Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Омский Государственный Технический университет»

Факультет гуманитарного образования

Кафедра «Государственное, муниципальное управление и таможенное дело»

Реферат

По дисциплине «Основы делопроизводства и документооборота»

На тему: «Подготовка документов к передаче на архивное хранение»

Выполнила:

Студентка группы МУ-113

Подольная Валерия

Проверила:        

                                                                                         Душенкина А.О.

Омск 2013

Оглавление

Введение

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнения Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает выполнение следующих работ:

• Экспертиза ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
• Оформление дел;
• Составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
• Составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения;
• Передача дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве

Общие положения.

Экспертиза ценности документов состоит в изучении документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации1.

Ценности различных документов, как для организации, так и для государства в целом, неравнозначна и зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. По этой причине, например, установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей. Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимостью их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются прежде всего важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли2. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени может понадобиться содержащаяся в них информация. Поэтому определение сроков хранения – еще одно важное назначение экспертизы ценности документов.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

• С постоянным сроком хранения;
• Со сроком хранения свыше 10 лет;
• Со сроком хранения до 10 лет;

Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций, учреждений и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

В делопроизводстве экспертиза ценности производится при:

• Составлении номенклатуры дел;
• Формировании дел;
• Подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

Уже на этапе составления номенклатуры дел определяются сроки хранения дел, т.е. производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам исходя из их назначения, содержания, сроков хранения. Это служит основанием для включения дел в описи для передачи в архив организации или акт для уничтожения документов и истекшими сроками хранения.

Следующим этапом экспертизы является оценка в отбор документов, на стадии когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов архив. В крупных организациях и учреждениях , имеющих внутреннюю структуру, экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения  осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива. Такой порядок установлен, например, для федеральных органов исполнительной власти3. В небольших организациях с централизованными ведением делопроизводства оценка документа проводится работником, отвечающим за делопроизводство, совместно с экспертной комиссией, если она сформирована.

Развитие экспертизы ценности в России прошло несколько этапов. Экспертиза начала широко применяться с первой половины XIX в. в связи с переполнением архивом учреждений. Этот вид работы называется «разборка решеных дел» с целью уничтожения «ненужных бумаг» и проводилась в отдельных ведомствах по мере накопления документов. Экспертиза ценности носила чисто практический характер: сохранились только те документы, которые имели практическое значение для деятельности учреждения, остальные уничтожались. Отсутствие государственного регулирования и единых критериев для оценки документов проводило к потере многих ценных документов.

В послереволюционный период вопросы сохранности документов, в том числе и экспертизы их ценности, решаются под руководством государственных архивных органов. До середины 1920-х гг. в основном осуществляется разбор документов в государственных архивах основе на непосредственной оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой Отечественной войны проводится разбор документов в ведомствах и учреждениях. Основная цель – отбор макулатуры для государственных нужд. В этот же период начинают формироваться критерии оценки важности документов. Середина 1950-х гг. характеризуется усиление роли перечней документов в экспертизе ценности документов. В течение 1950-1980 гг. завершается формирование теории экспертизы ценности, складывается система критериев, широко применяются типовые и ведомственные перечни документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов со сроками хранения. Проведение экспертизы ценности документов перемещается в ведомства.

К началу 1990-х гг. в стране была создана нормативно-методическая база по вопросам взаимосвязи и преемственности делопроизводства учреждений, деятельности ведомственных и государственных архивов.

Перемены в экономической и общественно-политической жизни в России в 1990-х гг. не могли не сказаться на организации и использовании документной информации и использовании документной информации, формировании Архивного фонда Российской Федерации. Изменилась система управления различными сферами общественной жизни, возникли предприятия негосударственной формы собственности. Их взаимоотношения с архивными органами строятся на принципиально новых правовых основах. На место распорядительных мер воздействия со стороны государства приходят контакты, которые строятся на договорных отношениях. Кроме того, меняются состав и содержание традиционных документов на бумажной основе, все более широкое распространение получают электронные носители информации.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

• Действующего законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации по архивному дела;
• Типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;
• Нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Прицепы к критерии ценности документов

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития. Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывать как их содержание, так и внешние особенности. На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документальном комплексе, так как документы связаны друг с другом. Они могут повторяться, дополнять или поглощать другие документы и т.п.

На основе принципов экспертизы разработана система критериев, т.е. научно обоснованных признаков, позволяющих определять степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: происхождение документов, их содержание и внешние особенности.

К критериям происхождения документов относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документов.

Критерии содержания – значимость события или явления, отраженного в документах; значение имеющейся в документах информации, ее повторение в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей документа относится: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние.

Рассмотрим некоторые критерии.

Критерий места организации в системе управления значимость выполнимых ею функций определяет целесообразность передачи документов конкретной организации на постоянное хранение.

В государстве действуют разнообразные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу документации и т.д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организации, которые играют наиболее важную роль в жизни страны.

Время и место образования документов играют существенную роль при экспертизе документов определенных исторических периодов. Каждый период знаменателен какими-либо событиями. Для их изучения очень важны документы, образовавшиеся на месте и во время происхождения событий, явлений. По этой причине понятия «время происхождения документа» и «место происхождения документа» тесно взаимосвязаны.

Применение этого критерия важно не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие важное значение: создание, реорганизация, изменение функций, выполнение особых заданий т.д. Документы, созданные в такое время, часто требуют повышенного внимания при их оценке.

Одним из основных критериев в ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценность содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факты, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

По этому признаку управленческие документы можно разделить на:

• Документы, отражающие основную деятельность организации, учреждения или предприятия в целом, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения;
• Документы, играющие вспомогательную роль, которые нужны для определения в целом, а также его структурных целях. Такие документы хранятся от нескольких месяцев до нескольких лет:
• Документы по личному составу могут храниться в течение нескольких десятилетий (некоторые хранятся постоянно).

С данными критерием тесно связан критерий вида документа. Так, первую группу в основном составляют организационно-распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчетности и т.д. Однако критерий вида должен применятся только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, так как содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как важные, так и второстепенные вопросы.

Учет такого критерия, как повторение информации документа в других документах, в экспертизе ценности документов очень важен, так как в деятельности учреждений и организаций образуются значительное количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии формирования дел. Однако очень важно правильно оценить документы, данные в которых повторяются в разных формах и объемах.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документа. Речь идет о юридической силе документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформлены иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии – заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в том числе на копиях документов, так как они часто дополняют содержание. Пометы могут быть интересны и своим авторством.

К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа плохо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

Экспертиза ценности электронных документов (ЭД) проводится во взаимной увязке с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации т.п. Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме учета еще ряда факторов: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных архивов, препятствующих передачи ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения4. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций на бумажном носителе.

Как уже отмечалось, при проведении экспертизы ценности документов перечни документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует дополнительного изучения для определения необходимости и продолжительности хранения.

Организация проведения экспертизы ценности документов

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В федеральных министерствах, служба, агентствах, других крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этом случае экспертные комиссии работают в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а центральная экспертная комиссия контролирует их деятельность. Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочные комиссии. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. В соответствии с Федеральным законом «Об архивных деле Российской Федерации» они являются владельцами архивных документов: осуществляют владельцами архивных документов: осуществляют владение документами, их использование и реализуют полномочия по распоряжению документами в пределах, установленных законом. Однако этим же Законом установлено, что все юридические лица обязаны согласовывать с архивными органами решения, связанные с уничтожением документов5.

Работа экспертных комиссий строится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995г.), принятых Росархивом6. Эти документы служат основой для составления положений о центральных экспертных комиссиях и экспертных комиссиях конкретных учреждений и организаций. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации и вводится в действие с даты утверждения.

Назначение экспертных комиссий заключается в следующем:

• Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
• Организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;
• Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный и муниципальный архив.

Для этого экспертные комиссии наделены следующими функциями:

1. Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
2. Рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

• Проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурными подразделениям);
• Описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;
• Описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы;
• Актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

3. Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;
4. Участи в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль формирования дел в производстве и качества подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя организации. В нее обычно включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Документирование заседаний комиссии и хранение ее документов является функцией секретаря комиссии. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Утверждение результатов экспертизы находится в компетенции руководителя организации, так как именно он несет ответственность за сохранности документов.

Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которой проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК обычно один-два раза в год. Внеплановые заседания созываются по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем организации.

Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации.

Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Ее осуществляют работники службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации. В процессе экспертизы производится:

• Отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
• Отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;
• Выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. Документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;
2. Документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;
3. Документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;
4. Документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК».

Это позволяет выявить в составе одного дела документы с разными сроками хранения. Такие дела должны быть расшиты и переформированы: документы с постоянными и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их у уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

Таким образом, в процессе экспертизы ценности документов в делопроизводстве определяют количество дел каждой из четырех категорий, при этом дела с постоянными, длительными сроками хранения и сроками с пометкой «ЭК», «ЭПК» просматривают полистно.

Оформление дел

Как уже говорилось, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны передаваться в архив организации. После окончания календарного года, в котором дела были заведены, производят их оформление и описание в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций и Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформление дела состоит в подготовке дела к хранению в соответствии с установленными правилами7.

Порядок оформления дел зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения, которые не определяются в архив организации, подлежат частичному оформлению. Частичное оформление производится работникам службы документационного обеспечения управления при заведения дела. После завершения дела его продолжают хранить в папках-скоросшивателях, не проводят дополнительную систематизацию документов, листы дела не нумеруют дополнительную систематизацию документов, листы дела не нумеруют, заверительную надпись не составят.

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

• Подшивку или переплет дела;
• Нумерацию листов в деле;
• Составление заверительной надписи;
• Составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
• Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).

Подшивка или переплет дела

При полном оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать тексты всех документов, даты. Визы, резолюции. Текст не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не должны вступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко краю листа, к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

Перед подшивкой (переплетом) проверяется правильность формирования дел: из них изымаются ошибочно включенные ранее дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с особо ценными или неформатными документами (карты, схемы, планы, фотоснимки другие документы большого формата) не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки и хранятся в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие как удостоверения личности, трудовые книжки т.п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (булавки, скрепки).