Принципы и системы управления информацией на предприятии

Содержание

 

             Ведение

• Положения, свойства и принципы системы управления информацией на предприятии.
• Сущность и содержание управления информационными потоками в экономической деятельности предприятия.
• Информационные системы в управлении социально-трудовой сферой.

 

           Заключение

           Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В условиях рыночной экономики  одним из главных факторов успеха предприятия является управленческая деятельность, которая постоянно  совершенствуется в соответствии с объективными требованиями производства и реализации товаров, усложнением хозяйственных связей, повышением роли потребителя в формировании технико-экономических и иных параметров продукции.

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность деятельности в условиях рыночных отношений неразрывно связаны с ее непрерывным совершенствованием и развитием. При этом совершенствование организации должно осуществляться по принципу адаптации к внешней среде.

В постоянном стремлении поддерживать соответствие организации условиям внешней среды заключается принцип адаптивного управления. Он проявляется в динамичном освоении новой продукции, современной техники и технологии; применении прогрессивных форм организации труда, производства и управления, непрерывном совершенствовании кадрового потенциала.

Актуальность темы исследования также обусловлена тем, что в  условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня невозможно обеспечить без исследования тенденций и возможностей, без выбора альтернатив и направлений развития.

Объект исследования настоящей работы - система управления предприятием.

 

 

 

        

 

 

 

    

   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Положения, свойства и принципы системы управления информацией на предприятии.

 

     Каждое отдельное предприятие даже в одной конкретной отрасли деятельности имеет свою организационную специфику, вокруг нее складывается некая специфическая внешняя среда. Она неизбежно определяет набор, количество и качество специфических признаков, присущих только данному экономическому субъекту. Все вместе они взятые представляют группу специфических принципов, на основе которых строятся различные экономические системы на предприятии, в том числе и система управления информацией.

         Любое, даже наиболее стабильно работающее предприятие может попасть в неожиданные, нестандартные и, тем более, рисковые обстоятельства. В этих условиях должна проявиться  группа принципов-ситуативные. Это заранее продуманные и просчитанные действия управления информационными потоками, нацеленные на преодоление форс-мажорных обстоятельств и скорейшее возвращение деятельности предприятия в нормальные русла деятельности.

Общеметодологическими принципами построения системы управления информацией на предприятии являются: сложность системы; эмерджентность; структуированность; динамизм; открытость; возможность интегрироваться с системами более высокого уровня; устойчивость и адаптивность к колебаниям факторов внешней среды; непрерывное развитие системы.

Итак, сложность системы  управления информацией обусловлена  тем, что она, как и любая другая система, обладает значительным числом составляющих ее элементов, взаимодействию которых также присущ сложный  характер. Взятые вместе они определяют ее интегративные качества, сложность функций и наличие сложно организованного управления, высокое разнообразие процессов, протекающих в управлении и выполнении производственных заказов.

Другими немаловажными  общими свойствами системы являются ее эмерджентность(целостность, интегративность) и структуированность. Первое представляет собой имманентно присущее системе свойство выполнять заданную целевую функцию, реализуемую только системой управления информацией в целом, а не отдельными ее звеньями или подсистемами. Под вторым понимается наличие определенной организационной структуры управления информационными потоками, состоящей из взаимосвязанных объектов и субъектов управления, реализующих заданную цель.

Динамизм также представляет собой общеметодологический принцип построения СУИ на предприятии. Под ним следует иметь в виду способность изменяться, развиваться, переходить из одного качественного состояния в другое, оставаясь в сущности той же самой системой, меняя только форму своего проявления.

Открытость СУИ предполагает возможность взаимодействия с внешней  средой и другими системами, а  возможность интегрироваться с  системами более высокого уровня позволяет объединиться с ним  для дальнейшего совершенствования.

Устойчивость и адаптивность предполагают постоянство, стойкость под воздействием колебаний факторов внешней среды и возможность СУИ  приспосабливаться к изменяющимся внешним условиям.

Непрерывное развитие системы-это  процесс постоянного закономерного  изменения, перехода из одного состояния в другое, более совершенное, переход от старого качественного состояния к новому, от простого к сложному, от низшего к высшему.

К специфическим принципам  следует отнести: согласованное  протекание во времени и пространстве материальных и информационных потоков на предприятии; координация и интеграция всех процессов в ходе выполнения заказа; гарантированная реализация функций и операций всеми элементами системы управления информационными потоками в достаточно длительном временном интервале; моделирование и информационно-компьютерная поддержка процессов управления информацией.

Согласованное протекание во времени и пространстве материальных и информационных потоков на предприятии  подразумевает такое движение, при  котором достигается их взаимодействие.

Координация и интеграция всех процессов в ходе выполнения заказа означает согласование, установление целесообразного соотношения и  объединение между стадиями процесса товародвижения, включающий всю цепочку «материальное движение-производство-сбыт готовой продукции».

Гарантированная организация  функций и операций всеми элементами системы управления информационными  потоками в достаточно длительном временном  интервале подразумевает, что СУИ  не должна давать сбоев в работе.

Моделирование и информационно-компьютерная поддержка процессов управления информацией позволяет значительно упростить решение своих задач специалистами предприятия, сократить долю ручного труда при взаимодействии с документацией.

Ситуативными принципами построения системы управления информацией на предприятии являются: точность информации; достоверность; доступность; своевременность; гибкость; подходящий формат данных.

Точность предполагает передачу информации в полном соответствии с действительностью.

Достоверность информации означает её верность, не вызывающую сомнений.

Доступность информации как внутреннему пользователю, так  и клиенту подразумевает, что  она должна быть понятна указанным  группам лиц.

Своевременность- поступление  информации в нужный момент для принятия менеджерами адекватных решений.

СУИ необходимо строить  по принципу гибкости, так как циркулирующая  в системе информация должна быть приспособлена для конкретных пользователей, иметь наиболее удобный для них  вид и легко поддаваться изменениям, преобразованиям.

 Подходящий формат данных предполагает, что форматы данных и сообщений, применяемые в компьютерных и телекоммуникационных сетях логистической информационной системы, должны максимально эффективно использовать производительность технических средств (объем памяти, быстродействие, пропускную способность и т. д.). Кроме того, необходима информационная совместимость компьютерных и телекоммуникационных систем логистических посредников и других пользователей по форматам данных в системе.

 Заложенная в основу создания СУИ иерархия принципов является гарантией правильного построения, эффективного функционирования, всестороннего развития и достижения целей предприятия, поскольку указывает на те функции и качества, которым должна обладать система.

 Анализ подходов к организации и управлению информационными потоками в рамках цикла выполнения заказов потребителей позволяет представить этапы развития и качественного совершенствования СУИ. Можно выделить ряд тенденций развития систем управления информацией:

- соответствие состояния управления информационными потоками уровню развития производственных и информационно-компьютерных технологий;

• качественное разнообразие форм развития, отражающих решение различных локальных задач производственного менеджмента и уровень охвата ресурсов предприятия;
• синтез ключевых элементов систем управления материальными потоками «толкающего» и «тянущего» типа с целью устранения недостатков, присущих обеим системам;
• повышение гибкости производственных систем.

         Проведенное исследование позволило выделить пять основных этапов развития систем управления информацией предприятия:

• компьютерной поддержки проектирования и производства (начало 60-х годов — начало 70-х годов 20 века);
• развития гибких производственных систем (начало 70-х годов — начало 80-х годов 20 века);
• становление компьютерных интегрированных производств (начало 80-х годов — начало 90-х годов 20 века);
• развития передовых производственных технологий (начало 90-х годов 20 века — начало 21 века);
• открытие информационных технологий (начало 21 века до настоящего момента).

        Проведенный анализ большинства существующих систем позволяет выявить собственную эволюцию их развития, достоинства и недостатки. Представленное исследование делает возможным в соответствии с особенностями конкретного предприятия и среды, в которой оно функционирует, осуществить практический выбор той или иной СУИ.

        Диагностика состояния управления информацией определяется как инструмент своевременного распознавания проблемы и и обеспечения принятия таких управленческих решений, которые способствовали бы снижению влияния негативных процессов на состояние СУИ. Данное исследование  позволяет сделать вывод о том, что ее сущность сводится к определению причинно-следственных связей отклонений или отрицательных тенденций развития в управлении информационными потоками на предприятии. А содержание обусловлено этапами проведения диагностического обследования.

     Сформулированы принципы, в соответствии с которыми должно осуществляться проведение диагностического обследования состояния управления информацией на предприятиях. Ими являются : научность; комплексность; системность; достоверность информации; объективность; действенность; систематичность проведения диагностики.

        Научность означает, что диагностическое исследование должно носить научный характер, основываться на положениях диалектической теории познания, использовать требования НТП и передового опыта.

       Комплексность говорит о том, что причинные зависимости должны быть всесторонне изучены на всех стадиях управления предприятием.

         Под системностью понимается то, что изучение объекта осуществляется с учетом всех внутренних и внешних связей, взаимозависимости и соподчиненности отдельных элементов.

            Достоверность означает то, что информация должна быть проверена.

         Объективность — это обоснование состояния объекта диагностирования системой критериев, которые могут адекватно отразить специфику информационных потоков.

        Действенность имеет целью воздействие диагностического анализа на ход выполнения заказа потребителей и его результаты.

        Систематичность проведения диагностики предполагает многоразовое исследование изучаемого предмета.

               Основными элементами процесса диагностики являются:

• предварительный этап исследования;
• экспресс диагностика и выявление признаков проблем;
• формулирование и диагноз проблем;
• выбор вариантов решения проблем;
• реализация решений.

       На этапе предварительной диагностики выполняется следующий перечень работ.

         1.Определение состояния управления информационными потоками.

      1)установление принадлежности объекта исследования к определенному классу или группе объектов;

         2)установление целей объекта;

         3)определение элементов управления информацией;

         4)установление границ исследуемого объекта.

         2.Выбор методов проведения диагностического исследования.

         3.Формирование информационной базы для диагностирования.

        1)предварительный сбор данных о состоянии системы управления информацией;

         2)систематизация данных;

      3)сбор и группировка соответствующих данных о работе аналогичных систем.

         Затем идут этапы экспресс-диагностики, проблемной диагностики, решения проблемы (подготовка и принятие решения), организации выполнения решения.

      Для проведения экспресс-диагностики состояния управления информацией предложена система показателей, описывающих результаты цикла выполнения заказа, состояние процесса выполнения заказа, структуру управления информацией. На этапе проблемной диагностики для более глубокого анализа состояния состояния управления информацией предлагается использовать ряд показателей, рассматриваемых, в процессе экспресс-диагностики, в двух направлениях: по составляющим системы управления и по этапам цикла выполнения заказа.

         Определены подэтапы цикла выполнения заказа, такие, как управление процедурами заказов, управление закупками, управление физическим распределением, управление транспортировкой, поддержание стандартов обслуживания потребителей. К каждому их них отнесен ряд показателей в размере цикла выполнения заказа,процесса управления информацией, структуры управления информацией.

        Предложены критерии классификации проблем: место возникновения, локализация, важность, периодичность возникновения, значимость (степень «разрушительного влияния на результаты деятельности»), решающая способность, степень формализации проблемы, характер проблемы, динамика. Описан способ определения приоритетности решения проблем.

      Представлен анализ работ ученых, выявивших последовательность процесса проектирования системы управления информацией на предприятии. Описано содержание указанного процесса.

      Предложена последовательность этапов принятия решений в сфере управления информационными потоками на предприятии и описано их содержание, обосновано, что этот процесс состоит из девяти этапов, начиная от мониторинга состояния объекта управления и окружающей среды и заканчивая контролем хода реализации решения.

                    

 

 

 

 

 

       

 

 

 

 

    

 

 

 

 

 

     2.Сущность и содержание управления информационными потоками в экономической деятельности предприятия.

         В настоящее время Россия переживает трансформацию своей общественной системы, где происходят кардинальные изменения в экономике, политике, идеологии, массовом сознании. В современных условиях становления рыночных отношений в Российской Федерации кардинально меняется подход к управлению производством на различных предприятиях. В процессе совершенствования рыночной модели экономики особое внимание уделяется развитию производства на новой технической основе, созданию новых технологических процессов, перестройке на современном научно-техническом уровне отрасли материально производства и сферы обслуживания. Между производителем и потребителем продукции возникают новые динамичные отношения, актуальной становится проблема продвижения товара через стадии закупки, производства и сбыта продукции.

         В сложившейся ситуации эффективную реализацию производственных процессов и, как следствие, достижение цели любой коммерческой организации - «получение максимальной прибыли при минимальных затратах» - способны обеспечить современные подходы к управлению материальными и информационными потоками. Прибыль в данном случае служит результативным оценочным показателем, целевым ориентиром. Выявить сущность и содержание, сформулировать состав и содержание функций управления информационными потоками, сопровождающими материальные, является предметом исследования данного пункта.

       Н.В.Федоркова и А.Н.Чекменев, заявляют, что от производителя продукции требуют высокой готовности к изменениям с учетом требований рынка при условии обеспечения высокого качества продукции и снижения затрат. Необходимым становится расширение разнообразия производимых товаров, сохранение временных интервалов между приобретением сырья и поставкой продукции конечному потребителю.

        Реализация этих требований определяет высокую важность быстрой перестройки на выпуск новой продукции и сохранения минимального возможного уровня производственных запасов. Возникает потребность в интеграции стадий закупки, производства и сбыта продукции в единую материалопроводящую систему, способную адекватно реагировать на требования внешней среды. Поэтому, опираясь на научные изыскания Т.А.Родкиной, следует отметить, что «трудно переоценить важность рационального информационного обеспечения  <...>  процессов,включающих поиск и реализацию оптимальных путей и способов сбора, обработки, хранения и передачи информации в производственно-хозяйственных системах и их окружении».

         Решению очерченных проблем способствует правильная организация потоков данных, сопровождающих материальный поток, которая связывает снабжение, производство и сбыт. И.П.Богомолова и П.А.Григорьев отмечают, что информация является одним из важнейших источников развития бизнеса. Становится задача обеспечения высокой степени наполнения информацией системы управления, а также предоставление каждому уровню иерархии управления предприятием необходимой ему информации должного качества и в необходимые сроки. Общепринятой дефиницией информационного потока является следующее определение. Информационный поток (ИП) — это совокупность циркулирующих в производственно-сбытовой системе, между производственно-сбытовой системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля операций товародвижения. Система управления информационными потоками (СУИП), функционирующая в производственно-сбытовой системе, представляет собой интерактивную структуру,состоящую из персонала, оборудования и процедур(технологий), объединенных связанной информацией, используемой менеджментом предприятия для планирования, регулирования, контроля  и анализа функционирования производственно-сбытовой системы.

     В целях проведения научного исследования управления информационными потоками необходимо выбрать подход к выявлению сущности данной категории, дать определение понятию управления информационными потоками (УИП) и его содержанию. Для достижения подобных целей целесообразно использовать гносеологический метод исследования. Он позволяет на основании ранее полученных знаний выходить на новый уровень обобщения, генерировать новые идеи и на их основе разрабатывать научное положение.

        В связи с расхождениями в определении сущности управления информационными потоками общепринятой дефиниции до сих пор не выработано. Практически каждый исследователь высказывает свое толкование сущности и содержания этой категории, что указывает на недостаточную разработанность этого понятия и обусловливает необходимость проведения дальнейших исследований по данной проблеме. При анализе множества трактовок выделяется ряд аспектов, через призму которых можно рассматривать особенности управления информационными потоками.

           Многие специалисты, в том числе Д. Дж. Бауэрсокс, А. М. Гаджинский, А. М. Зеваков, М. Б. Иванова, О. И. Михайлова, В. Е. Николайчук, А. Н. Родников, В. И. Стаханов, В. А. Шумаев, рассматривают сущность управления информационными потоками с точки зрения управленческого аспекта. То есть УИП представляет собой деятельность по ограничению скорости передачи определенной информации до величины соответствующей ей скорости приема и закрепления, в ограничении объема информационного потока до установленных параметров пропускной способности отдельного узла и/или участка пути исследования. Другими словами, управление информационными потоками есть планирование, контроль и регулирование поступающего на предприятие, обработанного там и покидающего это предприятие информационного и соответствующего ему материально потока.

        Б. А. Голоденко, С. Б. Карнаухов, В. А. Возловский, С. В. Саркисов отдают предпочтение экономической стороне данного явления. Они считают, что УИП очень важно с точки зрения обеспечения должного уровня исполнения производственных операций и соответствующего обслуживания клиентов. Главная роль в управлении информационными потоками отводится ими соблюдению сроков и времени производства и доставки товаров потребителю с наименьшими затратами.

         Однако некоторые ученые представляют управление информационными потоками и в управленческом, и в экономическом аспектах. Так, А.И. Семененко и В.И.Сергеев рассматривают изучаемое явление по трем направлениям, отражающим обе стороны суждений:   

        1)управление сервисом (предоставление современной и достоверной информации о статусе заказа, наличии товара, сроках поставки, отгрузочных документах и т. п. потребителю);

         2)управление запасами (получение полной и достоверной информации о состоянии запасов и последующее управление ею, что позволяет сократить потребность в запасах и трудовых ресурсах за счет уменьшения неопределенности в спросе);

        3)управление гибкостью производственно-сбытовой системы с точки зрения того, как, где и когда можно использовать ресурсы для достижения конкурентных преимуществ.

         Эффективная управленческая деятельность во многом зависит от правильного понимания функций управления, их состава и содержания. В этой связи данная проблема справедливо считается одной из наиболее важных и актуальных для науки управления. До настоящего времени не сложилось единого мнения в отношении определения функций управления. Многие исследователи считают, что они составляют содержание управления.  Одни из них под функциями управления понимают виды управленческой деятельности, другие считают, что они соответствуют стадиям (этапам) процесса управления, третьи характеризуют их и как содержание, и как стадии процесса управления. Первая группа авторов, рассматривая функции как виды деятельности, делает акцент на их содержательной характеристике, а вторая — на современной. Исследователи же, совмещающие обе характеристики, входят в третью группу. Выделение стадий процесса управления в виде функций управления было обусловлено тем, что исследователи стремились показать его динамику, поэтому управленческие действия раскрывались в последовательности их реализации. Существует также подход, согласно которому функции возникают на стадиях управленческой деятельности и представляют собой управленческие действия, направленные на решение возникшей проблемы. В соответствии с этим подходом функции раскрывают содержание управления, а стадии — последовательность их реализации в рамках в рамках единичного управленческого цикла. Данный подход отражает двойственную природу процесса управления, так как дается характеристика его содержательной и временной сторон.

         Наиболее яркими приверженцами предлагаемого подхода являются А.И.Семененко и В.И.Сергеев. На основе их исследований были выделены функциональные области в информационной системе и описаны присущие им функции.

       Так, на уровне анализа и принятия решений следует рассматривать функции поддержки маркетинга, прогнозирования в производстве, управления финансами. На уровне учета и контроля — составление отсчетов об уровне потребительского сервиса, управление запасами, управление складированием, поддержка транспортировки, бухгалтерский учет и кредитование.

       На уровне системы трансакций — прием и соответствующее оформление заказов, контроль логического сервиса, гарантирование, учет и инвентаризация запасов, пополнение запасов, закупки, экспедирование, комплектование, подготовка документов, процедуры получения, поддержка автоматизированного оборудования, подготовка грузовых отправок, оформление товарно-транспортных документов, автоматизация бухучета, автоматизация расчетов с клиентами, расчеты с персоналом.

     Функциональные области выделены достаточно четко. Но необходимо уточнить, что уровень анализа и принятия решений — прерогатива высшего руководства, контроля и учета — менеджеров среднего звена, системы трансакций — младшего управленческого персонала. К тому же недостатком такого деления является то, что авторы игнорируют стратегическое направление, то есть не учитывают такие функции, как стратегическое планирование, проработка выгодных направлений развития и т. д.

        Отмеченный недостаток ликвидируется С.В.Саркисовым при рассмотрении ИС с функциональной точки зрения. По его мнению, ИС представляет собой четырехуровневую иерархическую систему, где выполняются следующие логистические функции:

    - на первом уровне с помощью ИС решаются вопросы осуществления конкретных операций: поступление заказов, отгрузка продукции, учет продукции, подготовка груза к отправке, принятие поступающего сырья, складские операции и т. д.;

     - на втором уровне решаются вопросы учета и контроля : управление запасами, учет наличия складских площадей, контроль процесса транспортировки продукции, бухгалтерские операции по счетам, вопросы движения средств на счетах и т. д.;

• на третьем уровне решаются вопросы аналитического характера: использование логистики для поддержания маркетинговых организаций (содействие продажам), прогноз поступления заказов и возможностей их исполнения, финансовое планирование (в том числе расходов, связанных с логистикой);
• на последнем, четвертом уровне решаются стратегические проблемы: планирование операции на уровне компании, изменения в структуре, определение приоритетных направлений в логистической работе на перспективу.

        Следует отметить, что С.В. Саркисову по сравнению с А.И. Семененко и В.И. Сергеевым удалось более полно выделить функциональные области в логистической информационной системе. Разбивка ИС на четыре уровня характерна в основном для крупных компаний, к которых присутствует коллегиальный орган принятия решений, Совет директоров. Как правило, стратегические вопросы решаются именно им. Если подобный орган отсутствует, то в данном направлении работает высшее руководство.

            Некоторые авторы выделяют функции управления информационными потоками в соответствии с элементами, обеспечивающими технологическую и информационную взаимозависимости материального обеспечения производства, процесса производства и реализации продукции:

      1)управление материальными компонентами, обеспечивающими производство (их тип, количество, объем, качество, цены, взамозаменяемость);