Содержание:

Введение

     Изучение  методов, способов и приемов проведения презентации является актуальной темой  для исследования, поскольку конкуренция  охватывает все виды человеческой деятельности. А непременный атрибут успешной конкуренции – увеличение своей заметности.  В профессиональной деятельности заметность состоит в том, чтобы быть увиденным, быть услышанным, быть признанным.

     Пытаясь привлечь к себе внимание, предприниматели  и специалисты разных областей в  наши дни сталкиваются с беспрецедентными трудностями. Слишком многие желают того же, и борьба оказывается поистине жестокой. Средства долговременного воздействия то и дело приходится менять.

     Презентация – испытанное средство привлечь к  себе внимание. Деловая презентация, проведенная искусно, заставляет людей положительно оценить и Вас и Ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для организаций успешная презентация – это профессиональный инструмент, помогающий добиться желаемого.

     Целью работы являлось рассмотрение основных правил подготовки и проведения презентации.

Глава 1 Подготовка презентаций

1.1 Общий обзор презентаций

     Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

     Презентации бывают следующих видов:

• Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т.п.). Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.
• Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.
• Презентация проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке, т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.
• Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель -  ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.
• Презентация плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению [1].

1.2 Планирование презентаций

     Планирование  является необходимой частью процесса презентирования. План является каркасом последующих действий, проектом, собирающим факторы в пучок, вокруг которого состоится сама презентация. Создавая план, презентатор добывает информацию и формирует свежие идеи, необходимые как для подготовки, так и для проведения презентации.

     Переменные, составляющие планирование:

• Частота  (как часто проводились презентации по этой теме, перед сходным типом аудитории, в этих временных рамках,  в этом месте).
• Знакомство (планирование  зависимости от уровня знакомства презентатора с аудиторией и предметом).
• Происхождение (на планирование влияет происхождение запроса на презентацию).
• Представительство (определение проводится ли презентация кем-то, воспринимаемым аудиторией как частное лицо или представляющим некое сообщество).
• Тип  (внешние, внутренние, продвигающие, информационные, восходящие и нисходящие).
• Содержание
• Природа презентационного событии
• Потенциальная выгода (выгода – это то, презентатор или организация собираются извлечь  в случае успеха презентации).

1.3 Анализ цели

     Презентации могут быть отнесены к разного  рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень  взаимодействия аудитории с презентующим.

     Зависимость взаимодействия аудитории с презентующим в зависимости от целей последнего показывает необходимость и важность анализа аудитории, если целью вашей  презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории  и при других целях:

• Мотивирование или развлечение. Когда пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько слов об уходящем на пенсию работнике, сначала сделаете несколько веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите, как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течение такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.
• Информирование или анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.
• Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее, о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того, необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из-под контроля.

     Зачастую  презентации используют несколько  из перечисленных целей одновременно [3].

1.4 Анализ аудитории

     Как только вы поставили цели для вашей  презентации, необходимо приступить к  анализу аудитории.

     Аудитория - это еще один базовый элемент  вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.

     Вы  можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к речи.

     Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и  убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

     Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие  аудитории в презентации, тем  больше может быть размер аудитории  и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

     Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые  вопросы на которые желательно знать  ответы перед презентацией:

1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?
2. Заботят ли их темы, через которые вы хотите убедить их принять участие в конкретном действии?
3. Какой у аудитории уровень понимания, образованность?
4. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?
5. Знают ли они вас?
6. Уважают ли они вас?

       Ответы на эти вопросы помогут  вам выбрать лучший путь для  поведения эффективной презентации.

1.5 Планирование речи

     Разработка  стратегии разворачивания выступления  сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом, и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.

     Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа  аудитории необходимо приступить к  разработке плана речи или презентации, придавая этому ничуть не меньшее  значение [2].

1.6 Разработка главной идеи

     Главная идея должна быть связана с вашим объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

     Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в  одно предложение [5].

1.7 Планирование времени

     С хорошо разработанной главной идеей вашего выступления, можете приступить к планированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.

     Если  у вас 10 или меньше минут для  выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет  похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

     Начните с небольшого плана вашей будущей речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

     Более длинные речи и презентации должны быть организованы как отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

     Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут  пропустить важные пункты вашей презентации. У них нет удобной функции  просмотра того, что было сказано  несколько минут назад, так, что  из-за потери внимания слушателей страдаете, прежде всего, вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Так, что именно вы должны думать, как организовать передачу основных мыслей аудитории.

     Объясните, как вы собираетесь организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов  и мыслей вашего выступления до 3-4, даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимума такого рода информацию [4].

1.8 Выбор стиля

     Другой важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание речи формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль самого выступления должен быть таким.

     В общем, если все присутствующие вам  знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить  от формального характера речи для  более хорошего восприятия.

     С другой стороны, если  вы говорите с огромной аудиторией незнакомых вам людей и сама презентация очень важная, то вы должны установить более формальную атмосферу.

       Посадите людей в ряды. Показывайте  им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл вашей  речи. Используйте подробный план выступления. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической, так и физической [4].

1. 9 Разработка речи

     Подготовка  к  большинству выступлений очень  похожа на написание формального отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность.

     Возможность заключена во взаимодействии между  выступающим и аудиторией. Когда  говоришь с группой людей, это  одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. И, как последствие, результат этого, использование получаемой в процессе презентации информации, редактирование речи уже в процессе выступления. Вместо того чтобы просто представлять аудитории свои идеи, вы можете презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.

     Но  за это вы приносите несколько  жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации [3].

1.10 Выбор места проведения презентаций

     Место проведения презентации – один из главных факторов, влияющих на ее ход и результат. Поэтому лучше выбрать обстановку, подходящую для данной презентации. Обстановку на презентации создает оборудование и расположение мест слушателей. Расположение мест должно быть:

• удобным для публики
• служить целям презентации
• подходить для нужд докладчиков.

               На планирование расположения  слушателей и оборудования влияют  следующие факторы:

• количество присутствующих
• состав публики
• рабочее пространство
• взаимодействие слушателей друг с другом
• продолжительность презентации
• столы
• обзорность
• открытые пространства и т.д.

     На  качество презентации влияют также  внешние условия :

• освещение
• температура
• качество воздуха
• шумы и т.д.

Глава 2 Проведение презентаций

2.1 Вступление

     Многое  нужно понять и сделать в первые минуты вашего выступления: необходимо определить настроение аудитории, интерес к вашей теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.

     Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

• Используйте юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.
• Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный вам факт.
• Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления, связывая их с конкретным образом.
• Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.
• Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику.

     Именно  так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить  внимание публики.

     Кроме того, вступление должно кратко содержать  основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления.

     Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части [8].

2.2 Основная часть

     Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики.

     Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем  сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части.

     Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

• Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.
• Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать, как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.
• Объясните, как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.
• Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять, о чем вы говорите и запомнить.

     Можно также привлекать внимание, изменяя  тон голоса, используя жесты и  мимику [7].

2.3 Заключение

     Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению.

     Не  позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем  вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления.

     Начните заключение с сообщения публике  об этом. Это позволит слушателям приложить  последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти.

     Если  цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите  девизом.

     Если  с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях.

     Заканчивайте  на позитивной ноте. Последние слова  должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Альтернатива этому - заканчивание вопросом. Покиньте аудиторию и заставьте  ее думать.

     Помните, что заключение должно заканчивать презентацию. Вы должны покинуть аудиторию с удовлетворенным чувством, с чувством завершения, законченности. Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики [6].

2.4 Период задавания вопросов и  ответов на них

     В добавление к вступлению, основной части и заключению ваша презентация  должна включать в себя и время  для ответов на возникшие у  аудитории вопросы.

     Хотя  вы и должны по ходу выступления  взаимодействовать с публикой, для  ответов на вопросы нужно выделить время, которое зависит от цели вашего выступления. Если цель - мотивировать или информировать, то данная часть может отсутствовать и может быть практически незапланированной. Если цель - убедить, то к периоду вопросов следует тщательно подготовиться, и отвести от 20% и более от общего времени выступления.

     Кроме того, если аудитория маленькая и  достаточно знакомая, то можно разрешить  им задавать вопросы по ходу презентации. Однако лучше будет, если вы отведете отдельное время для вопросов. Это поможет лучше контролировать презентацию и избежать перескакивания с темы на тему. Прерывание хода предоставления аргументов испортит общее впечатление и принесет риск потери контроля над ситуацией. Так что лучше потравить аудиторию отложить их вопросы на конец презентации.

     При подготовке к данной части выступления  необходимо попытаться предугадать  возможные вопросы, попытаться дать на них ответы, чтобы вопрос не застал вас врасплох и поверг в длительное обдумывание [8].

2.5 Использование наглядных материалов

     Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных речей и презентаций включают в себя использование наглядных пособий.

     Они нравятся, как и профессиональным ораторам, поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора.

     Существуют  два основных типа наглядных пособий:

• Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.
• Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании.

     Как текстовые, так и графические  наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут одновременно, и слушать оратора и анализировать  и воспринимать сложные наглядные  пособия.

     Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними.

     Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические  материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан.

     Когда представляете наглядные материалы  публике нужно, чтобы слушатели  одновременно и слушали оратора  и извлекали смыл из материалов. Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:

• Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.
• Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, чем им предстоит продолжить слушать речь.
• Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.
• Иллюстрируйте только главные пункты, а не всю презентацию.
• Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.
• Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.
• Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории.

     Помните, что наглядные материалы не главное, не увлекайтесь ими, они лишь дополняют  ваши слова, а не наоборот.

     Визуальная  помощь для документов ограничена бумагой, но когда вы делаете презентацию выбор средств для визуализации ваших идей довольно широк и, благодаря техническому прогрессу, постоянно расширяется [9].

Заключение

     Я считаю, что презентация является наиболее эффективным, а зачастую и единственно возможным способом убедить людей в чем бы то ни было. Знания способов, методов и приемов подготовки и проведения презентации, обязательно пригодятся в любой карьере.

     Презентация является средством для получения  целевых кредитов, различного вида инвестиций, привлечения трудовых ресурсов.

     Для предпринимателей это - реклама имени  фирмы или представление ее нового товара. Для служащего крупной  корпорации опыт в проведении презентаций, позволяет ему эффективнее доносить свои идеи до начальства и, следовательно, быстрее продвигаться по служебной лестнице.

     Презентация помогает отдельным лицам и организациям приобрести благоприятную заметность и таким образом достичь своих  целей (при условии ее эффективности).

Список использованной литературы

1. Алешина И. В. Паблик Рилейшнз для менеджеров. Учебник. – М.: ИКФ «ЭКМОС», 2006. – 480 с.
2. Арредондо Л. Искусство деловой презентации /пер. с англ. В.Звонарева, А. Виноградовой. - Челябинск: LTO,1998г. - 519с.
3. Венедиктова В.И. Деловая репутация. - М: Институт новой экономики.1996г. -208с.
4. Джей Э. Эффективная презентация /пер. с англ.Т.А. Сивакова.- М: Амолфея, 1997. - 207с.
5. Рафел М. Как завоевать клиента /пер.с англ. Д.Раппопорте.- Минск: Питер, 1996г. - 344с.
6. Соловьёв Э.Я. Современный этикет. Деловой протокол. - М: ось-89, 1998г.-175с.
7. Уайт Г.И. Основы рекламного дела /пер. с англ. Косенова. - Самара: Корпорация «Федоров», 1996г. - 479с.
8. Правила проведения презентаций [Электронный ресурс] Режим доступа:  http://www.hrm.ru/pravila-provedenija-prezentacii
9. Простые правила для проведения презентаций [Электронный ресурс] Режим доступа:  http://habrahabr.ru/company/startupindex/blog/105476/
10. Правила проведения презентаций [Электронный ресурс] Режим доступа:  http://www.eirikbergene.com/osnovnyie-pravila-provedeniya-prezentatsij.php