Оглавление 

Понятие «Управленческий  учёт».  Цели и  место в системах учёта. 3

Значение  фактора времени 4

Время и содержание труда  руководителя 6

Требования  к руководителю 8

Причины потерь времени 9

Принципы  эффективного использования  времени 10

Список  литературы 16 
 

 

Понятие «Управленческий  учёт».  Цели и  место в системах учёта.

 

Управленческий  учёт прежде всего создаётся для того, чтобы оперативно принимать решения, связанные с деятельностью фирмы. Информация управленческого учёта предоставляется только внутренним пользователям, руководителям, сотрудникам финансовых служб, для внешних пользователей (например, акционеров и кредиторов) эта информация может быть закрыта.

Управленческий  учёт может также оперировать  прогнозами, электронной информацией, не подтверждённой первичными документами и другими данными.

Управленческий  учёт выделился как отдельная  дисциплина, потому что для принятия управленческих решений требуется  оперативная информация, чего обычный бухгалтерский учёт в силу своей периодичности, оперирования с уже совершёнными операциями и законодательным регулированием (выполняет в РФ функции налогового учёта) не может обеспечить, от этого может страдать конкурентоспособность фирмы на рынке. Так как создание отдельной системы управленческого учёта требует больше затрат, чем развитие данной системы на базе бухгалтерского учёта, бухгалтеры часто считают управленческий учёт подсистемой бухгалтерского, что может быть верно на раннем этапе его развития. Дальнейшее развитие учёта необходимой управленческой информации на предприятиях ведёт к развитию более объёмной системы сбора информации, нежели это возможно в рамках бухгалтерского учёта.

 

Значение  фактора времени

 

Трудно  воспитать делового человека, если он не научится ценить время.

Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка

времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит.

Замечено, что людям, умеющим работать, времени  хватает, его у них больше, чем  у других. Вспомним шутливый тезис  А. Чехова: «Если хочешь, чтобы у  тебя было мало времени, ничего не делай».

      Власть  над временем дается только Тому, кто  обрел власть над собой, овладел  умением управлять собой, с уважением  относится ко времени.

Вместе  с тем каждый человек постоянно  своей жизнью подтверждает величайший парадокс времени: сколько бы его  ни было отпущено, почти всем его  не хватает.

Изучение  бюджета времени немецких управляющих  показало, что только 8% из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного  времени, В общей сложности 65%руководителей  показали, что могли бы с толком использовать 20% и более (до 100%) дополнительного  времени — а это один или  два дополнительных рабочих дня  в неделю.

Известный эксперт по рационализации труда  А. Макензи опросил в течение  своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим  выводам: 

Из каждых ста менеджеров:

• лишь один имеет достаточно времени;

• десятерым  требуется на 10% больше времени;

• сорока менеджерам нужно 25% дополнительного  времени;

• остальным  не хватает 50% времени. 

Парадокс  времени гласит: «Мало кто имеет  достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое  у него есть». 

Именно  в деловом мире наиболее часто  употребляют поговорку «Время—деньги», однако: 

• время—это  не только деньги;

• время  дороже, денег;

• время—это  сама жизнь. 

О значении времени можно сказать и следующее: 

• время  необратимо;

• время  нельзя умножить;

• время  нельзя накопить;

• время  нельзя передать;

• время  проходит безвозвратно. 

Удачливые руководители обладают различными чертами  характера и качествами, но одно качество объединяет их всех: они сознательно  и системно используют свое время  и высвобождают себя, для выполнения истинно управленческих функций  и для досуга. 

Временем  как ресурсом каждый человек располагает  изначально в равном

количестве. Но результаты его использования  у разных людей различны.

Постоянный  недостаток времени при напряженном  трудовом ритме — явление, наблюдаемое  у большинства руководителей  во всем мире. Поэтому перед каждой страной стоит сегодня вопрос: как научиться экономить время  деловых людей, и прежде всего  руководителей? 

Руководитель  должен уметь ценить фактор времени. К сожалению, в любой сфере  труда можно увидеть, что немало рабочего и нерабочего времени расходуется  непродуктивно. 

Можно сказать, что нередко еще мы попросту растрачиваем время. Работа в учреждениях часто начинается лишь после 30-минутной раскачки, много времени уходит на перекуры, личные телефонные разговоры. Заседания и совещания нередко начинаются и заканчиваются с опозданием. Видный теоретик управления Платон Михайлович Керженцев подчеркивал, что время для нас является ценностью особого рода. Его нельзя скапливать и сберегать, оно течет беспрерывно и ежесекундно ускользает от нас. Время неиспользованное погибает безвозвратно.

Время и содержание труда  руководителя

 

Деятельность  руководителя складывается обычно из отдельных этапов процесса управления. Исходя из этого, мы получим следующий  перечень задач управления: 

1. Составление  плана деятельности, куда входит  постановка задач на

предстоящий период работы и программирование необходимых  для их выполнения мероприятий.

2. Организация   деятельности как в масштабе  всего предприятия, так и в  рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование  ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с

производством и обучение.

4. Руководство  персоналом, его мотивирование, информирование  и сотрудничество с ним.

5. Принятие  решений.

6. Контроль  за выполнением поставленных  задач и за эффективностью  работы.

7. Совершенствование  деятельности организации в целом. 

Вы заметили, что в задачи управления не включена важнейшая составная часть деятельности — выполнение запланированных мероприятий. Естественно, что выполнение этих мероприятий  тоже следует планировать, но задача управления не содержит в себе функций  руководителя, которые предусматривали  бы его практическое участие в  непосредственном осуществлении работ. Другое дело, если руководитель сам  в рамках своего рабочего времени  пожелает принять участие в той  или иной практической работе. Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в  выполнении заданий, может в зависимости  от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Названные выше задачи, входящие в должностные  обязанности руководителя, направлены на управление деятельностью организации  и людьми. Сами руководители указывают  следующий перечень своих задач: 

1. Планирование  своей работы по управлению  и выполнению заданий.

2. Планирование  использования своего рабочего  времени.

3. Контроль  и совершенствование своей эффективности.

4. Поддержание  своей мотивированности.

5. Самосовершенствование  для выполнения задач сегодня  и в будущем.

6. Поддержание  и совершенствование качества  своей жизни.

 

Требования  к руководителю

 

На основе перечисленных выше задач нетрудно определить и требования,

выдвигаемые перед самим руководителем. Он несет  ответственность за данное подразделение  организации, что и налагает на него соответствующие

обязанности. Он должен уметь направлять деятельность не только отдельных

людей, но и целых групп. Руководитель должен уметь ладить с людьми и

проявлять интерес и стремление к сотрудничеству. От него требуется умение

наладить  работу своих подчиненных в соответствии с целями организации. Ему надлежит разбираться в мотивах поведения  людей, а также знать те факторы, порой весьма многосложные, которые  лежат в основе поведения коллектива. Многие из задач руководителя близко соприкасаются с проблемами штата  работников. Поэтому от руководителя требуются хорошие знания и в  этой области. Он должен решать на своем  участке все вопросы, даже самые  сложные, связанные, в частности, с  заработной платой и подбором работников. Для этого он должен быть хорошо знаком с трудовым законодательством. 

От руководителя требуется умение обнаруживать и  решать противоречия. Всякий руководитель, который пытается уйти от противоречий или скрыть их; рано или поздно оказывается  в тупике. Здоровая организация воспринимает противоречия с пониманием и использует их для своего совершенствования. Современный  руководитель должен быть умелым организатором  работы своей группы. Авторитет руководителя ныне опирается не на традиционный статус начальника, а прежде всего  на него самого, как на человека со всеми  его качествами. Он повышается, если руководитель компетентен в работе своих подчиненных. Однако руководитель должен сознательно избегать излишнего  вмешательства в работу подчиненных, так как в таком случае может  возникнуть слишком большая зависимость  работников от своего начальника.

 

Причины потерь времени

 

1. Нечеткая  постановка цели.

2. Отсутствие  приоритетов в делах.

3. Попытка  слишком много сделать за один  раз.

4. Отсутствие  полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое  планирование трудового дня.

6. Личная  неорганизованность, «заваленный»  письменный стол.

7. Чрезмерное  чтение корреспонденции.

8. Скверная  система досье.

9. Недостаток  мотивации (безразличное отношение  к работе).

10. Поиски  записей, памятных записок, адресов,  телефонных, номеров.

11. Недостатки  кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие  от дела телефонные звонки.

13. Незапланированные  посетители.

14. Неспособность  сказать «Нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие  самодисциплины.

17. Неумение  довести дело до конца.

18. Отвлечения (шум и др.).

19. Затяжные  совещания.

20. Недостаточная  подготовка к беседам и обсуждениям.

21. Отсутствие  связи (коммуникации) или неточная  обратная связь.

22. Болтовня  на частные темы.

23. Излишняя  коммуникабельность.

24. Чрезмерность  деловых записей.

25. Синдром  «откладывания».

26. Желание  знать все факты.

27. Длительные  ожидания (например, условленной встречи).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком  редкое делегирование (перепоручение)  дел.

30. Недостаточный  контроль за перепорученными  делами.  

Так называемые 30 «Поглотителей» времени.

Принципы  эффективного использования  времени

 

Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь. И поэтому так важно  уделять внимание в наше стремительно летящее время разумному использованию  этого, так быстро ускользающего  ресурса.

Отметим, что люди достаточно давно были озабочены  управлением своим временем. По мнению С. Кови, автора бестселлера «Семь  навыков высокоэффективных людей. Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения, занимавшихся управлением временем. Первая волна  характеризовалась записками/памятками, попытками упорядочить и систематизировать  все, что требует от нас затрат времени и сил. Во втором поколении  появились самые разные календари  и деловые дневники. Это отражало попытку смотреть вперед, планировать  события и свою деятельность на будущее. Третье поколение отражает более  современный этап управления временем. К наследию предыдущих поколений  добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения значимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается не только на ежедневном планировании. Вводится долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное  планирование, постановка промежуточных  целей. Сегодня возникает уже  четвертое, совсем иное поколение управления временем. Стало понятным, что главная  задача теперь — не управление временем, а управление собой. Планируются  не действия и время, а достижение результатов. Другими словами, нам следует не только пытаться быть более организованными и лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени. Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в течение 20% потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывается, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь на 20%. Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в таблице ниже. Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов. 

 

  Матрица управления временем 
 

 

 

Как показывает матрица, виды деятельности характеризуются  двумя факторами: срочностью и важностью.

Срочное — это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас». А какие дела можно  назвать важными?

Важное  имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад  в вашу миссию, ваши ценности и в  ваши наиважнейшие цели.

Важные  и несрочные дела требуют от нас  гораздо большей инициативы, чем

срочные, которые просто толкают нас: «Делай!»  Мы должны проявлять активность, чтобы  не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления  о том, что важно для нас, о  тех результатах, которых мы хотим  достичь в жизни, то легко переходим  к реагированию на срочное.

Некоторые люди изо дня в день оказываются  буквально бомбардируемыми

«горячими»  проблемами. Единственное облегчение видят они в бегстве к неважным и несрочным делам(квадрат 4). Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями. 

Другие  люди значительную часть времени  тратят на срочные, но не важные дела (квадрат 3). Они тратят свое время на срочное, считая это также и Важным. Но в действительности срочность этих дел основана на приоритетах и  ожиданиях других людей. 

Руководители  эффективные держатся в стороне  от дел, обозначенных в квадратах 3 и 4, поскольку срочные они или  нет — прежде всего они неважные. Кроме того, они уменьшают размер дел в квадрате 1, отводя больше времени  решению дел в квадрате 2.

Сердцем эффективного управления временем, а  значит, и собой являются дела квадрата 2. Они связаны с тем, что считается  важным, но несрочным. Включают в себя такую деятельность, как строительство  отношений, написание личных обязанностей, планирование, упражнения, профилактика, подготовка — все те дела, которые мы считаем нужными, но редко заставляем себя за них взяться, так как они несрочные.

Возможные последствия сосредоточения вашей  деятельности в решении дел,

обозначенных  в каком-либо из квадратов, показаны в таблице ниже. 

  Последствия деятельности руководителя

    

 
 
 
 

 

Для правильного  и эффективного использования времени  необходимо основное внимание уделять  перспективным и самым важным для вас делам квадрата 2, одновременно сокращая деятельность по выполнению дел, обозначенных во всех остальных  квадратах.

Вывод во всех случаях напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом  браться за дело. Срочные дела следует  либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая  с их решением. Те дела, которые могут  подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда  они будут сделаны, и соответствующий  пункт об этом должен быть записан  в плане личной деятельности.

 

Список  литературы

1. Захарова  Л.Н.  «Психология управления», учебное пособие, 2009, ЛОГОС.

2. Кабаченко Т.С.  «Психология управления», Москва, 2009.

3. Карпов  А.В. «Психология управления», 2007. Москва.
4. Островский А.В. «Психология управления», Москва, 2009
5. Руденко А.М. «Управленческая психология», Ростов, 2009