Понятие архивного хранения документов

Содержание

стр.

Введение

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой  письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведения оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия – документальный фонд и архивный фонд.

Цель нашей работы рассмотреть порядок организации подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Архивный фонд – лишь часть документального  фонда. В небольших по структуре  и штатной численности фирмах, как правило, отсутствует специальное  подразделение – ведомственный архив. В этом случае секретарь фирмы отвечает за сохранность документов и сдачу ее в государственный архив.

В настоящей работе мы рассмотрим, во-первых, понятие архивного фонда  и архивного хранения документов; во-вторых, правила оформления дел  длительных сроков хранения; в-третьих, состав ученых документов архива.

Соблюдение правил ведения и  хранения кадровой документации, а  также своевременная сдача этой документации в архив – профессиональный долг каждого работника кадровой службы.

I. Понятие архивного хранения документов

В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном Фонде РФ и архивах  от 7 июля 1993г. «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, экономическое, политическое, социальное значение…» образуют Архивный фонд Российской Федерации.

В состав Архивного фонда  входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы, независимо от источников их образования, вида носителя, места хранения, формы  собственности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется  право на создание своих архивов. При этом, под архивом понимается «совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов в интересах пользователей».

Государственную часть  Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной  собственностью, собственностью территориальных  образований в составе РФ, городов  Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

В соответствии с законодательством  установлены следующие сроки  хранения документации:

• документы органов местного самоуправления, предприятий сельского хозяйства, организаций городского и районного подчинения - в течение 5 лет;
• записи актов гражданского состояния, записи нотариальных действий, судебных дел, документов по личному составу — в течение 75 лет;
• документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности, — в течение 10 лет;
• научной, технологической и патентной документации - в течение 10 лет;
• конструкторской документации — в течение 15 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — в течение 25 лет;
• телеметрической документации — в течение 5 лет;
• кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления;
• фотодокументы — в течение 3 лет;
• документы на машинных носителях — в течение 5 лет. Для держателей отраслевых фондов сроки устанавливаются в соответствующих соглашениях.

В течение установленных  сроков организации обязаны обеспечить сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации для передачи на постоянное хранение в соответствии с правилами и инструкциями Государственной архивной службы России.¹

Все работы, связанные  с подготовкой и передачей  документов на постоянное хранение, в  том числе изготовление страховых копий, научно-справочного аппарата, обработка и транспортировка документов, осуществляются за счет организаций, создающих документы.

При ликвидации или реорганизации, а также в случае изменения форм собственности держатели государственной части Архивного фонда передают документы правопреемникам (при сохранении на них прав государственной собственности), а при их отсутствии сдают в соответствующие государственные архивы. Эти документы приватизации не подлежат.

Независимо от места хранения, вида носителя и способа закрепления информации эти документы подлежат обязательному государственному учету по фондам, коллекциям, единицам учета (делам) и предоставляются, как и архивные справочники к ним, для использования всем юридическим и физическим лицам.

Негосударственную часть  Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные документы, находящиеся в собственности:

• общественных объединений и организаций, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, с момента их официальной регистрации;
• религиозных объединений и организаций;
• негосударственных корпораций, ассоциаций, акционерных обществ, организаций промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации;
• физических лиц: документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов.

Собственники документов обязаны предоставлять сведения о своих собраниях по запросам Государственной архивной службы для их государственного учета. При смене собственника Архивная служба должна быть проинформирована о новом владельце и месте дальнейшего хранения. Эти документы не могут быть уничтожены без согласования с Государственной архивной службой, а для их хранения должны быть созданы надлежащие условия.

В случае ликвидации негосударственных  объединений и организаций или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных владельцев документы поступают в собственность государства.

Документы могут быть переданы в собственность государства или сданы на временное, депозитное хранение. Порядок и условия передачи документов в государственные архивы, музеи, библиотеки определяются при составлении договора.

В случае подготовки документов негосударственной части. Архивного фонда Российской Федерации государство имеет преимущественное право на их приобретение.

Кроме документов, являющихся по своему содержанию, авторству, месту и времени создания и другим критериям частью историко-культурного наследия и подпадающих под определение памятников истории и культуры и подлежащих сохранению в силу их значимости для общества, имеется гораздо более многочисленная группа документов, представляющая индивидуальную ценность для конкретных собственников и в силу этого также подпадающих под понятие «архивные документы». В этом случае под архивом должна пониматься совокупность архивных документов, а также специальное учреждение или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Наиболее употребим для обозначения негосударственных архивов термин «ведомственный архив». Это достаточно широкое понятие. Сюда входят и центральный архив министерства или областного учреждения, хранящие материалы подведомственных организаций' фирмы. В структуре организации может и не быть специального подразделения — архива, в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует.

На практике существуют специфические разновидности ведомственных архивов:

• центральный отраслевой архив министерства (ведомства), который хранит документы организаций всех уровней подчиненности, независимо от их территориального местонахождения;
• центральный архив министерства, хранящий в основном документы самого аппарата министерства и организаций прямого подчинения, в основном ведущих НИИ;
• объединенный ведомственный архив, который создается для хранения документов организаций, связанный с подчиненностью или однотипностью профиля деятельности; например, архив концерна «Мосхлеб», архив Главмосстроя и т.д.;
• объединенный межведомственный архив, который создается для хранения документов по личному составу, документов, сроки которых достаточно велики, например «до ликвидации организации», «до минования надобности» и т.д.

Перечень документов, подлежащих передаче из подразделений  в архив, устанавливается руководством организации и сроками не ограничен. Целесообразным считается передача в архив документов со сроками хранения более трех лет.

В последнее время  возобновился интерес к такой разновидности ведомственного архива, как экономический или предпринимательский архив фирмы. Состав документов, которыми целесообразно комплектовать экономический архив фирмы, значительно разнообразнее по сравнению с традиционным ведомственным архивом. В его состав дополнительно включают образцы деловой переписки, контракты, заключенные фирмой; финансовые отчеты кредитные бумаги, акты на аренду, покупку земель, построек, документацию по займам и страхованию имущества, аналитические документы по сбыту и производству, отчеты о финансовых и торговых оборотах, маркетинговые обзоры, технико-экономические и рекламные материалы, полученные патенты, свидетельства, дипломы конкурсов, материалы презентаций, фотографические материалы о росте фирмы, составе сотрудников, условиях труда и т.д. В состав экономических архивов, так же как и любого ведомственного архива, могут включаться личные документы наиболее выдающихся сотрудников фирмы, газетные вырезки и журнальные публикации о деятельности фирмы.²

Первый в Европе экономический  архив действует с 1905 т. в Германии при фирме Круппа. Архив объединил организационно-управленческие и финансовые документы по истории предприятия, некоторые научно-технические документы по организации производства. В настоящее время, оставаясь промышленным (экономическим) архивом частной фирмы, он приблизился к уровню исторического архива, открытого для экскурсантов, исследователей, специалистов. 11 сентября 1992 г. в Монреале состоялся международный форум представителей архивов предприятий как основной части экономических архивов, на котором рассматривались такие вопросы, как состав, виды, формы экономической информации, методы ее обработки и организации хранения.

В российском архивном деле с 1935 г., т.е. после создания отдела ведомственных архивов Центрального архивного управления, ведется целенаправленная работа по нормативно-методическому обеспечению работы архивов различного уровня и профиля деятельности. Все основные вопросы работы архивов с текстовыми, научно-техническими, кинофотодокументами изложены в соответствующих правилах работы и носят обязательный характер для государственных архивов и ведомственных архивов государственных организаций. Правила, издаваемые архивной службой, являются ценным методическим материалом при организации любого архива, так как охватывают практически все стороны деятельности и регламентируют методику работы с архивными документами.³

К сожалению, в силу специфики  развития экономических отношений в государстве, организация экономических архивов в современной России ограничивается опытом работы губернских археографических комиссий конца XIX — начала XX вв. Кроме того, отсутствуют переводы на русский язык соответствующей зарубежной литературы.

II. Оформление дел длительных сроков хранения

Завершенные дела, выполненные  проекты, исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Государственной архивной службы.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой. Так, они могут храниться в  папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться  пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или  долговременного хранения, а также  конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных работ. Основные задачи, которые ставятся при этом:

• максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы не вынимая их из подшивки или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;
• обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
• создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими  требованиями документы постоянного  хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку. Для дел, не подлежащих постоянному хранению, допускается применение переплетных работ.

Особо ценные документы  во избежание их физической порчи  целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах.

Поскольку на хранение документы  передаются на тех носителях, на которых  они разработаны — бумажных стандартного формата А5—АЗ и крупноформатных, пленочных, магнитных и других носителях, для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного  и длительного хранения все металлические скрепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты. В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записки, а в начале дела перед собственно документами — листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности...». А также для специфичной документации — личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистый карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

• литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
• номера листов с наклеенными документами;
• номера листов с конвертами и вложений в них;
• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения  в составе и состоянии дела, например: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом  деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела — изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию — эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.⁴

На обложке дел постоянного  и долговременного хранения в  соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;
• наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;
• делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
• номер дела по годовому разделу описи дел;
• заголовок дела;
• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;
• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе  документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

III. Состав учетных документов архива

На все завершенные  в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

Состав учетных документов установлен Основными правилами  работы ведомственных архивов, является обязательным для организаций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и дополнительно включает в себя кроме вышеназванных заверителей и описей:

• книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;
• лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
• топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

Временное хранение документов государственной части архивного  фонда в государственных организациях ограничено сроками, в зависимости от категории организации и вида документов:

• документы федеральных органов государственной власти, Генпрокуратуры; отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – в течении 15 лет.
• документы органов государственной власти и прокуратура краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений и организаций краевого и областного подчинения.
• формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве;
• формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния;
• дело фонда, в котором концентрируются акты отчетности, др. материалы.

Заключение

Таким образом, документы предприятия отложившиеся в делопроизводстве в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся короткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации  и проведению ценности документов должна проводить постоянно действующая  комиссия (ЭК) предприятия. Экспертиза ценности документов постоянного и  временного сроков хранения должна производиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия, с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, а так же акты о выделении дел к уничтожению, формы описи и акта унифицирования.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного  и временного (выше 10 лет) хранения. С целью систематизации и закрепления  перечня заголовков дел внутри фонда  составляется опись дел. На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

В ведомственный архив  вместе с делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом.

Литература

1. Кирсонов М.В. Курс делопроизводства. М., Инфра-М, 1997.
2. Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998.
3. Организация работы с документами /Под ред. В.А. Кудряева. М.; Инфра-М, 1998.

¹ Кирсонов М.В. Курс делопроизводства. М., Инфра-М, 1997. с.122-124

² Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998. с.87-89

³ Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998. с.89-91

⁴ Организация работы с документами /Под ред. В.А. Кудряева. М.; Инфра-М, 1998. с.34-36