Правила нотариального делопроизводства

Министерство образования и науки РФ

Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования

«Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых»

Кафедра «Гражданское право и процесс»

Реферат

По дисциплине: «Нотариат»             

Тема: «Правила нотариального делопроизводства»

Выполнил: студентка группы

ЗЮв-310

Папушина С.В.

                                                                                                                                            Проверил:

Мешков Д.Н.

Владимир 2012

Содержание

Введение…………………………………………………………………………………...3

1. История правил нотариального делопроизводства ………………………………….5

2. Правила нотариального делопроизводства …………………………………………..9

2.1. Основные положения правил нотариального делопроизводства …………...9

2.2. Регистрация организационно-распорядительных документов …………….11

2.3. Прием, регистрация и отправление документов ……………………………12

2.4. Составление номенклатуры и формирование дел …………………………..15

2.5. Контроль над исполнением нотариусами Правил …………………………..17

2.6. Использование символики Государственного герба Российской Федерации на печатях, штампах и бланках нотариуса ……………………………………….20

Заключение ………………………………………………………………………………22

Список литературы ……………………………………………………………………...24

Введение

11 февраля 1993 года в Российской Федерации были приняты Основы законодательства Российской Федерации о нотариате. Таким образом, частный нотариат существует в Российской Федерации уже более 19 лет.

Нотариусы обеспечивают защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц путем совершения предусмотренных законодательными актами нотариальных действий от имени Российской Федерации. Нотариусы, занимающиеся частной практикой,  удостоверяют сделки, выдают свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, свидетельства о праве на наследство, свидетельствуют верность копий документов и выписок из них, свидетельствуют подлинность подписи на документах, свидетельствуют верность перевода документов с одного языка на другой, передают заявления физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам.

Достаточно широкая деятельность нотариуса должна сопровождаться определенной документацией и иметь основы организации работы с документами.

Именно с появлением частных нотариальных контор проблемы нормативно-методического регулирования деятельности нотариальных контор, организации работы с нотариальными документами стали особенно актуальными. Нотариус лично несет ответственность за ведение нотариального делопроизводства. Однако на практике некоторые нотариусы не уделяют должного внимания оформлению документов, организации работы с ними и архивному хранению.

Деятельность нотариусов, занимающихся частной практикой по обеспечению и защите прав и законных интересов физических и юридических лиц, организуют и координируют нотариальные палаты субъектов Российской Федерации. Они оказывают нотариусам помощь и содействие в развитии нотариальной деятельности, а также контролируют исполнение занимающимися частной практикой нотариусами профессиональных обязанностей, одной из которых и является ведение нотариального делопроизводства.

Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 утверждены «Правила нотариального делопроизводства». Этих правил ждали аж с 1993 года, когда были приняты «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате», которые в ст. 9 не только установили, что правила нотариального делопроизводства должны быть разработаны и утверждены Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой, но и то, что эти органы обязаны осуществлять «контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами».

«Правила нотариального делопроизводства» – документ солидного объема, подробно описывающий и порядок работы с документами нотариусов, и порядок осуществления контроля за исполнением Правил.[1]

Таким образом, целью данной работы будет рассмотрение новых правил нотариального делопроизводства утвержденных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403 «Об утверждении правил нотариального делопроизводства» в ред. Приказов Минюста РФ от 08.04.2010 N 81,

от 23.11.2010 N 360.[2]

1. История правил нотариального делопроизводства

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в соответствии с правилами, утвержденными Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой.[3] Однако до 19.11.2009 года правила ведения делопроизводства разработаны не были.

Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, утвержденная приказом Министра юстиции РСФСР 6 января 1987 года, утратила силу с изданием приказа Министра юстиции от 26 апреля 1999 года № 73 «О признании утратившей силу инструкции о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР»[4].

Взамен отмененного документа были предложены лишь Методические рекомендации по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, утвержденные приказом Минюста России от 15.03.2000 № 91[5].

Эти методические рекомендации раскрывали порядок нотариальной деятельности не полностью, поэтому на практике единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим  являлась Инструкция о порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР, приказом Минюста РСФСР от 19.08.1976 № 32 (далее – Инструкция от 19.08.1976 № 32)[6]. 

Нотариальное делопроизводство разрабатывается на основе рекомендаций Единой государственной системы делопроизводства, требований стандартов на управленческую документацию.

К сожалению, не всеми нотариусами используется ГОСТ Р6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, акты, письма.

Требования стандарта являются рекомендательным и устанавливает до 30 возможных реквизитов документа. С точки зрения наиболее значимых для нотариального делопроизводства выделяют: исходящий номер и дату документа, текст документа, подпись и оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Правильное ведение делопроизводства - залог успешной работы любой организации, особенно нотариальной конторы. Ведь от того, насколько грамотно составлен и оформлен документ, зависит его применение в дальнейшем, приобретение им юридической силы.

Информация в нотариальных документах нуждается в обработке, систематизации и анализе. Чтобы грамотно, быстро и оперативно готовить и исполнять нотариальные документы, необходимы специальная подготовка, глубокие знания и большой опыт.

Нотариус использует широкую нормативно-правовую базу, к которой относятся: законодательные акты Российской Федерации: указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, государственные стандарты на документы; нормативные правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые нотариальными палатами и Министерством юстиции Российской Федерации.

18.11.2009 года решением правления Федеральной нотариальной палаты № 11/09 были утверждены Правила нотариального делопроизводства (далее – Правила).

19.11.2009 года подписан приказ Министерства юстиции Российской Федерации № 403 «Об утверждении Правил нотариального делопроизводства», который должен был вступить в силу уже в 2010 году.[7]

Этот документ, по сути, - первый шаг большой реформы нотариата, ее модернизации. Основные изменения были уже на подходе.

Следует отметить, что ранее проверки исполнения нотариусами правил нотариального делопроизводства проводились на предмет соблюдения ими положений Инструкции от 19.08.1976 № 32 и приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 10.04.2002 № 99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах»[8].

Приказом Минюста России от 08.04.2010 № 81 «О внесении изменений в приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 19.11.2009 № 403» было установлено, что Правила нотариального делопроизводства вступают в силу только с 1 января 2011 года.[9]

Но уже в 2010 году в целях реализации положений, закрепленных в Правилах нотариального делопроизводства, Федеральной нотариальной палатой были проведены определенные мероприятия.

Так, например, с 1 июля 2010 года в нотариальное делопроизводство был введен защищенный бланк единого образца.

Федеральная нотариальная палата своим решением от 21-22 декабря 2009 года (протокол № 14/09) утвердило Положение о порядке изготовления, обращения, учета и использования бланка единого образца для совершения нотариальных действий.

Министерством юстиции Российской Федерации была изучена разработанная Федеральной нотариальной палатой в целях реализации пункта 41 Правил нотариального делопроизводства, форма бланка, предназначенного для совершения нотариальных действий, и техническое описание данного бланка и согласованы письмом  от 27.10.2010 № 16/21964-ЮЛ.

Введение бланка единого образца позволило нотариальному сообществу обеспечить дополнительную защиту прав и законных интересов граждан и юридических лиц. Нотариусы могли начать использование бланков единого образца и до 01.07.2010 при условии соблюдения правил, предусмотренных вышеназванным положением. Использование иных образцов бланков, при совершении нотариальных действий, после 01.07.2010 не допускается.

Правила нотариального делопроизводства были необходимы еще и потому, что государственных нотариусов практически уже не осталось, сегодня работают менее 20 государственных нотариусов, все остальные – занимаются частной практикой.  Более того, в ближайшей перспективе государственных нотариусов вовсе не останется. Согласно проекту реформы нотариата останется единая свободная форма нотариата.

2. Правила нотариального делопроизводства

2.1. Основные положения правил нотариального делопроизводства

Правила нотариального делопроизводства разработанные во исполнение ст.9, 12 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате» от 11.02.1993 № 4462-1[10], устанавливают единый порядок работы с документами нотариусов в Российской Федерации, осуществления контроля за исполнением правил нотариального делопроизводства, а также передачи документов, хранящихся у нотариуса, полномочия которого прекращаются, другому нотариусу.

Правила нотариального делопроизводства детально регулируют порядок работы с документами их оформление (документирование нотариальной деятельности); обработку входящих и исходящих документов; составление номенклатуры дел,  формирование дел; оформление дел и экспертизы ценности документов; передачи и уничтожении дел; особенности формирования и оформления отдельных видов дел, таких, например, как наследственных. Также Правилами устанавливается порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий.

Вышеуказанные Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. В Правила включено необычное для нашего традиционного делопроизводства требование к срокам уничтожения документов после утверждения соответствующего акта – «в течение тридцати дней со дня утверждения акта».

При этом следует учитывать, что правила (п.1 Правил) не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах. Так, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах утверждены приказом Минюста России от 10.04.2002 № 99[11], а порядок совершения нотариальных действий установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате.

В соответствии с п.2 Правил делопроизводство ведется нотариусами на русском языке, являющемся в соответствии со статьей 68 Конституции Российской Федерации государственным языком Российской Федерации на всей ее территории. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики. Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется нотариальное делопроизводство, тексты оформленных бумаг должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

Делопроизводство нотариуса включает:

- ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий;

- организационно-распорядительную документацию;

- работу с жалобами, заявлениями и иными письмами граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;

- составление номенклатур;

- ведение архива нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильную постановку делопроизводства и состояние архива несет нотариус. При этом, в соответствии с п.4 Правил, при возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства несут нотариусы.[12]

Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами в порядке, установленном разделом XIII Правил.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись различные книги и журналы, такие как, например:

        Журнал регистрации входящей корреспонденции (Приложение 4 к Правилам нотариального делопроизводства);

        Журнал регистрации исходящей корреспонденции (Приложение 5 к Правилам);

        Книга жалоб и предложений;

        Журнал регистрации организационно-распорядительных документов (Приложение 1 к Правилам).

Указанные книги и журналы, а также все иные книги, журналы и дела должны быть прошиты в четыре прокола, листы их пронумерованы и скреплены оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе.[13]

2.2. Регистрация организационно-распорядительных документов

В соответствии с пунктом 6 Правил в процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы: постановление (кроме постановлений, связанных в соответствии с действующим законодательством с документальным оформлением нотариального действия), распоряжение, поручение, запрос об истребовании сведений и документов.

Согласно пункту 9 Правил организационно-распорядительные документы подлежат регистрации в специальной учетной книге – журнале регистрации организационно-распорядительных документов (приложение № 1 к Правилам). Если такой документ направляется нотариусом иному лицу или организации (например, поручение о принятии мер по охране наследственного имущества в соответствии со статьей 65 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате посылается другому нотариусу), он подпадает под действие пункта 31 Правил о регистрации в журнале исходящей корреспонденции.

Принимая во внимание, что журналы регистрации распорядительных документов подлежат постоянному хранению, а срок хранения журналов регистрации исходящей корреспонденции – 5 лет (пункты «а», «г» статьи 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558), исходящий от нотариуса организационно-распорядительный документ может быть зарегистрирован только в журнале регистрации организационно-распорядительных документов.[14]

2.3. Прием, регистрация и отправление документов

Порядок приема, регистрации и отправления документов регламентированы в разделах 2, 3 и 4 Правил. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), требующие исполнения нотариальной конторой.

Не регистрируются лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью нотариуса не связаны.

При приеме поступающей в нотариальную контору корреспонденции, прежде всего, отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности.

При вскрытии, проверяется наличие документов и приложений к ним. Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом составляется акт, один экземпляр которого направляется адресату, а второй приобщается к полученным документам.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

Все документы, подлежащие регистрации, должны быть учтены в журнале регистрации входящей корреспонденции в день их поступления. Для этого на документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации. А документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Зарегистрированный документ должен быть рассмотрен нотариусом в течении пяти рабочих дней с момента поступления, исходя из оценки его содержания, для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа (подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.д.).

При необходимости ответа автору обращения, он осуществляется не позднее 30 дней со дня поступления документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения.

Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан ответ автору.

Обращение (документ), копия ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело с отметкой "в дело". Отметка должна содержать дату и личную подпись нотариуса. В случае отсутствия ответа заявителю составляется справка о результатах рассмотрения обращения (документа), которую подписывает нотариус. К сожалению, в новых правилах не указано место отметки об исполнении, поэтому по аналогии с предыдущими правилами, возможно помещать отметку об исполнении на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа.[15]

Нотариальная деятельность во всем мире является одной из самых консервативных, поэтому не удивительно, что положений, связанных с использованием электронных документов, в Правилах оказалось немного:

- так например в п.2. Правил говорится …Оформление всех видов документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях. Для учета и справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности могут создаваться, обрабатываться и храниться в базах данных электронные копии документов, регистрационно-контрольные и учетные формы, а также передаваться и приниматься электронные сообщения, не имеющие юридической силы, если это не противоречит положениям Основ и иных нормативных правовых актов в данной сфере...

- а в п.60. следующее …При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в отдельные номенклатурные дела сообщения, полученные по факсимильной связи, электронной почте, и телефонограммы...».

Таким образом, пока в нотариальных конторах полноценный электронный документооборот не предусмотрен. Хотя, как мне кажется, в ближайшее время все равно придется создавать «электронный нотариат», в первую очередь в связи с планами Правительства по переводу государственных услуг в электронный вид и созданием «электронного правительства»[16].

Исходящие документы (кроме документального оформления нотариальных действий - свидетельства, акты и т.д.) регистрируются в журнале регистрации исходящей корреспонденции (приложение N 5 Правил). На исходящем документе ставятся регистрационный номер, соответствующий порядковому номеру по журналу и дата регистрации.

Корреспонденция направляется адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания по почте, нарочным или передается нотариусом на личном приеме под расписку. Расписка может быть оформлена в виде отдельного документа или в виде соответствующей записи на экземпляре документа, остающегося в делах нотариуса.

2.4. Составление номенклатуры и формирование дел

Именно с номенклатуры дел и начинается все делопроизводство в целом. Она существует для учета документов, группировки документов в дела, определения сроков их хранения нотариусом, занимающимся частной практикой. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием сроков их хранения.

Несколько интересных положений есть в разделе VI «Составление номенклатуры дел» Правил. Прежде всего, обращает на себя внимание тот факт, что требования к порядку составления и ведения номенклатуры дел нотариуса более жесткие, чем в организациях. Фактически номенклатура дел нотариуса даже не является документом самого нотариуса, поскольку она утверждается приказом государственного органа и является обязательным к исполнению нормативным документом.[17]

В номенклатуру должны быть включены все дела, которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

В соответствии с Правилами (пункты 47, 50 в редакции приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 23.11.2010 №  360) номенклатура дел составляется ежегодно в двух экземплярах, подписывается составившим ее лицом и представляется до 1 декабря текущего года нотариусом, занимающимся частной практикой, - в нотариальную палату, государственной нотариальной конторой - в территориальный орган для утверждения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сроки хранения дел указываются в номенклатуре в соответствии со сроками хранения, установленными Примерной номенклатурой дел (пункт 51 Правил).

Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы.

По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса, являющейся самостоятельным документом, первый экземпляр которой подшивается к номенклатуре, второй направляется нотариусом соответственно в территориальный орган или нотариальную палату.

Все имеющиеся у нотариуса документы формируются в дела посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел и систематизируются внутри дела.

Группировать в дела следует документы, относящиеся к одному определенному вопросу, определенному нотариальному действию, области деятельности нотариуса (например, личные дела работников) и т.д. В дела группируются документы одного календарного года, за  исключением переходящих дел, ведущихся в течение нескольких календарных лет.

Внутри дела документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

До настоящего времени остается не решенным вопрос о номенклатуре дел нотариуса, которая в соответствии с п.50 Правил составляется на основе Примерной номенклатуры дел, утверждаемой Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой и, которая до настоящего времени не разработана.

Письмом ФНП от 17.01.2011 № 46/07-17 установлено, что в настоящее время до утверждения Примерной номенклатуры дел сроки хранения документов указываются в номенклатурах дел нотариусов на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.