Психология делового общения. 2

      Психология  делового общения

      Содержание

      Введение 2

      1. Психологическое взаимодействие  членов коллектива в процессе  общения 3

      2. Этика делового общения 6

      3. Управленческое общение: понятие,  формы, принципы, структура 8

      Заключение 20

      Литература 21

       Введение

      Специфика деловых отношений обусловлена  тем, что оно возникает на основе и по поводу определенного вида деятельности, связанной с производством какого-либо продукта или делового эффекта. При  этом стороны выступают в формальных (официальных) статусах, которые определяются необходимые нормы и стандарты (в том числе и этические) поведения людей.

      Первостепенное  значение в этике деловых отношений  имеет деловое общение. Как и  всякий вид общения, деловое общение  имеет исторический характер, оно  проявляется на разных уровнях социальной системы и в различных формах. Его отличительная черта – оно не имеет самодавлеющего значения, не является самоцелью, а служит средством для достижения каких-либо других целей. В условиях рыночных отношений – это прежде всего получение максимальной прибыли.

      Деловое общение является необходимой частью человеческой жизни, важнейшим видом  отношений между людьми. Вечным и  одним из главных регуляторов  этих отношений выступают этические  нормы, в которых выражены наши представления  о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своими подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он вообще их учитывает в общении, он может, как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным. 

      1. Психологическое взаимодействие  членов коллектива в процессе  общения

      В процессе общения в коллективе создается  своеобразный общий банк идей, способов и приемов решения конкретных задач, которые используются в совместной деятельности для решения новых задач. Необходимо подчеркнуть, что деловое общение способствует не только решению чисто утилитарных задач, но и духовному взаимообогащению общающихся, ибо «именно в процессе совместной деятельности и общения наиболее рельефно проявляется как профессиональная, так и социальная дееспособность каждого конкретного человека»1.

      В зависимости от меры вовлеченности  человека в отношения, выделяют три  его вида:

      социально-ролевое общение, в процессе которого индивид усваивает социальные нормы;

      деловое общение, объединяющее людей на основе общности деятельности, общности интересов  дела;

      интимно-личностное общение, предполагающее особую психологическую  близость, сопереживание партнеру по общению, проникновение в его внутренний мир.

      Чтобы облегчить установление психологического контакта с другим человеком, работнику  следует учитывать, к какому именно общению он стремится и на какой  уровень понимания с его стороны  рассчитывают. Способность выбрать вид, манеру общения, привести выражение своих эмоций и свое поведение в соответствие с ними, а также с поведением других людей — одно из необходимых условий плодотворности деловых отношений в коллективе.

      Поведение участников совместной деятельности определяется их объективной взаимозависимостью, которая составляет необходимое условие всякого взаимодействия. Но для того чтобы установилось сотрудничество, нужна полная и всесторонняя информация об условиях, задачах, способах решения поставленных задач и других обстоятельствах, связанных с достижением общей цели.

      Полная  информация об условиях деятельности стимулирует сотрудничество и желание  помочь друг другу. Особенно важно активизировать деловое общение в коллективе руководителю. При этом необходимо учитывать личностные качества сотрудников, поскольку каждый из них охотнее пойдет на какие-либо уступки, если будет уверен, что в других случаях коллеги примут во внимание его точку зрения, учтут его интересы. Важно лишь объективно учитывать интересы каждого работника, пытаться встать на его место, взглянуть на положение вещей его глазами, чтобы понять, не противоречит ли предлагаемый путь решения задачи его интересам.

      Итак, в совместной деятельности необходимы:

      искреннее сотрудничество;

      информированность обо всем, связанном с достижением цели;

      оптимальный стиль поведения.

      Что же определяет эффективность взаимодействия руководителя с подчиненными? Как  проявляется это взаимодействие в процессе делового общения?

      Руководитель  обычно вступает в управленческое общение, чтобы:

      отдать  распоряжение, указание, что-либо порекомендовать, посоветовать;

      получить "обратную связь", т.е. контрольную  информацию от подчиненного о выполнении задания;

      дать  оценку выполнения задания тем или  иным подчиненным.

      При этом руководитель стремится:

      оказать влияние на подчиненного, чтобы сделать  его своим единомышленником в  вопросах о способах наиболее успешного  достижения общей их цели;

      побудить  его к определенным действиям  и поступкам или к воздержанию  от них;

      изменить  или скорректировать свои представления о путях решения стоящих перед коллективом задач.

      На  каждом этапе управленческого общения  руководитель оказывает разное психологическое  воздействие: отдавая распоряжения, он во многом предопределяет поведение  подчиненного; получая сведения о ходе выполнения работы, он взаимодействует с ним.

      Когда действия и поступки руководителя соответствуют  системе социальных ожиданий, его  авторитет в глазах подчиненных  повышается, и он быстрее и легче  оказывает действенное влияние  на них, не пользуясь своим должностным преимуществом. Однако любой коллектив не состоит из абсолютных единомышленников, и в нем неизбежно возникнут противоречивые представления о допустимом и недопустимом. И тогда перед руководителем непременно встанет непростая задача — определить, на какие же силы ориентироваться в первую очередь. Волевой руководитель решит такую задачу легко и скоро, хотя, может статься, и не совсем верно. Но излишне рефлектирующий шеф всегда рискует оказаться в состоянии конфликта с самим собой, что очень скоро почувствуют подчиненные и не преминут этим воспользоваться.

      Не  будет большим открытием сказать, что в общении каждый хочет, чтобы  его поняли, но не каждый стремится  понять другого, и зачастую таким "непонятливым" оказывается именно волевой руководитель, который не очень-то озабочен тем, чтобы принять все доводы подчиненных, а просто навязывает им свою волю, подавляя их "авторитетом кресла". Такой стиль руководства, как известно, именуют авторитарным. Этот стиль руководства ныне уже можно считать устаревшим, ибо он, как это тысячекратно подтверждено мировой практикой, резко снижает эффективность делового общения. Действительно, авторитарная личность, даже в лучшем ее варианте, выслушивая аргументы подчиненных и почти принимая их, все-таки из ложных амбиций не может отказаться от прежних своих распоряжений. В таких случаях психологи говорят, что руководитель не может "присоединиться" к своему оппоненту. Что значит "присоединиться"? Присоединиться — это не просто подсесть к веселой компании, оставаясь по сути отъединенным от нее. Нет, присоединение в психологическом смысле — это всегда нечто гораздо большее. Присоединение в психологическом смысле — это духовное взаимодействие, искренний поиск духовной гармонии во взаимоотношениях с партнером в коллективе.

      2. Этика делового общения

      Этику делового общения можно определить как совокупность нравственных норм, правил и представлений, регулирующих поведение и отношения людей  в процессе их производственной деятельности. Она представляет собой частный  случай этики вообще и содержит в себе ее основные характеристики.

      Этику делового общения следует учитывать  в различных ее проявлениях: в  отношениях между предприятием и  социальной средой, между предприятиями, внутри одного предприятия – между  руководителем и подчиненными, между подчиненным и руководителем, между людьми одного статуса. Между сторонами того или иного вида делового общения, существует своя специфика. Задача и состоит в том, чтобы сформулировать такие принципы делового общения, которые не только соответствовали любому виду делового общения, но и не противоречили общим нравственным принципам поведения людей. Вместе с тем они должны служить надежным инструментом координации деятельности людей, вовлеченных в деловое общение2.

      Общий нравственный принцип человеческого общения содержится в категорическом императиве И.Канта: «Поступай так, чтобы максима твоей воли всегда могла иметь также и силу принципа всеобщего законодательства»3. Применительно к деловому общению основной этический принцип можно сформулировать следующим образом: в деловом общении при принятии решения о том, какие ценности следует предпочесть в данной ситуации, поступай так, чтобы максима твоей воли была совместима с нравственными ценностями других сторон, участвующих в общении, и допускала координацию интересов всех сторон.

      Таким образом, в основе этики делового общения должна быть координация, а  по возможности и гармонизация, интересов. Естественно если оно осуществляется этическими средствами и во имя морально оправданных целей. Поэтому деловое общение должно постоянно проверяться этической рефлексией, оправдывающей мотивы вступления в него. При этом сделать этически правильный выбор и принять индивидуальное решение часто дело совсем непростое. Рыночные отношения предоставляют свободу выбора, но вместе с тем увеличивают количество вариантов решений, порождают комплекс моральных дилемм, поджидающих деловых людей на каждом шагу в процессе их деятельности и общения.

      Нравственное  отношение окружающих к нам зависит, в конечном счете, только от нас самих. Когда речь идет о практическом утверждении норм морали, основной императив поведения – «начни с себя».

      Особое  внимание следует обратить на золотое  правило этики общения: «Относитесь  к другим так, как вы хотели бы, чтобы  относились к вам».

      3. Управленческое общение: понятие, формы, принципы, структура

      Деловое (управленческое) общение — это  особый вид общения, который реализуется  в совместной профессионально-предметной деятельности людей и содержание которого определяется социально значимым предметом общения, взаимным психологическим влиянием субъектов общения и формально-ролевым принципом их взаимодействия.

      Структура делового (управленческого) общения.

      В управленческом общении принято  различать такие структурные  компоненты:

      Содержание

      Содержание  делового общения детерминируется социально значимым предметом общения, в качестве которого может выступать любая социально-значимая проблема какой-либо сферы жизни общества (материальной, духовной, регулятивной). Она может быть связана с производством материальных или духовных продуктов, созданием и предложением разного рода услуг (информационных, образовательных, финансовых, менеджерских, маркетинговых).

      Цель

      Важнейшим структурным компонентом делового общения является цель общения, которая  характеризует направленность действий деловых партнеров на решение какой-либо социально-значимой проблемы. В современной практике делового общения реализуются самые разнообразные цели, связанные с расширением информационного фонда деловых партнеров, освоением новой информации; укреплением традиций фирм и предприятий, созданием продуктов и услуг, удовлетворением разного рода потребностей, формированием и изменением межличностных отношений и установок. Реализация этих целей невозможна без психологического влияния и воздействия деловых партнеров друг на друга. Поэтому по целям общения и применяемым согласно этим целям типам психологического воздействия принято различать такие виды делового общения, как эмоциональное, информационное, убеждающее, конвенциональное, суггестивное, императивное, манипулятивное, партнерское.

      Типология делового общения по цели общения  представлена на рис. 1.

      Рис. 1. Типология видов делового (управленческого) общения по цели общения

      Средства

      К структурным компонентам делового общения относятся и средства общения — знаковые и символические  системы деловой коммуникации, обеспечивающие передачу, обмен и переработку  информации, поступающей от деловых  партнеров.

      Различают невербальные и вербальные, паралингвистические и экстралингвистические средства деловой коммуникации. К невербальным относятся образные (неязыковые) системы деловой коммуникации, которые включают в себя сигналы кинесические (мимику, жесты, походку, позу, взгляд), такесические (телесные контакты: похлопывания, рукопожатия), проксемические (дистанция между деловыми партнерами и угол ориентации по отношению друг к другу).

      Вербальные (речевые, словесные) средства делового общения отражают сущностную логико-смысловую канву деловой коммуникации. Они включают в себя различные речевые конструкции, фразеологические обороты, характерные для официального делового стиля языка. Кроме профессионального языка, который требует предельной точности речи, в деловой коммуникации может присутствовать и разговорная лексика, разного рода речевые шаблоны, эмоционально-окрашенные неологизмы, метафоры. Они выполняют в основном целевую коммуникативную функцию в спонтанно возникающих диалогах, беседах деловых партнеров.

      Паралингвистические и экстралингвистические средства делового общения по существу служат дополнением вербальной коммуникации. Паравербальные сигналы, составляющие основу паралингвистической системы, характеризуют тональность голоса делового партнера, его диапазон и тембр, логические и фразовые ударения. Экстралингвистическая система характеризует темп речи делового партнера, включение в нее пауз, покашливания, смеха, элементов плача.

      Таким образом, речевые оттенки в высказываниях  деловых партнеров сигнализируют  об их эмоциональных состояниях и в целом о самом эмоциональном фоне делового общения4.

      Формы

      Форма делового (управленческого) общения  составляет важнейший структурный  элемент делового общения. Она характеризует  способ реализации коммуникативного процесса делового общения. Одно и то же информационное содержание делового общения может быть реализовано на основе различных способов коммуникации и совместной деятельности деловых партнеров: деловой беседы, совещания, переговоров, пресс-конференции, публичного выступления, презентации, дискуссии.

      Все эти способы представляют собой  различными формами делового общения. Например, обсуждение какого-либо образовательного или финансового проекта может  проходить в форме деловой  беседы или делового совещания, деловых  переговоров. При этом подбирается оптимальная форма делового общения, соответствующая наиболее эффективной реализации информационного содержания делового общения.

      Наиболее  распространенная и общепринятая форма  делового общения в современной  деловой практике — деловая беседа. Ее особенность состоит в том, что она представляет собой диалоговую форму коммуникации, в которой межличностное общение деловых партнеров ограничено формально-ролевыми и пространственно-временными рамками.

      Взаимодействие  когнитивной и эмоционально-аффективной сфер психики деловых партнеров присутствует здесь на всех уровнях: вербальном, невербальном, пара- и экстралингвистическом, но преобладает в деловой беседе вербальное общение. А. П. Панфилова рассматривает деловую беседу как «своеобразную психологическую пьесу, включающую монологи и диалоги, определенный набор ролей, разыгрываемых в рамках конкретного времени»5. И такое рассмотрение можно считать вполне приемлемым, поскольку в деловой беседе осуществляется не только обмен информацией между деловыми партнерами, но и направленное психологическое воздействие на всех этапах деловой беседы.

      Общепринятая  структура деловой беседы, разработанная  П. Мицичем, включает пять этапов: начало беседы, передачу информации, аргументирование, подведение итогов, принятие решений. И на каждом из этих этапов реализуются свои, особые типы психологического влияния. Так, на этапе аргументации основным типом психологического влияния служит убеждение, а в начале беседы — побуждение, расположение6.

      В современной деловой практике в качестве важной формы делового общения используется деловое совещание. В отличие от деловой беседы деловое совещание как форма деловой коммуникации применяется тогда, когда необходимо совместное коллективное обсуждение какой-либо социально значимой проблемы. По сравнению с деловой беседой численность субъектов общения здесь, как правило, возрастает. Меняются также направленность коммуникаций и их частота. Определяющее психологическое влияние в деловом совещании исходит от коммуникативного лидера, которым может быть официальный руководитель или ведущий сотрудник. Особое значение для делового совещания имеет организация пространственно-временной среды общения участников совещания. Расположение деловых партнеров должно способствовать их наилучший вербальной и невербальной коммуникации, а временные рамки желательно ограничить двумя часами.

      Важно учитывать и психологическую  совместимость участников делового совещания. В особенности это  касается часто конфликтующих деловых партнеров, которым желательно занять за столом переговоров не конкурирующе-оборонительную позицию, а угловую или кооперативную.

      Выделяют  несколько основных типов делового совещания:

      оперативные — по решению ситуационных вопросов;

      организационные — по координации действий структурных подразделений;

      планирующие — определяющие стратегию и тактику  деятельности;

      мотивационные — по стимулированию производительности труда;

      контролирующие  — по контролю за результатами деятельности.

      Данное  совещание можно отнести к оперативным, т.к. оно собирается по вопросу подготовки и проведения выставки-продажи.

      Особая  форма делового общения — пресс-конференция. Она применяется тогда, когда  необходимо ознакомить общественность с точкой зрения предприятия, организации, фирмы или представителей государственных структур на какую-либо социально значимую проблему. Пресс-конференция может применяться и в целях создания позитивного корпоративного имиджа. В этом случае она становится одним из важных направлений деятельности паблик рилейшнз (функции современного менеджмента) по созданию благоприятной для успеха организации внешней социально-психологической среды. Позитивный корпоративный имидж крайне необходим для закрепления устойчивого положения в деловом мире. Поэтому многие известные фирмы, предприятия постоянно работают со средствами массовой информации, организуя пресс-конференции и тем самым оказывая воздействие на характер общественного мнения.

      Особенность пресс-конференции как формы делового общения состоит в том, что  она организуется как кратковременная официальная встреча с представителями СМИ, которая длится, как правило, не более часа. Ее коммуникативная структура включает ведущего коммуникатора (докладчика или выступающего с заявлением от какой-либо организации), экспертов и представителей прессы, телевидения, радио, которые в качестве субъектов общения участвуют в пресс-конференции.

      По  сравнению с деловой беседой  и деловым совещанием на пресс-конференции, значительно взрастает интенсивность  вербальных коммуникаций, в особенности таких, которые связаны с постановкой и формулировкой вопросов (открытых, закрытых, альтернативных) и ответов на эти вопросы. Поэтому в вербальной коммуникации здесь очень важны ясность, направленность, наглядность, ритм, допустимая открытость, профессионализм и уважительное отношение ко всем участникам пресс-конференции. Эмоциональный фон пресс-конференции в значительной мере определяется эмоционально-чувственным настроем ведущего пресс-конференцию, его умением корректно отвечать на «провокационные» вопросы и сохранять сдержанность и любезность в острых ситуациях.

      Важнейшей формой делового общения являются деловые  переговоры. В отличие от других форм делового общения деловые переговоры имеют более жесткие формально-ролевые  и статусные рамки. Следование деловому протоколу здесь обязательно, полномочия участников деловых переговоров определены более четко и конкретно специальной инструкцией.

      Принято различать два вида деловых переговоров: спонтанные (импровизированные) и спланированные (к которым готовятся заранее). Их структура детерминируется последовательностью в них коммуникативных контактов и связей деловых партнеров. Она включает начало переговоров, согласование их тематики, изложение и обсуждение точек зрения, соглашение.

      Важный  аспект вербальной коммуникации в деловых переговорах — уход от личностных характеристик партнеров и подача целенаправленной предметной информации в краткой доступной для партнера форме.

      Правила подготовки и проведения деловых  переговоров

      Перед началом переговоров очень важно для их успешного исхода создать благоприятный психологический климат. Существуют несколько эффективных приемов, которые позволяют в самом начале переговоров быстро расположить к себе вашего партнера и при необходимости безболезненно для его самолюбия склонить к вашей точке зрения.

      В самом начале переговоров следует  ненавязчиво внушить партнеру сознание или его собственной значимости, или авторитета фирмы, которую он представляет. Но делать это следует  искренне, не сбиваясь на дешевые комплименты. Глубочайшим стремлением, присущим человеческой природе, является желание быть значительным. Каждый человек стремится быть оцененным по достоинству. Таким образом, чтобы стать хорошим собеседником и сразу завоевать расположение делового партнера, необходимо прежде всего внушить ему сознание его собственной значимости.

      Во  время деловых переговоров очень  важно проявлять исключительное внимание к партнеру. В этом заключается  один из наиболее важных секретов успеха во взаимоотношениях деловых людей. Говорить нужно о том, что больше интересует вашего партнера, или о том, что он хорошо знает. Задавайте те вопросы, на которые вашему партнеру будет приятно отвечать.

      Во  время переговоров бывает очень  трудно отстоять свою точку зрения. Однако никоим образом нельзя делать это с помощью спора, поскольку известно, что в девяти случаях из десяти спор заканчивается тем, что каждый из его участников еще больше, чем прежде, убеждается в собственной правоте.

      Если  вы спорите или возражаете, то вы можете иногда одержать победу, но победа эта будет бессмысленной, потому что таким образом вы не добьетесь расположения собеседника. Именно поэтому следует решать самим, что для вас является более предпочтительным: показная победа или расположение собеседника. Необходимо запомнить следующее.

      В процессе переговоров партнеры хотят:

      добиться  взаимной договоренности по вопросу, в  котором, как правило, сталкиваются интересы;

      достойно  выдержать конфронтацию, неизбежно  возникающую из-за противоречивых интересов, не разрушая при этом сложившиеся  отношения.

      Для того чтобы удовлетворить эти  желания, необходимо:

      решить  проблему;

      наладить  межличностное взаимодействие;

      управлять эмоциями.

      Любые умения проявляются в действиях, которые могут быть правильными  или неправильными. Правильные, психологически грамотные действия приводят к тому, что желаемые цели будут достигнуты. Неправильные действия могут подчас привести к результату, противоположному желаемому.

      Когда партнер не прав, можно дать ему  понять это взглядом, жестом или  интонацией. Однако если вы прямо скажете ему об этом, то нанесете удар по его самолюбию и чувству собственного достоинства. Это вызовет у него желание защититься, доказать обратное, но отнюдь не изменить свою точку зрения.

      Допуская  возможность ошибки со своей стороны, вы сможете избежать затруднительного положения. Кроме того, следует избегать прямо противоречить мнениям других, а также самоуверенно отстаивать свою точку зрения. Желательно при наличии "острых углов" в разговоре не употреблять слова и выражения, передающие твердое мнение, например: "несомненно", "конечно", "только так и не иначе". Их лучше заменить на следующие фразы: "мне так кажется", "я полагаю", "я думаю'

      Если  партнер утверждает что-либо ошибочное, то следует отказать себе в удовольствии немедленно уличить его, а начать свой разговор с замечания, что в определенных условиях и при известных обстоятельствах его мнение было бы правильным, но в данном случае дело обстоит иначе. Манера выражать свое мнение как можно скромнее всегда вызывает меньше возражений. Если грозит столкновение взглядов, то разумнее опередить оппонента, взяв инициативу на себя. Гораздо выгоднее подвергнуть себя самокритике, чем слушать обвинения из чужих уст. Опыт делового общения свидетельствует о том, что в словесном поединке почти невозможно заставить партнера изменить свое мнение. Спорные вопросы следует решать тактично, дружелюбно и с действительным стремлением понять точку зрения вашего собеседника.