Понятие информации и документа, развитие документов, способы документирования

 28. Поясните значение слов: АРХИВНАЯ ВЫПИСКА, АРХИВНАЯ КОПИЯ,АРХИВНАЯ СПРАВКА, НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА, НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА, АДРЕСАТ.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Архивная копия - документ,  дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок  заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

После текста архивной копии  или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка  занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого  листа. Все листы архивной копии  или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных  документах и относящиеся к вопросу  обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.

В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.

В тексте архивной справки  не допускаются комментарии, собственные  выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивные справки, выписки  и копии выдаются на основании  письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Адресат - получатель (лицо, учреждение), которому адресовано почтовое отправление.

Номер входящего письма - регистрационный номер документа,  проставляемый адресатом.

Номер исходящего дела - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

1.Понятие «информация» и «документ». Развитие документа. Способы документирования и материальные носители информации.

Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления. Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось  в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в  юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И  с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Развитие документов

Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных  носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э.

Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны.

Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали «кипу» - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение.

Позже появилось рисуночное, или пиктографическое, письмо (от лат. «пиктус» - писаный красками, греч. - «графо» - пишу). Это были изображения на стенах пещер и скалах, в основном иллюстрирующие события из жизни племени

Первоначально каждый рисунок  передавал какое-либо событие. С  течением времени рисунки упрощались, в какой-то мере стандартизировались и заменялись знаками, обозначающими слова. Позже знаками стали обозначать слога, а потом и отдельные буквы. Так возникла иероглифическая система. Постепенно рисунки становились схематичными, появилась скоропись. У египтян рисунки скорописи были округлыми, волнистыми, у шумеров - заостренными, угловатыми (клинопись). Так, независимо друг от друга в разных частях мира зарождались различные системы письменности.

В Европе (на острове Крит и в  Древней Греции) и на Среднем Востоке  письменность появилась на несколько  столетий позже, а в Китае - только во II тысячелетии до н. э.

Различные виды письменности господствовали в странах Востока три тысячелетия, но потом их вытеснила более простая и удобная система - финикийская и восходящая к ней арамейская, затем греческая и др.

Финикийцам, как торговому народу, нужна была простая и удобная  письменность для составления коммерческих документов и они создали слоговое письмо, состоящее из 22 знаков. Самые древние найденные финикийские надписи относятся к XIII веку до н. э. С IX века до н. э. финикийское письмо быстро распространилось во многих странах и заимствовалось греками, арабами, евреями.

Греки преобразовали финикийское письмо и создали алфавит, где каждый знак обозначает не слово или слог, а определенный звук (звуковая система).

Кириллица (славянская азбука) была создана  на основе греческого алфавита, а затем реформировалась на протяжении XVI - XIX веков. Современный русский алфавит - результат реформ и постепенного исключения неиспользуемых греческих букв.

Таким образом, все системы  письменности делятся на три типа:

1. Рисуночная, или пиктографическая, система. Содержала еще не тексты, а рисунки, изображающие, о чем идет речь.
2. Символическая, или идеографическая, система. Один рисунок обозначает уже не событие, а одно слово (например, древнеегипетские документы, клинописные документы народов Междуречья).
3. Звуковая, или буквенная, система (например, финикийское и греческое письмо).

С течением времени древние  системы письменности вытеснялись  и заменялись другими. И сегодня часть документов не расшифрована (например, не прочитан текст ни одной из пятнадцати деревянных дощечек, найденных на острове Пасхи).

Все ранние документы, дошедшие до нашего времени, представляют огромную научно-историческую ценность как культурное наследие. С их помощью становится возможным больше узнать о жизни древних народов и цивилизаций.

Способы документирования и материальные носители информации

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам»

Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем развития современных технологий и доступностью тех или иных материалов. Древнейшие надписи выдалбливали и вырезали на каменных плитах, деревянных и глиняных дощечках, на кости. Позже документы стали чеканить на металле, наносить краской на кожу, на глиняные дощечки и посуду.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус - прообраз современной бумаги. Его изобретение относят к 30 веку до н. э. Листы изготовляли из стеблей растения папирус. Стебли разделялись на тонкие полоски, отбивались молотками, проклеивались хлебным отваром, прессовались, сушились и отглаживались. Папирусные документы обычно свертывали в свиток.

Примерно в III веке до н.э. был изобретен пергамент - особо  обработанная кожа молодых животных (в основном телячья). Название этого  материала произошло от названия малоазиатского города Пергама, где  его впервые стали изготовлять.

У шумеров самыми обычными были глиняные книги. Знаки клинописи  наносились тонкой палочкой на сырую  глину, а затем она высушивалась или обжигалась. На каменных плитах и металле (в том числе золоте) высекали тексты этруски ( VIII в. до н. э.), а иногда и финикийцы.

Книги и кодексы греков и римлян написаны на деревянных и  костяных дощечках, покрытых воском.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н. э. в Китае. Растертые в воде растения затем пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом  и в Европе бумагу делали из переработанного  тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века. За это время в процесс производства вводились новшества: использование наполнителей для уменьшения прозрачности бумаги, замена животного клея канифольным, отбелка хлорной известью цветного тряпья. В XVIII веке изготовление тряпичной бумаги перешло на машинное производство с использование химической обработки бумажной массы.

С середины XIX века в Европе начали использовать более дешевую  бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными. А развитие технического прогресса в области производства бумаги, книгопечатания и копирования текста сделало бумажные документы дешевыми и общедоступными. И сейчас под словом «документ» большинство людей традиционно подразумевают текст или изображение на бумаге.

Однако с появлением новых  технических возможностей, технологий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафильмы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помощью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

Новейшими материальными  носителями условно считаются такие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информации новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные документы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические документы ( CD -диск, DVD -диск, магнитооптический диск).

Носитель документированной  информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования).

В зависимости от того, какое  средство документирования используется, различают и способы документирования.

1. Текстовое документирование.

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2. Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

3. Фотокино-видеодокументирование.

Фотодокумент - изобразительный  документ, созданный фотографическим  способом . Особенность фотодокументов - возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент - изобразительный  и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом . Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

4. Документы на машинных  носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных  носителей, на которых данные  фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

15. Организация  делопроизводства

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

• Создание документов (документирование);
• Организация движения и учёта документов (документооборот);
• Хранения документов (архивное дело).

В российских организациях ответственность за организацию  делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

Существует три формы  организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная  форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью  централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов  делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или  учреждение имеют большой объем  документов, то вводится структурное  подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д.

С целью регламентации  делопроизводственного процесса, определения  приемов и способов создания и  обработки документов в организации  отделы делопроизводства разрабатывают  инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Используемая  литература

1. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методическое пособие. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. : Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М;, 2005. – 125 с.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с. - (Серия "Высшее образование").
3. Ларьков Н.С. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ.: Учебное пособие. Часть 1

АСТ, 2006. 67 с.