Подготовка документов на компьютере

Введение. 

Документ —  зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Если реквизиты официально закреплены, то документ носит юридическую силу. Если форма реквизитов произвольна, документ носит произвольный характер. 

Для закрепления и хранения документарной информации используется материальный носитель. В настоящее время используются следующие виды носителей: традиционная бумага и машинные носители — магнитные диски, лазерные диски и пр.

В зависимости  от способов документирования (текстовые, кино-, фото-, фоно-, электронные) различаются виды документов: 

рукописные; 

письменные; 

изобразительные; 

графические; 

фотодокументы; 

фонодокументы; 

кино-, видеодокументы. 

 Документы   выполняют множество функций,  позволяющих удовлетворять различные  управленческие  потребности. Это множество функций документов подразделяют на общие  и  специальные. К общим функциям относятся: 

 информационная  — фиксация  и  сохранение  ин­формации; 

 социальная  — использование для удовлетворения  социальных потребностей; 

 коммуникативная  — закрепление  и  передача  куль­турных традиций  и  ценностей. 

Специальные функции: 

  управленческая  — инструмент управления; 

 правовая  — закрепление  и  установление  правоот­ношений в обществе; 

 историческая - источник исторических сведений о развитии общества. 

Система документации — совокупность документов, которые  могут быть классифицированы по определенным признакам. Официальные  документы  подразделяются по сферам деятельности, например:  управленческие , науч­ные, технические, производственные, социологические  и  другие. 

 Управленческие   документы  представляют собой  объект делопроизводства  и   группируются по определенным  признакам в следующие системы:  организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационную, отчетную, документацию по личному составу, финансовую, по материально-техническому обеспечению, договорную и др. 
 

Общие требования.

Обеспечение документирования - это первая часть системы делопроизводства. Вторая часть заключается в организации работы с документами. Чтобы сделать ее возможной, нужно обеспечить хранение массива документов. Массив документов классифицируется в номенклатуру дел 

В каждом  документе , относящемся к унифицированной  системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую. 

Заголовочная  часть  документа  включает сведения об организации - авторе  документа  и первичные данные о самом  документе  (например, дата, регистрационный  номер). 

Содержательная  часть  документа  является основной частью  документа , раскрывающей его  суть и назначение. 

В оформляющей  части  документа  содержатся сведения, подтверждающие подлинность  документа  и достоверность имеющейся в  нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на  документах , облегчающие работу с ними. 

Подготовка  документа  складывается из двух взаимосвязанных  процессов: составления текста (или  разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и  оформления   документа  с целью придания ему юридической силы. 

Юридическая сила  документа  - это свойство официального  документа , сообщаемое ему действующим  законодательством, компетенцией издавшего  его органа и установленным порядком  оформления . Под  оформлением   документа  понимается проставление необходимых  реквизитов , установленных  правилами  документирования. 

 Реквизиты  - это составные части,  отдельные   обязательные элементы официальных   документов .  Правила   оформления   реквизитов  одинаковы для разных видов организационно-распорядительных  документов . 

Некоторые  реквизиты  являются обязательными для каждого  документа , независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД  реквизитам  относят: наименование организации, дата документа , регистрационный номер, текст, подпись. Другие  реквизиты обязательны для отдельных видов документов . 

Среди обязательных  реквизитов  есть постоянные, которые  не меняются вообще (например, наименование вида  документа ) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие  реквизиты  в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата  документа , заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.). 

 Отдельную   группу  реквизитов  составляют  так называемые "отметки" на  служебных  документах , выполняющие  вспомогательные функции информационного  характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.). 

Каждый  документ  имеет индивидуальный набор  реквизитов , отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор  реквизитов  официального письменного  документа , расположенных в определенной последовательности, называется формуляром  документа . 

 Документы , относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром-образцом  документа . Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты   документов . 

Состав  реквизитов  ОРД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены  в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования ГОСТа  являются рекомендательными). В настоящее  время стандарт включает 30  реквизитов . 

Как  правило ,  реквизиты   документов  наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание  реквизитов  на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее  оформление   документов , имеющих длительные сроки хранения. В этом случае  реквизиты   документа  лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист. 
 
 

Правила оформления управленческих документов 

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами:

(ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов” - М., 1999;

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.

“Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие  требования к документам и службам  документационного обеспечения” - М., 1991г.; 

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

более активное использование юридическую силу документов;

оперативное и  качественное составление и исполнение документов;

организацию быстрого поиска документов;

ПЭВМ при составлении документов. 

Любой документ состоит из ряда составляющих его  элементов (даты, текста, подписи и  т. д.), которые называются реквизитами. 

Правила их составления  и оформления, а также место  расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. 

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся: 

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 

02 - герб субъекта  Российской Федерации; 

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания); 

04 - код организации; 

05 - код формы документа; 

06 - наименование  организации; 

07 - справочные  данные об организации; 

08 - наименование  вида документа; 

09 - дата документа; 

10 - регистрационный  номер документа; 

11 - ссылка на  регистрационный номер и дату  документа; 

12 - место составления или издания документа; 

13 - гриф ограничения  доступа к документу; 

14 - адресат; 

15 - гриф утверждения  документов; 

16 - резолюция; 

17 - заголовок  к тексту; 

18 - отметка о  контроле; 

19 - текст документа; 

20 - отметка о  наличии приложения; 

21 - подпись; 

22 - гриф согласования  документа; 

23 - визы согласования  документа; 

24 - печать; 

25 - отметка о  заверении копии; 

26 - отметка об  исполнителе; 

27 - отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело; 

28 - отметка о  поступлении документа в организацию; 

29 - идентификатор  электронной копии документа. 

 

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “01 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных  учреждений и предприятий, которым  предоставлено такое право. 

Особенно важным является правильное оформление таких  реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают  документу юридическую силу. 

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

заголовочную  часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);

оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения). 

Расположение  основных реквизитов документа приведено  в ГОСТ Р 6.30-97, а также на рис 1. 

  

Реквизиты документов  

Реквизит “эмблема организации   

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое  изображение, зарегистрированное в  установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п. 

При угловом  расположении реквизитов (см. ГОСТ Р 6.30-97) эмблема располагается в левом  верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней  части листа. 

Реквизит “наименование организации “  

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ). 

Наименование  организации пишется в строгом  соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:

уставе предприятия  или учредительном договоре;

свидетельстве Регистрационной палаты. 

В наименовании используются сокращения типа 000 (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п. 

Реквизит “наименование организации” располагается под реквизитом “эмблема организации”. 

Реквизит “индекс  предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета  в банке “  

Совокупность  перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия.

.

Бланки  документов

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с  нанесенными на нем постоянными  реквизитами.  

На рабочем  поле бланка, предназначенном для  переменной информации, могут также  размещаться символические графические  знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. 

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных  формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов. 

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный  как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое; 

10 мм — правое;

20 мм — верхнее; 

20 мм — нижнее. 

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. 

Общий бланк  используют для изготовления любых  видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных  документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)). 

Бланк письма в  зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Для бланков  писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2). 

Бланк конкретного  вида документа, кроме письма, в зависимости  от учредительных документов организации  включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).  

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой  реквизита 08.

Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для  реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают  одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой  границы зоны расположения реквизитов).  

Центрированный  вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.  

Флаговый вариант  расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении  угловых бланков на чистом листе  бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным.

Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится. 

Для организаций  субъектов Российской Федерации, имеющих  наряду с государственным языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. 

Бланки документов следует изготавливать на плотной  белой бумаге или бумаге светлых  тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться  типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа. 

При изготовлении бланков типографским способом размеры  шрифтов выбирают в зависимости  от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники. 

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала. 

При изготовлении документов на двух и более страницах  вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без  знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –). 

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении  воспроизведения реквизита 01 (Государственный  герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.). 
 

Требования  к оформлению реквизитов  документов 

    Государственный   герб   Российской  Федерации  помещают  на

бланках документов в соответствии с Положением о  Государственном гербе Российской Федерации.

   Герб  субъекта  Российской  Федерации  помещают  на  бланках

документов  в  соответствии  с  правовыми  актами субъектов Российской Федерации.

   Эмблему  организации  или  товарный знак (знак обслуживания)

помещают на бланках организаций в соответствии с  уставом  (положениемоб организации).

     Эмблему  не  воспроизводят  на  бланке,  если   на   нем   помещен

Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта РоссийскойФедерации.

Код     организации     проставляют    по    Общероссийскому

классификатору  предприятий и организаций (ОКПО).

     Код   формы   документа   проставляют   по   Общероссийскому

классификатору  управленческой документации (ОКУД).

Наименование   организации,  являющейся  автором  документа,

должно соответствовать  наименованию,  закрепленному в  ее учредительныхдокументах.

     Над  наименованием организации указывают  сокращенное,  а  при  его

отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

     Наименование  организаций субъектов Российской  Федерации,  имеющих наряду с  русским языком в качестве  государственного национальный  язык,

печатают на двух языках - русском и национальном.

     Сокращенное  наименование  организации  приводят  в  тех  случаях,

когда   оно   закреплено   в   учредительных  документах  организации.

Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

     Наименование  на иностранном языке воспроизводят   в  тех  случаях,

когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование

на иностранном  языке располагают ниже наименования на русском языке.

     Наименование  филиала,         территориального         отделения,

представительства,  структурного подразделения организации  указывают в том  случае,  если оно является автором документа,  и располагают ниже

наименования  организации.

     Автором  документа  может  быть  должностное  лицо,  представляющее организацию.

Справочные  данные об организации включают:  почтовый адрес;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению  организации  (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование  вида  документа,  составленного  или  изданного

организацией,  регламентируется  уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

     В  письме наименование вида документа  не указывают.

Датой   документа   является   дата   его   подписания   или

утверждения,  для  протокола - дата заседания (принятия решения),  для

акта -  дата  события.  Если  авторами  документа  являются  несколько

организаций,   то  датой  документа  является  наиболее  поздняя  дата

подписания.

     Дату  документа  оформляют  тремя  парами арабских цифр в следующей  последовательности:  день месяца,  месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

     Допускается  оформление даты в следующей  последовательности:  год,

месяц, день месяца.

     При  подготовке нормативных и   финансовых  документов  допускается  словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек), 

     . Регистрационный  номер документа  состоит из его порядкового

номера,  который  можно дополнять по  усмотрению  организации  индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

     Регистрационный  номер документа,  составленного  совместно двумя и более организациями,  состоит  из  регистрационных   номеров  документа каждой  из этих организаций,  проставляемых  через косую черту в порядке  указания авторов в документе.

      Ссылка  на  регистрационный номер и дату документа включает

регистрационный номер и дату документа, на который  дается ответ.

      Место  составления  или  издания  документа указывают в том

случае,  если затруднено его определение по  реквизитам      "Наименование организации"  и "Справочные данные об организации".  Место составления или  издания  указывают   с   учетом   принятого   административно   - территориального   деления,   и   оно   включает  только  общепринятые сокращения.

   Гриф    ограничения   доступа   к   документу   (секретно,

конфиденциально  и  др.)  проставляют  без  кавычек  на  первом  листе документа,   и   его   можно   дополнять   данными,   предусмотренными законодательством об информации,  отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

    В качестве адресата могут быть организации,  их структурные

подразделения,   должностные   или   физические   лица. 

     Наименования организации и ее структурного подразделения указывают  в  именительном падеже.

     Некоторые  реквизиты  являются обязательными для каждого  документа , независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД  реквизитам  относят: наименование организации, дата  документа , регистрационный номер, текст, подпись. Другие  реквизиты  обязательны для  отдельных  видов  документов .