Синтетический учёт кассовых операций в сочетании с аналитическим

3. Синтетический  учёт кассовых операций в сочетании  с 

аналитическим

3.1 Организация  аналитического учёта различной  валюты

Валюта - национальная денежная единица любой страны.

Валютные операции - это  операции, связанные с переходом  права собственности и других прав на валютные ценности (под валютными ценностям понимают иностранную валюту, ценные бумаги в иностранной валюте, драгоценные металлы и природные драгоценные камни);

-операции, связанные  с использованием иностранной  валюты в качестве средства  платежа;

-ввоз и пересылка  в Россию, а также вывоз из  России валютных ценностей;

-осуществление международных  денежных переводов;

-проведение расчетов, связанных с получением коммерческого  или банковского кредита в  иностранной валюте и его погашением, а также проведение операций по покупке и продаже валюты на внутреннем рынке;

Валютные операции могут  осуществлять любые организации. Валютные средства хранятся на валютном счете.

Для учета движения средств  в иностранной валюте предусмотрен счет 52 “Валютный счет”. К этому счету рекомендуется открывать субсчета “Транзитные валютные счета”, “Текущие валютные счета”, “Валютные счета за рубежом”. Аналитический и синтетический учет в разрезе субсчетов организуются по кодам валют, например, немецкая марка - 048 и т.д.

Учет отражается в двух оценках: в валюте иностранного государства и в национальной валюте РФ.

По дебету счета 52 отражается поступления денежных средств, по кредиту - списание.

Операции по валютным счетам отражаются в бухгалтерском  учете на основании выписок банка и приложенных к ним денежно-расчетных документов. На основании выписок с текущих валютных счетов ведется журнал-ордер №2/1 - для оборотов по дебету. Используются также карточки аналитического учета по наименованиям валют по форме:

Карточка аналитического учета к счету “52” “Валютный счет”

наименование  валюты_________________ .

Сальдо на начало месяца __

в валюте по курсу

Итого за месяц:

С-до на конец  месяца:

в валюте ______по курсу______

Стоимость активов и  обязательств (денежных знаков в кассе  организации, средств на счетах в  кредитных организациях, денежных и  платежных документов, финансовых вложений, средств в расчетах, включая по заемным обязательствам, с юридическими и физическими лицами, основных средств, нематериальных активов, материально - производственных запасов и др.), выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли на дату совершения операции в иностранной валюте.

Счет 51 "Расчетные счета" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации  на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

По дебету счета 51 "Расчетные  счета" отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 "Расчетные  счета" отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям").

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно - расчетных документов.

Аналитический учет по счету 51 "Расчетные счета" ведется  по каждому расчетному счету.

Действующие правила предполагают, что записи по синтетическому счету 51 "Расчетные счета" и по аналитическим счетам, открытым к нему, должны выполняться на основе банковских выписок, что находится в противоречии, как с мировой практикой, так и требованиями п. 7 ПБУ 1/98 - требование приоритета содержания перед формой, которое предполагает "отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни, исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования".

Из этого следует, что бухгалтер должен делать записи на основе первичных платежных документов. Например, если выписано платежное поручение, и его уже направили в банк, то бухгалтер тут же должен кредитовать счет 51 "Расчетные счета". А по банковской выписке следует только выверять уже сделанные записи. Применяемый же у нас порядок приводит к тому, что на счете 51 "Расчетные счета" числящиеся суммы денежных остатков оказываются выше реальных. В нашем случае банк может списать с расчетного счета суммы платежей и представить выписку в течение несколько дней, и весь этот период (несколько дней) на предприятии на счете 51 "Расчетные счета" числится сумма, которая уже уплачена, и которой реально уже нет.

3.2 Денежные  документы в кассе предприятия

Денежные документы  – это документы с зафиксированной на них номинальной стоимостью, дающие право их владельцу получать указанную на них сумму (почтовые марки, путевки и др.).

Для учета денежных документов в бухгалтерском учете предприятие  использует активный, основной, инвентарный счет 50/3 “Денежные документы”. На сч. 56 предприятие ведет учет движения и наличия денежных документов, хранящихся в кассе предприятия. Денежные документы учитываются по их номинальной стоимости, по видам.

При приобретении денежных документов на счетах бухгалтерского учета делается следующая запись:

Д сч. 50/3 - К сч. 51 «Расчётный счёт» или сч.50 «Касса».

Акционерные общества на отдельном субсчете “Собственные акции, выкупленные у акционеров” счета 56 учитывают собственные акции, которые  были выкуплены у акционеров акционерным обществом для последующей перепродажи или аннулирования.

При выкупе собственных  акций акционерным обществом  на счетах бухгалтерского учета делается запись:

Д сч. 50/3 - К сч.50 «Касса».

Аннулирование собственных  выкупленных акций записывается следующим образом:

Д сч.81 «Собственные акции» - К сч. 50/3.

Эта запись на счетах бухгалтерского учета делается после выполнения акционерным обществом всех предусмотренных  законодательством процедур (перерегистрация).

Некоторые товарищества используют субсчет “Собственные акции, выкупленные у акционеров” счета 50/3 для учета доли участника, приобретенной в установленном порядке самим товариществом для передачи другим участникам или третьим лицам.

Учет денежных документов производится в Книге по движению денежных документов. Поступление и выдачу, или списание, денежных документов оформляют приходными или расходными кассовыми ордерами. Кассир, так же, как и по кассовым операциям с денежными средствами, составляет отчет по движению денежных документов, и этот отчет сдается главному бухгалтеру. Аналитический учет ведется по видам документов.

Учет переводов в  пути осуществляется на основном, инвентарном  счете 57 “Переводы в пути”. На этом счете отражаются операции по движению денежных средств, внесенных в кассы банков для последующего зачисления на расчетный или валютный счет предприятия. При передаче денег на почту или инкассатору банка на счетах бухгалтерского учета делаются следующие записи:

Д сч.57 «Переводы в  пути» - К сч.50 «Касса».

После зачисления денежных средств на расчетный или валютный счет и получения расписки со счета:

Д сч.51 «Расчётный счёт» - К сч.57 «Переводы в пути».

На сч.57 суммы учитываются  на основании документов, подтверждающих передачу денежных средств инкассатору  банка или на почту: квитанции учреждения банка, копии сопроводительных ведомостей, расписка. Основанием записи по К сч.57 является выписка с расчетного счета банка о зачислении денег на счет.

Учет наличия и движения денежных документов в иностранной  валюте ведется аналогично учету денежных документов в рублях, но обособленно, по видам валюты.

3.3 Отражение  операций, совершенных по кассе  на счёте 50 «Касса»

Движение денег кассир учитывает в кассовой книге. В  ней ежедневно регистрируются все  операции по поступлению и расходованию денег. По окончании работы кассир подсчитывает итоги и выводит остаток на следующий день.

Движение денег по кассе в  системе бухгалтерских счетов учитывается  на активном счете 50 «касса» и на субсчетах:

50.1 «Касса организации» учитываются  наличные деньги в кассе предприятия. При работе с иностранной валютой должны открываться соответствующие субсчета.

50.2 «Операционная касса» касса  при розничной торговле в магазине.

50.3 «Денежные документы» учитываются  другие денежные документы: марки,  купленные авиабилеты и т.п.

Далее в таблице 2 приведено отражение  операций по счёту 50.

Таблица 2. Типовые бухгалтерские  записи по счёту 50 «Касса».

3.4 Порядок проведения  инвентаризации кассовых операций  и 

отражение результатов  в учёте

Порядок проведения инвентаризации кассы  дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа (распоряжения) руководителя организации комиссией  в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в  кассе кассир составляет последний  кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные кассовые ордера, приложенные  к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на "____" (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую; своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также  необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств  в кассе; целевое использование  полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств  и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия  денежных знаков и других ценностей  в кассе к учету принимаются  наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии  членов инвентаризационной комиссии.

Путем сопоставления фактических  и учетных остатков выявляется результат  инвентаризации: излишек или недостача.

В бухгалтерском учете фактические  излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 "Касса" субсчета 1 "Касса  организации" или 3 "Денежные документы"

Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет 1"Прочие доходы".

При выявлении излишков бланков  документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 "Бланки строгой отчетности" в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". По недостающим  денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и  документов в учете осуществляется запись:

Дебет94

Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих бланков строгой  отчетности отражается по кредиту счета 006 "Бланки строгой отчетности". Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица - кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Возмещение суммы недостачи  возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

Кредит счета 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

Если недостача возмещается  в кассу организации, то в бухгалтерском  учете производится запись:

Дебет 50/1"Касса организации"

Кредит 73/2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

При отсутствии конкретного виновного  лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных  расходов организации и списывается  корреспонденцией счетов:

Дебет91/2 "Прочие расходы"

Кредит счет 94

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира - в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

Пример. В результате инвентаризации наличных денежных средств в кассе организации обнаружена недостача в сумме 4500 руб., которая возникла по вине кассира. В соответствии с приказом руководителя организации недостача отнесена на виновное лицо (кассира), который погасил недостачу путем внесения денежных средств в кассу. Отражение результатов в учёте:

Д сч.94 К сч.50 4500 Отражена недостача  денежных средств в кассе

Д сч.73-2 К сч. 94 4500 Недостача отнесена на виновное лицо

Д сч. 50 К сч. 73-2 4500 Отражено внесение виновным лицом в кассу организации  причитающейся к возмещению суммы.

3.5 Использование и  правила ведения синтетических 

бухгалтерских регистров—ведомости  №1, журнала-ордера №1 для 

осуществления синтетического и аналитического учёта операций

по кассе

Журнал – ордер № 1 и Ведомость  к журналу ордеру №1 предназначены для учета операций с наличностью в кассу (счет 50).

Записи в журнале – ордере №1 в ведомости к журналу ордеру №1 производятся на основании кассовых отчетов, подтвержденных приложенных  к ним документам.

При незначительном количестве кассовых операций допускается составлять кассовый отчет не за день, а в целом за несколько дней. В журнале – ордере №1 и в ведомости к журналу ордеру №1 в этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные, за которые был составлен кассовый отчет.

Данные из кассового отчета в  бухгалтерии переносят в журнал – ордер №1 по кредиту 50 счета, а  по дебету счета в ведомость №1. Для каждого отчета в журнале  и в ведомости предназначена  одна строка. По истечению месяца подсчитываются обороты, выводится новый остаток на конец месяца. Итоговые данные переносятся в главную книгу.

Все кассовые документы обязательно  содержат следующие реквизиты:

1. Подпись директора

2. Подпись главного бухгалтера

3. Сумма

4. Корреспондирующий счет

5. Дата

6. Назначение операции

7. Подпись кассира (расходном ордере)