Правила проведения презентаций

РЕФЕРАТ

по дисциплине: ЭТИКА ПРЕДПРИНИМАТЕЛьства

тема: « Правила проведения презентаций »

Выполнил:

Проверил преподаватель:

Оглавление

Введение 3

Подготовка  и проведение презентации 4

Этикет проведения презентации 9

Заключение 11

Введение

Презентация – это эффектный и комфортный способ привлечь внимание пользователей к товарам и услугам как самой компании, так и ее партнеров и представителей. Презентация – это основа реализации любого проекта. От проведения презентации зависит успех начатого дела.

Предметом презентации могут  быть достижения компании, описание производства, продукции и услуг, заслуги коллектива, описание проведенных мероприятий, тенденции и планы развития. Презентации  могут проводиться на выставках, конференциях и семинарах, в офисах, в торговых залах.

Преимущества презентаций заключается в том, что она:

• наиболее выгодный способ рекламы;
• эффектное и эффективное представление презентуемого объекта;
• оживление информации, придание наглядной формы;
• динамичность;
• интерактивность;
• компактность.

На сегодняшний день презентации  – обязательная составная часть интегрированных маркетинговых коммуникаций (ИМК), которая может быть реализована в самых разнообразных формах: от совсем простых до масштабных мероприятий, в которые вовлечено множество людей.

Подготовка и проведение презентации

Успех презентации в большей  степени зависит от того, насколько  точно вы сможете представить  себе, что и в какой последовательности будет происходить во время ее проведения, кто будет слушать  вас, что вы будете отвечать оппонентам или слушателям, что станете им показывать и как хотите выглядеть  перед ними.

Типичная схема любой  презентации включает в себя, во-первых, небольшое вступление, в котором  объясняется цель проведения данной презентации, актуальность проблемы. Основная часть презентации должна быть сконцентрирована на важнейших достоинствах и преимуществах  предлагаемого товара или идеи. В  конце презентации желательно кратко подвести итог сказанному, еще раз  подчеркнув самые важные моменты, ведь, возможно, именно подводя итог в своей презентации, слушатель примет окончательное решение по поводу предлагаемого решения.

Дополнительный визуальный материал (оформление слайдов, буклеты, карточек) – это один из важных этапов подготовки презентации. 80 % информации человек получает с помощью зрения, и если эта информация красиво и интересно изложена, то ее проще всего воспринимать. При подготовке слайдов не следует злоупотреблять таблицами и многоуровневыми списками.

Правило 10/20/30 от Гая Кавасаки. Гай Кавасаки – блоггер, популярный на Западе, советует применять для презентаций следующее правило: 10 слайдов на 20 минут с 30 шрифтом.

10 слайдов – это то  количество, которое могут полноценно  «усвоить» слушатели. Большее  число слайдов говорит о том,  что докладчик не сумел выделить  главные тезисы.

20 минут – это время,  отведенное для непосредственно  рассказа, поскольку в отведенный  час, вам еще придется сначала  настроить технику, а потом  ответить на вопросы слушателей.

30 размер шрифта – оптимальный  выбор для написания текста  на слайдах. 

Если презентация проводится с использованием проектора либо какой-то другой аппаратуры, то перед  началом презентации необходимо тщательно проверить исправность всех используемых устройств.

Текст доклада стоит адаптировать к той аудитории, пред которой  будет проводиться презентация. Необходимо оперировать в докладе  терминами понятными аудитории, и если речь идет о чем-то совершенно новом – желательно подробно объяснить все, также можно использовать сделанные в виде «памятки» листовки, чтобы аудитория пользовалась ими в процессе презентации.   При подготовке доклада следует избегать использования избитых клише и тривиальных фраз, послание будет более действенным, если будут использоваться собственные слова и фразы.

Помещение для презентации  оформляется особым образом: рекламными плакатами, стендами (все, что может  познакомить приглашенных с деятельностью фирмы).

 К презентации следует заранее подготовить рекламные подарки – сувениры, рассчитать необходимое количество информационных материалов, с тем, чтобы хватило на всех приглашенных и вместе с руководителем определить какие сувениры понадобятся для презентации. Как правило, это записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки и т.п. На них наносятся название фирмы, ее логотип, в некоторых случаях – адрес и характер деятельности. Сувениры вручаются всем участникам презентации.

Организуя презентацию заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа. Длительность проведения презентации – 1,5 – 2 часа. Специалисты рекомендуют проводить презентации после 15-16 часов, с тем чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (с 17.00 до 19.00). Персонал компании выступает в роли "хозяев". На груди у работников должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Во время презентаций нагрудные карточки незаменимы. Они помогают гостям сразу выделить хозяев и обратиться к ним в случае необходимости. Подобные карточки помогают общению, так как в этом случае собеседникам не надо усиленно вспоминать имена и отчества друг друга.

 Хозяева должны радушно  встречать прибывающих гостей, представлять  их руководителям компании, другим  гостям.

Обычно открывает презентацию  и ведет ее один из руководителей  фирмы. Он также представляет других руководителей. Затем можно показать фильм (10-15 минут) и сделать сообщение о деятельности предприятия, его экспортных возможностях (не более 30 минут). Оставшееся время отводится ответам на вопросы.

 Как правило, все презентации строятся по одной схеме: сначала — торжественная часть (пресс-конференция, произнесение заздравных речей и др.), затем предлагается угощение (обычно в виде фуршета) и в конце может быть небольшой концерт. Но в зависимости от целей, презентацию можно проводить по-разному: официально или же в более свободной форме.

 Если презентация не  представляет собой традиционный  банкет, не стоит заказывать закуски, для которых требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант - закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносимые на подносах официантами. Из напитков подойдут шампанское, пиво, вино или пунш, а также большое количество безалкогольных напитков.

Размер помещения должен соответствовать числу приглашенных.

Удачная форма музыкального сопровождения презентации - небольшой  камерный или джазовый ансамбль, пианист  или виолончелист. Музыка не должна быть навязчивой, а только служить  фоном, не привлекая всеобщего внимания.

 В последние годы  в нашей стране широко распространились  приемы гостей и другие виды  деловых и неформальных встреч. Подготовку к приему можно  проводить в следующем порядке

 Вначале необходимо  разработать программу приема, составить  список приглашенных, порядок их  размещения.

 Размещать приглашенных  на прием можно в соответствии  с заранее заготовленными карточками  с указанием фамилий. Правая  сторона по этикету является  более почетной, чем левая. Поэтому  старшему по положению гостю  и дамам нужно предлагать место  по правую сторону. В международной  практике принято, что при участии  двух делегаций они размещаются  лицом к лицу по обе стороны  стола. Руководители делегаций  располагаются в центре, секретари  - на торцах стола. Этого правила  можно придерживаться и в случае  приема гостей из российских  фирм.

 Затем необходимо подготовить  помещение. Осмотрите помещение,  в котором будет происходить  прием. Его следует проветрить, украсить (при возможности) цветами,  проверить, достаточно ли стульев  и другого необходимого оснащения.

 Если приглашены зарубежные  гости, не забудьте международный  протокол флага. Государственный  флаг является символом страны. При одновременном вывешивании  или выставлении флажков делегаций  нескольких государств их размер  должен быть одинаковым. Флаги  размещаются на одном уровне. По общему правилу, государственный флаг страны пребывания имеет право занимать наиболее почетное место. Часто флаги иностранных государств при одновременном вывешивании размещают в соответствии с алфавитным названием государств, при этом используется алфавит согласованного языка. Помните, что всякое неуважение, проявленное в отношении государственного флага иностранного государства, рассматривается как сознательно оскорбительное действие в адрес этого государства. Есть даже государства, в которых, согласно про­токолу, перевернутый флаг символизирует состояние войны.

 В часы встречи гостей  особенно следить за своим внешним видом и поведением. Нужно помнить: по внешнему виду судят не только о фирме, в которой вы работаете, но и о вашей стране вообще. Поэтому неукоснительно соблюдайте правила этикета и достойного поведения. Не шумите, не суетитесь, не бегайте, не привлекайте внимания своей одеждой - одеваться надо согласно общепринятым стандартам: не отставая от моды, но и не опережая ее

В жизни каждого человека встречаются ситуации, когда он должен выступать в качестве хозяина  или гостя и уметь правильно  вести себя в этой роли.

Под сервировкой понимается подготовка стола и необходимых  для этого предметов: посуды, цветочных  ваз и, при необходимости, пепельниц. Главное, что здесь необходимо помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего. Всю посуду, (скатерти, салфетки, полотенца следует держать в абсолютном порядке и безукоризненно чистыми. Нельзя использовать посуду разрозненную, с трещинами. Пусть она будет менее дорогой и менее нарядной, но сверкающей своей чистотой и в ансамбле.

 На равном расстоянии  друг от друга и ближе к  краям стола ставят мелкие  большие тарелки (по количеству  приглашенных). На мелкую тарелку ставят закусочную.

 Справа от них кладут ножи (столовый, закусочный, рыбный), а с левой стороны - вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз.

 Рюмки, бокалы, фужеры  ставят на расстоянии 3-5 см. от  тарелки; маленькие рюмки - для  водки и вина; бокалы - для виноградного  вина и шампанского; фужеры - для  минеральной воды и соков.

 Салфетки из ткани  кладут, сложив их треугольником  или колпачком, поверх закусочной  тарелки. Бумажные салфетки помещают  в маленькие вазочки и равномерно  расставляют на столе.

 Ко всем блюдам с  закусками подают общие приборы:  лопатки, ложки, щипцы, вилки.

 Цветы украшают стол  и создают торжественное настроение. Однако большие букеты цветов, помещенные к тому же в высокие  вазы, будут загораживать сидящих.  Поэтому ставят на стол цветы  с коротко обрезанным стеблем  в низких вазах.

 Существенную роль  играет умение вести застольную  беседу. Обед на 7-8 персон более  всего благоприятствует общей  беседе. За столом с большим  числом гостей беседу поддерживают  трое или четверо гостей, сидящих  рядом. Не рекомендуется заводить  разговор с гостем, сидящим через  соседа, не вовлекая его в общий  разговор. Невежливо также, увлекшись  разговором, поворачиваться к собеседнику  всем корпусом, потому что в  результате этого к другому  соседу вы поворачиваетесь спиной.

 Одно из главных  правил сводится к тому, что  во время застолья вы должны  обменяться хотя бы несколькими  репликами, фразами с каждым  из своих соседей (даже если  вы не знакомы или ваш сосед  не вызывает у вас интереса).

 Для начала беседы  можно использовать любые темы: погода, еда, напитки, "братья наши  меньшие", дети, новости из театральной  и общественной жизни. Следует  избегать острых разговоров о  политике, религии, национальных  проблемах или разговоров на  профессиональные темы, которые  могут быть не интересны всем. Разговоры о доходах, деньгах,  недомоганиях могут испортить  настроение окружающим. Плохим тоном  считается резкая критика, злословие,  использование старых шуток и  анекдотов. Приветливое выражение  липа, заинтересованность, доброжелательный  взгляд, негромкий голос сделают  застольный разговор приятным  для всех

 Фуршет. Поводом для  него обычно бывают деловые  переговоры, подписание торговых  и других соглашений. Само понятие  "фуршет" (по-французски "вилка") означает, что гости не едят, а  как бы пьют и закусывают  на ходу, так что во время  фуршета к столам не ставят  стулья. Меню такого приема может  включать широкий ассортимент  холодных блюд и закусок, и  даже горячие закуски, десерт, горячие напитки. Закуски подают небольшими порциями - "под вилку", чтобы можно было есть без помощи ножа.

 Коктейли. Такие приемы  проходят в менее формальной  и более непринужденной атмосфере,  чем фуршет: гости переходят от  одной группы к другой, знакомятся  между собой, беседуют свободно  друг с другом. На коктейль  можно прийти и уйти в любой  час в пределах указанного  в приглашении времени. В меню  приемов-коктейлей, в основном, включают  напитки и мелкопорционные закуски в виде небольших бутербродов - канапе, сэндвичей, нарезанных треугольниками, ромбами, квадратами, кружочками.

 Все закуски должны  быть очень маленькими, в каждой  должна быть специальная одноразовая  вилочка или шпажка, с помощью  которой гости берут бутербродик с блюда. Столовые приборы - вилки, ножи, тарелки на вечере-коктейле не предусмотрены.

 В подаче алкогольных  напитков все решает мера и  культура потребления. Для самых  крепких напитков ставят самые  маленькие рюмки. Вина наливают  соответственно их крепости в  рюмки средней величины, шампанское - в высокие узкие бокалы, если  таких нет, то можно налить  его и в бокалы широкие и  низкие и даже в тонкие стаканы.

 Главное правило - все  коктейли готовятся в присутствии  гостей. Поэтому, если устраиваете  подобный прием впервые, нужно  потренироваться накануне.

 Проводя приемы, не  забывайте, что общительность,  дружелюбие никогда не были  лишними в имидже делового  человека. Кроме того, элегантный  деловой костюм подчеркнет ваши  достоинства.

 Необходимо подумать  об обуви. Не исключено, что  большую часть вечера придется  провести на ногах, поэтому  обувь должна быть не только  красивой, но и удобной. 

Этикет проведения презентации

Многое на презентации  зависит от докладчика. Существует ряд основных правил успешного проведения презентации:

• Желательно не читать доклад с листка. Во-первых, когда глаза докладчика опущены вниз, ему трудно установить визуальный контакт с аудиторией. Во-вторых, для слушателей остается непонятным: должны ли они слушать докладчика или же читать вслух вместе с ним.
• Не стоит класть обе руки в карман, особенно на долгий период времени. Руки в карманах – признак скованности, неуверенности, скрытности. Если одна рука все же лежит в кармане – не страшно, однако следует соблюдать осторожность, чтобы посторонние звуки, вроде звона ключей, не отвлекали аудиторию от презентации.
• Указкой нужно пользоваться лишь по необходимости, а не размахивать ею в течение всей презентации. Движение указки отвлекает аудиторию, но также и не стоит использовать собственные пальцы в качестве указки.
• Не рекомендуется облокачиваться на стол или кафедру в течение длительного периода времени, иначе слушатели будут сосредоточены на том, чтобы уловить момент падения докладчика, а не на самой презентации.
• При проведении презентации желательно смотреть на аудиторию, а не на потолок или настенные плакаты, например. Докладчик не должен загромождать собой визуальные предметы, ни в коем случае не должен поворачиваться спиной к аудитории.
• Говорить следует громко, четко, медленно, чтобы все присутствующие могли услышать доклад. В больших аудиториях рекомендуется использовать специальную звуковую аппаратуру (микрофон, колонки). Монотонное нудное чтение доклада вызывает скуку, поэтому докладчик должен тоном и темпом голоса выделять нужные моменты в своей речи.
• Докладчику рекомендуется делать паузы на месте соответствующих знаков препинания. На месте запятой делается короткая пауза, тире – чуть длиннее, точка – самая длинная пауза.
• Во время проведения презентации докладчик может передвигаться по комнате. Таким образом, достигается более близкий контакт с аудиторией. Однако «мельтешить» из стороны в сторону не желательно – это очень отвлекает слушателей.
• В презентации обязательно должны присутствовать ключевые слова и понятия. Именно они помогут слушателю в дальнейшем идентифицировать полученную информацию.
• При необходимости использования экрана, маркерной доски или флип-чарта, не стоит поворачиваться к аудитории спиной, возможен поворот не более чем на 45 градусов.

Заключение

Презентация является непременным  атрибутом деловых отношений. Воздействие презентации очень серьезно, от ее успешного проведения зависят деловые контакты в деловом мире.

С помощью презентации  информируют и убеждают потенциальных  клиентов и партнеров в необходимости  приобретения конкретной продукции  или услуги. Важной задачей презентации  является необходимость так продемонстрировать товар и его возможности, чтобы  вызвать интерес и привлечь внимание к своей фирме, а в конечном итоге, как ожидаемый результат  – заключить договоры и сделки.

Таким образом, грамотное  проведение презентации:

• обеспечивает успешное начало и стабильное развитие бизнеса, основанного на продаже сложных товаров и услуг, необходимость в которых неочевидна;
• создаёт благоприятную среду для лёгкого и быстрого утверждения проектов за счёт продуманной презентации;
• увеличивает количество получаемых заказов, а также процент побед в тендерах и открытых конкурсах в несколько раз;
• улучшает имидж компании, создаёт условия для успешной работы в премиум-классе;
• совершенствует корпоративную культуру, т. к. презентации позволяют упорядочить и легко донести важную информацию, в том числе и до собственного коллектива компании;
• гарантирует стабильность бизнеса благодаря успешности большинства проектов и отлаженности процесса продаж.

Провести грамотную и  успешную презентацию – не сложно, это сможет сделать каждый, главное  следовать за потребностями клиента (понимать, что ему надо и какую  выгоду может принести презентуемый объект) и потратить время на подготовку.