Проблемы современного делопроизводства

Введение

Проблемы  современного делопроизводства затрагивают  один из самых важных процессов любой  организации, а именно документирование управленческой деятельности. Документированная информация составляет основу управления. Как считают ученые-документоведы, в документах сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документирование связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя.

 В  современном мире информация  играет решающую роль в ведении бизнеса. Именно информация позволяет более оперативно принимать решения, осуществлять коммерческую деятельность, получать прибыль и минимизировать потери. Поэтому вся информация, необходимая для эффективного управления должна быть полной, доступной и достоверной.

Любая организация в процессе своего существования  не раз сталкивается с необходимостью представления информации в виде специальных документов, необходимых для нормального функционирования всех управленческих процессов предприятия. Так как организации бывают различного вида (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, муниципальные учреждения), то состав управленческих документов зависит в первую очередь от специфических особенностей самого предприятия.

Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Данное документирование образует, своего рода, базу управленческих документов организации. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.  

Факторы, влияющие на состав управленческих документов.

Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом  и характером взаимосвязей с другими  организациями и закрепляется в  табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях  управления обеспечивается применением  Государственной системы документационного  обеспечения управлением и унифицированных систем документации.

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут  составлять работники всех подразделений  предприятий. Вторая группа — документы  по функциям управления. Такие документы  составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

В составе  организационно-распорядительных документов можно выделить:

- Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении учреждения, должностная инструкция работнику.

-    Распорядительные документы: приказ, распоряжения, указание, инструкция.

- Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Для того чтобы определить какие факторы  могут повлиять на состав управленческих документов, рассмотрим основные вид.

1. Учредительные документы (устав и договор), составляемые при создании учреждения

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности

Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

В уставе организации должны определяться:

1. наименование юридического лица,
2. место его нахождения,
3. порядок управления деятельностью,
4. а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В уставах  некоммерческих организаций и унитарных  предприятий, а в предусмотренных  законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут  быть предусмотрены уставом и  в случаях, когда по закону это  не является обязательным.

В уставе акционерного общества должны быть отражены:

1. полное и сокращенное фирменные наименования общества;
2. местонахождение общества;
3. тип общества (открытое или закрытое);
4. количество, номинальная стоимость, категории  акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;
5. права акционеров - владельцев акций каждой категории ;
6. размер уставного капитала общества;
7. структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений;
8. порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
9. сведения о филиалах и представительствах общества;
10. иные положения, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах».

В соответствии с Законом об обществах с ограниченной ответственностью, устав общества с ограниченной ответственностью должен содержать:

1. полное и сокращенное фирменное наименование общества;
2. сведения о местонахождении общества;
3. сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
4. сведения о размере уставного капитала общества;
5. сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
6. права и обязанности участников общества;
7. сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
8. сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
9. сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Уставы  акционерного общества и общества с  ограниченной ответственностью могут  содержать и иные положения, не противоречащие федеральному законодательству.

2. Структура и штатная численность.

Одной из важных задач эффективного управления организацией является оптимизация  бизнес-процессов с целью снижения затрат. Справиться с такой задачей  может только компании, в которых  существует продуманная, документально  закрепленная, логичная внутренняя организация, т.е. документально описанная система  взаимоотношений сотрудников. 
Одной из форм внутренней организации компании является закрепление структуры и штата предприятия. При этом штат предприятия можно определить как постоянный состав сотрудников, а понятие «структура» в общем смысле означает внутреннее устройство чего-либо.

Значимость  данной формы выражается в том, что  структура позволяет определить состав сотрудников предприятия, а  также их соподчиненность, что в  свою очередь позволяет дифференцировать управляющее воздействие, делегировать полномочия на руководителей структурных подразделений, организовать цепочку контроля и ответственности.

Структурное подразделение предприятия выделяется для решения определенных задач, выполнения каких-либо функций и  несет ответственность за выполнение возложенных на него задач. Можно  сказать, что весь штат предприятия  организовывается в определенную структуру, состоящую из подразделений в  определенной соподчиненности. Необходимость  такого структурирования предприятия  обусловлена задачами оптимизации  управления на предприятии: делегирования  части функций от высшего руководства  компании менеджерам среднего звена, определения  круга подчиненных данных менеджеров. 
Можно выделить различные виды структурных подразделений: управление, служба, отдел, отделение и т.д. При определении структуры руководителю предприятия необходимо самостоятельно решить, какие наименования использовать, т.к. каких-либо нормативных требований на этот счет законодательством РФ не предусмотрено. Нормативы штатной численности предприятия также определяются самостоятельно. Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. С другой стороны, нецелесообразно создавать и слишком крупные подразделения из нескольких десятков человек с одним руководителем без определения внутренней структуры, т.к. это затруднит управление данным подразделением.

Основными факторами, оказывающими на структуру  и штатную численность, является особенность каждой организации. Так  как структура крупным и средним  организациям позволяет более эффективно распределять должностные обязанности  между работниками и тем самым  снижать расходы, связанные с  лишними штатными единицами, время  на принятие решений, то целесообразно  каждому руководителю в обязательном порядке документировать структуру организации. Если в организации работают несколько работников, то наличие соответствующего документа может остаться на усмотрение руководителя, так как обычно должностные обязанности носят «размытый» характер.

Еще одной  особенностью для всех организаций  является постоянство состава работников. В некоторых организациях коммерческая деятельность носит сезонный характер, и руководителям выгоднее нанимать работников и тем самым расширять  штат в определенное время года, когда по тем или иным причинам ему нужно временно создать дополнительное рабочее место. В этом случае в структуре организации необходимо предусмотреть изменения исходя из особенностей каждого сезона.

Помимо  всего прочего в данном документе  прописывается заработная плата  каждого работника. Трудовым договором  руководитель закрепляет за работником ставку начисления заработной платы, поэтому еще одним фактором, влияющим на состав данного управленческого документа, является то, каким образом начисляется заработная плата работника, является она фиксированной или сдельной, в каком объеме и каким образом начисляется премия.

3. Правила  внутреннего трудового распорядка.

Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения у работодателя, являются правила внутреннего трудового распорядка. С помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.

Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются и составляются организацией самостоятельно, исходя из специфики работы кадровой или юридической службой предприятия, и могут являться приложением к коллективному договору. Существует нормативная база, помогающая в разработке правил внутреннего трудового распорядка.  
Правила внутреннего трудового распорядка должны отражать специфику работы организации и обозначить как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы.

Во внутренних правилах запрещено прописывать  условия, ухудшающие положение работников. 
Содержание правила внутреннего трудового распорядка обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых правил. Рекомендуемая структура документа:

1. Общие положения - цель правил и их применение, на кого распространяются, в каких случаях пересматриваются и другая общая информация.
2. Порядок приема и увольнения сотрудников - описание процедуры оформления приема и увольнения работников, действия организации при переводе сотрудника на другую работу, условия и продолжительность испытательного срока, перечень необходимых документов.
3. Основные права и обязанности сотрудников.
4. Основные права и обязанности работодателя.
5. Рабочее время - время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки; перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие имеются; место и сроки выдачи заработной платы.
6. Время отдыха, время обеденного перерыва и его продолжительность; специальные перерывы для определенных категорий работников, а также перечень работ, на которых они заняты; выходные дни (если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах следует указать, какой день, кроме воскресенья, будет выходным); продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков.
7. Поощрения сотрудников - порядок применения мер морального и материального поощрения.
8. Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины - описание порядка применения мер дисциплинарной ответственности, снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.
9. Заключительные положения - включает в себя пункты об обязательном исполнении правил и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка могут также включать и другие разделы, например "Конфиденциальная информация", "Пропускной и внутриобъектный режим".

4. Положение о структурном подразделении учреждения.

Начнем  с того, что отметим две важных детали:

1. Написание  положений актуально, если есть  реальное деление организации  на эти самые подразделения. 
2. Наличие рассматриваемых положений не обязательно для организации. 
 
Основным критерием для выделения части предприятия (работников) в отдельную структуру является возложение на неё особых задач и функций, а также придание особых полномочий, необходимых для решения этих задач.

Практика  управления показывает, что эффективно организовать работу и осуществлять контроль возможно, если в непосредственном подчинении у одного руководителя находится не более 8-10 работников. Следовательно, желательно деление крупных подразделений на более мелкие структурные единицы:

• управления - отделы, службы;
• цеха - секторы, участки;
• отделы - отделения, секторы, участки.

Наиболее  важной составной частью положений  является разграничение зон ответственности  и упорядочение взаимосвязей между  подразделениями. Организационное построение и в частности разрабатываемые положения направлены именно на то, чтобы упорядочить эти информационные потоки, уменьшить время их прохождения от исполнителя до руководителя и обратно, и в конечном счете повысить качество и скорость принятия решений.

Положение может состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.
2. Структура и штатная численность.
3. Задачи.
4. Функции.
5. Права.
6. Взаимодействие.
7. Ответственность.

Приведенная структура документа является рекомендуемой. На практике разделов в Положении  может быть как больше (могут добавляться: имущество и средства (бюджет), условия  оплаты труда, организация работы, порядок  утверждения и внесения изменений  и т. д.), так и меньше.

5. Должностная инструкция работнику.

Эффективное управление персоналом организации, полное раскрытие профессионального и  творческого потенциала кадровых ресурсов, повышение качества и эффективности  труда невозможно без юридически и научно обоснованного распределения обязанностей между работниками. Должностные обязанности могут быть зафиксированы в трудовом договоре, Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах. Особую роль в их закреплении играет должностная инструкция работника.

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93 относит должностные  инструкции к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия, тем самым подтверждая, что должностная инструкция является локальным нормативным актом, определяющим задачи, функции, основные обязанности  и сферу ответственности работников при осуществлении ими трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

При создании должностной инструкции основными  целями являются:

-создание организационно-правовой основы трудовой деятельности;

-повышение ответственности работника за результаты его деятельности;

-обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания.

В качестве альтернативного варианта оформления должностной инструкции возможно создание для работников персональных должностных  инструкций в качестве приложения к  трудовому договору. Тогда в них  прописываются индивидуальные должностные  обязанности, отличные от общеустановленных по данной должности. Рекомендуется хранить такие инструкции в личных делах работников, а экземпляр инструкции выдавать работнику на руки вместе с экземпляром трудового договора.

6. Приказ, распоряжения, указание, инструкция.

Приказ – основной распорядительный документ, чаще всего встречающийся в практике управления. Приказы издаются руководителем организации, действующим на основе единоначалия, т.е. подписать приказ вправе только первое лицо организации или лицо, исполняющее его обязанности, если это оформлено в установленном порядке. Приказы издаются по вопросам административной деятельности, требующим правового решения.

В любой  организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Готовит проект приказа структурное подразделение  или должностное лицо, к работе которого он будет иметь отношение  или деятельность которого связана  с его исполнением.

Формуляр  приказа:

• постоянные реквизиты "единого" бланка:
• эмблема;
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• переменные реквизиты "единого" бланка:
• дата;
• регистрационный номер;
• место составления или издания документа;
• заголовок;
• текст;
• отметка о наличии приложения;
• подпись;
• визы.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для решения оперативных вопросов. Распоряжения оформляются аналогично приказам. В распоряжении может отсутствовать констатирующая часть и слова предлагаю, обязываю или считаю необходимым.

Приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:

• совершенствование организационной структуры предприятия;
• выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;
• обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;
• утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера приказов, инструкций и т.д.).

Второй  подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Указание – правовой акт, издаваемый по следующим вопросам:

• информационно-методические;
• организация исполнения приказов, инструкций;
• оформление решения оперативных вопросов.

Указания  оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть указания начинается со слов предлагаю или обязываю.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

7. Протокол, акт, докладная записка.

  Протокол  – документ, фиксирующий ход заседания  и порядок принятия решений коллегиальным  органом.

  Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

  Протокол  является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

  В практике бизнеса составляются протоколы  деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий  и другие, в которых фиксируются  не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

  Протоколы, создаваемые с целью подтверждения  расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

  По  некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний  аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную  подсистему кадровой документации.

  Протоколы общих собраний акционеров (и документы  к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским  кодексом Российской Федерации, Федеральным  законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной  службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной  документации, а в настоящее время  можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

   Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут  быть акты:

- приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов);

- обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

- приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей);

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных случаев;

- ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются  унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего, необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации. Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.