Разработка должностных инструкций

Общие рекомендации по разработке должностных инструкций 

     Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.

Правила разработки, согласования и утверждения  должностной инструкции напрямую трудовым законодательством не регламентированы и потому в этой сфере нет каких-либо стандартов.

Должностная инструкция – это один из локальных  нормативных актов, принимаемых  работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями, могут принимать  локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и  иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового  права, коллективными договорами, соглашениями.

Поэтому практически все работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями, могут вводить  должностные инструкции для регламентирования  трудовых отношений, а также самостоятельно устанавливать порядок их разработки, согласования и утверждения.

При этом нормы локальных нормативных  актов не должны ухудшать положение  работников по сравнению с установленным  трудовым законодательством и иными  нормативными правовыми актами, содержащими  нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями.

Должностные инструкции могут разрабатываться  как на стадии проектирования организации, бизнеса, так и в уже функционирующем  бизнесе со сложившимися трудовыми  отношениями. Первое требует метода тщательного моделирования трудовых процессов исполнителей. Второе –  глубокого анализа существующих трудовых отношений у конкретного  работодателя. В любом случае порядок  разработки должностных инструкций предполагает общепринятый алгоритм действий.

Процесс разработки должностных инструкций можно представить в виде последовательно  сменяющих друг друга этапов:

1.   Подготовительный этап;

2.   Разработка проекта должностной  инструкции;

3.   Согласование проекта должностной  инструкции;

4.   Утверждение должностной инструкции. 

     Непосредственной разработке должностных инструкций в каждом конкретном случае должна предшествовать определенная подготовительная работа. На первом этапе разработки должностных инструкций необходимо детально изучить все нормативно-правовые документы, регламентирующие порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения организационно-правовых документов. А также работодатель в рамках локального нормотворчества должен определить порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций, для чего необходимо утвердить Положение о должностной инструкции.

Разработке  должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила  разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

Перечислим  основные нормативно-правовые акты, с  учетом которых должна разрабатываться  должностная инструкция:

. Федеральный  уровень:

·   Конституция РФ;

·   Трудовой кодекс РФ;

·   «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта  российской федерации»);

·   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры  РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой  инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»);

·   «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);

·   «Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367);

·   «Общероссийский классификатор  занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298);

·   «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);

·   Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка  применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

·   Выпуски Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;

·   Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке  утверждения Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих, Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

·   Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения  и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к  компетенции Министерства.

·   Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих атомных электростанций (утверждены Приказом Минздравсоцразвития  РФ от 3 октября 2005 года №614 «Об утверждении  тарифно-квалификационных характеристик  профессий рабочих атомных электростанций»). 
 
 

Раздел 1 - «Должностные обязанности» содержит основные функции, которые могут  быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность  с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих  обеспечить оптимальную специализацию  служащих.

Раздел 2 - «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику  в отношении:

- специальных  знаний;

- знаний  законодательных актов, положений,  инструкций, других руководящих  и нормативных документов;

- методов  и средств, которые работник  должен уметь применять при  выполнении должностных обязанностей.

Раздел 3 - «Требования к квалификации»  определяет:

- уровень  профессиональной подготовки работника,  необходимой для выполнения предусмотренных  должностных обязанностей (Уровни  требуемой профессиональной подготовки  приведены в соответствии с  Законом Российской Федерации  «Об образовании»);

- требования  к стажу работы.

·   Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь  выполнять рабочий.

·   Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые рабочий  должен применять. 

При этом квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и по профессиям рабочих, утвержденные Министерством  труда РФ, содержат лишь типовые  должностные обязанности по должности, специальности, профессии, уточнение  которых происходит в рамках конкретного  трудового договора, и (или) должностной  инструкции. 
 

В целом  при разработке должностных инструкций для обеспечения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных  российским законодательством работникам, работодатель должен руководствоваться  квалификационными справочниками, утвержденными Правительством Российской Федерации. Если в соответствующих  справочниках такие профессии и  должности отсутствуют, то наименования профессий и должностей, а также  квалификационные требования к ним  и перечень непосредственных работ, видов деятельности работодатель должен указывать в соответствии с нормативным  правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения.

В большинстве  же случаев наименования должностей, специальностей и профессий в  трудовых договорах работников (и  соответственно в должностных инструкциях) указываются по усмотрению работодателя (на основании локальных нормативных  актов, а не квалификационных справочников), поэтому работодателю необходимо самостоятельно утвердить квалификационные требования к указанным должностям, специальностям или профессиям либо отразить их в  тексте трудового договора или должностной  инструкции.

Таким образом, для большинства работодателей  единые квалификационные справочники  носят рекомендательный характер, (кроме  тех должностей, где предусмотрены  льготы или ограничения в соответствии со статьей 57 ТК РФ) поскольку в условиях быстро меняющегося рынка они  просто не могут учесть все разнообразие должностей и профессий (например, секретарь  на reception, топ-менеджер, менеджер по продажам). Работодатель в должностной инструкции может самостоятельно определить наименование должности, специальности, профессии  или конкретный вид поручаемой работнику  работы, закрепить разнообразные  должностные обязанности, за исключением  случаев, когда он обязан руководствоваться  едиными квалификационными справочниками (статья 57 ТК РФ). 
 
 
 
 

Положение о должностной инструкции 

     При разработке должностных инструкций рекомендуем ввести соответствующее положение, в котором будет подробно оговорен порядок разработки, согласования, утверждения, введения в действие и хранения должностной инструкции работника, а также указаны лица (структурное подразделение), непосредственно отвечающие за эту разработку.

Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным актом. Он позволяет  упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической  силы. Положение о должностной  инструкции вступает в силу после  его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные  инструкции должны соответствовать  его требованиям.

Приведем  образец Положения о должностной инструкции: 

            УТВЕРЖДАЮ

Руководитель  ООО «_______________»

_____________/___________/

«__»___________2006 г. 

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ООО «__________________________»

Наименование  организации

1. Общие  положения.

2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной  инструкции.

3. Порядок  разработки, согласования, утверждения  и введения в действие должностной  инструкции.

4. Заключительные  положения.

1. Общие  положения

1.1. Должностная  инструкция является основным  организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права,  обязанности и ответственность  должностного лица (работника) при  осуществлении им трудовой деятельности  согласно занимаемой должности.

1.2. Должностные  инструкции разрабатываются для  реализации следующих целей:

1.   рациональное разделение труда;

2.   повышение эффективности управленческого  труда;

3.   создание организационно-правовой  основы трудовой деятельности  работников;

4.   регламентация взаимоотношений  работника и работодателя;

5.   обеспечение объективности и  обоснованности при аттестации  сотрудника, его поощрении и при  наложении на него дисциплинарного  взыскания;

6.   организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации  кадров;

7.   укрепление трудовой дисциплины  в организации;

8.   составления трудовых договоров;

9.   разрешение трудовых споров.

1.3. Должностная  инструкция разрабатывается исходя  из задач и функций, возложенных  на конкретного работника, в  соответствии со штатным расписанием,  Правилами внутреннего трудового  распорядка, с соблюдением Конституции  Российской Федерации, Трудового  кодекса Российской Федерации  и иными нормативно-правовыми  актами.

1.4. Основой  для разработки должностных инструкций  являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих  и по профессиям рабочих, которые  утверждены Министерством труда  РФ.

1.5. Должностная  инструкция составляется по каждой  штатной должности организации  и объявляется работнику под  расписку при заключении трудового договора, а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности.

2. Требования, предъявляемые к содержанию должностной  инструкции

2.1. В  должностной инструкции указывают  наименование организации, конкретной  должности, реквизиты согласования  и утверждения.

2.2. Должностная  инструкция состоит из разделов:

I. Общие  положения.

II. Должностные  обязанности.

III. Права.

IV. Ответственность.

2.3. В  разделе I «Общие положения» указывают:

1) наименование  должности;

2) требования, предъявляемые к образованию  и стажу работы должностного  лица, замещающего данную должность  (квалификационные требования);

3) непосредственная  подчиненность (кому непосредственно  подчиняется данное должностное  лицо);

4) порядок  назначения и освобождения от  должности;

5) наличие  и состав подчиненных;

6) порядок  замещения (кто замещает данное  должностное лицо во время  его отсутствия; кого замещает  данное должностное лицо);

7) возможность  совмещения должностей и функций;

8) нормативная  база его деятельности (основополагающие  нормативные и организационно-правовые  документы, на основании которых  должностное лицо осуществляет  служебную (трудовую) деятельность  и реализует свои полномочия).

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и  уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

2.4. Раздел II «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей  компетенции обладает должностное  лицо при исполнении возложенных  на него должностных обязанностей.

В разделе  отражаются взаимоотношения должностного лица с другими структурными подразделениями  организации и должностными лицами исходя из возложенных на него должностных  обязанностей и полномочий.

Кроме того, в разделе конкретизируют права  должностного лица с учетом специфики  выполняемых должностных обязанностей.

2.5. Раздел III «Должностные обязанности» содержит  перечень основных функций должностного  лица.

Кроме того, в этом разделе указываются  обязанности должностного лица, возлагаемые  на него в соответствии со сложившейся  в данном структурном подразделении  практикой распределения иных обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя организации.

2.6. В  разделе IV «Ответственность» указывают  меру ответственности должностного  лица за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией,  локальными правовыми актами  и трудовым законодательством  РФ.

В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность  должностного лица.

2.7. Неотъемлемой  частью должностной инструкции  является лист ознакомления, который  ведется в организации и служит  доказательством того, что работник  ознакомился с должностной инструкцией.

3. Порядок  разработки, согласования, утверждения  и введения в действие должностной  инструкции

3.1. Должностная  инструкция разрабатывается специалистом  службы управления персоналом, либо  руководителем структурного подразделения,  либо лицом, уполномоченным на  то руководителем структурного  подразделения. Подписывается руководителем  структурного подразделения или  специалистом-разработчиком.

3.2. Должностная  инструкция должна быть составлена  согласно Типовой формы должностной  инструкции (приложение №1 к настоящему  Положению) с обязательным соблюдением  реквизитов, указанных в ней.

3.3. Должностная  инструкция должна быть согласована  с правовым отделом (юрисконсультом) организации.

При необходимости  она согласовывается с другими  подразделениями организации и  вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

3.4 Должностную  инструкцию утверждает руководитель  организации.

3.5. Должностная  инструкция вступает в силу  с момента ее утверждения руководителем  организации и действует до  ее замены новой должностной  инструкцией, разработанной и  утвержденной в соответствии  с Положением.

3.6. Требования  должностной инструкции являются  обязательными для работника,  работающего в данной должности,  с момента его ознакомления  с инструкцией под роспись  и до перемещения на другую  должность или увольнения из  организации, о чем делается  запись в соответствующей графе  листа ознакомления.

3.7. Внесение  изменений и дополнений в действующую  должностную инструкцию производится  путем издания приказа руководителя  либо утверждения текста должностной  инструкции в целом с учетом  вносимых изменений и дополнений.

4. Заключительные  положения

4.1. Согласованную  и утвержденную должностную инструкцию  нумеруют, шнуруют, заверяют печатью  отдела кадров и хранят в  отделе кадров или соответствующем  подразделении в соответствии  с установленным порядком. Срок  хранения должностной инструкции  после замены новой - 3 года.

4.2. Для  текущей работы с подлинника  должностной инструкции снимают  заверенную копию, которую выдают  должностному лицу, работающему  в данной должности, и начальнику  соответствующего отдела или  структурного подразделения.

Сотрудник расписывается на обеих ксерокопиях. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может  направляться при необходимости  в другие отделы организации.

Настоящее Положение вступает в силу с момента  утверждения его руководителем  ООО «_______________». 

Приложение  №1

к Положению  о должностной инструкции

ООО «_________________»

от « ___» ___________ 2006 г.

ТИПОВАЯ ФОРМА 

ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ 

            ООО «__________________»

Наименование  организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

______________________________

(Наименование  должности и структурного подразделения)

00.00.0000 г.     №____ 

    УТВЕРЖДАЮ

Руководитель  ООО «____________»

_____________/___________/

«__»___________200_ г. 

I.   Общие положения. 

II.   Права. 

III.   Должностные обязанности. 

IV.   Ответственность. 

Настоящая Инструкция разработана ___________________________________________________ 

Должность, наименование структурного подразделения 

___________ /______________________/ 

подпись, Ф.И.О. 

00.00.0000 г. 

СОГЛАСОВАНО 

Начальник юридического отдела  

ООО «______________________» 

___________ /______________________/ 

подпись, Ф.И.О. 

00.00.0000 г. 

С инструкцией  ознакомлен 

___________/__________________/ 

подпись, Ф.И.О. 

00.00.0000 г. 

Разработка  проекта должностной инструкции. 

Как мы отмечали ранее, стандарта для написания  должностных инструкций нет. Однако существуют общие подходы и правила, которые полезно использовать при  их разработке.

Исходя  из практики организаций можно утверждать, что проекты должностных инструкций могут разрабатываться следующими лицами:

·  специалистом службы управления персоналом или (отдела кадров);

·  руководителем  соответствующего структурного подразделения;

·  самим  работником совместно с непосредственным руководителем. 
 

Согласование  и утверждение  должностной инструкции.

     После того как проекты должностных инструкций разработаны, необходимо совершить еще два юридически значимых действия: согласовать их и утвердить.

Однако  до этого должностную инструкцию необходимо подписать. Кто подписывает  и утверждает текст должностной  инструкции? Необходимо обратить внимание, что это разные вещи. Типичная ошибка состоит в следующем: неправомерно одному и тому же лицу, в рамках одного документа совершать два разных юридических действия. По общему правилу: должностную инструкцию подписывает  ее разработчик, а руководитель утверждает.

Должностная инструкция, как правило, согласовывается  с юридическим отделом или  юрисконсультом, а также с соответствующими структурными подразделениями или  должностным лицом, от деятельности которых зависит исполнение положений  должностной инструкции.

Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям  охраны труда, а также уточнит, согласуются  ли их положения с локальными нормативными актами и трудовыми договорами сотрудников. После чего поставит на должностной  инструкции свою визу. Пренебрегать правовой экспертизой содержания этих документов не стоит, поскольку даже по той или  иной речевой конструкции юрист  может определить перспективы возможного трудового спора (подробнее юридический  аспект составления должностных  инструкций был рассмотрен в разделе 1.2. настоящей книги).