Работа с документами, которые поступают на предприятие

     Министерство  науки и образования Украины

     Харьковский торгово-економический институт КНТЕУ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Реферат

     На  тему:

     «Работа с документами, которые  поступают на предприятие» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Выполнила:

     студентка гр. МА-08

     Козел В.С. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Харьков 2011

     Введение

     Значение  документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации  и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия  получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Документы, которые зафиксированные на материальном носителе, информация имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

     Многие  виды управленческих документов предприятие  обязано предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного Фонда Украины и подлежат сдаче в государственные архивы.

     Особое  значение имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо плохо либо не ведется вообще.

     Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без конфликтов с государством и подчиненными.

     Руководители  предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность  и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 

1. Сущность  документооборота на предприятии

     Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

     Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

     Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, т.е. теоретические  основы организации документооборота:

     · оперативность движения;

     · единообразный порядок прохождения  однотипных категорий документов;

     · однократность операций одинакового  целевого назначения;

     · исключение лишних инстанций (каждое перемещение  документа оправдывается только деловой необходимостью).

     Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, Т.е. теоретические  основы организации документооборота:

     · оперативность движения;

     · единообразный порядок прохождения  однотипных категорий документов;

     · однократность операций одинакового  целевого назначения;

     · исключение лишних инстанций (каждое перемещение  документа оправдывается только деловой необходимостью).

     Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила  по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

     Основные  положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота- оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основ-ных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов ра-боты с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

     Разработка  Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

     · объединение различных источников документной информации в единую сеть;

     · организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной  схемы;

     · устранение дублирования информационных и документационных потоков;

     · унификацию приемов работы с документами.

     В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции По работе с документами или в виде приказа руководителя.

     Изначальную основу, документооборота отражают такие  организационные документы, как  устав, положения, приказы о распределении  обязанностей, организационная структура  учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

     Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

     Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

     В любой организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

     Под техническим аспектом понимается продуманная  политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

     Юридический аспект предусматривает решение  правовых вопросов деятельности самой  службы, т.е. установления в соответствующих  документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

     Организационный аспект включает разработку оптимальной  для конкретного управленческого  аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и  сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

     Среди организационных проблем обычно выделяют:

     · выбор оптимальной организационной  формы работы с документами;

     · разработка внутренней организационной  структуры службы делопроизводства;

     · определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

     · регламентация задач и функций  службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также  сотрудников службы с целью определения  их статуса и разграничения функций;

     · выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

     · рациональная организация рабочих мест и условий труда;

     · повышение квалификации сотрудников  службы.

     Практика  выработала три формы организации  работы с документами в любом  управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

     Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

     Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

     Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами - самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

     Чаще  всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.

     Использование новейших компьютерных технологий, наличие  факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют  организовать приём и регистрацию  поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

     В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие  государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму  работы с документами.

     Регламентация выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

     Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих  в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

     Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

     Служба  делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

     Кроме того, учёт документооборота позволяет:

     · определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

     · определить соответствие маршрутов  движения тех или иных документов задачам и функциям структурных  подразделений или должностных  лиц;

     · разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

     · установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной  для функционирования аппарата управления;

     · рассчитать численность службы делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды  документов

     Все  документы предприятие делятся  на входящие, исходящие и внутренние.

     Входящие  документы поступают на предприятие  извне. Это могут быть указы вышестоящей  инстанции, письма от деловых партнеров, резюме от ищущих работу.

     Документы, поступающие на предприятие проходят:

     ·        первичную обработку;

     ·        предварительное рассмотрение;

     ·        регистрацию;

     ·        рассмотрение руководством.

     После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. К обработке  принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления (ДОУ) с целью распределения поступивших документов на: ' направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

     Исходящие документы предназначены для  отправки в другие организации, службы и т.д. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

     Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предназначены для  работы с ними в пределах предприятия. Внутренние документы предприятия  передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

     Кроме того, документы классифицируются по назначению.

     Различают:

     1. Организационные документы: устав,  структура и штатная численность  аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового  распорядка, положение о структурном  подразделении предприятия.

     2.   Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

     3.    Информационно-справочные докуме6нты:  протокол, акт, письмо,

докладная объяснительная..

     4.   Документы по личному составу:  резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.

     5.  Договоры о материальной ответственности.

     6.  Исковые заявления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Организация работы с входящими  документами предприятия

     Движение  документов в органах исполнительной власти с момента их создания или  получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

     В организации документооборота можно  выделить три группы документов:

     поступающие (входящие),

     отправляемые (исходящие),

          внутренние документы. 

          Каждая из этих групп имеет  свои особенности обработки и  прохождения. 

          Рассмотрим более детально входящие  документы на предприятие.

     В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения  скорости обработки документов.

     Канцелярия  крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.

     Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

     На  предприятиях, где применяется электронный  документооборот, службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятия, организации, АО, концерны и т.п. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота.

     Документы, поступающие на предприятие, в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

     Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

     На  полученном документе проставляется  регистрационный штамп.

     Документы, адресованные руководству предприятия - организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

     Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

     Подлинник документа, который исполняется  несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

     Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.