Понятие, задачи и сущность делопроизводства в уголовно-исполнительной системе

СОДЕРЖАНИЕ

1. Понятие, задачи и сущность делопроизводства в уголовно-исполнительной системе. Документирование и документооборот.
2. Понятие и основные функции документа. Основные виды служебных документов в деятельности кадровых подразделений уголовно-исполнительной системы.
3. Общие правила оформления документов. Правила подготовки и оформления нормативно-правовых актов.
4. Список литературы и НПА.

1.Понятие, задачи и сущность делопроизводства в уголовно исполнительной системе.  Документирование и документооборот.

Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В уголовно-исполнительной системе также проводится работа по совершенствованию делопроизводства.       В процессе деятельности уголовно-исполнительной системы создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники подразделений уголовно-исполнительной системе должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов. 

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов 
(документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). 

Основные функции делопроизводства в уголовно-исполнительной системе заключаются в решении следующих задач:

1. Адекватное отражение  в документах деятельности органа, его структурных подразделений  и сотрудников.      2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.       3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.   4. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.           5. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.    6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.    Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать определенным требованиями прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов. В Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы  Российской Федерации, утвержденной Приказом ФСИН России от 10 августа 2011 г. № 463 указано: "Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки".  Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);
• Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• Порядок прохождения процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Документопоток входящих документов составляют:

• Документы вышестоящих органов, органов власти;
• Документы подведомственных учреждений, присылающих отчётно- учётную документацию и различного рода запросы;
• Документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
• Жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• Приём входящих документов;
• Первоначальная (экспедиционная обработка);
• Предварительное рассмотрение и распределение;
• Регистрация;
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Отправление.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию. Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.   

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.         

Существуют следующие способы документирования:

-текстовое;

-кино-, фото-, видеодокументирование;

-электронное.

Результатом документирования выступает документ.

2. Понятие, основные функции документа. Основные виды служебных документов  в деятельности кадровых подразделений  УИС.

Документ - (с латинского - способ доказательства, свидетельство), с самого своего возникновения наполнено правовым содержанием.

Документы - это официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждений и органов УИС.

Функции документа подразделяются на общие и специфические.

Общие функции:

- информационно - отражательная. Значение  любого документа-отразить на  материальном носителе мысль, идею, суждение и сохранить эту информацию  во времени и пространстве;

- социальная – всякий документ  является выражением той или  иной социальной потребности;

- коммуникативная – документ  всегда выступает средством коммуникации  между людьми, народами, государствами;

Особенности различных сфер  управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций документа:

- управленческой функцией наделены  документы, создаваемые специально  для реализации целей управления;

- правовой функцией наделены  законодательные и правовые нормативные  документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию;

- научно – историческую функцию  исполняют документы, реализовавшие  свои основные функции и поступившие  в архив.

Под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы.

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету  личного состава работников; 
2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда. В состав документации по личному составу входят различные виды документов: 
         - организационные (штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);

- распорядительные (приказы  по личному составу); 
- информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);

- персональные документы ( трудовые книжки, справки с места  работы, автобиографии);

- учетные документы ( личные  карточки Т-2, личный листок по  учету и т.д.);

- плановые документы (плановые  задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

- отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.).   Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу бывают: - индивидуальными, которые содержат информацию только об одном сотруднике; 
- групповыми – когда в учреждении в течение одного дня оформляется большое количество приказов.

3. Общие правила оформления документов. Правила подготовки и оформления нормативно правовых актов

Деятельность органов и учреждений уголовно – исполнительной системы Министерства Юстиции Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанной  управленческой документации. Ее состава определяется компетенцией учреждения, порядок размещения вопросов, объемов и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

При подготовке и оформлении служебных документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу и полноценность документов, способствующих быстрому их исполнению в справочных и регистрационных целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации.

Порядок оформления служебных писем и других документов, направляемых за подписью Министерства Юстиции Российской Федерации, его заместителей, определен в инструкции по делопроизводству в Министерстве Юстиции Российской Федерации.

Документы, создаваемые в учреждениях или органах УИС, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа, имеет следующие размеры полей:

левое - 30 мм;

правое - 12,5 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала, без переноса слов по правому полю.

 При оформлении текста  документа на двух и более  страницах вторая и последующие  страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц помещаются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Исполнитель несет персональную ответственность за нарушение требований Инструкции при подготовке и оформлении документов, несоблюдение правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения; отвечает за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.

Бланки документов

В учреждениях и органах УИС применяются бланки с воспроизведением геральдического знака - эмблемы ФСИН России. Бланки печатаются с применением электронно-вычислительных машин или изготавливаются типографским способом.

В учреждениях и органах УИС предусмотрено использование следующих видов бланков:

бланк письма;

бланк приказа;

бланк распоряжения.

При подготовке электронных документов в учреждениях и органах УИС используются электронные шаблоны бланков документов. Электронные шаблоны бланков документов утверждаются руководителем учреждения или органа УИС после согласования с ФСИН России.

Бланки на основе углового расположения реквизитов используются для оформления служебных писем.

Бланки на основе продольного расположения реквизитов используются для оформления приказов, распоряжений.

Изображение геральдического знака - эмблемы ФСИН России на бланках с угловым расположением реквизитов помещается на верхнем поле бланка над серединой строк наименования Федеральной службы исполнения наказаний, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

Наименование учреждения или органа УИС на бланках указывается в точном соответствии с Положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, или учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России.

Сокращенное наименование учреждения или органа УИС помещается на бланке после полного наименования учреждения или органа УИС.                      Для каждого вида бланков устанавливается определенный состав реквизитов.

Для бланка письма учреждения или органа УИС:

геральдический знак - эмблема ФСИН России;

федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний;

полное наименование учреждения или органа УИС;

сокращенное наименование учреждения или органа УИС;

справочные данные: почтовый адрес, индекс предприятия связи, номер телефона и факса, адрес электронной почты;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка приказа (распоряжения) учреждения и органа УИС:

геральдический знак - эмблема ФСИН России;

федеральный орган уголовно-исполнительной системы - Федеральная служба исполнения наказаний;

полное наименование учреждения или органа УИС;

сокращенное наименование учреждения или органа УИС;

вид документа: приказ (распоряжение);

место издания приказа (распоряжения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа (распоряжения).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с применением краски черного цвета.

При подготовке электронных документов в учреждениях и органах УИС используются электронные шаблоны бланков документов.

Движение документов в учреждениях и органах УИС с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления образуют документооборот, который состоит из следующих документопотоков:

входящий;

исходящий;

внутренний.

Доставка документов в учреждениях и органах УИС осуществляется курьером, средствами почтовой, фельдъегерской, специальной и электрической связи.

Прием и первичная обработка поступающих в учреждения и органы УИС документов осуществляется службой делопроизводства.

Поступающие через подразделения фельдъегерской и специальной связи в учреждения или органы УИС документы в рабочее время принимаются работниками службы делопроизводства и регистрируются в журналах учета документов или электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.

В вечернее время (после 18.00 - в понедельник - четверг, после 17.00 - в пятницу), выходные и нерабочие праздничные дни документы принимаются оперативным дежурным дежурной службы учреждения или органа УИС (далее - оперативный дежурный), регистрируются в журнале учета пакетов и по возможности оперативно передаются в службу делопроизводства для регистрации.

Все поступившие документы независимо от способа их доставки (за исключением обращений граждан, телефонограмм, личной переписки, печатных изданий и справочных документов) после предварительного рассмотрения подлежат обязательной централизованной регистрации в день поступления службой делопроизводства. Поступившие документы регистрируются самостоятельной порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале учета входящих документов или в электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты поступающих документов.

В случае поступления документов в нерабочий день они регистрируются на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно, обращения граждан и др. - в течение трех дней.

Факт регистрации входящего документа подтверждается регистрационным штампом, который оформляется службой делопроизводства.

                                                   4.Список литературы и НПА.

1. Приказ ФСИН России от 10.08.2011 № 463 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах УИС»;
2. Приказ ФСИН России от 10.08.2011 № 464 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству во ФСИН России»;
3. Основы делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России. Сборник нормативно-правовых актов. Будатаров С.М.,                  Девяшин Д.Г. Москва 2005
4. Делопроизводства и режим секретности в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Министерства юстиции Российской Федерации. Учебное пособие. Девяшин Д.Г. Томск 2003
5. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558»Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
6. ГОСТ Р7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».