Рабочее место секретаря

     Содержание:

           Введение.

1. Условия труда работников ДОУ
2. Организация рабочего места
3. Рабочее место секретаря
4. Мебель.
5. Освещение рабочего места и помещения.
6. Температурный режим в служебных помещениях.
7. Состав воздуха.
8. Цветовое оформление служебных помещений.
9. Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения.
10. Шум в служебных помещениях.
11. Режим труда и отдыха 

Введение.

    Современное учреждение невозможно представить себе без секретаря. Специалисты этой профессии способствуют улучшению организации труда руководящих работников и повышению его эффективности, являются посредниками между ними и остальными членами организации.

    Понятие секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций – от секретаря-    помощника руководителя, секретаря-референта, учёного  секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.  Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к  образованию,  профессиональным навыкам - от специалиста с высшим образованием  и ученой степенью до вчерашнего выпускника школы, окончившего секретарские курсы. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у них также различно.

  Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировки и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей. Внедрение современной оргтехникой, к его оборудованию и оснащению, является нужным условием заслуги высокой эффективности, оперативности и свойства труда. Сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня, обеспечения вправду секретарского обслуживания.

   Рабочее место секретаря является принципиальной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарь является «лицом учреждения», то и его место обязано быть прототипом правильной организации.

1. Условия труда работников ДОУ  

Условия труда – совокупность факторов производственной среды, оказывающих  влияние на здоровье и работоспособность  человека в процессе труда.

 Мероприятия по улучшению условий труда работников службы документации должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья путем создания нормального освещения (местного и общего), необходимой частоты, влажности и температуры воздуха, благоприятной окраски рабочего помещения, устранения шумов, установления правильного режима.  

2. Организация рабочего места

     Рабочее место-это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

    Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Организация рабочего места включает: оснащение рабочего места мебелью , специальными оборудованиями и необходимыми средствами организационной техники с учетом антропометрических данных, технологическую планировку и условий труда.

 Интерьер служебного  помещения и оборудование рабочего  места оказывает большое влияние  на эффективность работы любого  сотрудника. Место секретаря обычно  располагается в приемной" руководителя  или фирмы. Если учесть, что  приемная и секретарь-это визитная  карточка учреждения, по которой  оценивается культура труда в  целом, создается первое впечатление  о фирме (учреждении), то становится  понятно значение, которое придается  оборудованию приемной и рабочего  места секретаря.

Рабочее место секретаря  состоит из трех зон; основная, где  находится его стол с приставками  и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная  зона, где располагаются шкафы, копировальный  аппарат, факс и т.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма  площади служебных помещений  должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16м2. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

Рабочее место секретаря  в приёмной традиционно размещается  рядом с кабинетом управляющего, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтоб просто можно  было созидать всех входящих;

- в помещение приёмной  обязаны находиться предметы, требующиеся  секретарю и иным сотрудникам  конкретно в процессе работы;

- мебель для гостей  обязана находиться в зоне, отлично  просматриваемой секретарём, удобной  для ее размещения.

Большую часть рабочего времени  секретарь работает сидя, а это  утомляет, поэтому он должен иметь  возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для  письма, работы на пишущей машине, чтения.

В набор мебели (рабочее  место секретаря) обязано входить: столик канцелярский, вспомогательный  стул либо тумба для технических  средств, столик для гостей, стул либо кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для гостей, шкафы и полки  для хранения документов и дел, металлический  сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Интерьер приемной следует  хорошо обдумать. Сегодня фирма может  воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов  с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для  устранения бликов на экране дисплея  светильники общего освещения монтируются  не на потолке, а в верхней части  стенных панелей.

           3. Рабочее место секретаря

Рабочее место секретаря  является важной ячейкой организации  трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее  место секретаря, нередко судят  о работе всего учреждения.

Рабочее место  секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Его плоскость мысленно делят  на два поля. В левом кроме текущей  работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток  с исполненными документами и  письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые  надо подшить в дело.

Все орудия труда размещают  на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше  использовать отдельный стол для  персонального компьютера. Такие  рабочие столы предполагают удобное  размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше  размещать таким образом, чтобы  экран дисплея был развернут  в противоположную от посетителей  сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится  на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

     4. Мебель

 Большое значение имеет  выбор мебели. Непосредственно в  состав рабочего места секретаря  входят стол с приставками,  поворотный стул или кресло, стул  для посетителя.

В зоне обслуживания посетителей  должны быть несколько (2-3) стульев или  кресел и небольшой столик.

Вспомогательная зона оборудуется  шкафами (чаще встроенными) какдля хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом.

Габариты мебели должны соответствовать  площади помещения, она не должна загромождать приемную. Сегодня выпускается  достаточно большое количество рациональных комплектов мебели для приемной и  рабочего места секретаря.

Так как секретарю в  течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность  свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу. Учитывая необходимость секретаря  поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее кресло обязательно  должно быть подъемно-поворотным, а  для расширения рабочей зоны - на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку.

Особое значение придается оборудованию рабочего места  оргтехникой, сокращающей время и трудозатраты на создание, хранение, передачу и использование документов и информации. Сегодня средства оргтехники позволяют максимально механизировать и автоматизировать практически все технические и формально-логические процедуры создания и обработки документов. Совершенно ясно, что к 2000 году повсеместно будут применяться новые информационные технологии, основанные на использовании компьютеров и средств связи. Поэтому современное место секретаря немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе - приставке. Если в обязанности секретаря входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. На этом же столе, где расположен компьютер, или рядом с ним, но в пределах досягаемости располагается принтер. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером. Эта техника размещается на специальной подставке во вспомогательной зоне.

Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее  программное обеспечение.

Как правило, компьютер секретаря  связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем приема-передачи факсов и электронной почты к телефонной сети. Для подбора необходимой руководителю информации компьютер может иметь доступ в Internet.

На рабочем столе или  на отдельной приставке располагаются  телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. Во вспомогательной  зоне может располагаться столик с факсимильным аппаратом, если приходится получать и отправлять большое количество корреспонденции.

На столе секретаря  должны быть только предметы, необходимые  для оперативной работы. Текущие  документы, с которыми секретарь  работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе  секретаря находятся только поступающие  документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены  по папкам и убраны в стол или  шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи.

Все, что постоянно требуется  во время работы, должно размещаться  в пределах вытянутой руки, чтобы  можно было взять не вставая. Каждый предмет должен лежать на постоянном, раз установленном месте. Располагать все надо компактно, систематизировав по видам работы. Так, блокнот для записи и ручка лежат рядом с телефонным аппаратом.

       5.  Освещение рабочего места и помещения.

Одним из благоприятных условий  микроклимата на рабочем месте является наилучшее освещение.

Для обеспечения растерянного освещения при малой яркости  светильников рекомендуется использовать люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Распределение яркости света  имеет принципиальное значение, так  как большая часть документационных операций связанно с внедрением зрения (чтение, письмо, работа на пишущей машинке  и т.Д.).

Напряжение зрения вызывает напряжение мускулов тела и влечёт общее утомление.

Помещение служб документации обязаны иметь естественное освещение, которое оказывает благотворное психологическое действие на человека.

Свет обязан падать на рабочие  поверхности столов и средств  оргтехники с левой стороны либо впереди, определяющий эффект недопустим. Источник света следует располагать  под углом более 30о от горизонтальной полосы взгляда.

Требуемая сила света обязана  сочетаться с правильной подачей  его на рабочее место. Поле зрения человека обхватывает приблизительно 45% всех направлениях, хоть какой свет в данной области обязан рассеиваться.

Освещение рабочих мест может  быть общим (светильники установлены  на потолке) либо местным (настольной лампы).

Наилучшим, признано естественное освещение.

       6. Температурный режим в служебных помещениях.

В согласовании с действующими нормами температура в служебных  помещениях обязана быть в пределах 18-20оС, а в летний 50-55%.

Улучшению состава воздуха  и понижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствуют размещению в служебных  помещениях цветов.

Рациональные климатические  условия в служебном помещении  является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении  вызывает сонливость, усталость, понижает работоспособность.

В прохладном помещении рассеивается внимание, что в особенности вредно для людей занятых умственным трудом.

          7. Состав воздуха.

В служебном помещении  нужно регулярное проветривание  либо конденционирование. Отлично проветривать помещение, устраивать сквозняки на 5-8 минут, тогда воздух полностью изменяется. Отлично влияет на состав воздуха озеленение служебных помещений. В целях улучшения состав воздуха не разрешается курить в служебных помещениях, не следует также пользоваться парфюмерными средствами, имеющими сильно выраженный запох.

          8. Цветовое оформление служебных помещений.

В согласовании с требованиями технической эстетики выбор окраски  служебных помещений обязан делается с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений. Внедрение соответствующего цвета не лишь улучшает внешний вид служебного помещения, но и увеличивает производительность труда, уменьшает утомляемость, оказывает на служащих соответствующие психологическое влияние.

Для служащих служб документации нужно сделать определённый зрительный удобство. Принципиальным является внедрение цвета в качестве носителя информации, а также для сотворения подходящего порядка на рабочем месте, для наилучшей организации труда. К примеру, секретарь, употребляет цветовой «семафор» при раскладке документов в папки разных цветов.

Конкретные цвета обязаны  соответствовать функциям помещения.

Помещения с высокой температурой (южные районы страны) целесообразно  окрашивать в холодные тона, а для  помещений с низкой температурой (северные районы страны) больше подходят тёплые тона. С помощью цвета можно  также выделить либо затушевать особенности  помещения.  К  примеру светлая окраска визуально увеличивает маленькую комнату, черная уменьшает. Используя, разные цвета, можно визуально поделить служебное помещение на отдельные участки.

           9.Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения.

Живые растения - не только украшение  помещения. Многие фирмы и учреждения находятся в центральной части  города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью растений можно  создать микроклимат, организовать соответствующий психологический  настрой, в определенной степени  снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью  можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию.

Растения не только улучшают состав воздуха в помещении, но еще  и увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно важно в  помещениях с паровым отоплением, отличающихся большой сухостью. Растения для помещений надо подбирать  умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение  узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому  оно должно быть особенно тщательно  подобрано и обладать хорошими декоративными  качествами.

Главное условие - растения должны помогать, но ни в коем случае не мешать людям. А это означает, что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить, наклоняться под висящими растениями, заботиться, чтобы не уколоться, проходя мимо, о колючку кактуса или не быть окропленным водой чрезмерно политого цветка. С этих позиций и надо подойти, выбирая место для цветов.           

      10.  Шум в служебных помещениях.

Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в  согласовании с действующими нормами, но не более 40дБ. Понятие шума включает все акустические явления, которое  ухудшают самочувствие человека, понижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отличия  либо ухудшение физического состояния. Точно найти степень отрицательного действия звука тяжело.

Борьба с шумом в  помещении ведётся путём звукоизоляции  шумящего оборудования и рабочих  мест.

При подборе оборудования управляются уровнем шума, указанным  в технических свойствах аппаратуры. Если уровень шума оборудования превосходит  допустимый, а вынести шумящее  оборудование нереально, источник шума звукоизолируют покрывая стенки, пол и потолок акустическими звукопоглащающими материалами.

Вокруг рабочего места  могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15-20см. Выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки разрешают  понизить уровень шума до 2-3 дБ. В  области низких частот и до 6 дБ. В  области больших частот.Не  считая того для уменьшения шума конкретно в его источнике можно положить войлочные либо поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью либо аналогичным материалом ножки стульев.

Но следует знать, что  в определённых дозах шум не лишь не вреден, но даже полезен. Так, приятная, верно подобранная музыка провоцирует  производительность труда, способствует ритмичности.

    11. Режим труда и отдыха 

Режим работы сотрудники  ДОУ обязаны предугадывать определённое чередование периодов труда и  отдыха.

В пятидневной рабочей недельки, рабочий день персонала ДОУ составляет 7ч. 15Мин. При общей продолжительности рабочей недельки 36ч. В согласовании с работающим законодательством выделяется перерыв в 1час, он обязан предоставляться не позже, чем через 4ч. После начала работы. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка.

Нужно проводить физкультурные  паузы 5-10мин. За 1,5ч. До обеда и за 1-1,5 до окончания работы.

Литература:

                                                      Кузнецова Т. В.

«Секретарское дело»   Т. Н. Бондарева 

Интернет ресурсы