Подготовка и принятие управленческих решений

Руководителям различных  предприятий приходится перебирать многочисленные

комбинации потенциальных  действий для того, чтобы найти  правильное действие

для данной организации  в данное время и в данном месте. По сути, чтобы

организация могла  четко эффективно работать, руководитель должен сделать

серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей.

Принятие управленческого  решения – это выбор того, как  и что планировать,

организовывать, мотивировать и контролировать.

Принятие решений  является важной  частью  любой управленческой деятельности.

Поэтому руководитель, как правило, не может принимать непродуманных решений.    

1. Понятие управленческих  решений

Особое место  в теории управления занимает проблема руководства. Традиционно

под руководством принято понимать отношения, возникающие в организации в

процессе и по поводу управления.

Основной принцип  управления - единоначалие. Суть его  в том, что власть, право

решения, ответственность  и возможности контролировать процессы и отношения в

организации предоставляются только одному должностному лицу. Соответственно

руководитель—лицо персонифицирующее ответственность, власть и право контроля.

Поскольку вся  власть и ответственность за функции  контроля над отношениями

закреплены за одним лицом (руководителем), а он физически не в состоянии

осуществлять его  в полном объёме, руководитель вынужден делегировать часть

своих полномочий подчинённым. Например, к управл-м решениям можно отнести: поступление на работу, увольнение с неё и т.д.

Говоря о проблемах  организации, невозможно обойти вниманием такую важную

проблему, как принятие управленческих решений.

Считая организацию инструментом управления, многие социологи и специалисты по теории управления, начиная с М. Вебера, прямо связывают её деятельность в первую очередь с подготовкой и реализацией управленческих решений.

Характеризуя полный цикл управленческой деятельности, состоящий  из

целеполагания, планирования, организации, координации, контроля и

корректировки целей, легко заметить, что он, в конечном счете, представлен в

виде двух элементов  управления: выработки и осуществления  управленческих

решений. Именно поэтому  решения – центральный элемент  управления и

организации.

Принятие решения  представляет собой сознательный выбор  среди  имеющихся

вариантов или  альтернатив направления  действий, сокращающих разрыв. Таким образом, данный процесс включает в себя такие элементы, как проблемы, цели, альтернативы и решения.

Подготовка управленческих решений в современных организациях нередко отделена

от функции их принятия и предусматривает работу целого коллектива

специалистов.

                 2. Классификация управленческих решений                

Многообразие решений  представляет собой некоторый комплекс, понимание

которого облегчается  на основе системного подхода, позволяющего раскрыть

строгую систему  решений. В такой системе решений  должны проявляться как общие

признаки, так и  специфические особенности, присущие отдельным видам решений.

              2.1.  Главные отличия управленческих решений.             

     Цели. Субъект управления (будь то индивид или группа) принимает

решение исходя не из своих собственных потребностей, а в целях решения проблем конкретной организации.

     Последствия. Частный выбор индивида сказывается на его собственной

жизни и может  повлиять на немногих близких ему людей. Менеджер, особенно

высокого ранга, выбирает направление действий не только для себя, но и для

организации в  целом и её работников, и его  решения могут существенно повлиять

на жизнь многих людей.Например, решение закрыть нерентабельное предприятие компании

может существенно  повысить уровень безработицы.

     Разделение труда. В организации существует определённое

разделение труда: одни работники (менеджеры) заняты решением возникающих

проблем и принятием  решений, а другие (исполнители) – реализацией уже принятых

решений.

     

 Профессионализм. В управлении организацией принятие решений – гораздо более сложный, ответственный и формализованный процесс, требующий профессиональной подготовки. Далеко не каждый сотрудник организации, а только обладающий определёнными профессиональными знаниями и навыками наделяется полномочиями самостоятельно принимать определённые решения.

     Управленческое решение – это выбор альтернативы, осуществлённый

руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный

на  достижение целей  организации.

                2.2. Классификация  управленческих решений               

Существуют некоторые общие признаки, позволяющие это множество определённым

образом классифицировать. Такая классификация представлена в таблице 1:

                                                              Таблица 1.

                   Классификация управленческих  решений                  

    

 

         

     Степень повторяемости проблемы. В зависимости от повторяемости

проблемы, требующей  решения, все управленческие решения  можно подразделить на

традиционные, неоднократно встречавшиеся в практике управления, когда

необходимо лишь сделать выбор из уже имеющихся  альтернатив, и нетипичные,

нестандартные решения, когда их поиск связан, прежде всего, с

генерацией новых  альтернатив.

     Значимость цели. Принятие решения может преследовать собственную,

самостоятельную цель или же быть средством способствовать достижению цели более высокого порядка. В соответствии с этим решения могут быть стратегическими, тактическими или операционными.

     Стратегические решения. Такие решения обычно касаются коренных

проблем. Рассчитаны на длительный отрезок времени, на решение перспективных задач.

Стратегические  цели – это цели, предусматривающие  решение масштабных проблем

и относятся к  компании в целом.

Стратегические  решения являются наиболее важными  решениями. Такие

решения связаны с существенными преобразованиями организации (например: смена

технологии, смена  целей, обновление персонала).

     Тактические решения. Такие решения, как правило, обеспечивают

реализацию стратегических задач. По времени они не превышают  одного года.

Тактические цели – это задачи, предусматривающие  решение частных проблем,намечаемые менеджерами среднего звена.

     

 Оперативные решения. Такие решения связаны с осуществлением

текущих целей  и задач. По времени они рассчитаны на период, не превышающий

месяца.

Операционные цели – это задачи, предусматривающие  решения текущих вопросов,

намечаемые менеджерами  нижнего звена.

     Сфера воздействия. Решение может приниматься с целью повлиять на

работу организации  в целом, в этом случае оно будет  глобальным.

Результат решения  может сказаться на каком –  либо одном или нескольких

подразделениях  организации. В этом случаеоно будет локальным.

     Длительность реализации. Если между принятием решения и завершением

его реализации пройдет  сравнительно короткий срок – решение краткосроч

ное. В то же время все более возрастает количество и значение

долгосрочных, перспективных решений, результаты осуществления которых могут

быть удалены  на несколько лет.

     Прогнозируемые последствия решения. Большинство управленческих

решений в процессе  их реализации, так или иначе, поддается  корректировке с

целью устранения каких – либо отклонений или учёта  новых факторов, т.е.

является корректируемым. Вместе с тем имеются и решения, последствия

которых необратимы.

     Метод разработки решения (алгоритм). Некоторые решения, как

правило, типичные, повторяющиеся, могут быть с успехом  формализованы, т.е.

приниматься по заранее  определённому алгоритму. Другими  словами,

формализованное решение – это  результат выполнения заранее определённой

последовательности  действий.

Например, при составлении  графика ремонтного обслуживания оборудования

начальник цеха может  исходить из норматива, требующего определённого

соотношения между  количеством оборудования и обслуживающим  персоналом. Например: Если в цехе имеется 50 единиц оборудования, а норматив обслуживания составляет 10 единиц на одного ремонтного рабочего, значит, в цехе необходимо иметь пять ремонтников.

В то же время в  процессе управления организациями  часто встречаются новые,

нетипичные ситуации и нестандартные проблемы, которые не поддаются

формализованному  решению. В таких случаях большую  роль играют

интеллектуальные  способности, талант и личная инициатива менеджеров.

     Количество критериев выбора. Если выбор наилучшей альтернативы

производится только по одному критерию (что характерно для формализованных

решений), то принимаемое  решение будет простым, однокритериальным. И наоборот, когда выбранная альтернатива должна удовлетворять одновременно

нескольким критериям, решение будет сложным, многокритериальным.

В практике менеджмента  подавляющее большинство решений  многокритериальны, так

как они должны одновременно отвечать таким критериям, как: объем прибыли,

доходность, уровень  качества, доля рынка, уровень занятости, срок реализации.

     Форма принятия решений. Лицом, осуществляющим выбор из имеющихся

альтернатив окончательного решения, может быть один человек  и его решение будет соответственно единоличным. Однако в современной практике

менеджмента всё  чаще встречаются сложные ситуации и проблемы, решение которых

требует всестороннего, комплексного анализа, т.е. будет соответственно

коллегиальными.

Необходимо также  иметь в  виду, что определённые решения и законодательно

отнесены к группе коллегиальных. Так, например, определённые решения в

акционерном обществе (о выплате дивидендов, распределении  прибыли и убытков и др.) отнесены к исключительной компетенции общего собрания акционеров.

     Способ фиксации решения. Преобладающей формой являются

письменные  (документированные) решения. Это форма решений позволяет

внести тот элемент  стабильности, упорядоченности и  фиксирования информации, без которого немыслимо управление.

Тем не менее важное место занимают и устные (недокументированные)

решения, которые в деятельности управленческого и производственного

аппарата составляют наиболее оперативную ее часть.

Еще одной формой решений являются решения, применяющиеся  в автоматизированных

системах. Это  кодированные решения, которые наносятся на специальные

документы, перфокарты, различные магнитные носители.

     Характер использованной информации. В зависимости от степени

полноты и достоверности  информации, которой располагает  менеджер,

управленческие  решения могут быть детерминированными или вероятностными.

     Детерминированные решения  принимаются в условиях определённости,

когда руководитель располагает практически полной и достоверной информацией в

отношении решаемой проблемы. Такой результат только один, и вероятность его 
 
 

наступления близка к единице. Например: Принимая решение о запуске в производство определённого изделия, руководитель может точно определить уровень издержек производства, так как ставки арендной платы, стоимость материалов и рабочей силы могут быть рассчитаны довольно точно.

Однако лишь немногие решения принимаются в условиях определённости.

Большинство управленческих решений являются вероятностными.

     Вероятностными называются решения, принимаемые в условиях риска

или неопределённости.

К решениям принимаемых  в условиях риска, относят такие, результаты которых не

являются определёнными, но вероятность каждого результата известна. Например,

компании по страхованию  жизни на основе анализа демографических  данных могут

с высокой степенью точности прогнозировать уровень смертности в определённых

возрастных категориях и на этой базе определять страховые тарифы и объем

страховых взносов, позволяющих выплачивать страховые  премии и получать

прибыль.

Решение принимается  в условиях неопределённости, когда  из-за недостатка

информации невозможно количественно оценить вероятность  его возможных

результатов.

     Основания для принятия решения. Интуитивные решения. Чисто

интуитивное решение  – это выбор, сделанный только на основе ощущения того, что

он правилен. Лицо, принимающее решение, не занимается при этом сознательным

взвешиванием «за» и «против», просто человек делает выбор. То, что называется озарением или шестым чувством, и есть интуитивные решения.

     Решения, основанные на суждениях. Такие решения иногда кажется

интуитивным, поскольку логика их не очевидна. Решение, основанное на суждении,

- это выбор,  обусловленный знаниями или накопленным  опытом. Человек использует знание о том, что случалось в сходных ситуациях ранее, чтобы спрогнозировать результат альтернативных вариантов выбора в существующей ситуации.

     Рациональные решения. Главное различие между решениями

рациональным и  основанным на суждении заключается  в том, что первое не зависит от прошлого опыта. Рациональное решение обосновывается с помощью объективного аналитического процесса.

     Место и функции в процессе управления. Принятие решения о том, какую информацию следует считать истинной, называют информационным решением. Информационное решение предполагает преобразование информации в такую форму, которая в наибольшей степени соответствует конкретной задаче управления.

Например, руководителю предприятия в течение некоторого времени поступает

самая разнообразная  информация о состоянии работ  на различных участках. В

результате обработки  этой информации и сопоставления ее с более ранней

руководитель вырабатывает свое представление о производственной ситуации, то

есть составляет ее мысленную модель. Это и есть информационное решение.

     Организационное решение – это выбор альтернатив, который должен

сделать руководитель, чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью.

Организационное решение состоит в определении  структуры, распределении

функций между  подразделениями и должностными лицами, установлении

подчиненности и  схемы взаимоотношений.

Поэтому их необходимыми качествами являются адаптивность (способность

приспосабливаться к обстановке) и устойчивость к  посторонним влияниям.

К наиболее сложным  и ответственным относят решения, которые называют

технологическими или управленческо-технологическими.

Класс технологических  решений в производственных организациях включает в себя, в частности: определение цели, установление готовности к производству работ и определение их главного направления, распределения сил, средств и способа производства работ, постановку задач подразделениям.

Наиболее ответственным  в классе технологических решений  является определение

цели, на основании  чего строятся остальные элементы решения  и критерий

эффективности.

Технологическое решение всегда задает определенное действие, тогда как

организационное действие не связано с конкретным действиям, его содержанием и

способа осуществления.

                       3. Процесс принятия решения.

В управлении   организацией   принятие  решений  осуществляется менеджерами

различных   уровней   и  носит более формализованный характер. Выделяют два    уровня   решений   в организации:  индивидуальный и  организационный.  Если  в  первом  случае управленца  больше  интересует  сам процесс, его внутренняя  логика,  то  во втором  -  интерес  сдвигается в сторону создания соответствующей среды вокруг этого процесса.

Отличительными  чертами принятия решений  в  организации  являются  следующие:

сознательная  и   целенаправленная деятельность,  осуществляемая  человеком;

поведение,  основанное   на   фактах   и   ценностных ориентирах;    процесс

взаимодействия  членов организации; и др.

Результатом работы менеджера является управленческое решение. От того, каким

будет это решение, зависит вся деятельность организации, зависит и то, будет

ли достигнута поставленная цель или нет. Поэтому принятие менеджером того или

иного решения  всегда представляет собой определенные трудности.

Большинство проблем, которые встречаются в работе менеджера, не так часто

повторяются, и  поэтому их решение является тоже своего рода проблемой -

проблемой выбора, который совершить не всегда легко.

Решение - это выбор  одной из альтернатив, которые имеются  для решения какой-

то проблемы.

В свою очередь, проблема - это ситуация, представляющая собой препятствие к

достижению целей, поставленных организацией. Если бы жизнь была монотонна и

предсказуема, то не возникало бы ни каких проблем  и не пришлось бы принимать

решения по их преодолению. Но нельзя сразу предугадать, как сложится та или

иная ситуация. Принятие неэффективных решений - часто результат

отсутствия навыков  мыслить логично. Крайне необходимо подходить к принятию

решений как к  рациональному процессу.

             Любое управленческое решение  проходит через три стадии:            

1.     Уяснение  проблемы

2.     Составление  плана решения

3.     Выполнение  решения

     Первая стадия процесса состоит в признании необходимости решения и

включает следующие  этапы: признание проблемы; формулирование проблемы;

определение критериев  успешного решения.

Каждое новое решение в управлении возникает  на основе ранее сделанного

решения,   действие  по  которому либо  завершилось,  либо  отклонилось от

первоначально выбранного варианта.    Отклонение ситуации от заданного

состояния в процессе принятия решения обнаруживается   менеджером  не  сразу.

На практике это  отклонение представляет  собой  разрыв между целями

организации и  способами их достижения.

     Стадия выработки решения состоит из  этапов разработки, оценки и выбора

альтернатив. Как  только определены факторы, ограничивающие решение, менеджер

начинает работу по поиску альтернатив  или  возможных  направлений  действий

для  решения  проблемы. Так, можно рассмотреть  возможность занятие  должности

кем-то  из  своих  кандидатов,  принять на  работу кого-то  со  стороны  и

т.д. Многие из альтернативных решений легко обнаружить.

Однако нередко   возникают   новые,  уникальные проблемы, решение которых не

умещается в стандартные  рамки. В этом случае необходим творческий подход.

Выбор альтернативы является  своего рода  вершиной в процессе принятия

решения. Сами  изучение  и анализ в этом случае намного дешевле, чем

эксперимент. Важным  инструментом данного метода  является  разработка и

проигрывание различных  моделей решения.

     Третья, последняя,  стадия  в процессе принятия решений - выполнение

решения  -  состоит из организации выполнения решения,  анализа и контроля

выполнения и  осуществления обратной связи. Организация  выполнения  решения  как этап предусматривает координацию  усилий  многих  людей. Менеджера здесь

должно  интересовать  стремление сделать людей заинтересованными  и