Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптечной организации в ЦРА № 57 города Верхняя Пышма

МИНЕСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ

        ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИЙ  ФИЛИАЛ ГБОУ СПО «СОМК»

 

 

 

 

                                                    РЕФЕРАТ

ТЕМА: Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей в аптечной организации в ЦРА № 57 города Верхняя Пышма.

 

 

 

 

 

Специальность «Фармация»                 Исполнитель: Сулейманова Анна

базовой подготовки                               Группа 201

ПМ, МДК: 03 «Организация                Преподаватель: Петрова Н.Ю

деятельности аптеки»                                             

Дата защиты 26.12.13                                База практики: ЦРА №57 г. Верхняя

                                                                     Пышма

                                                                     Время прохождения практики: с 9 по             

                                                                     27 декабря

 

                                                               

                                                                    

Екатеринбург  2013

 

 

                                             СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение
2. Нормативные документы
3. Необходимо инвентаризировать
4. Документальное оформление результатов инвентаризации
5. Сроки проведения инвентаризации
6. Порядок проведения инвентаризации
7. Заключение
8. Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                         

 

 

                                            ВВЕДЕНИЕ

Периодически в любой аптеке проводится инвентаризация. И каждый работник участвует в ее проведении. В ходе инвентаризации могут выявиться как излишки, так и недостача, которая чаще всего покрывается из кармана первостольника. Терять же свои деньги не хочет никто. Именно поэтому к проведению инвентаризации необходимо подойти крайне ответственно. Давайте же поговорим о том, в каких случаях и как именно должна проходить инвентаризация.

Основные аспекты

Прежде всего, необходимо понять, что такое инвентаризация и для чего она проводится. Инвентаризация – это проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся в аптеке, а также оборудования, оргтехники и бытовой техники, выданных руководством компании работникам для использования в повседневной работе. Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета. Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи. Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.

Задачи инвентаризаций

Одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности аптеки и ее имущественном положении. Такая информация необходима как внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества аптеки, так и внешним пользователям - инвесторам, кредиторам и др.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности аптеки обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации). Инвентаризации подлежит все имущество аптеки независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации).

 

Основными целями проведения инвентаризации являются:

- выявление фактического  наличия имущества;

- сопоставление фактического  наличия имущества с данными  бухгалтерского учета;

- проверка полноты и  обоснованности отражения в учете  обязательств (п. 1.4 Методических указаний  по проведению инвентаризации).

Условно можно выделить 3 вида инвентаризации.

• Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящийся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).

• Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.

• Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.

Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании. При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права. Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности. Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.

Также инвентаризации проводят при выявлении фактов кражи и порчи товара. При выявлении недостачи ее материальный эквивалент делится между всеми работниками аптеки и вычитается из зарплаты. Согласитесь, никто не хочет платить за чужие грехи. А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись. Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.

 

Участники

В проведении инвентаризации обязаны участвовать все работники аптеки: фармацевты, провизоры, консультанты и заведующая, если она в этой аптеке есть. Обязательно присутствие уполномоченных работников офиса, которые составляют инвентаризационную комиссию. В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации. С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.

 

Инвентаризация обязательна в следующих случаях:

- при передаче имущества  в аренду, выкупе, продаже, а также  при преобразовании государственного  или муниципального унитарного аптечного предприятия;

- при смене материально  ответственных лиц;

- при выявлении фактов  хищения, злоупотребления или порчи  имущества;

- в случае стихийного  бедствия, пожара или других чрезвычайных  ситуаций, вызванных экстремальными  условиями;

- при реорганизации или  ликвидации аптеки;

- в других случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации.

Напомним также, что в соответствии с п. 1.6 Методических указаний инвентаризация также может проводиться при коллективной (бригадной) материальной ответственности, если:

- сменился руководитель  коллектива (бригады);

- выбыло из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов  его членов;

- ее проведения требуют  один или несколько членов  коллектива (бригады).

В аптеках с большой номенклатурой ценностей в межинвентаризационный период могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения (п. 2.16 Методических указаний по инвентаризации).

В зависимости от величины аптеки и иных обстоятельств в отчетном году может быть проведено несколько инвентаризаций. При этом дата их проведения и перечень проверяемого имущества и финансовых обязательств устанавливаются руководителем аптеки. Аптека может провести инвентаризацию основных средств, например, по состоянию на 1 ноября текущего года, инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами - по состоянию на 1 января следующего за отчетным года, а инвентаризацию остального имущества и финансовых обязательств - по состоянию на 1 декабря текущего года.

Действующими нормативными документами не запрещено проведение инвентаризации на любую удобную для аптеки дату (например, на 3 или 26 декабря). Однако более целесообразно начинать плановую инвентаризацию 1-го числа месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета (т. е. формируются данные, необходимые для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации).

Однако если проведение инвентаризации будет начинаться не 1-го числа месяца, а, например, 3-го, то возникнет необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризируемое имущество или финансовые обязательства.

Заметим также, что кроме всех вышеперечисленных случаев необходимо проведение инвентаризации незавершенного производства для целей налогообложения (п. 1 ст. 319 НК РФ).

Кроме того, ежемесячная инвентаризация требуется и аптекам розничной торговли для расчета суммы валового дохода.

 

 

                               Нормативные документы

Основными нормативными документами, регламентирующими порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации, являются: Федеральный закон «О бухгалтерском учете»; Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ; Методические указания о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина РФ от 13.06.95г. № 49; Инвентаризация – прием, используемый в бухгалтерском учете для выявления фактического состояния имущества и финансовых обязательств предприятия и его сопоставления с данными бухгалтерского учета. Порядок ее проведения (количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них) определяется руководителем организации (инициативная инвентаризация). Однако в некоторых случаях проведение инвентаризации предписывается в законодательном порядке (обязательная инвентаризация) - ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

 

                         

 

 

                    Необходимо инвентаризировать

Согласно п. 1.2 Методических указаний по инвентаризации необходимо инвентаризировать:

- основные средства;

- нематериальные активы;

- финансовые вложения;

- производственные запасы;

- готовую продукцию;

- товары;

- прочие запасы;

- денежные средства;

- прочие финансовые активы;

- кредиторскую задолженность;

- кредиты банков;

- займы;

- резервы.

 

        Документальное оформление результатов инвентаризации

В соответствии с п. 2.6 Методических указаний по инвентаризации сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах.

Напомним, формы инвентаризационных описей, актов инвентаризации и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации":

1) Инвентаризационная опись  основных средств (форма ИНВ-1);

2) Инвентаризационная опись  нематериальных активов (форма ИНВ-1а);

3) Инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2);

4) Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей (форма  ИНВ-3);

5) Акт инвентаризации товарно-материальных  ценностей отгруженных (форма ИНВ-4);

6) Инвентаризационная опись  товарно-материальных ценностей, принятых  на ответственное хранение (форма  ИНВ-5);

7) Акт инвентаризации товарно-материальных  ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6);

8) Акт инвентаризации драгоценных  металлов и изделий из них (форма ИНВ-8);

9) Инвентаризационная опись  драгоценных металлов, содержащихся  в деталях, полуфабрикатах, сборочных  единицах (узлах), оборудовании, приборах  и других изделиях (форма ИНВ-8а);

10) Акт инвентаризации  незаконченных ремонтов основных  средств (форма ИНВ-10);

11) Акт инвентаризации  расходов будущих периодов (форма  ИНВ-11);

12) Акт инвентаризации  наличных денежных средств (форма  ИНВ-15);

13) Инвентаризационная опись  ценных бумаг и бланков документов  строгой отчетности (форма ИНВ-16);

14) Акт инвентаризации  расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17);

15) Справка к акту инвентаризации  расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к форме ИНВ-17);

16) Сличительная ведомость  результатов инвентаризации основных средств (форма ИНВ-18);

17) Сличительная ведомость  результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19);

18) Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22) (образец 1);

19) Журнал учета контроля  за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23);

20) Акт о контрольной  проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма ИНВ-24);

21) Журнал учета контрольных  проверок правильности проведения  инвентаризаций (форма ИНВ-25).

Заметим также, что форма ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" введена постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 № 26.

Однако при инвентаризации имущества или обязательств, для которых не предусмотрено специальных форм, аптека разрабатывает собственные акты или описи.

Разработка аптекой собственных форм актов и описей, как правило, осуществляется на основе типовых форм и при условии обязательного наличия всех необходимых реквизитов, позволяющих установить полноту и подлинность содержащейся в них информации. Перечень реквизитов, наличие которых в инвентаризационных описях и ведомостях обязательно, нормативными документами специально не установлен. По нашему мнению, к числу обязательных реквизитов относятся:

- наименование документа (инвентаризационная опись, акт и  т. п.);

- основание проведения  инвентаризации (приказ, распоряжение и т. д.);

- наименование инвентаризируемого  имущества;

- местонахождение инвентаризируемого  имущества;

- на каких балансовых  или забалансовых счетах учитывается инвентаризируемое имущество;

- даты начала и окончания  инвентаризации;

- перечень материально  ответственных лиц;

- список членов инвентаризационной  комиссии;

- перечень товарно-материальных  ценностей, выявленных в ходе инвентаризации, сведения об их количестве в натуральном и стоимостном выражении;

- личные подписи материально  ответственных лиц и членов  инвентаризационной комиссии, подтверждающие их присутствие при проведении инвентаризации и подлинность сведений, отраженных в составленном документе (инвентаризационной описи или акте). Следует иметь в виду также следующее: непосредственно в инвентаризационной описи либо в качестве неотъемлемого приложения к ней должны быть расписки материально ответственных лиц о сдаче ими в бухгалтерию всех имеющихся к началу инвентаризации документов, относящихся к движению инвентаризируемого имущества.

Инвентаризационные описи или акты могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Описи (или акты) заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Перечислим основные требования заполнения общих реквизитов документов, которыми оформляют результаты проведенной инвентаризации.

В строке "организация" указывается полное наименование аптеки - составителя документа.

В графе "по ОКПО" указывается код по ОКПО, присвоенный Госкомстатом России.

В строке "структурное подразделение" указывается название структурного подразделения аптеки, в котором проводится инвентаризация (отдел, аптечный пункт, киоск и т. д.).

В этой же строке в соответствующей графе указывают код структурного подразделения (если в аптеке применяется соответствующая система кодирования).

В графу "вид деятельности" необходимо записать код вида деятельности по Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг ОК 004-93, утвержденному постановлением Госстандарта России от 06.08.1993 № 17.

В строке "Основание для проведения инвентаризации" показывают, что является письменным заданием на проведение инвентаризации: приказ, постановление, распоряжение (ненужное необходимо зачеркнуть).

В этой же строке в графе "Номер" записывают номер документа, который является основанием для проведения инвентаризации.

В следующей строке в графе "Дата" указывают дату документа, который является основанием для проведения инвентаризации.

В графу "Дата начала инвентаризации" нужно записать соответствующую дату, установленную руководителем аптеки в документе, который является основанием для проведения инвентаризации.

В графе "Дата окончания инвентаризации" указывают дату, установленную руководителем аптеки в документе, который является основанием для проведения инвентаризации.

В графе "Вид операции" проставляется код операции, которая оформляется заполняемым документом. Код применяется только в том случае, если аптека применяет систему кодирования.

Каждому документу присваивают порядковый номер, который указывают в графе "номер документа", а далее в этой строке, в соответствующей графе, указывают дату составления документа.

Первичный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Об этом следует помнить при оформлении документов инвентаризации.

 

                     Сроки проведения инвентаризации

Порядок, сроки проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств являются элементами учетной политики, которая утверждается соответствующим приказом руководителем аптеки.

Согласно п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации все аптеки обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков.

 

     

 

 

 

 

 

 

     

 

 

 

 

 

         Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации приказом руководителя назначается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ, а также для проведения внеплановых и частичных инвентаризаций могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии. 

В состав инвентаризационных комиссий включаются представители администрации  - председатель инвентаризационной комиссии, работники бухгалтерии, экономисты и другие специалисты.

Инвентаризационные комиссии несут ответственность за:

1. своевременность  проведения инвентаризации;

2. соблюдение порядка  проведения инвентаризации;

3. полноту и точность  внесения в описи данных о  фактических остатках проверяемого имущества или расчетов;

4. правильность  указания в описи наименований  и отличительных признаков товарно-материальных  ценностей (лекарственная форма, объем, вес, концентрация, дозировка, количество  доз в упаковке и

т.д.);

5. правильность  и своевременность оформления  материалов инвентаризации.

Инвентаризация имущества проводится по местам его нахождения и по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества осуществляется при обязательном участии материально-ответственных лиц. В ходе проведения инвентаризации пересчитывается количество и определяется общая стоимость имеющихся в наличии товарно-материальных ценностей, проверяется правильность их оценки. 

По результатам инвентаризации можно уточнить балансовую стоимость имущества. Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке - наиболее трудоемкий процесс (большой объем и ассортимент товара).

Любая инвентаризация начинается с издания руководителем распоряжения о проведении инвентаризации (указывается № и дата распоряжения, председатель и состав инвентаризационной комиссии с должностями и фамилиями, сроки и место проведения инвентаризации, что подлежит инвентаризации), которое регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Председателю инвентаризационной комиссии вручается контрольный пломбир.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия обязана провести следующие мероприятия:

1. опломбировать  места хранения материальных  ценностей, имеющие отдельные входы (выходы);

2. проверить исправность  весо-измерительных приборов и  соблюдение установленных сроков их клеймения (поверки);

3. получить отчеты  материально-ответственных лиц о  движении материальных ценностей  и денежных средств (все приходные  и расходные документы, приложенные к отчетам визируются председателем с указанием «До инвентаризации на (дата)», заверенным его подписью, что служит основанием для определения в бухгалтерии остатков материальных ценностей по учетным данным к началу инвентаризации).

Материально-ответственные лица оформляют в инвентаризационной описи подписку № 1 о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к проверке в присутствии инвентаризационной комиссии, а при плановых - заблаговременно. Они должны быть сгруппированы по наименованиям, формам выпуска, сериям, ценам в порядке, удобном для подсчета их количества. 

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и вносится в инвентаризационные описи.

Запрещается вносить в описи данные об остатках материальных ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

По материально-производственным запасам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих материальных ценностей может определяться на основании маркировки на упаковке или на основании документов поставщика, но с обязательной выборочной проверкой содержимого упаковок.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Не допускается беспорядочный переход от одного вида ценностей к другому. После проверки ценностей помещение их хранения опломбировывается, и инвентаризационная комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Если инвентаризация не завершена в течение одного дня, помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (пломбир на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии).

Инвентаризация денежных средств в кассе: Кассир в присутствии членов комиссии подсчитывает остаток (наличность) денег в кассе; Кассир составляет кассовый отчет (ф. АП-32). Комиссия записывает показания суммирующих кассовых аппаратов; Комиссия сопоставляет фактический остаток денег с учетным остатком и выявляет результат инвентаризации (предварительно проверив кассовые отчеты); Данные об остатках денежных средств, а также результатах инвентаризации записывают в Акте инвентаризации денежных средств (Инв-15) с распиской кассира об отсутствии претензий к проведению инвентаризации комиссией. При выявлении недостач или излишков денежных средств с кассира берут письменное объяснение.

Инвентаризация товаров: В каждой комнате (рекомендуется начать с подсобных помещений) проверку начинают от входа слева направо, сверху вниз, вытаскивая все из шкафов и после проверки ставят назад в шкаф, затем шкафы закрываются и на них ставится отметка о проверке; Инвентаризация ценностей проводится по их местонахождению и ответственному лицу, на хранение у которых эти ценности находятся, при обязательном участии материально-ответственных лиц; Снятие фактических остатков ценностей производится обязательно путем подсчета, взвешивания, определения объема, или на основании обмеров и технических расчетов; Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количества показываются по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, в инвентаризационных описях Инв-15; Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение.

Инвентаризационные описи, составляемые вручную, заполняются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом четко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается. На каждой странице инвентаризационной описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются. Отдельные инвентаризационные описи составляются на: ценности, не принадлежащие аптеке, но находящиеся в ней на хранении; препараты, находящиеся на предметно-количественном учете, ф. № АП-43 при сверке с данными предметно-количественного учета; товары, подготовленные к отпуску, но не оплаченные; тару.