МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им. И.М. ГУБКИНА

Факультет экономики и управления 
 
 
 

Реферат по курсу «Документирование управленческой деятельности  и деловая корреспонденция» на тему: 

Порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну 
 

Выполнила:

магистрант  гр. ЭММ-11-01

Ким Евгения

   Приняла:

Доцент  Калашникова С.Е. 
 
 
 

Москва 2011

План 

Введение 3

Понятие и сущность коммерческой тайны 4

Защита  документов, содержащих коммерческую тайну 7

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения 8

Реализация  режима коммерческой тайны на примере  ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» 12

Заключение 17

Литература 18

Приложение 1 19

Приложение 2 20

Введение

     Кто владеет информацией, тот владеет миром

     Уинстон Черчилль

     В современных рыночных условиях всё большее значение приобретает защита информации, позволяющей компании поддерживать конкурентоспособность своей продукции, организовывать защиту материальных ценностей, снижать риск корпоративного захвата и т.д.

     Одним из эффективных средств защиты коммерчески  значимой информации является введение в организации режима коммерческой тайны, т.е. принятие правовых, организационных, технических и иных мер по охране конфиденциальности информации.

     Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том  числе и конфиденциальной) Однако они не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

     В связи с актуальностью рассматриваемой  темы целью написания данной работы является изучить организацию работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

     В соответствии с целью работы поставлены следующие задачи:

• раскрыть понятие термина «коммерческая тайна»;
• изучить делопроизводство по документам, содержащим коммерческую тайну;
• рассмотреть реализацию режима коммерческой тайны на примере конкретной организации.

Понятие и сущность коммерческой тайны

       Документы могут нести информацию  открытую и информацию с ограниченным  доступом, помеченную грифами «Конфиденциально»,  «Для служебного пользования», «Коммерческая  тайна», «Секретно» и т.п. 

     Коммерческая  тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных  обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить  положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

     К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно–техническая, технологическая, производственная, финансово–экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования.

     К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать  и т.п.

     Информация  предприятия может быть отнесена к коммерческой тайне при наличии  следующих условий:

• Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам;
• Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;
• Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.

     Обеспечение сохранности такой информации требует  соблюдения следующих условий:

• Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия;
• Обеспечение порядка их защиты;
• Обеспечение строго контроля над допуском персонала к секретным документам;
• Точное установление того, кто организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями;
• Разработка инструкции по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации;
• Контроль над принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия;
• Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам;
• Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации;
• Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства.

     Сведения  коммерческой тайны предприятия  можно условно разделить на два  крупных блока (Табл. 1): 
 

Таблица 1 – Классификация коммерческой тайны

Защита  документов, содержащих коммерческую тайну

     Основная  цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку к конкурентам. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

     Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

-разработку  инструкций по соблюдению режима  конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

-ограничение  доступа к носителям информации, содержащим КТ;

-ведение  делопроизводства, обеспечивающего  выделение, учет и сохранность  документов, содержащих КТ;

-использование  организационных, технических и  иных средств защиты КТ;

-осуществление  контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

     Допуск  работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия.

     Работодатель  имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать  на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за ее сохранность. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

     Для ограничения доступа к информации, содержащей конфиденциальные сведения, руководитель издает специальный приказ о введении Перечня сведений, содержащих КТ предприятия, мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф «КТ». Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему.

     Если  сведения из Перечня переносятся  в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

     Ведение делопроизводства, обеспечивающего  учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

     Приказом  руководителя предприятия назначается  должностное лицо, ответственное  за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

     Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра. Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно.

     На  документе с грифом «КТ» указывается  количество экземпляров документа  и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «подпись» и «отметка об исполнителе»).

     Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет.

     Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черновик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата».

     Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом «КТ».

     Все поступающие (входящие) документы с  грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

     Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в  отдельное дело или дела. На обложке  дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела подшивается заверительный лист. Хранятся эти дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «КТ». Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу.

     Движение  документов с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ».

     Сотрудник, получивший документ с грифом «КТ», должен сверить номер полученного документа с номером в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале свою подпись.

     Выданные  для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «КТ» могут находится у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.).

     При возврате документа с грифом «КТ» ответственный сотрудник сверяет документ по журналу, проверяет количество листов документа и в отсутствие работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа.

     Документы с грифом «КТ» должны копироваться с разрешения руководства предприятия  в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учет в специальном журнале или в Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Количество экземпляров документов с грифом «КТ» должно быть ограничено, причем каждый экземпляр готовится для заранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению.

     Все дела с грифом «КТ» и журналы их учета в обязательном порядке  вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы:

- проверяет  наличие всех документов с  грифом «КТ»;

- отбирает  документы с грифом «КТ» для  архивного хранения;

- отбирает  документы с грифом «КТ» для  уничтожения.

     В случае установления факта утраты документов немедленно ставятся в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа.

     Для расследования факта утраты руководителем  предприятия назначается комиссия.

     При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.

     При передаче дел в архив на документы  с грифом «КТ» составляется отдельная  опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

     На  документы с грифом «КТ», отобранные к уничтожению, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. 

Реализация режима коммерческой тайны на примере ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»

     Открытое  акционерное общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (ОАО «ФСК ЕЭС») создано в соответствии с программой реформирования электроэнергетики Российской Федерации как организация по управлению Единой национальной (общероссийской) электрической сетью с целью ее сохранения и развития.

     Определение отнесения информации к коммерческой тайне осуществляется исполнителем, ответственным за разработку организационно-распорядительного  документа, в соответствии с Перечнем информации, составляющей коммерческую тайну ОАО «ФСК ЕЭС».

     К информации, составляющей коммерческую тайну ОАО «ФСК ЕЭС», допускаются работники, которым такая информация необходима для выполнения трудовых обязанностей.

       В трудовом договоре с работником  отражается его обязанность не  разглашать информацию, отнесенную  к коммерческой тайне ОАО «ФСК ЕЭС». Работник дополнительно подписывает обязательство установленной формы о неразглашении информации, составляющей коммерческую тайну, и ознакомлении об ответственности за разглашение такой информации (приложение 1).

     Общие требования к документам КТ

     На  всех проектах документов КТ и документах КТ, вне зависимости от вида, в  правом верхнем углу должен быть проставлен гриф конфиденциальности «Коммерческая  тайна» с указанием обладателя этой информации, включая полное наименование и место его нахождения. Образец  грифа «Коммерческая тайна» представлен  в приложении 2. В случае если документ является сопроводительным письмом к приложению, которое содержит информацию, составляющую КТ, на нем под грифом «Коммерческая тайна» проставляется надпись: «Без приложения - не коммерческая тайна». На приложении проставляется гриф «Коммерческая тайна» (приложение 2) К регистрационному номеру документа КТ через дефис дописывается признак «-КТ».

     Все проекты документов КТ и документы  КТ, представленные в электронном  виде, должны быть защищены с применением  средств защиты информации, с момента  начала подготовки проектов документов КТ.

     Создание  и размещение документа  КТ

     При создании проекта документа КТ автор  документа обеспечивает его защиту посредством блокирования в контекст безопасности «Проект документа  КТ», в соответствии с инструкциями на установленные средства защиты информации.

     До  момента импорта проекта документа  КТ в АСУД, при необходимости согласования проекта документа КТ в рабочем порядке, автор документа направляет проект документа КТ адресатам посредством защищенного почтового обмена в соответствии с инструкциями на установленные средства защиты информации.

     Размещение  проекта документа КТ в АСУД осуществляется посредством импорта документа в защищенном виде.

     При осуществлении импорта проекта  документа КТ в АСУД автор документа в регистрационной карточке устанавливает гриф «Коммерческая тайна». При размещении проекта документа КТ в АСУД автор документа должен убедиться, что проект документа КТ размещается в АСУД в защищенном виде.

     При осуществлении регистрации проекта  документа КТ ответственный работник должен изменить контекст безопасности документа с «проект документа КТ» на «Документ КТ» в соответствии с инструкциями на установленные средства защиты информации.

     Обработка входящих документов КТ

     По  факту приема документа КТ в печатном виде ответственный работник производит его преобразование в электронный  вид и обеспечивает его защиту посредством блокирования в контекст безопасности «Документ КТ» в  соответствии с инструкциями на установленные  средства защиты информации.

     Ответственный работник осуществляет размещение и  регистрацию входящего документа  КТ в АСУД посредством импорта документа КТ. При осуществлении импорта документа в АСУД ответственный работник в регистрационной карточке устанавливает гриф «Коммерческая тайна».

     По  завершении регистрации в АСУД печатная версия документа КТ передается непосредственному исполнителю документа с отметкой о передаче путем размещения в АСУД комментария в разделе «Комментарии» регистрационной карточки документа. По факту приема исполнителем печатной версии документа КТ осуществляется отметка о факте приема в АСУД с отметкой о передаче путем размещения в АСУД комментария в разделе «Комментарии» регистрационной карточки документа. Хранение печатной версии документа КТ должно выполняться с условием исключения несанкционированного доступа к документу других лиц.

     Передача  и печать проектов документов КТ и документов КТ

     Печать  проектов документов КТ и документов КТ осуществляется ответственным работником при регистрации документа КТ, предназначенного для отправки в  иную организацию (иному лицу), а  также при обращении лицом, допущенным к данному проекту документа  КТ или документу КТ, согласовавшим  с руководителем структурного подразделения  автора документа в АСУД вывод документа на печать с указанием количества экземпляров в разделе «Комментарии» регистрационной карточки документа. Выдача проектов документов КТ и документов КТ в печатном виде производится ответственным работником с обязательной отметкой в АСУД, размещенной в разделе «Комментарии» регистрационной карточки документа, выведенного на печать.

     При выводе на печать проектов документов КТ и документов КТ ответственный  работник проставляет на документе  рядом с грифом «Коммерческая  тайна» номер экземпляра данного  документа КТ.

     Обработка организационно-распорядительных документов и протоколов совещаний по основной деятельности с грифом «Коммерческая тайна»

     При создании в АСУД проектов ОРД и протоколов совещаний, содержащих коммерческую тайну, автор проставляет на документе гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна», указывает соответствующую информацию в регистрационной карточке документа, обеспечивает его защиту посредством блокирования в контекст безопасности «Проект документа КТ», в соответствии с инструкциями на установленные средства защиты информации и несет ответственность за нахождение (размещение) документа в АСУД в защищенном виде.

     Снятие  грифа КТ

     Решение о снятие грифа КТ принимается  на комиссии ОАО «ФСК ЕЭС» по защите коммерческой тайны. После снятия грифа КТ документы (в зависимости от установленных сроков хранения) передаются в общем порядке в Архив ОАО «ФСК ЕЭС» или уничтожаются в структурном подразделении - адресате или инициаторе документа, по истечению срока хранения.

     Уничтожение документов КТ

     Документы с грифом «Коммерческая тайна», установленные  сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению.

     Уничтожение печатных версий документов КТ производится механическим способом, в установленном  порядке комиссией по уничтожению  документов КТ с составлением актов  «о списании документов с истекшими  сроками хранения» и «об уничтожении».

     Уничтожение документов КТ, представленных в электронном  виде, производится с использованием специального программного обеспечения, не позволяющего восстановить информацию.

Заключение

     В заключение следует сказать, что  для обеспечения сохранности  и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала  требованиям работы с конфиденциальными  документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с  грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности  сотрудников предприятия за нарушение  норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических  и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекла за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые не оправдывали бы риск и  затраченные на это усилия.

Литература

1. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб. - 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2007. – 206 с.
2. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2007. – 240 с.
3. Приказ № 475 от 10.08.2011 «Об организации работы по защите информации, составляющей коммерческую тайну ОАО «ФСК ЕЭС»».
4. Справочная правовая система «Консультант Плюс».

Приложение 1

     ДОГОВОРНОЕ  ОБЯЗАТЕЛЬСТВО

     Я,___________________________________________________________ (фамилия, имя, отчество) __________________________________________________________________ (должность) обязуюсь:

     1. В период работы в Открытом  акционерном обществе «Федеральная  сетевая компания Единой энергетической  системы» (ОАО «ФСК ЕЭС») соблюдать установленный режим коммерческой тайны.