Понятие и сущность документов

Содержание

Введение

1. Понятие о документе

1. Сущность и развитие понятия «документ»

1.2 Признаки и функции документа

2. Документная информация

2.1 Свойства документа

Заключение

Список используемых источников

Введение

Тема для данного реферата выбрана, потому что документы используются ежедневно в жизни каждого человека, но лишь малая часть населения земли знает определение слова «документ», лишь не многие имеют представление об истории создания документов и реформ, которым они подвергались.

Актуальность данной темы заключается в повседневном использовании человечеством документов и информации, которую они несут.

Объектом исследований в работе является документ, но не только изучение его понятия и предмета, а в основном как источника  и носителя информации. Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о каких-то событиях, которые они отражают.

Целью данной работы является анализ свойств документа.

Для достижения цели были поставлены задачи:

1. Дать определение понятию «документ»;
2. Определить признаки и функции документа»;
3. Проанализировать свойства документа.

Для решения поставленных задач при написании данной работы, были использованы работы следующих авторов: М.В. Ларина, Т.В. Кузнецовой, Н.Н. Кушнаренко, Л.А. Румыниной, С.Н. Данилина, Ю.Н. Столярова, Н.С. Ларькова. Также нельзя и обойтись без статей из журналов таких как «Делопроизводство», «Секретарское дело».

1. Понятие о  документе

Сам термин «документ» (documentum латинского происхождения, производный от слова “docere” – учить, извещать). От одного с ним корня произошли доцент, доктор, доктрина. Из латинского языка это слово перешло впоследствии во все европейские языки, а в начале 8 века – и в русский язык.

В древнем мире слово «documentum» первоначально обозначались предметы, которые использовались для обучения. Затем под этим термином стали понимать письменное свидетельство, поскольку информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности и в эпоху Средневековья роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа в дальнейшем стали обращать основное внимание. Таким образом, термин «документ» приобрел правовое значение и в этом смысле использовался вплоть до 19 века.

В России он был переведен  Петром 1 именно как «письменное  свидетельство», и на всем протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось, прежде всего, его правовое значение. Правда, сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в российской делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 веке к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта, что нашло отражение в знаменитом словаре В. И. Даля, где документ определялся  как «всяка важная деловая бумага, также диплом, свидетельство».

К середине 2 столетия в  отечественном документоведении получил  определенность еще один важнейший  аспект документа – исторический, т. е. его значение как носителя ретроспективной  информации. В частности, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделяли «исторические документы – летописи, хроники, записи и т. п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.».

Между тем за рубежом  еще в начале 20 века было предложено гораздо более широкое толкование понятия «документ». Уже упоминавшийся бельгийский ученый Поль Отле рассматривал документ в широком социально-культорологическом контексте. «Документом, - писал он, - называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете, или же для того, чтобы представить этот предмет в виде, пригодном для исследования. Так, документами являются: книги, журналы, газеты, письма и вообще корреспонденция; доклады, заметки письменные наброски всякого рода; карты, планы, статистические материалы, синоптические таблицы, фотографии, рисунки, диаграммы; документами в широком смысле слова будут также пробы, образчики, модели предметов, в натуральную величину или в уменьшенном виде. Документ – кристаллизованная мысль».

Между тем в первой половину 20 столетия было существенно  предусмотрено содержание понятия информация. До того времени это понятие увязывалось, прежде всего, с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией. Теперь же оно стало связываться с категорией отражения как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 века с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Документ стал рассматриваться как информация, закрепленная на материальном носителе. Таким образом, ученые выделили самое главное, существенное в документе – его информационную составляющую.

Однако незавершенность  научных представлений об информации и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержаний понятия «информация» не могли не отразиться и на определении понятия «документ. Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот  уже в течении нескольких десятков лет идет спор вокруг двух различных подходов к понятию «информация». Их сторонники признают существование информации в объективной действительности, но по-разному оценивают ее наличие в природе. Одни рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Причем некоторые из них ставят информацию в один ряд с категориями вещества и энергии. Эта концепция получала название атрибутивной.

Другие полагают, что  информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают ее с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе (функциональная концепция). В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию. Так, Ю. Н. Столяров пишет: «В объективном мире существуют бесчисленные свойства и отношения внутри вещества и энергии, а также между веществом и энергией. Часть их воспринимается органами чувств, распознается, т.е. превращается в образ (семантически преобразуясь в модель объективной реальности) и субъективно осознается как информация. Информация, в сущности, есть достояние только субъективного сознания, за его пределами информации не существует. Онтологически информация есть субъективная реальность». Однако информация может быть объективирована – в случае, если она фиксируется в знаковой форе на внешнем носителе.

Такое представление  объясняет, почему одно и то е сообщение  по-разному понимается различными субъектами или не понимается ими вовсе.

Аноропоцентристы фактически отождествляют понятия «информация» и «социальная информация».

Результатом продолжающихся научных споров является отсутствие сколько-нибудь точного и устоявшегося определения понятия информации. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространенных толкования этого понятия:

1. «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация»;
2. Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные»;
3. «Информация – его третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия и информация)»;
4. «Информация – это то, что уменьшает неопределенность события».

Однако все авторы в конечном счете сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в  качестве двигателя общественного  и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В. Г. Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и о всех ее других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».

В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на:

• массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);
• специальную (научную, техническую, производственную, управленческую);
• личную (межличностную).

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального носителя, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определения понятия «документ» в различных науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, т выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию.

Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на первом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

1.2 Признаки и функции документа

Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком  для классификации документов является его содержание. Служебные документы  могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото, фоно, кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные  и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные  и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы  классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы  делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в  свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и  директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или  технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и  унифицированные в виде анкеты и  таблицы.

Индивидуальные документы  разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы  имеют заранее напечатанный текст  с пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа  в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы  носят ориентировочный характер и используются для составления  и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления  унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в  котором постоянная информация размещается  в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в  виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко  суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Под функцией (от лат. «functio» - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое  назначение, специально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно связаны  с функциями информации, которые  документ принимает на себя после  фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Различные функции  документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой.

Функции документа –  это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Весь спектр социальных функций  документа можно условно поделить на три группы: 1) главную; 2) общие; 3) специальные.

Главная, наиболее обобщающая функция документа- это хранение и передача (распространение) информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Общие функции – информационная, коммуникативная, кумулятивная – характерны для всех документов, независимо от их вида и типа.

Информационная функция – это  способность документа удовлетворять  потребности общества и информации, т. е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т. е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации. Документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойство документа – закреплять и нести информацию. Более точно, на мой взгляд, эту функцию можно было бы назвать функцией закрепления (запечатления) информации.

Коммуникативная функция – это  способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно эта функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации.

Кумулятивная функция – это  способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать  информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам  документов, где они проявляются  в большей степени в соответствии с социальными потребностями  общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.

Управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей  управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловые документы). Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления, и составляются документы для выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа (организационные документы: положения, инструкции, правила и т. д.), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы: приказы, постановления, решения и т. п.), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационно-справочные документы). К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности, достоверности, полноты информации и, конечно, прежде всего своевременности получения информации. Как гласит поговорка, что «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король». Именно документы, выполняющие управленческую функцию, то есть циркулирующие в системах управления, являются объектом унификации и стандартизации.

Познавательная или  когнитивная функция способность  документа служить средством  получения и передачи знаний для  изучения процессов и явлений  природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общественного и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т. п. – т. е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет, научные документы).

Правовая функция –  это способность документа служить  средством доказательства, подтверждения  каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституции, законы, уставы), а также исторические источники служащие средством свидетельствования. Также эта функция заключается в установлении и заключении правовых норм и правоотношений в обществе.

Общекультурная функция  – способность документа содействовать  развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающая особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция  – способность документа служить  средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени.

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ создается  человеком и для человека, что  сразу подчеркивает его социальную природу. Никакое сообщество не может существовать без информационных связей. Документ закрепляет эти социальные связи, все процесс, происходящие в обществе. Конкретный документ целенаправленно создается в определенной социальной среде, которую он отражает, и, следовательно, он выполняет социальную функцию.

Не менее древней  является учетная функция. Человек  с древнейших времен хотел учесть количество населения в государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество скота, имеющегося у него урожая, денег и т. д. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы.

Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегда полифункционален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них – общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

Изучение функций документа  имеет не только научное, но и практическое значение.

Во-первых, изучение функций  необходимо для разработки теоретических основ документоведения.

Значение функций помогает:

- определить роль документа  в системе управления;

- провести классификацию  и систематизации документов  с целью их унификации и  стандартизации;

- провести экспертизу  ценности документов, установив их научную, историческую и практическую значимость;

- выработать определенные  требования к документам, создаваемым  в процессе управленческой деятельности, для внедрения средств автоматизации  и механизации в их создание, обработку и хранение.

Документ – явление  сложное. Его изучение сегодня активно  проводится многими научными дисциплинами, но в изучении его природы и  назначении еще много белых пятен. Полифункциональность документа позволяет  его исследователям выделять, в зависимости  от их подхода к понятию «документ», и другие функции (например, познавательная или когнитивная (способность документа служить средством и передачи знаний), гедоническая (способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени), источниковедческая и т. д.). Исходя из функций документа, изучаемых различными научными направлениями, ими по-разному определяется понятие «документ».

2. Свойства документа

Свойства документной  информации – это качества, признаки, которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внутренние и внешние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, ее приемника и объекта или явления, которое она отражает.

Наряду с общими свойствами, документная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего, фиксированный характер документной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документная информация обладает свойствами оперативности и ретроспективности и всегда имеет целевое значение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью

Любая документная информация имеет знаковую форму. Причем возможна запись информации на материальный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе говоря, информация обладает свойством инвариантности, т.e. автономности от видов носителей.

Носители информации подвержены различным видам старения и возможности разрушения, что предопределяет еще одно свойство – бренность документной информации.

Возможность размножения  информации, передачи ее с одного носителя на другой связана с таким свойством  информации, как транслируемость.

Следствием размножения  – мультипликативность информации, т. е. возможность одновременного существования одной и той же информации на различных носителях.

Важнейшим свойством  документной информации является ее рассеяние. Будучи зафиксированной  на материальном носителе и отделившись, таким образом, от субъекта, информация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности подчиняться определенным закономерностям.

С рассеянием документной  информации тесно связано еще одно ее свойство – дискретность, заключающееся в возможности информации передаваться, храниться и использоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способствует рассеянию информации, а с другой – помогает оптимизировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять какое-либо сообщение на отдельные части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с последующим декодированием.

Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество. Показателями качества и одновременно свойствами документной информации выступают: полнота, полезность, своевременность, доступность, достоверность, новизна, защищенность, ценность, эргономичность.

Важнейшее свойство документной  информации – ее ценность, т. е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документной информации зависит прежде всего от степени ее вовлеченности в сферу общественного бытия человека. Отражая определенные социальные отношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно-временной, психологической среды его бытования.