Понятие информации, ее роль и значение для государственного управления

ВВЕДЕНИЕ.

Эффективная организация  обмена информацией приобретает  все большее значение, прежде всего  как условие успешной практической деятельности людей. Объем информации, необходимой для нормального  функционирования современного общества, растет примерно пропорционально квадрату развития производительных сил. Доля рабочей  силы, занятой вопросами обеспечения  информацией, в развитых странах  начинает превышать долю рабочей  силы, занятой непосредственно в  сфере производства. Применение методов  и средств автоматизации на всех этапах обращения информации позволяет  существенно повысить эффективность  функционирования экономики страны и высвободить значительные трудовые ресурсы.

Во всем мире признано, что  информация является важнейшим средством  организации и регулирования  частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распространения  имеющихся и приобретаемых знаний.

Информация как совокупность каких-либо сведений, данных, факторов, характеристик о соответствующих  предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных  в пригодную для использования  форму, составляют основу государственного управления. Управленческие процессы – это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей.

В настоящее время, когда ежедневно на нас обрушивается огромный поток информации необходимо определить, что такое информация в системе государственного управления, каким образом необходимо ее организовывать, чтобы деятельность органов государственного управления по выработке, приему, хранению и передачи информации была максимально эффективной, потому, что от этого зависит жизнь всего общества в целом.

Цель данной курсовой работы - раскрытие сущности информации, в  системе государственного управления; раскрытие понятия информационной системы государственного управления, ее роль. Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

выявить что такое информация, ее роль в государственном управлении;

дать определение информационной системы государственного управления и выявить ее особенности; рассмотреть  проблемы функционирования информационной системы государственного управления и выходы из сложившейся ситуации.

информация общество право

1. ПОНЯТИЕ ИНФОРМАЦИИ, ЕЕ РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ.

На протяжении тысячелетий и особенно последних  столетий происходила эволюция и  совершенствование технологий власти и управления в обществе. Современные  средства массовой коммуникации создали  для этого принципиально новые  возможности, многократно усилив эффективность  использования информации в этих целях. Они произвели настоящую  революцию в политических отношениях и способах социального управления в XX веке.

Основная  направленность эволюции технологий власти и управления, цель их изменений  и совершенствования заключались  и заключаются в настоящее  время в том, чтобы, используя  наименьшие затраты средств и  ресурсов, получить максимальный эффект воздействия на людей, обеспечив  их "добровольную" подчиняемость. Как отмечает О.Тоффлер, высшее качество и наибольшую эффективность современной власти придают знания, позволяющие "достичь искомых целей, минимально расходуя ресурсы власти; убедить людей в их личной заинтересованности в этих целях; превратить противников в союзников".

Рассматривая  роль массовых коммуникаций и их влияние  на политические процессы, российские политологи отмечают, что в постиндустриальном обществе власть знаний и информации становится решающей в управлении обществом, оттесняя на второй план влияние денег  и государственного принуждения. Причем непосредственными носителями и, особенно, распространителями знаний и другой социально значимой информации являются средства массовой коммуникации.

Хотелось  бы акцентировать внимание на том, что  государственное, административное и  иное силовое принуждение все  больше заменяется на информационное воздействие и психологическое принуждение.

В последние десятилетия  мир переходит от индустриального  общества к информационному. Практически речь идет о новой промышленной революции. Уровень развития информационного общества оказывает непосредственное влияние на экономическую, политическую, военную и иные сферы развития государства.

Информационное пространство определяется следующими основными  компонентами:

• Информационными ресурсами;
• Информационно-телекоммуникационной инфраструктурой;
• Системой массовой информации;
• Рынком информационных технологий, средств связи, информатизации и телекоммуникаций, информационных продуктов и услуг;
• Сопряженностью с мировыми открытыми сетями;
• Системой информационного законодательства.

Существенно повышение роли и места информации в жизни личности, общества, государства, воздействия информации на развитие личности, общества, государства. Информация сегодня превратилась в мощный реально ощутимый ресурс, имеющий даже большую ценность, чем природные финансовые, трудовые и иные ресурсы. Информация стала товаром, который продается и покупается. Информация превратилась в оружие, возникают и прекращаются информационные войны. Активнейшим образом развивается и входит в нашу жизнь трансграничная информационная сеть Интернет.

Все это серьезно трансформирует жизнь личности, общества, государства. Цивилизация в целом и каждый из нас в частности, находимся  в стадии формирования общества нового типа - информационного общества. Это  общество все еще непонятно для  многих. Социальная система и право  как один из основных регуляторов  этой системы существенно отстают  от темпов развития информационного  общества, от непостижимых скоростей  наступления на нас новых информационных технологий и всемирной паутины Интернет.

Информационное общество - общество особое, не известное истории. Дать его определение трудно, однако можно перечислить основные особенности  и характеристики:

• наличие информационной инфраструктуры, состоящей из трансграничных информационно-телекоммуникационных сетей и распределенных в них информационных ресурсов как запасов знаний;
• массовое применение персональных компьютеров, подключенных к трансграничным информационно-телекоммуникационным сетям (ТИТС);
• подготовленность членом общества к работе на персональных компьютерах и в трансграничных информационно-телекоммуникационных сетях;
• новые формы и виды деятельности в ТИТС или в виртуальном пространстве (повседневная трудовая деятельность в сетях, купля-продажа товаров и услуг, связь и коммуникация, отдых и развлечение, медицинское обслуживание и т.п.);
• возможность каждому практически мгновенно получать из ТИТС полную, точную и достоверную информацию;
• практически мгновенная коммуникация каждого члена общества с каждым, каждого со всеми и всех с каждым (например, "чаты" по интересам в Интернет);
• трансформация деятельности средств массовой информации (СМИ), интеграция СМИ и ТИТС, создание единой среды распространения массовой информации - мультимедиа;
• отсутствие географических и геополитических границ государств - участников ТИТС, "столкновение" и "ломка" национальных законодательств стран в этих сетях, становление нового международного информационного права и законодательства.

Значение информации в  мире постоянно возрастает, в наше время этот сектор показывает более  высокие темпы роста, чем экономика  в целом. Информационные ресурсы, технологии и инфраструктура вместе образуют информационную среду, которая является системообразующим фактором общественной жизни и всех сфер государственного управления.

По прогнозам через 10-15 лет экономический потенциал  государств будет определяться не запасами сырья (которые истощаются все быстрее) и энергетическими ресурсами, а  уровнем развития наукоемких технологий.

Информатизация ведет  к созданию единого информационного  пространства, в котором происходит накопление, обработка, хранение и обмен  информацией между людьми, организациями  и государствами. Электронная связь (как сеть Интернет) – это новые  формы профессионального и личного  обмена информацией.

Выделяют четыре основных ресурса человеческого общества: природные богатства, труд, капитал, информация.

Также в истории произошло  пять информационных революций: Изобретениепечатного станка; Телефон; Радио; Телевидение; Компьютер.

Есть и негативные последствия  информатизации – рост насилия, провоцируемый  обилием такого насилия в СМИ, а, особенно на телевидении и в  Интернете, уход от реальной жизни в  виртуальный мир, «информационный  захват» - внесение в жизнь не свойственных ценностей, идеалов, устремлений.

Информация является одним  из основных элементов социального  управления. С позиции кибернетики  как науки об общих принципах  управления «процесс управления всегда и в любом случае сводится к  передаче и обработке информации».

В общеупотребительном смысле под информацией понимается любое  сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Однако несмотря на видимую простоту и очевидность, общепринятого определения понятия информации пока еще нет.

В литературе по социальному  управлению различают понятия «данные» и «информация».

Данные означают первичные  сведения, получаемые методом прямого  наблюдения за событиями в объекте  управления или процессе, фиксируемые  в виде чисел, символов, знаков и  слов. Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных. Другими словами, понятия «данные» и «информация» являются близкими по содержанию, но не тождественны. Данные представляют собой  сигналы, из которых извлекается  информация. Следовательно информация является продуктом управленческой деятельности.

В теории информации она  определяется как конечные сведения, являющиеся объектом хранения, передачи, преобразования. При этом теория информации изучает информационные процессы как  вероятностные, используя методы математической статистики.

Важное значение для понимания сущности социальной информации имеет ее смысловое содержание. Не всякое знание может рассматриваться как информация.

С точки зрения классической теории информации понятие информации определяется через меру уменьшения неопределенности знания о совершенствовании  какого-либо события.

Информация выступает  связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в  статике и динамике, и обеспечивая  подготовку управляющего воздействия  в виде управленческого решения  и характеристику результата его  реализации. Чем полнее и объективнее  информация, тем эффективней принимаемые  управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации.

Информационное обеспечение  является базой, на которой сроится  управленческая деятельность государственного аппарата. Информацию здесь следует рассматривать как некую совокупность различных сообщений, сведений, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях и т.д. Эти сведения будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму играют в управлении исключительную роль.

Как научная категория  информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств), к числу которых относится  известная самостоятельность данных; возможность их многократного использования, сохранения у передающего или  получающего субъекта; пригодность  к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации; допустимость математического анализа; системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая  в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может  относится к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих региональных управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов.

Необходимые сведения могут  содержаться законах, иных нормативных  актах, юридических решениях, письмах, справках, сводках, обзорах, информационных бюллетенях, сознании работников госаппарата  и т.д.

2. ВИДЫ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Право на информацию – одно из основных прав человека. С развитием  информационной среды образуется и  новый комплекс проблем, связанных  с информационной ответственностью.

Выделяют четыре класса информации по признаку доступности:

• Общедоступная;
• Доступ, к которой не может быть ограничен;
• С ограниченным доступом;
• Не подлежащая распространению.

Как и право на информацию, закон гарантирует право на неприкосновенность частной жизни, переписки, телефонных и иных переговоров и.т.д.

Более важна информационная безопасность не только на частном, но и на государственном, а также  на общемировом уровнях. Информация о противнике, и защита от него собственной информации – важная составляющая победы в любой войне. Государственная секретность, является неотъемлемым фактором для существования страны, разглашение государственных тайн является преследуемым по закону преступлением. Защита информации – очень сложный процесс, требующий лучших специалистов.

Информацию в органах  государственного управления можно  классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже  делались попытки классификации  социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства (Г. Атаманчук, М. Рассолов, Ю. Батурин и другие).

Поскольку управленческая информация представляет собой определенное отражение  социальной действительности (а также  природной в той мере, в какой  она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности), признано, что ее следует классифицировать прежде всего в зависимости от степени соотнесения с этой действительностью, реальными процессами, протекающими в ней.

Например, информацию разделяют  на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или  руководящего звена (или исходящая  от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум - трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценки.

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации, несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут  быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур. Классификация  информации в государственных органах  необходимо проводить на основе учета  всех особенностей, черт, признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что  классификация должна быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это предполагает выделение рассмотрения всех возможных  видов и типов социально-управленческой информации. Классификацию следует  также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования  и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности всех органов государственной  власти и управления в стране, и  структурных подразделениях и сотрудников.

Представляется, что информацию, циркулирующую в органах государственного управления, надо классифицировать в начале на уровне структурных подразделений. За тем следует выделить и рассмотреть специфические виды социальных сведений, данных, сообщений и фактов, которые характеризуют информацию, проходящую через органы управления. Далее, основываясь на так называемых конкретных, частных классификациях, можно ставить вопрос о классификации информации на уровне всех управленческих структур.

Главная цель систем информационного  обеспечения государственного управления состоит в том, чтобы на базе собранных  исходных данных получить вторичную, обработанную информацию, которая служит основой  для управленческих решений. Достижение этой цели складывается из решения  ряда частных задач, таких, как сбор первичной информации, ее хранение, распределение между структурными подразделениями органа управления и их работниками, подготовка к переработке, собственно переработка, предоставление органу управления в переработанном виде, обеспечение прямых и обратных связей в ее циркуляции и т.д.

Исходя из этого информацию в структурных подразделениях органа управления можно классифицировать по следующим основным признакам: функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений; отношению сообщения к субъекту управляющему структурным подразделением; типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой. Анализируются взаимосвязи региональных структур и СМИ, органов государственной власти и т.д. Например, администрациями субъектов РФ в ходе подготовки мероприятий устанавливаются тесные контакты с представителями ведущих отечественных, зарубежных агентств, теле- и радиокомпаний, газет, центрами общественных связей министерств и ведомств. В большинстве случаев это позволяет доводить до общественности информацию о деятельности администраций, содержании принимаемых ими решений. В свою очередь указанные организации выступают как постоянные источники информации для самих управленческих структур. Иначе говоря, осуществляется прямая и обратная связь по обмену информацией путем налаживания постоянных контактов, проведения пресс-конференций, брифингов, информационных встреч; отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам; логическому содержанию.

Информация структурного подразделения может подразделяться на три самостоятельных подмножества - о субъектах органа управления, объектах его управленческого воздействия (регионах, предприятиях и организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и отношениях; физической форме представления (устный доклад; сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, таблиц, графиков и т.д.; электронный вариант - поступление по электронной почте, факсу, телексу, из информационных систем, на дискетах и т.д.; в виде аудио- и видеокассет, постраничная, сброшюрованная, книги, газеты, журналы и т.д.); процедурам преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.);  степени преобразования (основная, или вновь поступающая; обработанная в аналитические и прогнозные записки, теле-радио-фотоматериалы; сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

С позиций социального  управления существуют и другие основания и признаки классификации информации в структурных подразделениях госаппарата:

пределы фиксации (подлежащая не подлежащая регистрации);

степень дополнительной переработки  перед использованием;

сфера применения (универсальная, используемая во всех управленческих структурах - сводки, справки, положения, приказы руководства и т.д.; специализированная, применяемая только в тех или иных структурах);

степень комплектности (комплектная  документальная, т.е. пригодная для  использования в первичном виде; некомплектная, т.е. применяемая лишь в связи с другими видами данных и сведений);

емкость и стабильность (исчерпывающая, не нуждающаяся в дополнении; требующая  дополнения; постоянная; переменная; характеризующая  вероятность наступления события);

форма и способ получения (получаемая из органа управления, посредством изучения статей и других публикаций, проведения мониторингов, исследования общественного мнения, обмена опытом работы различных информационных подразделений органов государственного управления);

упорядоченность (систематизированная; сведения о нормативно-правовых актах, принимаемых государственными структурами; строго регламентированная во времени, пространстве, по лицам, источникам опубликования  и содержанию).

Информация и ее потоки в государственном управлении могут  разбиваться также в зависимости  от источников (правительство и государственные  органы, администрации регионов, представители  президента, республиканские и региональные государственные структуры, пресса, информационные агентства, коммерческие структуры, население, зарубежные информационные каналы и т.д.); качественного содержания (вычленение ценной по содержанию информации, от которой зависят определенные управляющие воздействия, исходящие  от структурных подразделений); количественных характеристик (целесообразно выделять вероятностны, семантические и иные меры информации, используемые при управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Информацию можно классифицировать и по признаку адресности (кому направляется и от кого исходит) и характеру носителя. Здесь целесообразно различать следующие ее виды: официальную не для передачи, официальную для передачи, документальную для почты, документальную для других средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную и вертикальную, прямую и косвенную.

Среди классификационных  признаков следует также назвать  способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта, электронная  почта, факс, радио, телевидение), вид  преобразователя (человек, машина, человек  и машина), степень достоверности (достоверные и недостоверные  сообщения), вовлеченность в вычислительные процессы (вычисление исходной, постоянной, переменной, промежуточной, конечной информации), алфавит (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и другие.

На основе так называемых конкретных, частных классификаций  информации в структурных подразделениях органов управления возможна ее систематизация на уровне всей управленческой системы. Подходы здесь могут быть разные - с точки зрения дифференциации официальной и неофициальной управленческой информации в структурах госаппарата; с позиций анализа общих и функциональных показателей; на базе взаимодействия подразделения с другими структурами органа управления и вне его и т.д. При этом надо исходить из того, что госаппарат является сложной динамической системой, оказывающей сильное управляющее воздействия не только на отдельные организации и учреждения, но на общество в целом.

В информации, циркулирующей  в государственном управлении, можно  выделить сведения, сообщения и данные, относящиеся к его основным целям  и задачам.

Важное основание для  классификации представляет источник информации, причем в этом качестве выступают как объект, отражением которого является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.

В зависимости от субъекта (конкретного органа управления или  его работника, получающего, распространяющего  и обрабатывающего информацию) различают  аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и  другую информацию.

Основаниями для классификации  могут служить также функции  информации в государственном управлении, направления движения, периодичность  возникновения и передачи и другие.

Подобная классификация  весьма относительна. Все виды информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного признака, могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным основаниям и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется , если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

В целом классификация  позволяет получать весьма ценные сведения об информации, содержащейся в структурных  подразделениях госаппарата, способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования информационной системы  государственного управления и анализа  соответствующего обеспечения структурных  подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах  и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее, обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность  использования.

3. ИНФОРМАЦИЯ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ.

Особо надо остановиться на качественном содержании и количественных потребностях в информации, циркулирующей  в органах государственного управления. Эти аспекты имеют важнейшее  значение для повышения эффективности  информационного обеспечения.

Прежде всего, к информации, требующейся государственным структурам для конкретных воздействий на объекты  управления, следует подходить как  к стратегическому ресурсу. Она  должна быть полной, актуальной, достоверной, охватывать весь спектр интересующих государственную структуру проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и необходимых объемах.

Ее качественность и достоверность  позволяет государственной структуре  иметь перед собой действенный  план, определить реальные и точные цели управленческих воздействий.

В этой связи нужно проработать  механизм взаимодействия органа управления с поставщиками информации на основе правовых норм, рациональной организации  информационных потоков, упорядочения процессов ее сбора и распространения (передачи). Наряду с этим следует  предусмотреть ответственность  за достоверность, полноту и оперативность  информации.

Сейчас поступающие в  органы государственной власти документы  различных служб зачастую не содержат сведений, достаточных для принятия управленческих решений. Они обычно разрознены и не систематизированы, не дают целенаправленного и адекватного  представления об объектах управления, рисуют противоположную картину, поскольку  содержащиеся в них данные неоднозначно, а порой и разнонаправлено  характеризуют происходящие процессы. При большом количестве информации часто отсутствует релевантная, государственные структуры захлестнуты потоками документов, не отвечающих и потребностям.

Существенную роль в повышении  результативности использования информации могли бы сыграть ее систематизация, обработка, аккумулирование и экспертиза. Организацию этой работы, а также  анализ поступающей информации, ее видов, качества и актуальности можно  возложить на соответствующие органы, например информационно-аналитический  отдел или аналитическую группу. Такое подразделение наряду с  определением результативности поступающей  информации должно прогнозировать ее влияние на деятельность органа управления.