    системы    документации,     Система     организационно- распорядительной  документации», Система ОРД «Требования   к   оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого  из управленческих  документов  и  их  месторасположение  на  бумажном  носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так  как  некоторые  из  них взаимоисключающие и часть  реквизитов  зависит  от  вида  документа,  то  на конкретном документе их будет гораздо меньше. 

 

Прием и регистрация документов;

  

 На предприятии  различают три основных потока  документации:

      . входящие документы, поступающие из других организаций;

      . исходящие документы, отправляемые  в другие организации;

      . внутренние документы,  создаваемые   на  предприятии  и  используемые

        работниками предприятия в управленческом  процессе.

    Все  документы,  поступающие   на   предприятие   проходят:   первичную

обработку,   предварительное   рассмотрение,    регистрацию,    рассмотрение

руководством, передачу на исполнение.

      Исходящие документы  должны  обрабатываться  и  отправляться  в  день

регистрации.

      Внутренние документы предприятия  передаются исполнителям под  расписку в регистрационной форме.

      Служба ДОУ должна систематически  вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты  учета документооборота   обобщаются   и   доводятся   до   сведения   руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

    Регистрация   документов  -  важнейший  этап  работы  с  документами   и

определяется  как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

    Для  входящих, исходящих  и  внутренних  документов  ведутся  раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

    Из  документа  в   процессе   регистрации   в   регистрационную   форму

выписываются, как правило, следующие сведения:

    - дата  получения;

    - входящий  № (индекс);

    - дата  документа;

    - индекс  документа;

    - регистрационный  номер документа;

    - автор  (корреспондент) - т.е. чей это документ;

    - заголовок  (о чем документ);

    - резолюция;

    - срок  исполнения;

    - исполнитель  (кто с ним работает);

   - ход  исполнения;

    - №  дела (куда документ помещен после  исполнения)

    При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения,  вписываемые  в  регистрационные формы,  частично  изменяются  и  дополняются.  Например,   при   регистрации обращений граждан записывается их адрес.

    Учреждение  имеет право, учитывая свою  специфику, дополнять  сведения  о регистрируемом входящем документе. Например,  часто  учитывается  количество листов, наличие приложений и т.д.

    Формы  регистрации  могут  быть  трех  видов:  журнальная,  карточная и

автоматизированная  электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система  регистрации  нужна   только   тогда,   когда   учет

документов  выступает на первое место,  предотвращает  претензии  со  стороны граждан,  конфликтные  ситуации.  Например,  при   выдаче   документов   об образовании,  трудовых  книжек,  пропусков.  Это,  как  правило,  Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

    Можно  оставить журнальную систему  и в том случае, когда поступает  очень незначительное количество документов.

    Во  всех остальных случаях  эта   форма  регистрации  устарела,  так  как

затрудняет  ведение контроля за исполнением  документов  и  справочную  работу по ним.

    Наиболее  рациональной  является  сегодня   регистрация  документов   на

компьютере. Но и в этом случае на экран выводится  форма  карточки  (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

    Карточку  на документ можно заполнить  сначала не полностью, до  передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и  исполнителя.

После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е.  эти сведения вносятся в нее.

    При  четком взаимодействии  с  руководителем,  если  руководитель  утром

просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала  дать  документы  на просмотр  руководителю,  а  затем,  уже,  имея  его   резолюцию,   заполнить полностью регистрационную форму.

    Заполнив  карточку, одну из них помещают  в сроковую картотеку, другую  в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

    При  регистрации  на  ПЭВМ,  данные  о  документе,  заложенные  при   его

регистрации,  будут  использованы  в   программах   по   автоматизированному контролю и справочной работе. При  этом  поиск  можно  вести  по  любому  из введённых показателей.

 

    Контроль за исполнением документов;

   

     Контроль  играет  важную  роль  в  системе  документооборота.  Контроль

исполнения  документов  обеспечивает  своевременное  и качественное  решение содержащихся в документе вопросов,  охват  всех  контролируемых  документов.

Контроль исполнения - это непосредственная  проверка  и  регулирование  хода исполнения приказа или распоряжения, учет и  анализ  результатов  исполнения

контролируемых  документов в установленные сроки.

    Контроль  исполнения документов охватывает  три группы вопросов:

контроль исполнения документов по существу содержащихся в  них  заданий  или поручений.  Такой контроль предполагает оценку документа в  целом,  то  есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает  руководитель, либо по его поручению - помощник. Если  руководитель  удовлетворен  решением проблемы  -  документ   подписывается,   если   же   не   удовлетворен,   то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит  повторное согласование. 

    Сроки  исполнения подразделяются на  типовые  и  индивидуальные.  Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для   таких  документов, как:

предложения, заявления  и жалобы  граждан  -  в  срок  до  1  месяца  со  дня

поступления,  не   требующие   дополнительного   изучения   и   проверки   -

безотлагательно, но не позднее 15 дней;

заявления и  жалобы военнослужащих  и членов их семей - не позднее 7 дней  со дня поступления;

запрос депутата Государственной Думы и члена Совета  Федерации Федерального Собрания РФ - в срок до 20 дней;

Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в  поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с  пометкой  «срочно»  -  в   3-дневный срок,  требующие дополнительного изучения - в 10-дневный срок;

письма предприятий  и учреждений  - 30 дней;

приказы и указания министров во исполнение  документов  Правительства  РФ  - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

    Индивидуальные сроки исполнения могут указываться  в  самих  документах вышестоящих   организаций,   в   резолюциях   и   указаниях   руководителей.

Индивидуальный  срок  исполнения  документа  может  отличаться  от  типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны  превышать  10 дней.  Если  задание  сложное  и  требует  согласования   и   дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

письменные  и устные обращения граждан.

  Документ считается  исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным  организациям  и  лицам  или другого документированного подтверждения исполнения.  Результаты  исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

 

 

Стандартизация  и унификация первичных документов

 

          В России при существующей единой системе учета и отчетности с целью однозначного понимания однородных хозяйственных операций установлена система стандартов, в которых определены назначение и виды документов, требования к их составлению.  
       Централизованная разработка документов одной формы на однородные операции, совершаемые различными организациями, с целью упрощения заполнения, оформления и работки первичной документации называется унификацией. Таким путем создаются типовые документы (кассовые, банковские и др.). Установление строго определенных размеров бланков типовых документов получило название стандартизации.  
Стандартизация и унификация первичных документов имеют в нашей стране давние традиции. В начале ХIХ в. правительство Александра 1 издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской империи, но это не привело к практическому их применению.  
Однако в целом стремление унифицировать первичные до ты не дало и не могло даты желаемых результатов по следую причинам:  
      • огромная и постоянно меняющаяся номенклатура материальных ценностей и многообразие их предметных характеристик;  
     • разнообразие типов. цен (фиксируемые, меняющиеся, ученые и т. п.);  
     • неоднородность образцов вычислительной техники;  
     • множественность типов предприятий (объем хозяйствен  
деятельности, специализация.);  
     •особенности транспортировки товаров.  
 

 

 

                                      Заключение

      Цель реферата достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Первичные учётные документы" можно сделать ряд выводов:

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания .Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).               Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.