Редактирование служебных документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВПО «ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Исторический факультет

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДОКЛАД

 

 «Редактирование служебных документов»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                               Выполнила: Лопсан С.Ш.

                                                                               Проверила: Монгуш

                                                                               .

                                                                   

 

 

 

Кызыл – 2014

 

Содержание

 

Введение ………………………………………………………………………….3

1. Редактирование служебных документов и виды редакторской правки ……5

2. Особенности редактирования служебных документов ……………………10

3. Этапы редактирования служебных документов ……………………………12

Заключение ……………………………………………………………………..17

Список использованной литературы ……………………………………….19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность. Изучение специфики процесса редактирования служебных документов сегодня является актуальным так как методы работы с документами с одной стороны вписаны в процессы информатизации и компьютеризации, а с другой по-прежнему напрямую зависят от человеческого фактора.

В последние годы содержание термина «редактирование» значительно изменилось. Это понятие включает и изменение содержательных параметров текста в целях повышения уровня его коммуникативной эффективности, и комплекс аналитико-синтетических операций, изменяющих объем и аспективность текста, и процессы технической обработки документа при его подготовке к опубликованию, что входит в так называемый редакционно-издательский процесс, и другие изменения в форме и содержании исходного текстового материала.

        В научной и официально-деловой сферах далеко не всегда совпадают понятия «образованный человек», «талантливый ученый», «хороший специалист» и «грамотный автор». Хорошо думать (торговать, судить, учить, исследовать и многое-многое другое) и хорошо писать – не одно и то же. И в этой ситуации на первый план выходит редактор, обязанности которого могут простираться достаточно широко. В значительной мере они будут зависеть от тех типов документов, которые подлежат редактированию. В самом общем виде, независимо от типов текстов, которые приходиться редактировать, неизменно актуальными остаются задачи повышения информационной емкости документа, соответствия устоявшимся или предписанным нормам, задачи исключения речевых и грамматических погрешностей, придание тексту жанровой определенности с позиций лексико-грамматических, композиционных и технических параметров.

Редактирование – понятие сложное и многогранное. Латинское redactus буквально означает «приведенный в порядок». Редактированием называют область общественно-литературной деятельности, связанной с подготовкой материала к публикации.

Целю данной работы является рассмотрение особенностей процесса редактирования текста служебных документов для более полного понимания проблемы качества служебной документации.

Задачи работы:

1. Рассмотреть виды редакторской  правки;

2. Обозначить особенности редактирования как совокупности приемов работы над документом;

3. Определить основные этапы редактирования текста документов.

Структура работы: работа состоит из введения, трех пунктов, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Редактирование служебных документов и виды редакторской правки

 

Прежде всего, отметим особенности официально-делового стиля, на основе которого составляются служебные документы. Официально-деловой стиль обслуживает законодательство, делопроизводство (включая деловую переписку), сферу юридических отношений; в нем находит свое выражение функция сообщения (информации). Официально-деловой стиль - самый традиционный и консервативный вариант русского литературного языка.

Функциональное назначение официально-делового стиля:

-объективная информация об известном факте, событии, лице;

-очное, беспристрастное, логически организованное, по возможности лаконичное, но вполне достаточное обстоятельное изложение существа и фактической стороны дела, условий соглашения, законов, всякого рода правил, инструкций, предписаний, их юридического комментария.

При этом в деловом тексте - служебном документе - изложение стремится к обобщенности. Такая функциональная направленность официально-делового стиля обусловливает многие черты его речевой структуры, особенности изложения в служебном документе. В официально-деловом стиле, очевидно, прослеживается тенденция: к объективности; обобщенности; логической организованности изложения; к его смысловой ясности, однозначности и определенности; к строгой системе доказательства (при необходимости в некоторых жанрах). Используются активные речевые средства, подчеркивающие логичность изложения; четкие, отточенные формулировки, серии сложившихся оборотов речи, стандартизированные клише.

Деловые письма, служебная переписка, информационные справочники, отчёты, инструкции, приказы и другие виды документации подчиняются правилам официально-делового стиля. В его основе лежит точное изложение информации, исключающее любые неясности или иное толкование. Если в официальных или служебных документах содержатся неточности и ошибки, то это осложняет коммуникативное взаимодействие между участниками и требует дополнительных разъяснений или уточнений. Некорректные сведения в документации могут нанести серьёзный вред репутации компании и подорвать её имидж, а в некоторых случаях причинить материальный ущерб для тех, кому предназначена информация. Поэтому деловая документация подлежит редактированию – проверке текстов на предмет опечаток, смысловых и грамматических ошибок с последующим устранением всех выявленных неточностей.

Редактирование (другими словами — проверка и исправление текста) - один из важнейших этапов работы над документом. Приступая к редактированию текста, важно отчетливо осознать, какие цели перед вами ставятся.

Редактирование текстов в официальных документах может носить стилистический характер, когда полностью сохраняется содержание текста и смысловой, при котором допускается внесение серьёзных изменений в оригинальные материалы. Если в первом случае от исполнителя требуется идеальная грамотность, то во втором – серьёзные познания в предметной области и владение специфической терминологией. Отличительная особенность документов официальной и деловой направленности проявляется в исключительных требования к текстовому содержанию. Точные определения, однозначная интерпретация оригинальных текстов, ясный смысл и лаконичное изложение материала – эти критерии являются основополагающими в работе редактора.

Есть, однако, главные принципы редактирования официальных документов:

• Неизменность информации, содержащейся в официальных и служебных текстах.
• Использование слов и выражений в точных значениях с однозначным смыслом.
• Недопустимость совмещения делового и публицистического стиля.
• Последовательное внесение изменений и сохранение целостности документа.

         Правка  текста нужна для того, чтобы:

1. устранить погрешности, оставшиеся после авторской доработки;
2. добиться ясности и четкости формулировок;
3. проверить фактический материал и избавить рукопись от неточностей;
4. устранить шероховатости языка и стиля;
5. технически обработать рукопись.

В практическом редактировании, то есть конкретном воплощении результатов редакторского анализа, обычно применяется выработанная опытом система правки. Видный специалист по литературному редактированию профессор К.И. Былинский выделил четыре основные вида:

         - правку-вычитку;

         - правку-сокращение;

         - правку-обработку;

         - правку-переделку.

Правка-вычитка. Она является самостоятельным видом редакторской работы. Ее следует отличать от корректорской вычитки, которой заканчивается подготовка оригинала к сдаче в набор.

Задача корректора - исправить допущенные ошибки, унифицировать обозначения и сокращения, привести в единую систему все ссылки и сноски и т.д.

         Правка-вычитка применяется при подготовке к выпуску переизданий, а также документальных материалов разного характера. Этому виду правки подвергаются: официальные материалы, произведения писателей-классиков, издания исторических документов.

Правка-сокращение. Применяется, когда по тем или иным причинам необходимо уменьшить объем текста, однако без ущерба для его содержания.

Сокращению подвергаются такие тексты, в которых есть длинноты, ненужные повторы, однотипные факты, мелкие подробности.

        Иногда редактору бывает необходимо изложить материал на строго установленном числе листов, строк или знаков (например, в энциклопедиях, справочниках, периодических изданиях). Редактор должен оставить только самое основное, сократив все второстепенное.

        В сокращенном виде могут издаваться произведения классиков литературы, изучаемые в средней школе, а также хрестоматии.

Производить правку-сокращение может и сам автор.

Правка-обработка. Такое исправление рукописи, которое позволяет считать ее издательским оригиналом, уже готовым к печати. При правке-обработке используется весь комплекс операций: уточняются фактические данные, исправляются композиционные недочеты, устраняются логические неувязки и совершенствуется языковая сторона произведения (устраняются все лексические и стилистические недочеты). Все серьезные изменения, вносимые в текст редактором, необходимо согласовать с автором. В ином случае, сотрудник обрабатывает материал самостоятельно, стараясь сохранить авторский слог (стиль), исправляя только то, что противоречит нормам языка и искажает мысль.

Правка-переделка. Применяется при подготовке к печати рукописей тех авторов, которые слабо владеют литературным языком. Правка-переделка широко используется в редакциях газет, особенно в отделах писем, так как материалы, присылаемые читателями, по разным причинам бывает трудно отправить в печать в том виде, в каком они поступили.

Разновидностью правки-переделки является так называемая «литературная запись». Это запись рассказа бывалого человека о своей жизни, работе, успехах. На основе этих рассказов литератор-редактор в содружестве с автором-рассказчиком создает литературное произведение. Или литературные работники сами подбирают литературный материал и пишут необходимый текст, который согласуется с этим лицом. Если под таким материалом подписывается не работник газеты, а лицо, завизировавшее текст, то это называется «заавторством».

«Заавторство» выражается не только в том, что на основании письменных материалов или устного рассказа статью пишет журналист, а подписывает ее другое лицо, но и в том, что он включает в нее свой взгляд на вещи, выдает свое мнение за авторское, т.е. за мнение того, кто подписал статью.

Вычитка

         Редакционно-техническая  обработка всех текстов издательского  оригинала при подготовке его  к производству, в процессе которой  устраняют орфографические и  пунктуационные ошибки, устанавливают  единообразное написание сокращений, названий и других элементов текста, проверяют систему выделений, ссылок, правильность нумерации, обращают внимание редактора на незамеченные им смысловые, фактические, стилистические ошибки. Вычитку обычно осуществляет корректор-вычитчик или литературный редактор.

         Корректура. Совокупность корректурных исправлений и сам процесс исправления ошибок и устранения технических недочетов в корректурном оттиске набора и печатной форме, включающий чтение корректурных оттисков и корректурную правку. Основные задачи корректора:

• устранение ошибок наборщика, искажающих оригинал (пропуски, перестановки букв, слогов, знаков препинания и т.д.);
• устранение ошибок, незамеченных в оригинале.

 

 

 

 

 

2. Особенности редактирования служебных документов

 

Для документов официально-делового стиля  комплекс мер, связанных с редактированием, имеет специфику, которая определяется рядом факторов.

Первым из них является чрезвычайная многожанровость функционального стиля, связанная с функциональной дифференциацией документов. Это, безусловно, сказывается на вариативности лингвистических средств, которые в них используются. Словом, редактирование юридических, например, документов может включать оценки и действия несколько отличные от решений и действий, имеющих место при редактировании деловых писем: перераспределяется частотность различных типов аспектов, параметров и ошибок, подлежащих корректировке в процессе редактирования. Опытные редакторы знают, какие ошибки и недостатки встречаются чаще в тех или иных видах документов.

Перенесение принципов и методов редактирования, используемых в журналистике и редакционно-издательском деле, связанном с выпуском художественной литературы, на тексты официально-деловых документов не решает всех проблем. Кроме неких общих процедур имеются такие аспекты редакторской деятельности, которые применимы только при подготовке документов официально-делового стиля.

Так, если к общестилевым редакторским процедурам можно отнести контроль за пунктуационно-орфографическим режимом (хотя это основная задача корректора), то в деловых текстах основной акцент смещается на содержательное редактирование и установление соответствия между содержательно-функциональными сторонами документа и его формой.

Кроме того, процессы редактирования художественных или публицистических текстов, с одной стороны, и официально-деловых, с другой, имеют различия в технологии: для текстов – представителей первых двух стилей, исходный вид рукописи не имеет значения (лишь бы она была вообще читаема). Прохождение такой рукописи через «строй» редакторов: издательского, младшего, технического, художественного, а также корректора – обеспечивает должный редакторский контроль. По самим условиям создания и функционирования большей части деловых документов подобная цепь процедур не всегда возможна и необходима. Часто функции редактора выполняет не лицо в этой  должности, а ответственный работник той функциональной сферы, в которой происходит коммуникация. Для документов с высокой степенью значимости (прежде всего, в социально-политической и правовой сферах) многоуровневое редактирование является совершенно необходимым и понятным, чаще документы проходят один уровень редактирования, совмещаемый с обсуждением.

Редактирование текстов официально-делового стиля является сложной документационно-технологической процедурой, включающей четкую последовательность операций. Необходимо заметить, что в большинстве случаев процессы составления и редактирования являются одновременными и неразрывными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Основные этапы редактирования служебных документов

 

  Одним из этапов редактирования является работа с подбором и оценкой фактических данных, используемых в документе или являющихся основой, на которой составляется документ. Эти данные могут представлять собой системы цифровых, вербальных, табличных или иных данных, подлежащих оценке на предмет целесообразности их включения в документ, степени и формы представления.

Еще один этап редакционно-издательской работы – типологизация документа, то есть соотнесение содержательных, формальных и статусных характеристик. В ряде случаев это является непростой задачей, определяющей прохождение документа и последствия его функционирования в профессиональной коммуникативной среде. Скажем, определенная ситуация может породить два документа с очень близким содержанием основной части: документ, именуемый «служебной запиской», и документ с названием «объяснительная записка». Очевидно, различия между документами объясняются различным видением ситуации, различны и процессуальные стороны рассмотрения документов и реакции на них.

Очередной этап – формирование текста документа с использованием параллельных, альтернативных конструкций и композиционно-реквизитного членения текста. В результате может получиться два и более варианта документа на отдельных носителях соответствующих формальным и коммуникативным условиям функционирования.

Еще один этап – нахождение окончательных речевых решений, здесь уточняются лексико-фразеологические единицы терминологического и нетерминологического характера, корректируются предложения с точки зрения их грамматической правильности, однозначности и логической определенности.

Следующий этап включает пунктуационно-орфографический контроль. Поскольку в результате предыдущего этапа высказывания приобрели законченный вид, необходимо обратить внимание на расстановку знаков препинания и орфографическое оформление текста.

Заключительный этап – композиционно-реквизитный контроль, при котором уточняется позиция каждого элемента текста на стандартном носителе, уточняется оформление документа с точки зрения вспомогательно-декоративных элементов. Этот этап включает печать документа, его вычитку и оформление подписей.

Существует специальная система корректурных знаков, используемых при поправке текста (ГОСТ 16.347 – 76. Знаки корректурные). Эти знаки имеют устойчивую стандартизированную форму, при правке текста они размещаются обычно на правом рабочем столе документа.

Рассмотрим лингвистические составляющие каждого этапа в редактировании деловых документов.

Этап подбора и оценки фактических данных. На лингвистическом уровне этот этап сопряжен с выбором языковой формы представления фактического материала. Здесь могут возникнуть проблемы при использовании топонимических и ономастических данных (топонимика – раздел лингвистической науки о географических наименованиях; ономастика – область языкознания, занимающаяся именами собственными); при цитировании фрагментов, включаемых в текст документа; при определении достаточности, доказательности и логичности контекста; при определении объема справочно-библиографических данных; при анализе полноты текста с точки зрения тех фактических данных, которые делают документ эффективным в конкретных коммуникативных обстоятельствах.

Этап типологизации документа. Этот этап связан с определением характера заголовочного реквизита документа. Проблема заключается в том, что многообразие и изменяемость документов не всегда дают возможность сразу определить необходимый тип, по различным оценкам количество только управленческих документов составляет более полусотни. В этой ситуации необходимо выбрать тот тип, который в наибольшей мере соответствует ситуации, уровню и порядку рассмотрения ее, предполагаемым действиям, как реакции на документ. Все это определяет и заголовочную часть, и тональность документа, а отсюда выбор обращений, глагольных форм, степень категоричности в ее лингвистическом выражении. Очевидна зависимость композиции от типа документа. Все эти довольно тонкие и лингвистически сложные нюансы должны быть учтены профессиональным редактором-составителем деловых документов.

Этап выбора оптимальных средств документа. Для этого этапа основная лингвистическая работа заключается в рассмотрении всех возможных способов формулирования фрагментов документа. При этом вариантность формулировок не должна входить в противоречие с нормирующими требованиями и стилистическими критериями. Проблема внутристилевой и даже внутрижанровой вариантности языковых средств является одной из наиболее актуальных проблем стилистики и документоведения. При высокой степени стандартизации ряда лингвистических объектов возможности внутренних языковых вариаций способствуют индивидуализации документов на лингвистическом уровне, позволяют говорить о проявлениях языкового вкуса, меры, мастерства, даже в рамках стиля, жестко регулируемого стандартом и унифицирующими ограничениями.

Этап окончательных речевых решений. В наибольшей степени лингвистическая сторона этого этапа проявляется в процессе терминологического редактирования, выбора форм обращений, форм завершения документа. Терминологическое редактирование предполагает определение предпочтительных речевых форм терминов, предлагаемых терминологическими стандартами предметных областей. Кроме сказанного, на этом этапе законченный вид приобретают предложения, их компоненты. Это относится как к организации структуры с позиций типологии предложений, так и порядка элементов предложения. Известно, что использование таких синтаксических приемов, как инвертирование конструкций, построение протяженных сочинительных образований, рубрикация в сложном предложении и ряд других приемов синтаксического уровня создают дополнительный фон воздействия, способствующий большей эффективности коммуникации.

Этап пунктуационно-орфографического контроля. Сложность лингвистических параметров деловых документов проявляется в повышенной вероятности допуска пунктуационных и орфографических ошибок. Увеличение числа орфографических ошибок связано с использованием в текстах официально-делового стиля большого количества редко используемых терминологических единиц, заимствованной лексики, других элементов лексико-фразеологического уровня с ограниченной сферой употребления, а следовательно – со слабо закрепленной в сознании носителей языка орфографической структурой. К орфографическим ошибкам необходимо отнести неоправданную и произвольную аббревиацию. Последняя не только затрудняет понимание текста, но и снижает его стилистический статус, создает коммуникативную неопределенность. В русском языке существует нормируемость сокращений, отступления от допустимых норм аббревиации рассматриваются как заметный недостаток, требующий редакторского вмешательства.

Уже упоминавшееся усложнение синтаксической структуры деловых документов влечет за собой увеличение количества пунктуационных ошибок. Сложная логика предложений, рубрикация бессоюзных предложений, соподчинение и сложные сочинения осложняют пунктуационный фон, увеличивают число относительно редко используемых в иных формах речи знаков препинания, например, таких, как тире, двоеточие, точка с запятой. Актуальной задачей исследования стиля становится выяснение частотности знаков препинания в различных текстах в их сопоставлении с аналогичными данными для других стилей.

Этап композиционно-реквизитного контроля. Этап охватывает большой комплекс лингвистических параметров документа.

1. Если взаиморасположение и взаимосвязь частей документа рассматривать как композиционную лингвистическую характеристику, то внимание редактора должно привлекать распределение описательной, повествовательной частей и части, содержащей выводы и рассуждения.
2. Редакторского внимания требует определение соразмерности частей документа и общий размер текста. Здесь основной принцип – необходимая достаточность и ни одного лишнего слова. Краткость и одноаспектность документа делают его быстрочитаемым, запоминающимся и не утомляющим словесным балластом.
3. Рубрикация в документах может иметь различный характер. Контроль за разумно необходимой, не чрезмерной рубрикацией (ее обилие ложно принимается за отражение логичности документа) исключает трудности при восприятии дробного текста. Наиболее частый способ рубрикации – построение сверхфразовых единств и выделение их с помощью абзацев. Более сложной и требующей серьезной проработки является рубрикация с помощью нумерации, сложной нумерации, введения подзаголовков, разбиения на отдельные параграфы и главы, разнесение на различные носители (листы бумаги, разные папки, различные тома, например). Для этих действий уже сложились определенные правила. Кроме того, используются такие приемы, как особая пунктуация, имеющая скорее, логический, чем грамматический характер; иерархия и неоднородность средств рубрикации; использование вспомогательных средств рубрикации. Правда, для рубрикации количество однородных фрагментов, подлежащих рубрикации, должно быть два и более.

Очень важным и эффективным инструментом редактирования является словарь. Различные словари, содержащие энциклопедические и лингвистические данные, являются постоянными помощниками редактора с любым стажем и опытом работы.

        

 

Заключение

 

         Подводя  итоги, необходимо сказать, что редактирование представляет собой всесторонний критический анализ содержания и формы документа с целью его правильной оценки и усовершенствования. Важнейшей составной частью работы над текстом документа является его редактирование. Оно начинается с прочтения текста, в ходе которого отмечаются его достоинства и недостатки, могут быть сделаны карандашные пометки на полях, попутные замечания на отдельном листе бумаги. Проверяется также фактический материал с точки зрения его достаточности, достоверности, точности цитат, ссылок, библиографических данных и т.п. Затем следует правка текста. Под правкой понимают изменение в тексте, сделанные в ходе его подготовки и касающиеся как содержания, так и формы (литературной, графической, технической). В зависимости от характера вносимых изменений различают следующие виды правок, обусловленные разной степенью вмешательства в редактируемый текст: 1) Правка-вычитка – осуществляется на заключительном этапе подготовки документа. В ходе ее устраняются опечатки, вписываются пропущенные буквы, исправляются ошибки, неверные написания, уточняется написание имен и фамилий, проверяется правильность оформления документа и т.п., т.е. устраняются главным образом технические погрешности; 2) Правка-сокращение. Основная ее задача – сокращение текста без ущерба для его содержания. Используется с целью устранения из текста длиннот, повторов, малосущественного материала, а также в тех случаях, когда необходимо уложиться в определенный объем, при издании сборников, хрестоматий, куда входят не целые произведения, а лишь те их части, которые представляются необходимыми для данного издания; 3) Правка-обработка затрагивает как содержание, так и организацию текста, язык документа. Включает: отбор и анализ фактического материала, определение обоснованности сделанных выводов, улучшение композиции рукописи, языковую, стилистическую правку текста; 4) Правка-переделка – используется в тех случаях, когда авторы текстов, не будучи профессиональными филологами, писателями, журналистами, плохо владеют литературной речью и неумело выражают свои мысли. Правка-переделка применяется и при составлении служебных, деловых документов, если возникает необходимость оказания помощи гражданам со стороны сотрудников служб документационного обеспечения управления с целью правильного составления документов. Для правки текста используются корректурные знаки, т.е. система специальных графических знаков, условных обозначений, которые служат для указания места и характера исправления ошибок в текст

         Синхронность  процессов создания и редактирования  делового документа предъявляют высокие требования к документоведу. Мастерство и ответственность автора деловой бумаги формируются знаниями и постепенно приобретаемым практическим опытом. И только труд, основанный на знании, способен дать обществу Мастера-документоведа, исследователя того функционального стиля, который стал одним из важнейших объектов лингвистического изучения в нынешнем столетии.