Секретарь в системе управления

 СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

Введение  

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя, фирмы.

К важнейшим  качествам секретаря относится  пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления  документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Работа секретаря  никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе -основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Секретарь - первый, с кем встречается посетитель. Он - последний, кого видят, покидая  офис. Секретаря по праву можно  назвать лицом учреждения.

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем.

Важными факторами успеха работы личного  секретаря является умение вести  себя с людьми и способность создать  впечатление, повышающее авторитет  руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

1. СЕКРЕТАРЬ

В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ  К СЕКРЕТАРЮ

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при  приеме на работу секретарю (секретарю-референту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам. 

К деловым качествам  прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен иметь  специальное образование, быть профессионально  подготовлен.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное  обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обеспечить своевременность  подготовки совещания, приема, оформления документа и т.д.

Не менее  важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе  секретаря на одно из первых мест выдвигается  требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим  качествам секретаря относится  пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные  ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря  никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе -основное качество для идеальных отношений с  руководителем.

Для выработки  деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее  важная черта характера-коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать  контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю, относится  любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при  ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Секретарь - первый, с кем встречается посетитель. Он - последний, кого видят, покидая  офис. Секретаря по праву можно  назвать лицом учреждения.

Внешний вид  секретаря должен всегда соответствовать  деловой обстановке.

К личным качествам  секретаря следует отнести и  его стремление к постоянному  совершенствованию. Одно из обязательных условий успешной работы секретаря - это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Деловые и личные качества работника, поступающего на должность  секретаря, могут быть проверены  тестированием.

1.2. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  СЕКРЕТАРЯ

Если организация (фирма) небольшая и секретарь (секретарь-референт) один ведёт всё организационное  и документационное обслуживание, т.е. фактически выполняет функции канцелярии, но в меньшем объёме, можно использовать квалификационную характеристику заведующего канцелярией.

1.3   ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

Далее план рабочего дня секретаря зависит от плана  рабочего дня руководителя. Например, руководитель проводит совещание в 1230, следовательно, у секретаря в плане будет стоять подготовка совещания (напоминания, размножение материалов, подготовка помещения), ведение протокола. Если руководитель должен уехать на совещание в 13ч., то у секретаря в плане будет стоять на 12*5 - напоминание руководителю, вызов машины, подготовка необходимых документов и т.д. В перечне работ на день надо указать, с кем и во сколько надо соединить руководителя по телефону, какие документы предстоит перепечатать и т.д.

Лучше, если будет согласовано с руководителем ежедневное определенное время для подписания документов, приема им сотрудников учреждения и т.д. Это не только упорядочит работу руководителя, но и облегчит планирование рабочего дня секретаря. Планируя текущий день, необходимо учесть время и на подготовку предстоящих в другие дни мероприятий.

В работе секретаря  много непредвиденных ситуаций - внезапных заданий руководителя, телефонных звонков, случайных посетителей. Эти факторы трудно поддаются регулированию, поэтому в плане рабочего дня всегда должно быть резервное время.

В конце дня  секретарь обрабатывает и отправляет исходящую корреспонденцию и, заканчивая рабочий день, намечает мероприятия на завтра.

В том случае, если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, секретарь  по договоренности с ним может  уйти только после того, как обеспечит  руководителя всей необходимой информацией.

Перед уходом секретарь  обязан убрать все документы, закрыть  на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Необходимо выключить из сети технические  средства, за исключением осуществляющих прием и передачу информации в  дежурном режиме (автоответчик, факс, модем и т.п.).

2. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ СЕКРЕТАРЯ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ

Секретарю-помощнику  или секретарю-референту помимо подготовки совещания руководитель может поручить сбор и предварительный  анализ необходимой информации для  выступления, которое он предполагает сделать. Обычно от секретаря-референта не требуется подготовки текста выступления, он должен лишь представить полную, точную, предельно достоверную информацию. Это может быть подборка необходимых документов: законодательно-нормативных, распорядительных документов, отчетов, актов ревизий, справок, писем и т.д. Лучше сделать подборку в виде ксерокопий, так как на них можно фломастером, ярким карандашом и другими средствами выделить наиболее важные места, цифры, фамилии и другую информацию, необходимую для доклада. Сефетарь-референт может составить и информационно-обзорный реферат по интересующей руководителя теме. Однако такая работа может быть выполнена лишь секретарем-помощником, секретарем-референтом высокого класса с высшим образованием.

Важнейшее место  в подготовке совещания занимает составление проекта решения  по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести правки, оперативно их обсудить. Секретарь обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Сегодня эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.

Готовя совещание, следует выяснить финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода.

На подготовительном этапе определяется общий объем работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

В случае участия  в совещании иногородних лиц  не менее важным является процедура  размещения участников. Имея список участников совещания, секретарь знает, кто  приедет из других городов. По каждому такому участнику совещания обязательно выясняется, будет ли он нуждаться в размещении.

Готовя совещание  и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. По указанию секретаря, ответственного за организацию совещания, бронируются места в гостиницах и общежитии. Обычно этим занимаются административно-хозяйственные службы. Секретарь сообщает, сколько и каких мест необходимо забронировать, и держит вопрос размещения под контролем. У него собираются сведения, где какой участник совещания будет размещен.

В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников. Необходимо учесть, будет ли нужна машина, автобус  для встреч, проводов, доставки участников от места проживания к месту проведения совещания. В случае необходимости составляется точный график, когда и куда подается машина, в какое время транспорт будет в распоряжении секретаря или ответственного за транспортное

обслуживание.

Для больших  совещаний, особенно с участием иногородних может быть продумана культурная программа: посещение театров, выставок, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заранее.

Заканчивается подготовительный этап подготовкой  помещения для проведения совещания  и его техническим оснащением. Необходимость демонстрационных средств  выясняется заранее, они приводятся в рабочее состояние. В больших помещениях проверяется исправность радиосети. За установку технических средств и их эксплуатацию отвечают специально выделенные работники, имеющие необходимую квалификацию. Важно помнить, что в определенных случаях совещания стенографируются или организуется запись совещания на магнитную ленту. В этих случаях надо подготовить рабочее место стенографистки или ведущего протокол и заранее проверить возможность размещения и исправность звукозаписывающей аппаратуры.

Таким образом, при подготовке совещания можно выделить вопросы:

1          Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания;

2          Определение места совещания (выбор помещения);

3          Оповещение участников совещания:

а.         составление приглашения;

б.         передача приглашения.

4          Уточнение списка участников;

5          Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

а.         основного сообщения;

б.         справочно-информационных материалов;

в.         проекта решения.

6          Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей;

7          Определение финансовых расходов;

8          Проведение организационных мероприятий:

а.         заказ гостиницы;

б.         заказ транспорта;

в.         организация кофе-паузы;

г.         организация культурно-массовых мероприятий;

д.         закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов и т.д.

9          Проверка готовности помещения (количество мест и техническая

оснащенность).

Приступая к  подготовке совещания, секретарю хорошо иметь такой перечень под рукой, чтобы не упустить какую-либо деталь.

Сегодня широкое  распространение получили компьютерные технологии, которые в сочетании  с современными телекоммуникациями позволяют не собирать участников совещания  в одном месте, а проводить обмен мнениями между сотрудниками, находящимися у своих компьютеров в реальном режиме времени. Эта форма совещания также требует предварительной подготовки: выработки повестки дня, оповещения участников, предварительной рассылки рассматриваемых материалов.

В зависимости  от возможностей линий связи такое  совещание может быть обменом  только текстовой и графической  информацией, но может быть добавлена аудио- и даже видеосвязь, когда участники слышат и видят друг друга. При такой форме совещания организаторы до начала совещания должны провести пробное подключение и проверить качество связи с каждым его участником. С лицами, не принимавшими ранее участия в аналогичных совещаниях, следует связаться заранее, чтобы уточнить наличие у них необходимого программного обеспечения и проверить качество связи.

Но и при  традиционной форме совещания, когда  участники собираются в одном  помещении, компьютер используется сегодня для демонстрации материалов по ходу выступления. В этом случае организатору совещания необходимо заранее уточнить у выступающих, в какой программе подготовлена демонстрация и перед совещанием проверить представленные материалы.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ

  И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ  ГРАЖДАН

Прием посетителей - одна из важнейших функций секретаря. Первое впечатление о фирме (учреждении) складывается именно от уровня организации приема. Секретарь фирмы (небольшого учреждения) отвечает за организацию приема всех обратившихся в нее. Секретарь руководителя организует прием посетителей руководством.

Прежде всего  следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так  как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом. Организация приема зависит от категории посетителей:

1          сотрудников своей организации;

2          сотрудников других организаций:

а.         по предварительной договоренности;

б.         прибывших внезапно.

3          посетителей поличным вопросам.

Во всех случаях  секретарь прежде всего приветливо здоровается с вошедшим.

Так как секретарь  помогает руководителю в реализации плана его рабочего дня, ему часто дано право определять, с кем руководитель должен встретиться сам, а кто может быть направлен к другим должностным лицам, какие вопросы нуждаются в срочном, первоочередном решении и внимании руководителя.

Организуя прием  к руководителю, секретарь должен знать и пропускать беспрепятственно лиц, имеющих к нему доступ в любое  время.

Для приема остальных  сотрудников организации по текущим  вопросам желательно иметь установленные  часы и дни, что является основой рационального планирования рабочего дня руководителя, К пришедшим на прием сотрудникам надо обращаться по имени и отчеству, для чего у секретаря должен лежать пофамильный (с именем и отчеством) список (справочник) всех работников организации.

При приеме работников других организаций после приветствия надо выяснить и записать: