Понятие и виды организационной документации

       Министерство  образования и науки Российской  Федерации

      Казанский  (Приволжский) федеральный университет

     Институт управления  и территориального развития

      Кафедра  государственного и муниципального  управления

 

 

реферат

 «Понятие и виды организационной документации»

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студент 4 курса

Группы № 1492

Одинаев Б.А.

 

 

 

 

 

 

Казань – 2013

 

Содержание

Введение……………………………………………………............…..……..…3

Глава 1. Организационно распорядительная документация

1. Стандарт на организационно-распорядительные документы..........4
2. Состав реквизитов документов..............................….......….....….…6

Глава 2. Основные документы управления и их составление

2.1 Организационные документы…….…...…..........................................8

2.2 Распорядительные документы..................................………….......…10

Заключение…………………..…………….........................................................21

Список использованной литературы…….........................................……….22

 

Введение

 
 Значение документа для предприятия  трудно переоценить. Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любой производственной деятельности. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними уходит в среднем 60% рабочего времени. 
 Современное управление государственным предприятием или негосударственной организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договоры, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость. За всем этим стоят документы. 
 Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями. Они служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами. 
 Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. 
 Основными задачами делопроизводства являются: отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах и обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

В данной работе рассмотрены  документы, связанные с управленческой деятельностью, а именно организационно – распорядительные документы (ОРД), их составление и оформление.

 

1. Организационно распорядительная документация

 

 

 Управленческая деятельность фиксируется  в основном организационно-распорядительными  документами. Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

Комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию  его работы. Права, обязанности и  ответственность руководства и  специалистов предприятия, называется организационными документами. К  ним относятся: уставы, положения, договор учредителей, инструкции, правила, штатные расписания. Распорядительные документы носят административный характер и должны строго соответствовать закону. К распорядительным документам: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы. Группа справочно-информационных документов включает письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, договоры, акты, справки, заключения, обзоры. К ОРД относится также и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления. 
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

 
1.1 Стандарт на  организационно-распорядительные документы 
 

Существуют единые требования к оформлению документов управления, установленные стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 и применяемые независимо от того:

• государственное предприятие или негосударственное;
• как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии);
• каким видом деятельности занимается предприятие. 
  Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
• качественное и своевременное составление и исполнение документов;
• юридическую силу документов;
• организацию оперативного поиска документов.

 

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определенный набор реквизитов. Максимальный набор  реквизитов, используемых в документах управления, - 30. В документе конкретного  вида их будет гораздо меньше.

 

1.2 Состав реквизитов  документов

 

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1      Государственный герб Российской Федерации;

2     герб субъекта Российской Федерации;

3     эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4     код организации;

5     основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

6     идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7     код формы документа;

8     наименование организации;

9     справочные данные об организации;

10   наименование вида документа;

11   дата документа;

12  регистрационный номер документа;

13  ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14  место составления или издания документа;

15  адресат;

16  гриф утверждения документа;

17  резолюция;

18 заголовок к тексту;

19  отметка о контроле;

20  текст документа;

21  отметка о наличии приложения;

22 подпись;

23  гриф согласования документа;

24  визы согласования документа;

25  оттиск печати;

26  отметка о заверении копии;

27  отметка об исполнителе;

28  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29  отметка о поступлении документа в организацию;

30  идентификатор электронной копии документа.

 

2. Основные документы управления и их составление 
2.1 Организационные документы

 

Устав ООО — учредительный документ, который необходим при регистрации ООО и его открытии. От устава ООО во многом зависит правовая регламентация взаимоотношений Общества с участниками, а также отношений участников между собой. 

Устав ООО должен быть оформлен в соответствии с п.2 ст.12 закона РФ «Об ООО». Т.е. должен содержать:

• полное и сокращенное фирменное наименование общества;
• сведения о месте нахождения общества;
• сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
• сведения о размере уставного капитала общества;
• сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
• - сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
• - сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
• - сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Устав общества может также  содержать иные положения, не противоречащие настоящему Федеральному закону и иным федеральным законам. Этот документ является обязательным для всех участников общества и третьих лиц (например, контрагентов общества).  
 Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:

• основные права и обязанности работника и работодателя (ст. ст. 21 и 22 ТК РФ);
• режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
• порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
• предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);
• предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
• порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
• виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

 

2.2 Распорядительные  документы

Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения  и содержащий обязательные для исполнения предписания. 
 В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1). По основной деятельности приказы издаются:

• при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений;
• при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;
• при введении новых стандартов;
• при изменении графика работы предприятия и т. д. 

2). по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

• при назначении работников на должность;
• при  освобождении от должности;
• при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях;
• при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д. 

 
 Приказы оформляются на общем бланке,  а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

• название вида документа (ПРИКАЗ);
• дата (датой приказа является дата его подписания);
• порядковый номер приказа;
• место издания приказа;
• индекс документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• отметка о согласовании;
• фамилия и телефон исполнителя.

 

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются  конкретные задания, исполнители и  сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы  и пункты, которые оформляются  арабскими цифрами с точкой. 
Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ. 
Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается, какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу  хранятся в отделе кадров, приказы  по производственной деятельности в  канцелярии.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан. 
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

Обязательными реквизитами  распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. 
 В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания. 
 Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". 
 Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. 
 Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и  оформления постановлений в целом  аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами. Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

В инструкции излагается порядок  осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений  законодательных и иных нормативных  актов.

Инструкции оформляются  на общем бланке организации с  указанием вида документа. В заголовке  к инструкции обозначается объект или  круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция  о ведении бухгалтерского учета  на предприятии».

Инструкцию подписывает  руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и  заверяются печатью.

Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление  деятельности, на которое распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки  и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст  инструкции должен начинаться с раздела  «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения  и другие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается»  и т.п.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функция управления персоналом. Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (индивидуальные).

Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковые обязанности, права, ответственность, независимо от того, к какой отрасли относится организация. При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной должности выполняют, как правило, несколько человек. Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструкция, которая в этом случае будет типовой. Если обязанности работников с одинаковым названием должности различаются, то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Должностные инструкции разрабатываются почти на все должности, предусмотренные штатным расписанием. Должностные инструкции не составляются на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обязанности и ответственность фиксируются в уставе организации или в положении о структурном подразделении в разделе «Руководство». Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция имеет унифицированную форму.  Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1)   Общие положения. В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому непосредственно подчиняется работник (дополнительно - кому подчиняется на период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и освобождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия работника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний).

2)   Функции. В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

3)   Должностные обязанности. В этом разделе перечисляются: виды работ, выполняемые работником на данной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п. Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные группы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления должностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части: в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет самостоятельно, а во второй - те, которые выполняются совместно с другими.

4) Права. В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей:

 

• право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые он может решать самостоятельно);
• право давать указания по конкретным вопросам;
• право самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;
• право обращаться с предложениями к руководителю;
• право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы такого представительства;
• право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению;
• право на получение необходимой для работы информации (статистической, экономической и др., в том числе и конфиденциальной);
• право требовать выполнения определенных действий от других работников.

В тексте данного раздела  необходимо закрепить также:

• право работника вносить предложения по совершенствованию деятельности, связанной с выполнением его непосредственных должностных обязанностей;
• право входить в состав рабочих групп по подготовке и реализации конкретных проектов и участвовать в разработке коллегиальных решений, направленных на достижение главной задачи структурного подразделения или всей организации.

 

В необходимых случаях  в текст раздела можно внести универсальные права, общие для  всех работников (а не только права  по должности):

• право на все виды установленной компенсации за свой трудовой вклад;
• право на комфортные условия труда;
• право на повышение квалификации;
• право на максимальную реализацию своих профессиональных потребностей.

5) Ответственность. В разделе определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Устанавливается ответственность работника за нарушение действующего законодательства и требований организационно-правовых и распорядительных документов. В необходимых случаях фиксируется полная материальная ответственность работника по должности, которая должна быть оформлена соответствующим дополнительно заключаемым договором. Предусматриваются и конкретные формулировки об ответственности за несоблюдение технологий, закрепленных в нормативно-технических документах, за нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных нормативами, за отказ от применения передовых приемов работы и имеющихся технических средств, за отказ выполнять письменные и устные распоряжения руководителя и др. При формулировании пунктов об ответственности не следует злоупотреблять словами с отрицанием "не", так как они придают негативный смысловой оттенок соответствующему пункту текста в целом. Количество пунктов этого раздела не должно превышать количества пунктов в предыдущем разделе "Права".

6) Взаимоотношения. В данном разделе указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки предоставляет; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Если взаимоотношения и связи сотрудника хорошо отлажены на уровне документов, то текст раздела можно представить в форме одной или нескольких таблиц с заголовками: «Работник передает»; «Работник получает». В графах таблицы указывают: наименование структурного подразделения, вид документа, срок, периодичность. В текст раздела целесообразно также включать названия и формы журналов или картотек, которые ведутся с целью учета, контроля и лучшей организации работы, а также названия баз данных, которые сотрудник ведет на рабочем месте для упорядочивания и систематизации справочно-информационного фонда. В текст должностной инструкции могут быть включены дополнительные разделы.

7) Функции. В этом разделе перечисляют основные направления деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения. В формулировках функций необходимо четко отразить вклад сотрудника в достижение главной задачи, перспективных и текущих задач структурного подразделения; указать, какие функции работник выполняет самостоятельно, а в выполнении каких участвует.

8) Условия оплаты труда. В разделе указывается, какой работнику устанавливается должностной оклад в соответствии с контрактом или штатным расписанием; какие он может получать премии (в зависимости от конкретных условий работы можно оговорить виды премий и условия их получения); какие он может получать надбавки и как ему можно повышать зарплату (при каких условиях и с какой периодичностью); может ли работник совмещать профессии (должности) и др.

9)   Показатели оценки работы. Раздел, в котором могут быть закреплены как общие показатели оценки деятельности, так и конкретные, установленные непосредственным и вышестоящими руководителями, а также закрепленные во внутренних нормативных и технологических документах организации. К числу общих показателей могут быть отнесены:

• полнота реализации закрепленных за работником задач, должностных обязанностей и предоставленных прав;
• качество составления и оформления документов;
• отсутствие ошибок и служебных нарушений;
• отсутствие жалоб, претензий и нареканий со стороны руководителей;
• квалифицированное применение требований инструкций и других нормативных документов;
• своевременность выполнения должностных обязанностей, соблюдение сроков исполнения поручений и указаний руководства. К документам инструктивного характера также относятся «Правила» и «Регламент». Правила внутреннего трудового распорядка:

 

     Правила внутреннего трудового  распорядка - правовой акт, регламентирующий  организацию работы предприятия,  взаимные обязательства работников  и администрации, предоставление  отпусков, командирование сотрудников,  внутри объектный режим и другие  вопросы.

Правила оформляются на общем  бланке организации с указанием  вида документа, подписываются руководителем  кадровой службы, принимаются с учетом представительного органа работников (ст. 190 Трудового кодекса РФ). Правила  внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением  к трудовому договору. В некоторых  организациях наряду с Правилами  внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о  персонале, которое отражает вопросы  профессионального и социального  развития трудового коллектива, взаимоотношения  с администрацией, права и ответственность  администрации и персонала, правила  деловой этики и др.