Работа в текстовом редакторе Microsoft office

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ,

МОЛОДЕЖИ И  СПОРТА УКРАИНЫ

«КОЛЛЕДЖ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

На тему: «Работа в текстовом редакторе MICROSOFT WORD»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил: слушатель

гр. № 056112062200001

 

Проверила:

Жигулина В.В.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Мариуполь

2012

СОДЕРЖАНИЕ

Стр.

Текстовый редактор MS Word………………………………………….	3
Курсор ввода……….…………………………………………………….	4
Редактор текста…...……………………………………………………...	5
Технология оформления текста…………………………………………	13
Изменение размера текста………………………………………………	16
Поиск и замена текста………………………..………………………….	17
Проверка орфографии и грамматики………..…………………………	19
Отмена и повтор операции……………..…….…………………………	24
Переносы……………..…………………………………………………..	25
Автотекст и автозамена…………………………………………………	26
Работа с фрагментами…………………………………………………...	30
Закладки………………………………………………………………….	31
Используемая литература……………………………………………….	35

 

 

ТЕКСТОВОЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD

 

Стандартный запуск текстового редактора Word осуществляется следующим образом:

1. Нажать кнопку Пуск в строке заданий Windows
2. Выбрать в разделе меню Программы.
3. Активизировать (щелчком мыши) строчку меню Microsoft Word.

При достаточно частом использовании  текстового редактора Word удобнее поместить  кнопку (пиктограмму) Word на Рабочем  столе или в составе Панели Microsoft Office. В этом случае запуск текстового редактора выполняется простым щелчком на кнопке Word.

Выход из текстового редактора Word по окончании работы осуществляется либо через главное меню Файл активизацией команды Выход, либо с использованием кнопки закрытия, как это делается по окончании работы с любым окном Windows. Если в момент закрытия окна текстовый редактор Word обнаружит, что пользователь внес изменения в документ, но не сохранил его в файле, на экран поступит диалоговое окно, сигнализирующее, что пользователю необходимо принять соответствующее решение: либо подтвердить сохранение текста с внесенными изменениями, либо отказаться от сохранения текста с изменениями. При этом пользователь может сохранить изменения в файле, щелкнув мышью на кнопке.

 Да диалогового окна либо  не сохранить новую информацию, щелкнув на кнопке Нет. Если  пользователь выберет кнопку  Отмена, он будет  возвращен для работы в редакторе с этим же текстовым файлом.

Miсrosoft Word – текстовый редактор, программа для создания и обработки текстовых документов. Представление WYSIWIG (от английского “What You See Is What You Get”) позволяет просматривать на экране готовый к печати документ без необходимости расходовать бумагу на пробную печать.

 

 

КУРСОР ВВОДА.

 

Существуют два понятия – курсор ввода и указатель мыши. Курсор ввода представляет собой мигающую вертикальную полоску |. Он указывает место, в которое будет вводиться текст. Для его перемещения используются клавиши управления курсором или мышь. Для перемещения курсора с помощью мыши следует установить указатель мыши в нужную позицию и щелкнуть клавишей мыши.

 

 

 

РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА

 

Редактирование документа подразумевает, прежде всего, внесение исправлений, необходимых для устранения ошибок ввода текстового файла. При исправлениях, касающихся отдельных символов, это большей частью делается с помощью клавиатуры. Что касается исправлений, относящихся к фрагментам информации большего объема (слова, строки, предложения или целые абзацы и даже разделы документа), то это удобней и рациональней делать с помощью инструментария Word и команд, содержащихся в разделах меню.

Word выводит мерцающую вертикальную  линию в рабочей области окна. Это курсор (точка ввода), показывающая то место в документе, куда будет введен текст, и где можно вносить редакторскую правку. 
Не нужно нажимать клавишу <Enter> в конце строки — Word автоматически перейдет на новую строку, когда вы достигнете правого края страницы. Нажимайте <Enter> только тогда, когда хотите начать новый абзац. 
Если вы сделали ошибку, есть возможность исправить ее : 
- нажмите клавишу <Backspace> (¬-), чтобы удалить символы слева от курсора;  
- нажмите клавишу < Delete >, чтобы удалить символы справа от курсора.

Основные операции по выделению части текста:

• вся строка – щелчок мышью в поле слева от строки;
• блок текста - щелчок мышью и, не отрывая пальца от кнопки, закончить выделение.
• несколько строк – буксировка мышью в поле слева от выбранных строк;
• весь текст до точки – не отпуская <Ctrl> щелкнуть на тексте;
• слово – двойной щелчок по слову.

Операции с выбранным  блоком текста:

• вырезать (удалить) – иконка “ножницы”;
• копировать - иконка “два листа”;
• вставить (после удаления или копирования) – иконка “портфель”.

Отмена и повтор действий:

• изогнутая стрелка влево – отмена действий;
• изогнутая стрелка вправо – повтор действий.

 

 

Пространственная ориентация текста:

Выделить текст. Меню «Формат» –  «Направление текста». Выбрать один из трех вариантов: горизонтальная ориентация; вертикальная (снизу вверх); вертикальная (вверху вниз).

Показ скрытых символов – иконка « ¶ ».

 

Для удаления слова (или его части) или большего текстового блока (группа слов, строка, абзац) необходимо этот блок выделить. Для этого достаточно установить курсор мыши в начало выделяемого блока и нажать левую клавишу мыши. Затем, удерживая клавишу нажатой, переместить курсор в конец выделяемого блока - выделяемый текст окрасится черным цветом. После этого клавишу мыши можно отпустить. Если необходимо выделить строку, то достаточно поместить курсор мыши в начало строки (курсор при этом превращается в указатель в виде стрелки) и щелкнуть левой клавишей мыши - нужная строка выделится, окрашиваясь черным цветом.

 

Выделенный блок информации может быть удален либо нажатием клавиши Delete на клавиатуре, либо с использованием команды Удалить из меню Правка. Этот блок удаляется и при нажатии клавиши Пробел клавиатуры. Если выделенный блок имеется в виду в дальнейшем где-нибудь использовать (в этом или другом документе), удалить его из текстового массива нужно с помощью кнопки Удалить в буфер (изображающей ножницы) Стандартной панели инструментов Word или выполнением команды Вырезать из меню Правка. Далее из буфера этот фрагмент документа может быть помещен либо в другое место этого же документа, либо в любую часть другого документа, либо сохранен в отдельном файле для каких-либо будущих применений.

После выделения текста, требующего замены каким-либо другим текстовым  фрагментом, можно после выделения не производить отдельно операции удаления, а прямо начинать набор нового текста - выделенный ненужный блок тут же будет удален, и очистится место для ввода новой информации.

 

 

В Microsoft Word существует буфер обмена на 12 ячеек, с помощью которого можно копировать фрагменты таблицы не только в пределах Word но и в другие приложения, например, в Microsoft Excel. Для выведения панели буфера обмена (рис. 15) необходимо в меню Вид выбрать - Панели инструментов, потом - Буфер обмена. Для копирования фрагмента в буфер его необходимо выделить и клацнуть по кнопке . Для вставки фрагмента из буфера (в позицию курсора) необходимо клацнуть по значку фрагмента. Например, если фрагмент скопирован из Microsoft Word, то он будет иметь значок . Для вставки всех фрагментов из буфера одновременно используется кнопка . Для очистки буфера следует нажать кнопку .

При копировании двух фрагментов подряд панель Буфер обмена появляется автоматически.

Перемещение и  копирование фрагмента документа.

<Наиболее простым  способом перемещения и копирования  фрагмента документа, содержащего  текст и другие объекты, является  способ называемый "перенести-и-оставить". Этот способ предполагает выполнение следующей последовательности действий:

• Выделите требуемый фрагмент.
• Установите указатель мыши в пределах выделенного фрагмента.
• Нажмите кнопку мыши и, удерживая ее в нажатом состоянии, переместите фрагмент в требуемое место.
• При нажатии кнопки мыши указатель мыши принимает вид наклонной стрелки, на нижнем конце которой расположен пунктирный прямоугольник. В процессе перемещения в документе отображается пунктирная вертикальная черта, указывающая то место, которое займет фрагмент, если в этот момент будет отпущена кнопка мыши.
• Для завершения перемещения отпустите кнопку мыши.

Копирование фрагмента осуществляется аналогичным образом. Единственным отличием от приведенной выше процедуры  перемещения является то, что  перед нажатием мышью выделенного фрагмента необходимо нажать клавишу Ctrl и удерживать ее до тех пор, пока фрагмент не будет скопирован. Для того чтобы в процессе выполняемых действий вы могли отличить перемещение от копирования, при копировании указатель мыши содержит дополнительный знак "+" (плюс).

 

Приведенные выше способы перемещения  и копирования фрагмента целесообразно  применять в тех случаях, когда  действия выполняются в пределах одного экрана. Если фрагмент нужно  перенести на большее настояние, этот способ становится неудобным.

Клавиши F2 и Shift+F2 позволяют перемещать и копировать фрагмент за границы  текущего окна.

• Выделите требуемый фрагмент (например, абзац текста).
• Нажмите клавишу F2.
• Установите указатель мыши в то место, куда вы предполагаете переместить фрагмент.
• Нажмите Enter.

Копирование фрагмента отличается тем, что вместо клавиши F2 следует  нажать Shift+F2.

Если вам необходимо переместить  вверх или вниз один абзац, воспользуйтесь клавишными командами Alt+Shift+ и Alt+Shift+ ? .

Для копирования и перемещения текста вы можете воспользоваться буфером обмена. Буфер обмена является средством Windows и представляет собой область временного хранения информации. С его помощью вы можете:

• Вырезать фрагмент документа, содержащий текст и другие объекты, из одного места и вставить в другое место
• Перенести целый документ или его часть в другой документ
• Скопировать фрагмент в буфер, не удаляя его из документа, что позволяет многократно использовать в различных местах документа

Для работы с буфером обмена вы можете использовать команды меню Правка, команды контекстного меню, кнопки стандартной панели инструментов и клавишные команды  

 

Действие	Команда меню Правка	Команда контекстного меню	Кнопка	Клавишная команда
Удалить в буфер	Вырезать	Вырезать		Shift+Delete
Копировать в буфер	Копировать	Копировать		Ctrl+Insert
Вставить из буфера	Вставить	Вставить		Shift+Insert

 

 

Информация, помещенная в буфер  обмена, сохраняется в нем до тех  пор, пока вы не поместите в него новый фрагмент или не завершите сеанс работы в Windows. Если вы помещаете в буфер обмена новый фрагмент, его предыдущее содержимое будет утрачено.

 

Если вам часто приходится вводить  в документы одни и те же длинные  названия компаний или использовать для оформления документов стандартные объекты (логотип компании, стандартный заголовок делового письма и т.д.), эту процедуру можно упростить с помощью средства, называемого автотекстом. Автотекст позволяет быстро вставить в документ требуемые объекты и гарантирует правильность при повторном вводе текста.

 

Форматирование  шрифта - изменение параметров введенных  символов.

Word позволяет быстро и просто вводить и менять шрифт. Форматирование шрифта выполняется с помощью Панели форматирования или в диалоговом окне Формат/Шрифт. Быстро попасть в это окно можно через контекстное меню (рис. 9). Для этого надо щелкнуть правой клавишей мыши на нужном слове или выделенном фрагменте.   

 В открывшемся диалоговом  окне (рис. В и рис. С) можно задать вид шрифта (название гарнитуры), размер, начертание (прямое, полужирное, курсив), один из видов подчеркивания, специальные эффекты (табл. 8). Кроме этого, можно выбрать один из 16 цветов шрифта.    

 Если изменить формат  шрифта во время ввода текста, то эта команда будет действовать до ее отмены. Если нужно переформатировать символ после ввода, то его надо выделить. Если же нужно переформатировать целое слово после ввода, то достаточно вместо его выделения зафиксировать курсор на любой букве этого слова.

 
рис. В. Контекстное меню

 
рис. С. Диалоговое окно Шрифт

 

ТЕХНОЛОГИЯ ФОРМАТИРОВАНИЯ ШРИФТА    

 Для задания формата шрифта используют два основных алгоритма: форматирование с помощью диалогового окна Формат/Шрифт, и форматирование с помощью Панели форматирования (табл. 9, рис. Д). В обоих случаях в наше распоряжение поступает набор элементарных операций по изменению шрифта как такового, кегля, начертания, расположения на странице и т. д.

Таблица 9. Алгоритмы форматирования шрифта

Действие	Алгоритм
Форматирование шрифта с помощью диалогового окна	1. Выделить слово или  группу слов.   2. Вызвать диалоговое окно Шрифт.   3. Произвести    необходимые    установки (при этом результат установок отображается в поле Образец) и нажать клавишу ОК.
Форматирование шрифта с помощью Панели форматирования	1. Выделить слово или  группу слов.   2. Произвести   необходимые   установки, используя   кнопки   Панели   форматирования   (последняя   может   быть   настроена   пользователем   с   учетом   его потребностей через Сервис| Настройку).

 

 

Рис. Д. Панель форматирования

Форматирование  абзаца —  задание или изменение его параметров.      

 Форматировать абзацы можно  непосредственно при наборе текста или после его окончания (см. табл. 10). Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат|Абзац, а также с помощью Панели форматирования.  

     Диалоговое окно Абзац (рис. Е и Ж) можно вызвать с помощью контекстного меню. В поле Отступ счетчиками задаются отступы абзаца относительно правой и левой границ текста. Раскрывающийся список Первая строка позволяет установить начало первой стр оки на уровне левой границы абзаца, сформировать красную строку в виде отступа или выступа. В поле Интервал можно установить расстояние между форматируемым абзацем и соседними с ним. Для этого используются счетчики Перед и После. Раскрывающийся список Межстрочный (междустрочный) позволяет изменить расстояние между строчками абзаца (интерлиньяж). В раскрывающемся списке Выравнивание можно выбрать один из четырех вариантов: по левому или правому краям, по ширине (по обоим краям) или по центру.

 

 

рис. Е. Диалоговое окно Абзац   

 При работе с Панелью  форматирования выравнивание осуществляется с помощью расположенных на ней кнопок. Одинарный, полуторный и двойной межстрочные интервалы также можно установить с помощью кнопок, предварительно настроив Панель форматирования.

 

 

 

Отступы абзаца и первая строка устанавливаются с помощью Горизонтальной координатной линейки (рис. З); при этом верхняя метка указывает начало первой (красной) строки, а нижние — ширину абзаца.

 

Чтобы форматирование абзаца происходило  в процессе его ввода, следует задать необходимые параметры, а уже затем вводить текст.

 

Для форматирования нескольких расположенных  друг за другом абзацев их необходимо предварительно выделить. При форматировании одного абзаца достаточно установить курсор в любом месте этого абзаца.

рис. Ж. Горизонтальная координатная линейка  

 

 
рис. З. Обрамление и заливка абзаца     

 Кроме описанных способов  форматирования абзаца в некоторых  случаях абзацы, на которые хотят обратить особое внимание, выделяют рамкой или затенением. Для этого используют диалоговое окно Обрамление и заливка абзаца (рис. З), которое вызывается командой Обрамление и заливка меню Формат.

КАК ИЗМЕНИТЬ РАЗМЕР ТЕКСТА

Размер текста устанавливается в поле Размер панели инструментов форматирования (справа от поля Шрифт). Щелкнув в этом окне на стрелке, направленной вниз, вы получите список возможных размеров используемого вами шрифта (рис. 11.2).

Выбор нового размера шрифта приведет к изменению всего выделенного текста (если таковой имеется). Если же текст на экране не выделен, то новые соглашения вступят в силу лишь при вводе нового текста.

При установке размера шрифта следует  иметь в виду, что:

Рис. 11.2. Здесь можно выбрать  размер шрифта

• поле Размер можно открыть с помощью оригинальной комбинации клавиш <Ctrl+Shift+P>;
• в поле Размер вы имеете возможность ввести необходимый размер вручную;
• чем больше число, тем крупнее текст; уменьшение числа указывает, соответственно, на уменьшение размера символов.

 

ПОИСК И ЗАМЕНА ТЕКСТА

 

Кроме всего вышеописанного в Word предусмотрена возможность поиска нужного фрагмента текста (символа, слова, фразы) для последующего редактирования и даже автоматической замены найденного фрагмента на его новую редакцию. Эта процедура осуществляется командами Найти и Заменить в меню Правка. Если осуществляется только поиск (замена не требуется), то используется только команда Найти. При ее активизации открывается окно Найти, имеющее текстовое поле для описания отыскиваемого фрагмента. Кроме того, здесь указывается направление поиска (вперед, назад, везде), а также другие известные пользователю атрибуты искомого блока (шрифт, язык, регистр и т.п.), после чего необходимо щелкнуть на кнопке окна Найти далее. Если пользователь не имеет подробных сведений об атрибутах искомого текста, достаточно задать лишь описание фрагмента в текстовом поле окна.

 

Команды Найти и Заменить, в принципе, взаимосвязаны. Если пользователь после отыскания нужного фрагмента принимает решение об автоматической замене найденного фрагмента на новую его редакцию, достаточно в окне Найти щелкнуть на кнопке Заменить, и откроется диалоговое окно Заменить (рис. 18). Это окно можно открыть и самостоятельно (не из окна Найти), активизируя команду Заменить в меню Правка.

 

Диалоговое окно Заменить отличается от окна Найти лишь наличием дополнительного текстового поля "Заменить на", куда помещается новая редакция фрагмента. Следует также иметь в виду, что при задании образца (как отыскиваемого, так и замещающего) необходимо внимательно следить за правильностью записи, так как программа отыскивает фрагмент на основе полного семантического соответствия (по абсолютному совпадению). Обратите внимание на то, что программа не отыскивает (и, следовательно, не заменяет) фрагменты документа, находящиеся во внедренных объектах (рисунках, диаграммах и т.п.).

 

 

Рис. 18. Окно текстового редактора Word, появляющееся при 
необходимости замены фрагмента текста

 

 

ПРОВЕРКА ОРФОГРАФИИ И ГРАММАТИКИ В ТЕКСТЕ

 

Выполнить проверку орфографии и грамматики в текстовом редакторе Word можно  с помощью команд Орфография... и Грамматика... в меню Сервис. Необходимой проверке может быть подвергнут как выделенный фрагмент текста, так и документ в целом.

 

Общаясь в диалоговых окнах с  программой проверки, пользователь может  внести необходимые исправления  или игнорировать указания и советы программы, руководствуясь собственными соображениями.

 

Проверка орфографии может быть инициирована также щелчком мышью  на кнопке Орфография Панели инструментов "Стандартная".

Окно диалога "Орфография" предназначено  для проверки орфографии в активном документе, включая текст колонтитулов, сносок, концевых сносок и примечаний. Ниже приведены опции этого окна:

Опция	Назначение
Нет в словаре	Отображает слово, не найденное  в основном словаре, а также в  открытых вспомогательных словарях
Заменить на	Позволяет выбрать слово из списка Варианты, чтобы заменить им слово, не найденное в открытых словарях. В этом поле вы можете отредактировать  слово, выбранное из словаря, или  самостоятельно ввести нужное слово
Варианты	Предлагает список слов для замены из основного словаря и открытых вспомогательных словарей
Добавлять слова в	Позволяет выбрать словарь, в который  нужно добавить слово, содержащееся в поле Нет в словаре
Пропустить	Пропускает без изменения слово, присутствующее в поле Нет в словаре, и продолжает проверку орфографии
Пропустить все	Пропускает без изменения все  вхождения слова, присутствующее в  поле Нет в словаре, и продолжает проверку орфографии, оставляя без  внимания все последующие вхождения  этого слова
Возобновить	Продолжает проверку орфографии после внесения изменения в документ
Заменить	Заменяет слово, присутствующее в  поле Нет в словаре, словом, содержащимся в поле Заменить на
Заменить все	Заменяет все вхождения в  документе слова, присутствующим в  поле Нет в словаре, словом, содержащимся в поле Заменить на
Добавить	Добавляет слово, содержащееся в поле Нет в словаре, в словарь, указанный  в списке Добавлять в
Варианты	Предлагает список замен для  найденного слова
Автозамена	Добавляет слово в список автозамены, чтобы все ошибки в его написании  исправлялись автоматически
Параметры	Отображает вкладку "Орфография" окно диалога "Параметры", в котором  можно задать правила проверки орфографии, применяемые в MS Word
Вернуть	Отменяет последнее действия, выполненное в ходе текущего сеанса проверки орфографии. Многократное нажатие этой кнопки позволяет отменить несколько действий в обратном порядке (вначале последнее, затем предпоследнее и т.д.)
Отмена	Закрывает окно диалога "Орфография". Если в документ были внесения изменения, кнопка Отмена заменяется на Закрыть

 

Проверка орфографии производится в текстовом редакторе Word автоматически  при вводе текста с клавиатуры. При этом неверно "написанное" слово подчеркивается красной волнистой линией, чем сразу обращается внимание пользователя на необходимость внести исправления.

 

При щелчке правой кнопкой мыши на ошибочно введенном слове Word предоставляет  пользователю возможные альтернативы написания. Щелчок левой кнопкой  мыши на выбранном из предложенных слов автоматически вносит нужные исправления в текст.

 

Word проверит грамматику в вашем  документе, отмечая возможные  ошибки, чтобы вы смогли их  исправить. Меню «Сервис» - «Правописание»  или щелкните на кнопке «Правописание»  на стандартной панели инструментов; убедитесь, что флажок «Грамматика» установлен.  
Грамматической ошибкой, это слово или фраза выделяется зеленым цветом и вместе с окружающим текстом появляется в диалоговом окне с описанием возможной ошибки. Варианты замены, если они есть, появляются в поле «Варианты». Корректировка аналогична описанной выше в пункте «Правописание».

 

 

 

Проверка орфографии при работе с другими языками

Если при работе в MS Word с любым из иностранных языков вам потребуется проверить орфографию на этом языке, вы должны установить словарь соответствующего языка. Приобрести словарь для проверки любого языка можно в местных филиалах компании Microsoft или у дилеров компьютерной продукции. Когда соответствующий словарь установлен, можно проверить орфографию текста.

Для проверки текстов, написанных на других языках выполните следующие  действия:

• Выделите фрагмент текста, написанный на иностранном языке.
• Выберите команду Сервис | Язык , появится окно диалога " Язык ".
• Выберите из списка Пометить выделенный текст как язык, с которым вы работаете.

Если на иностранном языке набран весь текст, то имеет смысл заменить язык по умолчанию. Если же на другом языке  набраны отдельные фрагменты, то изменять установку по умолчанию не целесообразно.

• При необходимости нажмите кнопку По умолчанию . Вам будет предложено подтвердить, действительно ли вы хотите заменить язык, используемый по умолчанию.
• Нажмите OK.

 

Настройка проверки орфографии

 

 

Настройка проверки орфографии осуществляется с помощью вкладки " Орфография " окна диалога " Параметры ". Для открытия этого окна выберите команду Сервис | Параметры . Если вам потребуется изменить настройку непосредственно в процессе проверки орфографии, для открытия этой вкладки воспользуйтесь кнопкой Параметры из окна диалога " Орфография ".