Порядок утилизации документов

             Порядок уничтожения документов

Уничтожение документов должно проводиться опытными специалистами. Во-избежании негативных последствий рекомендуем организациям правильно соблюдать порядок уничтожения документов. 
Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Сроки хранения конкретных документов установлены Перечнем типовых документов. При этом сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают (п. 2.4 Указаний по применению Перечня типовых документов).

Порядок уничтожения документов следующий:

В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).  
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций). 
Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.  
Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций. 
В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов

 
Порядок уничтожения документов регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

- Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с  ограниченной ответственностью" (ст. 50);

- Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" (ст. 17);  
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Перечень типовых управленческих  документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее - Перечень типовых документов);

- Основные правила работы  архивов организаций (одобрены Решением  Коллегии Росархива от 06.02.2002).