СОДЕРЖАНИЕ:

ВВЕДЕНИЕ 

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1. Основы деятельности кадровой службы

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

     2.1. Основные требования к работе  с приказами 
по личному составу

     2.2. Ведение трудовых книжек

     2.3. Формирование и хранение дел в кадровой службе

     2.3.1. Номенклатура дел отдела кадров

     2.3.2. Формирование личных дел

     2.3.3. Хранение дел

ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ 
В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

     Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

     Однако  особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

     Служба  по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное  структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

• документирование трудовых отношений;
• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• создание кадрового резерва;

     • организация системы учета кадров.

     Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается  ее функциями, основой которых как  раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

     Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

     Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

     Необходимо  учитывать, что документация по личному  составу подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

     Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

     Не  менее важным для администрации  предприятия является использование  документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

     Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни  каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

     Все это доказывает значимость кадрового  делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

     Следовательно, деятельность кадровой службы имеет  большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

     1.1. Основы  деятельности кадровой  службы

     Организация деятельности любого подразделения  должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность. 

     В разделе «Структура» указан порядок  разработки и утверждения структуры  отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

     Численный состав и структура кадровых служб  зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; 
• выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы. 

     Функциональные  обязанности кадровой службы заключаются  в следующем: 

     •разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной 
  комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

     В ходе взаимодействия с другими подразделениями  организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

     Из  кадровой службы в подразделения  направляются:

• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

     От  бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

     В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

     Кадровая  служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

     Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

     ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ 

     Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

     При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов¹. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

     Руководители  организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства² в своей фирме.

       Под обобщающими понятиями «кадровая  документация» или «документация  по личному составу» подразумевают  широкий круг документов, содержащих  сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

     Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

     В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

     Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

     Трудовые  правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ.

     Этапы трудовой деятельности сотрудников  зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

• Трудовой договор;
• Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);
• Личные карточки работников;
• Трудовые книжки;
• Табель учета рабочего времени;
• График отпусков;
• Личные заявления работников;

     При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

     Руководители  организаций несут персональную ответственность за правильную организацию  делопроизводства в своей фирме.

     2.1. Основные  требования к работе с приказами 
по личному составу

     Приказы по кадрам — основные документы, определяющие служебное положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей в документы по учету труда и его оплаты.

     Приказами по личному составу документально  оформляются:

• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков, командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.

     При соблюдении правил работы с документами  приказы должны печататься на специальных  бланках или на стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

     Правильная  подготовка приказа включает в себя составление его проекта. Компетенция лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания. Руководители структурных подразделений предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий проект.

     Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или наказании работников, входящих в их непосредственное подчинение.

     Формулировка  приказа должна соответствовать  действующему трудовому законодательству.

     На  работников, в связи с перемещением которых издаются приказы вышестоящей организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или увольнении из него), отдел кадров заполняет приказ типовой формы после того, как получена выписка из приказа вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и различных надбавок или дата увольнения работника.

     Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

     Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения  взыскания визируются юристом (при его наличии).

     Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

     Приказы по личному составу подписываются  руководителем, а в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

     Приказ  по кадрам объявляется работнику, упомянутому  в нем, под расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

     Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия для открытия лицевого счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности или полного расчета при увольнении.

     Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

     В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

     Кадровая  служба должна выполнять весь порядок  работы с приказами по личному составу, так как эти документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования трудовых отношений между работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

     2.2. Ведение  трудовых книжек

     Согласно  ст.66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

     Работа  с трудовыми книжками и внесение в них записей строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

     Постановлением  Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

     Согласно  Правилам работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

     Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (п.3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателей — обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (разд. VI Правил).

     2.3. Формирование  и хранение дел  в кадровой службе

     Формирование  дел³ – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• помещать положения вместе с основными документами;
• приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
• документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
• соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
• включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

     В процессе группировки проверяется  правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

     Дела  постоянного и долговременного  сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

     Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается  внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +.

     2.3.1. Номенклатура  дел отдела кадров

     Номенклатура  дел предназначена для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

     Номенклатура  дел отдела кадров составляется его  руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.

     При составлении номенклатуры следует  руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

     В номенклатуру дел включаются заголовки  дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

     Заголовки дел по вопросам, не разрешенным  в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

     Заголовок дела состоит из элементов располагаемых  в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
• название организации или структурного подразделения (автор документа);
• название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
• краткое содержание документов дела;
• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела.

     Если  дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется  общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

     При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.». «т.2»  и т.д.

     2.3.2. Формирование личных дел

     Основным  документом персонального учета  работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

• опись документов, имеющихся в личном деле;
• анкета;
• личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности — об увольнении);
• личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 25 и 45 лет);
• автобиография;
• копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;
• характеристики;
• копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);
• трудовой договор;
• карточки учета поощрений и взысканий;
• материалы аттестации;
• представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;
• копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;
• другие документы, характеризующие работника.

     В личные дела не должны входить документы  второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

     Личное  дело оформляется после издания  приказа о приеме на работу и ведется  на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

     Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

     Личные  дела учитываются как документы  «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.