Планування як загальгна функцiя менеджменту

тема 4. Планування як загальна функція менеджменту 

1. Сутність  і види планування.
2. Загальна характеристика бізнес-планування.
3. Сутність та принципи складання бізнес-плану.
4. Види, структура та зміст бізнес-плану.
5. Організація розробки бізнес-плану.

      Вступ: Рівень планування в багатьох ефективно функціонуючих компаніях демонструє осмисленість і визначеність їх діяльності. Сучасне планування характеризується усвідомленням його необхідності з метою забезпечення ефективного організування, мотивування, контролювання та регулювання діяльності організації, запобігання втратам та зменшення ризиків. 

1. Сутність  і види планування

      Процес  планування формує орієнтир майбутньої діяльності організації.

      Планування – вид управлінської діяльності (трудових процесів), який визначає перспективу і майбутній стан організації, шляхи і способи його досягнення.

      Беручи  до уваги масштаб передбачення перспективи  організації, виділяють стратегічне  планування (понад 1 рік) і оперативне (поточне) планування (до 1 року) (рис. 4.1). Стратегічне планування полягає у виборі курсу розвитку організації – її стратегії. Оперативне планування є одночасно логічним продовженням стратегічного планування і способом реалізації стратегії. Тому в американському менеджменті його часто називають плануванням реалізації стратегії.

     Стратегічне планування

     Стратегічне планування є головним засобом визначення, розроблення курсу розвитку організації  з метою реалізації її місії, досягнення цілей тощо.

     Стратегічне планування – різновид управлінської  діяльності, який  полягає в реалізації комплексу заходів, пов’язаних із визначенням стратегії діяльності організації, тобто комплексного плану перспективного розвитку організації.

     За  своїм змістом стратегічне планування передбачає формулювання місії; визначення цілей організації; аналіз її стану на засадах оцінки факторів зовнішнього та внутрішнього середовищ; оцінку стратегічних альтернатив (можливостей) і вибір стратегії діяльності.

     Як  правило, стратегічне планування здійснюється невеликим за чисельністю (5-10 осіб) спеціальним плановим відділом, а розроблені ним стратегії повинні розглядатись на нарадах вищого керівництва один раз на рік.

     Стратегічне планування є складним процесом, який охоплює декілька етапів (рис. 4.2).

      Етап 1. Інформаційне забезпечення стратегічного планування. Полягає в підборі, класифікації та підготовці до використання інформації щодо розроблення стратегії, яка надасть достатньо повну та об’єктивну характеристику факторів зовнішнього та внутрішнього середовища, можливих стратегій, методичного забезпечення. Особливо важливою при цьому є необхідність використання сучасних інформаційних технологій.

      Етап 2. Встановлення місії та цілей організації. Місія – це чітко виражена причина існування організації. Формулювання, усвідомлення місії організацією є важливим орієнтиром і критерієм оцінки її діяльності. Місія може охоплювати такі напрями:

• турботу про працівників;
• турботу про виробництво;
• політику зростання та фінансування фірми;
• виробничі технології;
• методи виходу і функціонування на ринку, пошуку потенційних ринків;
• задоволення потреб споживачів;
• публічне оголошення переконань і цінностей тощо.

      Місією, наприклад, автомобільної фірми, яку  заснував Генрі Форд, було проголошено  забезпечення людей дешевим автомобільним  транспортом; „Мотоболи” – гідно служити задоволенню потреб суспільства, забезпечувати споживачів продукцією і послугами найвищої якості за помірні ціни; „Дженерал Електрікс” – забезпечення кращого життя.

      Цілі – це конкретний очікуваний стан організації. Вони бувають довгостроковими (5 і більше років), середньостроковими (1-5 років) і короткостроковими ( до 1 року) (рис. 4.3).

      Цілі  охоплюють усі сфери організаційного, виробничо-господарського, економічного функціонування організації. Можлива  система цілей:

1. Прибутковість (наприклад, збільшення прибутку підприємства у наступному році на 4 %).
2. Ринки (наприклад, збільшення частки ринку протягом року до 15 %).
3. Ефективність (наприклад, зниження собівартості продукції на 3 %).
4. Рентабельність (наприклад, досягнення показника рентабельності реалізації 15 %);
5. Продукція (наприклад, впровадження у виробництва нової моделі автомобіля протягом наступних двох років).
6. Продуктивність (наприклад, збільшення виробітку продукції в розрахунку на одного працівника на 6,4 %).
7. Фінансові ресурси (наприклад, збільшення частки власного капіталу в наступному році до 65 %).
8. Виробничі потужності, будівлі та споруди (наприклад, збільшення виробничої потужності до 10 тис. од. Продукції в місяць протягом трьох років).
9. Інновації (наприклад, закупівля в наступному році патенту на...).
10. Організаційні зміни (наприклад, створення матричної структури управління для забезпечення роботи на конкретним проектор).
11. Трудові ресурси (здійснення підвищення кваліфікації працівників).
12. Соціальна відповідальність (наприклад, придбання путівок працівникам для санаторного лікування).

        Формуючи системи цілей, слід  мати на увазі, що вони повинні:

• бути конкретними і підлягати вимірюванню;
• охоплювати всі рівні організації (ієрархічні);
• мати різну тривалість (довгострокові...);
• бути досяжними і зрозумілими;
• бути взаємодоповнюючими та взаємо узгодженими тощо.

      Етап 3. Вибір методів аналізу факторів зовнішнього і внутрішнього середовища. На цьому етапі використовують такі методи дослідження як порівняння, експертних оцінок, системного аналізу, статистичного і соціологічного дослідження, сукупної думки збутовиків, споживачів тощо.

      Етап 4. Оцінка та аналіз факторів зовнішнього середовища.

      Етап 5. Оцінка та аналіз факторів внутрішнього середовища.

      Етап 6. Виконання розрахунків, обґрунтувань, проектних рішень. Суть його  полягає у визначенні найважливіших показників (економічних, технічних, соціальних тощо), які найповніше характеризують очікувані стратегії та виявлені тенденції їх зміни, а також у добору необхідних проектних заходів, що забезпечують формулювання стратегії.

      Етап 7. Формування варіантів стратегій (стратегічних альтернатив). Особливість цього етапу полягає у розробленні можливих для організації варіантів стратегічних планів, тобто базових стратегій або окремих складових одного стратегічного плану.

      Етап 8. Вибір стратегії на засадах формування управлінського рішення. Є найважливішим етапом стратегічного планування. Полягає у виборі оптимальної стратегії діяльності організації на основі оцінювання таких факторів: очікувана ефективність, рівень ризику, ринкова ситуація, вплив минулих стратегій, вплив власників, залежність від фактора часу, вплив зовнішнього і внутрішнього середовища тощо.

      Етап 9. Оцінка стратегії на предмет відповідності встановленим критеріям. Полягає у з’ясуванні її відповідності місії і цілям організації, а також у перевірці правильності добору методів аналізу зовнішнього і внутрішнього середовища. Це забезпечує, з одного боку, очікувану цілеспрямованість стратегії, а з іншого – достовірність аналізу вихідної інформації.

      Правильно обрана, своєчасно скоригована стратегія  є однією із запорук успішної діяльності організації. Однак вітчизняні підприємства дуже пасивно застосовують стратегію  для забезпечення успіху діяльності організації.

      Кінцевим  результатом стратегічного планування, як будь-якої іншої функції менеджменту, є розроблені методи менеджменту, прийняті конкретні управлінські рішення, а також затверджені певні показники (рівень прибутків, обсяг реалізації, величина витрат, рентабельність тощо) діяльності організації. Стратегічне планування визначає, чого і коли прагне досягнути організації. Але для цього важливо знати, як реалізувати стратегію, тобто забезпечити ефективне оперативне (поточне) планування.

      Оперативне (поточне) планування

      Оперативне  планування є логічним розвитком стратегічного планування, способом реалізації стратегії організації з метою утвердження її місії.

      Оперативне  планування – різновид управлінської діяльності, який полягає в реалізації комплексу заходів, пов’язаних із розробленням оперативного плану з метою реалізації обраної стратегії.

      Графічну  модель процесу оперативного планування наведено на рис. 4.4.

      Формування  бюджету (бюджетування)

      Процес  формування бюджету – збалансованого плану надходжень і видатків  - у межах оперативного планування називається бюджетуванням. Передумовою запровадження бюджетних систем є визначення центрів відповідальності, які повинні здійснювати бюджетні процедури та відповідати за результати виконання бюджетів. Виділяють такі різновиди центрів відповідальності: центр вартості, центр видатків, центр обороту, цент прибутків та центр інвестицій.

      Вибір адміністративних важелів

      Адміністративні важелі формуються на основі тактики, політики, процедур тощо. Тактика ґрунтується на короткотермінових планах. Тактичні плани розробляються на рівні середньої ланки управління з метою розвитку стратегій. Вони, діючи значно коротший час, ніж стратегії, швидко забезпечують отримання результатів. Політика є загальним керівництвом до дії і прийняття рішень, які полегшують досягнення цілей (наприклад, орієнтація на уніфікування деталей і вузлів автомобіля). Процедурами є дії, які необхідно здійснювати в конкретній ситуації (наприклад, зміст інструкції з експлуатації автомобіля визначає сутність процедур його технічного огляду і обслуговування, ремонту тощо). Правило вказує на те, що повинно бути зроблено в конкретній ситуації (наприклад, порядок підпису документа). Правила і процедури вказують працівникам напрям дій, включають повтори, формують зміст діяльності, дають змогу передбачати події, сприяють порівнянню із ситуацією в минулому, аналогом тощо.

      Загалом застосування всіх адміністративних важелів  забезпечує створення певного організаційно-розпорядчого механізму, спрямованого на реалізацію стратегії.

      2. Загальна характеристика бізнес-планування

      Важливим  напрямом планування в організації  є формування бізнес-плану.

      Бізнес-план – документ, що містить систему заходів чи програму дій, пов’язаних часом і місцем реалізації, узгоджених з метою і ресурсами та спрямованих на отримання прибутку на засадах реалізації підприємницького проекту.

   Бізнес-план є стандартним для більшості  країн з ринковою економікою документ, в якому детально обгрунтовується  концепція підготовленого для реалізації реального інвестиційного проекту та наводяться основні його характеристики.

      Він є необхідним для багатьох суб’єктів  економічної діяльності:

• підприємця (власника) – як орієнтир в його діяльності;
• майбутніх компаньйонів і співробітників, яких передбачають залучати до справи;
• банкірів та інвесторів, чиї послуги передбачені в процесі реалізації проекту;
• найманих менеджерів при здійсненні ними керівних функцій.

      До  функцій бізнес-плану належать:

• всебічне інформування про підприємство, передусім про мету його діяльності, стабільність і ефективність;
• характеристика особливостей виробничого процесу на підприємстві;
• всебічна характеристика товарів або послуг;
• обґрунтування прогнозу розвитку виробництва і підприємства, його конкурентних позицій;
• комплексне дослідження ринку відповідних товарів, послуг;
• обґрунтування економічної ефективності підприємства;
• аналіз професійного рівня, ділової компетенції управлінського персоналу.

Структура та зміст бізнес-плану

Бізнес-план охоплює дев’ять розділів:

1. Вступ (загальна характеристика майбутньої діяльності).
2. Характеристика продукції (послуг)  та аналіз ситуації у сфері майбутньої діяльності:
• основні параметри, технічні характеристики продукції, відмінності її від інших видів;
• фотографії майбутніх видів продукції, малюнки, дизайн;
• ціна, собівартість, можливий обсяг виробництва, очікуваний прибуток;
• поточна ситуація у сфері діяльності й тенденції її розвитку.
3. Оцінка ринку збуту і конкуренції:
• покупці, споживачі;
• виробники аналогічних товарів, конкуренти;
• умови та обсяги продажу, доходи, механізм запровадження у виробництво нових моделей, технічний сервіс, реклама;
• характеристика продукції конкурентів;
• рівень цін на ринку і в конкурентів;
• способи отримання інформації про конкурентів (телебачення, преса, Інтернет, промисловий шпіонаж тощо).
4. Стратегія маркетингу:
• схема розповсюдження і канали збуту товарів (сегментація);
• ціноутворення;
• реклама;
• методи стимулювання продажу;
• організація обслуговування клієнтів;
• формування громадської думки про товари;
• спосіб продажу товарів (свої магазини, згідно договорами тощо);
• прогноз збуту нової продукції.

      5. План виробництва:

      - характеристика виробничої бази, виробничого процесу, суміжників;

      - виробничі площі та потужності;

      - порядок отримання сировини, матеріалів, комплектування;

      - наявність кооперації;

      - спеціалізація;

      - обладнання, технологія;

      - виробнича схема підприємства;

      - оцінка витрат на виробництво.

      6. Організаційний план:

      - організаційна структура управління, розподіл обов’язків, делегування повноважень;

      - персонал (адміністративний, виробничий тощо);

      - оплата праці;

      - дані про партнерів, суміжників, посередників, пайовиків, акціонерів, їх відповідальність за результати  діяльності.

      7. Юридичний план:

      - форма підприємництва;

      - форма власності;

      - правовий статус підприємства;

      - участь в об’єднаннях організацій;

      - наявність дочірніх структур.

      8. Оцінка ризику і страхування:

      - слабкі ланки в організації;

      - види і джерела ризику;

      - оцінка ймовірності появи нових  технологій та альтернативних  стратегій;

      - заходи щодо зменшення ризику, вибір страхової фірми.

      9. Фінансовий план:

      - прогноз обсягів реалізації;

      - прогноз доходів;

      - прогноз витрат;

      - баланс грошових витрат і надходжень;

      - таблиця доходів і витрат (доходи  від продажу товарів, затрати  на виробництво, сумарний прибуток, загально виробничі витрати, чистий прибуток);

      - зведений баланс активів і  пасивів;

      - графік досягнення беззбитковості (точка самоокупності);

      - джерела і використання коштів;

      - засоби розширення підприємства;

      - кредитування (можливості);

      - акціонування.

      На  титульній сторінці бізнес-плану вказують назву та адресу організації, дані про засновників, сутність і кошторисну вартість проекту, межу секретності тощо, а в додатках подають копії контрактів, ліцензій та інших документів.

      Запитання. Завдання

1. Охарактеризуйте сутність, роль і завдання планування як виду управлінської діяльності.
2. Сутність і етапи стратегічного планування.
3. Яка роль і значення місії в діяльності організації?
4. Сутність і етапи оперативного планування.
5. Порівняйте процеси стратегічного і оперативного планування. Що у них спільного, а що відмінного?
6. Охарактеризуйте на конкретних прикладах сутність адміністративних важелів.
7. Розкрийте зміст бізнес-планування.

Теми  рефератів

1. Планування : сутність, роль, види.
2. Підходи до оцінювання середовища функціонування організації.
3. Виникнення, розвиток, сутність і етапи стратегічного планування.
4. Стратегія діяльності організації: сутність, завдання, класифікація.
5. Проблеми здійснення стратегічного планування на малих підприємствах.
6. Оперативне планування: сутність, завдання, етапи здійснення, виконавці.
7. Роль бюджетування в процесі менеджменту.
8. Організація розробки бізнес-плану на підприємстві.
9. Кількісні та якісні аспекти SWOT-аналізу.
10. Система інформаційного забезпечення планування.