Речевой этикет в документе

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО  «УДМУРТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ  СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

по дисциплине: «Русский язык и культура речи»

на тему: «РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДОКУМЕНТЕ»

 

 

 

 

 

       Выполнила:

Студентка 1 курса

«Реклама  и связи с общественностью»

Запольских  М.В.

Проверил:

преподаватель

Шквырина  А.В.

Ижевск 2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………………………………….…3

1. ТИПЫ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………………..4-7

2. УНИФИКАЦИЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ………………………………………………….…..8

3. РЕБОВАНИЯ К ЯЗЫКУ И СТИЛЮ  ДОКУМЕНТОВ……………………………………....9-10

4. НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИВ ПРАКТИКЕ РУССКОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА…………...11

5. ОСОБЕННОСТИ РУССКОЙ И ЗАРУБЕЖНОЙ ШКОЛ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА………………………………………………………………………………………………….…..12-13

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………………………….....14

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

    Русская официально-деловая  письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально-деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его  интернациональные свойства.

   В письменном деловом  общении этикет проявляет себя  в форме и содержании документов  и, прежде всего, в формулах  обращения, выражения просьб, отказов,  претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной целью послания.

Только культура, такт и объективность  в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений. Важно, что  сегодня официальная переписка  начинает носить более личный и динамичный характер.

 

 

ТИПЫ И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТОВ

   Вся деятельность организации,  предприятия, фирмы, так или  иначе, связанна с документацией. 

   Документ – это деловая  бумага , оформленная  учетом соответствующих  норм и правил, служащая доказательством  чего-либо  и имеющая юридическую  силу. Документ является основанием  и средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

Письмо - обобщенное название различных  по содержанию документов, пересылаемых по почте. По содержанию и назначению письма могут быть : инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого  вопроса должны освещаться с достаточной  полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит  из вводной части и основной.

В вводной части указываются  причины, вызвавшие составление  письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формулируется  его основная  цель ( предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).

В зависимости от назначения письма  и от того, на чем его автор  желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок  расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем  характерна повторяемость одних  и тех же оборотов, освоив которые  можно составить тексты различных  писем.

Начало письма может иметь следующие  варианты обращения:

• «Уважаемый Игорь Леонидович!»
• «Господин Зорин!»  -  затем уместны были слова благодарности.
• «Мы были рады получить Ваше письмо»
• «Большое спасибо за факс от 04.06.2011»

В зависимости от темы письма используются следующие обороты :

Напоминание : «Напоминаем Вам, что…» , « По истечении… срока предложение  нашей фирмы теряет силу».

Просьба :  «Пожалуйста, сообщите...» , «Просим оплатить в течение… банковских дней…».

 В научной литературе существует  несколько видов классификации  официально-деловой переписки. По  тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию  достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую.

По функциональному признаку различают  письма, требующие письма-ответа, и  письма, не требующие письма-ответа.

Обязательного ответа требуют такие  типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация (претензия), письмо-обращение

Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления.

По  фактору доступности документированной  информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного  доступа и конфиденциального  характера.

Также, документы разделяют : на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия.

Общие функции  документа:

- информационная : любой документ  создается для сохранения информации.

- социальная : документ является  социально значимым объектом, поскольку  порожден той или иной социальной  потребностью.

-  коммуникативная : документ  выступает в качестве средства  связи между отдельными элементами  общественной структуры, в частности  между учреждениями.

- культурная : документ-средство закрепления  и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая : документ является  инструментом управления.

- правовая : документ является средством  закрепления и изменения правовых  норм и правоотношений в обществе.

- функция исторического источника  : документ выступает в качестве  источника исторических сведений  о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный  характер  и определяют общие  для разных языковых структур требования к документу.

 

УНИФИКАЦИЯ  ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ БУМАГ

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме и единообразию.

Стандартизация официальных бумаг  заключается в установлении в  государственном масштабе оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов.

Особенность унификации языка служебных  документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

Цель, которую ставит перед собой  инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Языковые формулы официальных  документов. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины  и цели официального послания.

Выделяют следующие типы речевых  действий письменного делового общения : сообщение, уведомление, предложение, отказ от предложения, просьба, требование, распоряжение, приказ, подтверждение, заявление, обещание, гарантии, напоминание, предупреждение, отказ, выражение отношения.

 

 

 

 

 

ТРЕБОВАНИЯ  К ЯЗЫКУ И СТИЛЮ ДОКУМЕНТОВ

К языковым средствам и стилю  изложения информации в документе  предъявляются особые требования :

• однозначность используемых слов и терминов
• нейтральный тон изложения
• соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения
• смысловая достаточность и лаконичность текста

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена  точностью словоупотребления. Слово  в тексте документа должно употребляться  только в одной значении , принятом в официально-деловой письменной речи.

При употреблении терминов в деловой  документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как  автору, так и адресату.

Трудности в восприятии текста документа  может вызвать неоправданное  использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения  понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться  слова и выражения , вышедшие из употребления – архаизмы и историзмы.

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения ( выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом , а несогласованные ( выраженные словосочетанием) – после  него. При сочетании согласованного и несогласованного определений  первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному  насыщению документа – это  целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное  для реализации коммуникативной  задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение  каждого аспекта содержания следует  начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее  предложение абзаца должно быть связано  с предыдущим. Специалисты различают  два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении деловых бумаг  следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово  выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или  словосочетания возрастает к концу  предложения.

К стандартным аспектам языка деловой  письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в  деловых письмах.

 

 

НОВЫЕ ТЕНДЕНЦИИВ ПРАКТИКЕ РУССКОГО ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Новые ситуации делового общения требуют  совершенствования форм документационного  обеспечения. Появляются новые виды документов. Лексикон официально-деловой  письменной речи пополняется новыми терминами.

Юридические и правовые аспекты  взаимоотношений между работником и работодателем закрепляются с  помощью таких документов, как  трудовой договор, трудовое соглашение, контракт.

Вхождение России в систему мировых  экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной  практики делового общения, делового письма мировым стандартам, в том числе  на уровне терминологии. Именно это является одной из причин активного проникновения иноязычных слов и терминов в русскую официально-деловую письменную речь.

Тенденция большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.

Реклама в деловой речи. В последнее  время широкое распространение  получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение  потенциальным потребителям о видах  производимых товаров и услуг; резюме.

Информационно-рекламные письма нередко  строятся по модели: риторический вопрос – информационный текст, являющийся ответом на поставленный вопрос. Основное требование к тексту рекламного послания (впрочем, как и текстам деловых  посланий других типов) – информативность  и убедительность. Рекламное деловое  письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение.

ОСОБЕННОСТИ РУССКОЙ И ЗАРУБЕЖНОЙ ШКОЛ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

В значительной степени новые  тенденции в русском деловом  письме обусловлены расширением  деловых связей с зарубежными  партнерами.

Главной особенностью русской  официально-деловой письменной речи все еще остается строгая функциональность, так называемый «телеграфный» стиль. В то время как в западной и  американской деловой переписке  к письму предъявляются те же требования, что и разработкам рекламного характера.

Основным условием убедительности любого делового документа является его доказательность. Однако в практике западной и американской деловой  переписки принято считать, что  убедительность.

Для отечественной практики деловой переписки характерен так  называемый «Мы - подход» в подаче информации, т.е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как «коллективные» субъекты. В западной и американской школах делового письма представлены как «Мы - подход», так и «Я - подход».

В практике отечественной  деловой переписке тексту письма не всегда предшествует обращение. Заключение как особая этикетная формула вежливости, завершающая официальное послание, также еще не стала общепринятой и обязательной для всех типов деловой корреспонденции в отечественной практике деловой переписке. По стандартам западного и американского делового письма обращение и заключение являются обязательными элементами официального послания любого типа.

Степень проявления учтивости  в разных национальных культурах  деловой переписки различна. Для  русского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в целом, не характерно (а в официальном  документе – недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признание того, что с выражения  почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют установить с ним более тесный контакт.

Для отечественной деловой переписки традиционным является над личностный характер изложения, отличающийся определенной рациональностью, жесткостью используемы языковых форм и моделей. Для делового послания западной официально-деловой переписки характерны элементы разговорного стиля, большая свобода в выборе слов и синтаксическом построении предложений, обращение к личности адресата.

Довольно существенны  различия русской и зарубежной школ официальной переписки с точки  оформления структурных элементов  делового письма. Последовательность элементов, составляющих наименование и адрес получателя, также различна.

Типовыми реквизитами  международного делового письма являются : заголовок, номер документа, дата, специальные почтовые отметки, уведомление о конфиденциальности, адресат, указание на желательность ознакомления, обращение, заголовок к тексту, текст, учтивое заключение, подпись, пометка об исполнителях, приложения, копии письма, постскриптум.

В настоящее время наиболее употребительными являются три основных стиля: блочный, модифицированный блочный  и упрощенный.

Знакомство с традициями зарубежной школы делового письма расширяет  общее представление о нормах, приемах и стиле письменного  делового общения. Однако механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, на практику отечественной  деловой переписки нельзя считать  продуктивным, поскольку это противоречит общему требованию унификации языка  и стиля документов, разрушает  сложившиеся традиции.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

     Информация, содержащаяся  в документах, необходима для  стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие  решения. Документы во многих  случаях являются главным аргументом  в спорных ситуациях, подтверждая  тем самым первичное определение  термина “документ” как “способ  доказательства”.

Рекомендации по составлению деловых  писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в  том числе и деловых писем, требуются определенный уровень  культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. «Этикет русского письма»  А. А. Акишина , Н. И. Формановская /Ленанд.2008г 2. «Этикет делового общения»  Г.М. Шеламова / Академия.2010г.

3.  «Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет».  М.В.Колтунова /Экономическая литература.2002г.

4. «Деловой этикет от А до Я» Кузнецов И.Н. / Альфа-Пресс.2007г.

5. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство». / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М., 2001. – 12-14 с.

6. «Деловой этикет»  Кукушин В.И. / Феникс.2010г.