Системный подход при управлении современным предприятием

CАНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Кафедра «Стратегический менеджмент»

 

 

 

 

Реферат

 

Дисциплина: Управленческие решения

 

Тема: «Системный подход при управлении современным  предприятием»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка гр. З 5075/26

Добрина Р.А.

Проверил преподаватель: Горчакова  Л.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       

Санкт-Петербург

 

 

Оглавление

1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы 2

2. Организационная  система: основные элементы и  типы 4

3. Теория систем 5

4. Предприятие как  целеустремленная система 8

5. Значение системного  подхода в управлении современном  предприятии 10

Заключение  . 11

Список использованной литературы 12

 

 

                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие системного подхода, его основные черты и принципы

 

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны,

привел к открытию и  накоплению множества новых фактов, сведений из различных

областей жизни, и тем  самым поставил человечество перед  необходимостью их

систематизации, отыскания  общего в частном, постоянного в изменяющемся.

Однозначного понятия  системы не существует. В наиболее общем виде под

системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих

определенную целостность, некоторое единство.

Изучение объектов и явлений  как систем вызвало формирование нового подхода в

науке — системного подхода.

Системный подход как обще методический принцип используется в различных

отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой

является

общая теория систем, начало которой положил австралийский  биолог

Л.Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал

изучать организмы как  определённые системы, обобщив свой взгляд в книге

"Современная теория  развития" (1929). В этой книге  он разработал системный

подход к изучению биологических  организмов. В книге "Роботы, люди и сознание"

(1967) он перенёс общую  теорию систем на анализ процессов  и явлений

общественной жизни. 1969 - "Общая теория систем". Берталанфи превращает свою

теорию систем в общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел

в поиске структурного сходства законов, установленных в различных

дисциплинах, исходя из которых, можно вывести общесистемные закономерности.

Определим черты системного подхода:

·          Системный подход — форма методологического  знания, связанная с

исследованием и созданием  объектов как систем, и относится  только к системам.

·          Иерархичность познания, требующая  многоуровневого изучения

предмета: изучение самого предмета — «собственный» уровень; изучение этого же

предмета как элемента более широкой системы — «вышестоящий»  уровень; изучение

этого предмета в соотношении  с составляющими данный предмет  элементами —

«нижестоящий» уровень.

·          Системный подход требует рассматривать  проблему не изолированно, а

в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и

отдельного элемента, проводить  ассоциации между общими и частными целями.

С учётом сказанного определим понятие системного подхода:

    

Системный подход — это подход к исследованию объекта (проблемы, явления,

процесса) как к системе, в которой выделены элементы, внутренние и внешние

связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые  результаты его

функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения

объекта.

Можно также сказать, что  системный подход — это такое направление

методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого

лежит исследование любого объекта как сложной целостной  социально-экономической

системы.

    

 

 

Далее рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа):

1.     Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему

как единое целое и в  то же время как подсистему для  вышестоящих уровней.

2.     Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней

мере, двух) элементов, расположенных  на основе подчинения элементов низшего

уровня — элементам  высшего уровня. Реализация этого  принципа хорошо видна на

примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация

представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой.

Одна подчиняется другой.

3.     Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и

их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило,

процесс функционирования системы  обусловлен не столько свойствами ее отдельных

элементов, сколько свойствами самой структуры.

4.     Множественность, позволяющая использовать множество

кибернетических, экономических  и математических моделей для  описания отдельных

элементов и системы в  целом.

 

Современное представление  о системном подходе 
Итак, системный подход в управлении основывается на том, что всякая организация представляет собой систему, состоящую из частей, каждая из которых обладает своими собственными целями. Руководитель должен исходить из того, что для достижения общих целей организации необходимо рассматривать ее как единую систему. При этом стремиться выявить и оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их на такой основе, которая позволит организации в целом эффективно достичь её целей. (Достижение целей всех подсистем организации явление желательное, но почти всегда не реальное).

 

Отличия традиционного  и системного подходов к управлению 
Традиционный и системный подходы используют и анализ (расчленение целого на части) и синтез (объединение частей в целое) при выработке управленческих решений. Различие заключается в сочетании, последовательности этих методов. Традиционное мышление содержит следующую последовательность этапов: 1) расчленение (анализ) того, что предстоит объяснить; 2) объяснение поведения или свойств частей взятых по отдельности; 3) объединение (синтез) этих объяснений в объяснение целого. В системном подходе также можно выделить три ступени: 1) определение целого (системы), частью которого является интересующий нас объект; 2) объяснение поведения или свойств этого целого (системы); 3) объяснение поведения или свойств интересующего нас предмета с точки зрения его функций в этом целом, частью которого он является. Т.е. при системном подходе синтез предшествует анализу, а при традиционном - наоборот. 
 
При аналитическом подходе объясняемый предмет рассматривается, как целое, которое предстоит разложить на части. При системном подходе, объясняемый предмет рассматривается как часть некоторого целого.

  

 2. Организационная система: основные элементы и типы          

Любая организация рассматривается  как организационно-экономическая  система,

имеющая входы и выходы, и определенное количество внешних связей. Следует

дать определение понятию  «организация». В истории были различные  попытки

идентифицировать это  понятие.

·        Первая попытка строилась на идее целесообразности. Организация -

есть целесообразное устройство частей целого, которое имеет определённую

цель.

·        Организация - социальный механизм для реализации целей

(организационных, групповых,  индивидуальных).

·        Организация - гармония, или соответствие, частей между собой и

целым. Любая система развивается  на основе борьбы противоположностей.

·        Организация - целое, которое не сводится к простой  арифметической

сумме составляющих его элементов. Это целое, которое всегда больше или меньше

суммы своих частей (всё  зависит от эффективности связей).

·        Честер Бернард (на Западе считается одним  из основоположников

современной теории менеджмента): когда люди собираются вместе и официально

принимают решение объединить свои усилия для достижения общих  целей, они

создают организацию.

Это была ретроспектива. Сегодня  организация может быть определена как

социальная общность, которая  объединяет некоторое множество  индивидов для

достижения общей цели, которые (индивиды) действуют на основе определённых

процедур и правил.

Исходя из данного ранее  определения системы, определим  организационную систему.

   

 Организационная система - это определённая совокупность внутренне

взаимосвязанных частей организации, формирующая некую целостность.

Основными элементами организационной  системы (а значит и объектами

организационного управления) выступают:

·  производство

·  маркетинг и сбыт

·  финансы

·  информация

·  персонал, человеческие ресурсы - обладают системообразующим

качеством, от них зависит  эффективность использования всех остальных

ресурсов.

Эти элементы являются основными  объектами организационного управления. Но у

организационной системы  есть и другая сторона:

     Люди. Задача менеджера в том, чтобы способствовать координации и

интеграции человеческой деятельности.

     Цели и задачи. Организационная цель - есть идеальный проект будущего

состояния организации. Эта  цель способствует объединению усилий людей и их

ресурсов. Цели формируются  на основе общих интересов, поэтому  организация-

инструмент для достижения целей.

     Организационная структура. Структура - это способ объединения элементов

системы. Организационная  структура - есть способ соединения различных  частей

организации в определённую целостность (основными видами организационной

структуры являются иерархическая, матричная, предпринимательская, смешанная  и

т. д.). Когда проектируем  и поддерживаем эти структуры, мы управляем.

     Специализация и разделение труда. Это тоже объект управления. Дробление

сложных производственных процессов, операций и задач на составляющие, которые

предполагают специализацию  человеческого труда.

     Организационная власть - это право, способность (знания + навыки) и

готовность (воля) руководителя проводить свою линию при подготовке, принятии и

реализации управленческих решений. Каждый из этих компонентов  необходим для

реализации власти. Власть - есть взаимодействие. Функцию координации  и

интеграции деятельности людей бессильный и неэффективный  менеджер организовать

не может. Организационная  власть - не только субъект, но и объект управления.

     Организационная культура- присущая организации система традиций,

верований, ценностей, символов, ритуалов, мифов, норм общения между  людьми.

Организационная культура придаёт  организации индивидуальность, собственное

лицо. Что немаловажно, она  объединяет людей, создаёт организационную

целостность.

     Организационные границы - это материальные и нематериальные ограничители,

которые фиксируют обособленность данной организации от других объектов,

находящихся во внешней среде организации. Менеджер должен обладать способностью

расширять (в меру) границы  собственной организации. В меру - значит брать

только то, что сумеешь  удержать. Управлять границами - значит вовремя их

очерчивать.

Организационные системы  можно разделить на закрытые и открытые:

     Закрытая организационная система - это та система, которая не имеет связи

со своей внешней средой (т. е. не обменивается с внешней средой продуктами,

услугами, товарами и др.). Пример - натуральное хозяйство.

     Открытая организационная система имеет связи с внешней средой, т. е.

другими организациями, институтами, имеющими связи с внешней средой.

Таким образом, организация  как система представляет собой  совокупность

взаимосвязанных элементов, образующих целостность (т.е. внутреннее единство,

неразрывность, взаимную связь). Любая организация является открытой системой,

т.к. взаимодействует с  внешней средой. Она получает из окружающей среды

ресурсы в виде капитала, сырья, энергии, информации, людей, оборудования

т.п., которые становятся элементами её внутренней среды. Часть  ресурсов с

помощью определенных технологий перерабатывается, преобразуется в  продукты и

услуги, которые затем  передаются во внешнюю среду.

    

 

3. Теория систем

 

Теория систем имеет дело с анализом, проектированием и

функционированием систем —  самостоятельных хозяйственных  подразделений,

которые образуются взаимодействующими, взаимосвязанными и взаимозависимыми

частями. Ясно, что любая  организационная форма бизнеса  отвечает этим

критериям и может изучаться  с использованием понятий и средств  теории систем.

Любое предприятие — система, которая превращает набор вкладываемых в

производство ресурсов —  затрат (сырье, машины, люди) — в товары и услуги. Она

функционирует внутри более  крупной системы — внешнеполитической,

экономической, социальной и технической среды, в которой  она постоянно

вступает в сложные  взаимодействия. Она включает серию  подсистем, которые

также взаимосвязаны и  взаимодействуют. Нарушение функционирования в одной

части системы вызывает трудности  в других ее частях.

    

Основные понятия  и характеристики общей теории систем:

     ·  Компоненты системы (элементы, подсистемы). Любая система,

независимо от открытости, определяется через её состав. Эти  компоненты и связи

между ними создают свойства системы, её сущностные характеристики.

     ·  Границы системы - это разного рода материальные и

нематериальные ограничители, дистанцирующие систему от внешней среды. С точки

зрения общей теории систем, каждая система выступает частью бóльшей

системы (которая называется сверхсистемой, суперсистемой, надсистемой). В свою

очередь, каждая система  состоит из двух или более подсистем.

     ·  Синергия (от греческого - вместе действующий). Это понятие

используется для описания явлений, при котором целое всегда больше или меньше,

чем сумма частей, составляющих это целое. Система функционирует  до тех пор,

пока отношения между  компонентами системы не приобретают  антагонистического

характера.

     ·  Вход — Преобразование — Выход. Организационная система в

динамике представляется в качестве трёх процессов. Взаимодействие их даёт цикл

событий. Любая открытая система имеет цикл событий. При  системном подходе

важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы,

т.е. характеристик «входа», «процесса» («преобразования») и характеристик

«выхода». При системном  подходе на основе маркетинговых  исследований сначала

исследуются параметры «выхода», т.е. товары или услуги, а именно

что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого,

в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть

четкими и своевременными. На «выходе» в итоге должна быть конкурентоспособная

продукция либо услуги. Затем  определяют параметры «входа», т.е.

исследуется потребность  в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и

информационных), которая определяется после детального изучения

организационно-технического уровня рассматриваемой системы (уровня техники,

технологии, особенности  организации производства, труда  и управления) и

параметров внешней среды (экономической, геополитической, социальной,

экологической и др.). И, наконец, не менее важное значение приобретает

исследование параметров «процесса», преобразующего ресурсы в готовую

продукцию. На этом этапе, в  зависимости от объекта исследования,

рассматривается производственная технология, либо технология управления, а

также факторы и пути ее совершенствования.

     ·  Цикл жизни. Любая открытая система обладает циклом жизни:

            возникновение Ю становление Ю функционирование Ю кризис Ю крах

     ·  Системообразующий элемент - элемент системы, от которого в

решающей степени зависит  функционирование всех остальных элементов  и

жизнеспособность системы  в целом.

  

  Характеристики открытых организационных систем

     ·  Наличие цикла событий.

     ·  Негативная энтропия (негоэнтропия, антиэнтропия)

·  а) под энтропией в общей теории систем понимается общая тенденция

организации к смерти;

·  б) открытая организационная система, благодаря способности

заимствовать необходимые  ресурсы из внешней среды, может  противодействовать

этой тенденции. Эта способность  и называется негативной энтропией;

·  в) открытая организационная система проявляет способность к

негативной энтропии, и, благодаря  этому некоторые из них живут  столетиями;

·  г) для коммерческой организации главным критерием негативной

энтропии является её устойчивая прибыльность на значительном временном

интервале.

     ·  Обратная связь. Под обратной связью понимается информация,

которая генерируется, собирается, используется открытой системой для

мониторинга, оценки, контроля и коррекции собственной деятельности. Обратная

связь позволяет организации  получать информацию о возможных или реальных

отклонениях от намеченной цели и вовремя вносить изменения в процесс её

развития. Отсутствие обратной связи ведёт к патологии, кризису  и краху

организации. Люди в организации, занимающиеся сбором и анализом информации,

интерпретирующие её, систематизирующие  потоки информации, обладают колоссальной

властью.

·  Открытым организационным системам присущ динамический гомеостаз

. Все живые организмы  проявляют тенденцию к внутреннему  равновесию и балансу.

Процесс поддержания самой  организацией сбалансированного состояния  и называется

динамическим гомеостазом.

·  Открытые организационные системы характеризуются дифференциацией

- тенденцией к росту,  специализации и разделению функций  между различными

компонентами, которые формируют  данную систему. Дифференциация - это  ответ

системы на изменение внешней  среды.

     ·  Эквифинальность. Открытые организационные системы способны, в

отличие от закрытых систем, достигать поставленных целей различными путями,

двигаясь к этим целям  с различных стартовых условий. Нет и быть не может

единого и наилучшего метода достижения цели. Цель всегда может  быть достигнута

разными способами, и двигаться  к ней можно с разными скоростями.

Приведу пример: рассмотрим банк с точки зрения теории систем.

Исследование банка с  точки зрения теории систем началось бы с уточнения

целей, чтобы помочь понять характер решений, которые необходимо принять,

чтобы этих целей достичь. Нужно было бы исследовать внешнюю  среду, чтобы

осознать способы взаимодействия банка со своим более широким  окружением.

Затем исследователь обратился  бы к внутренней среде. Чтобы попытаться понять

главные подсистемы банка, взаимодействие и связи с системой в целом, аналитик

проанализировал бы пути принятия решений, самую важную информацию,

необходимую для их принятия, а также каналы связи, через которые эта

информация передается.

Принятие решений, система  информации, каналы связи особенно важны для

системного аналитика, потому что, если они функционируют плохо, банк будет в

трудном положении. В каждой сфере системный подход обусловил появление новых

полезных понятий и  технических приемов.

·  Принятие решений

·  Системы информации

·  Каналы коммуникации

    

Принятие решений

В области принятия решений  системное мышление способствовало классификации

различного типа решений. Были разработаны понятия определенности, риска и

неопределенности. Были внедрены логические подходы к принятию сложных  решений

(многие из которых имели математическую основу), что оказало большую помощь

менеджерам в улучшении  процесса и качества принятия решений.

   

 Системы информации

Характер информации, находящейся  в распоряжении принимающего решения, имеет

важное влияние на качество самого решения, и неудивительно, что  этому вопросу

уделялось большое внимание. Те, кто разрабатывают системы  управленческой

информации, пытаются дать соответствующую  информацию соответствующему лицу в

соответствующее время. Чтобы  осуществить это, им нужно знать, какое решение

будет приниматься, когда  информация будет предоставлена, а  также как скоро

эта информация дойдет (если скорость является важным элементом  принятия

решений). Предоставление соответствующей  информации, которое улучшало бы

качество решений (и устраняло  бы ненужную информацию, просто увеличивающую

издержки) — весьма существенное обстоятельство.

     Каналы коммуникации

Каналы коммуникации в  организации являются важными элементами в процессе

принятия решений, поскольку  они передают требуемую информацию. Аналитики

систем дали много полезных примеров глубокого понимания процесса взаимосвязи

между организациями. Значительные успехи были достигнуты в изучении и решении

проблем «шума» и помех  в средствах связи, проблем перехода из одной системы

или подсистемы с другую.

4. Предприятие как целеустремленная система

Чтобы отличать цели человекосодержащих систем от любых иных следует все системы разделить на два класса — механические и органические системы. Механические системы могут быть построены в значительной мере по произволу их создателей; они обладают раз и навсегда заданными извне свойствами и собственных целей не имеют. А органические системы по аналогии с живыми, биологическими организмами обладают способностью к сознательному изменению, к саморазвитию. Такие системы создают недостающие им органы, средства для достижения своих целей. Если руководство предприятия создает условия для его развития, то такое предприятие способно выжить в современных экономических условиях и добиться определенного успеха. Это является следствием того, что предприятие становится открытой системой за счет отражения в целях его работников окружающего мира, его меняющихся идей, ценностей и интересов. Если же пытаться строить предприятие по законам функционирования механизмов, то такое предприятие не может стать ничем большим, чем механизмом, обреченным на умирание в условиях современного рынка, становясь закрытой системой, нежизнеспособной и деградирующей. 
 
Давно ушли в прошлое представления, что главная цель работника заключается только в получении максимальной зарплаты, что именно материальный стимул является основным мотивом его трудовой деятельности. Специальные исследования показали, что потребности современного работника, которые лежат в основе его целей — многоаспектны, многогранны. В цивилизованных обществах на первый план выходят не материальные стимулы, а мотивы духовного, психологического плана, морального характера. И действительно, современный человек испытывает потребность в самореализации, в творчестве, в свободе, в общественном признании, в надежном будущем и, конечно, в хорошем материальном обеспечении. Лишь такая фирма будет в полной мере стабильной и процветающей, где важнейшие человеческие и профессиональные потребности ее работников будут удовлетворены.  
 
Однако цели фирмы как целого нельзя свести только к целям ее работников или к целям ее хозяев. На самом деле цели предприятия должны представлять собой гармоническое сочетание — систему четырех категорий целей: целей его работников, целей его собственников, целей потребителей его продукции и целей общества в целом. 
 
Среди всех целей фирмы необходимо выделить стержневую, базовую цель, которая будет ведущим стимулом деятельности фирмы; она должна играть не только организующую и интегрирующую роль, но выполнять и вдохновляющую, пропагандистскую функцию. Такая цель представляет собой миссию фирмы, ее предназначение для потребителей. Она, естественно, публично объявляется, рекламируется, а, главное, доводится до сознания каждого работника предприятия, побуждая его к активному служению на благо потребителя.

Все остальные цели предприятия  должны представлять собой средства реализации его миссии. К таким  средствам можно отнести службу маркетинга, производство, подбор и  обучение персонала, проведение научно-исследовательских  работ и многое другое. Естественно, что эффективно осуществить миссию фирмы можно лишь тогда, когда  все, используемые для этого средства связаны в единую гармоничную  систему. При этом каждое из средств, в свою очередь, тоже представляет собой  систему, состоит из разных компонентов. Например, производство состоит из взаимосвязанных цехов, отделов, служб. Каждый цех — тоже система, включающая в себя станки, оборудование, обслуживающий  персонал и многое другое. Можно  сделать вывод, что совокупность средств, предназначенных для достижения какой-то цели, например, миссии фирмы, или любой иной цели, представляет собой систему, содержащую в себе множество подсистем, как бы “вложенных”  друг в друга, напоминая собой  конструкцию “матрешки”. При этом любая из этих систем обладает двойственностью, являясь одновременно и целью, и  средством: с одной стороны интегральное качество, роль этой системы представляет собой цель, для достижения которой  предназначены компоненты системы  в качестве средств, а с другой стороны, сама данная система является средством для достижения цели более  высокого порядка. Например, производство моторов является целью для работников моторного цеха, но средством для  предприятия в целом. 
 
Методом системного анализа, направленным на обеспечение единства выбранной цели и средств ее достижения и является построение “дерева целей”. Существенное достоинство указанного метода заключается в органическом единстве анализа и синтеза. Опыт показывает, что нередко организации пользуются в основном анализом в узком смысле этого слова, расчленением задач, проблемных ситуаций на составные части. Гораздо хуже дело обстоит с синтезом, для которого необходимо диалектическое мышление, определенная философская культура. Вместе с тем менеджмент требует синтетического, системного подхода, поскольку управление — это деятельность, которая в первую очередь направлена на объединение, на синтез интересов людей. Применение метода “дерева целей” служит соединению в процессе создания управленческого решения аналитической и синтетической работы. Сам процесс расчленения общей цели на подцели служит способом их объединения, т. к. выявляются не только отдельные компоненты, но и отношения между ними, связь с главной целью. Хотя дерево целей отражает структуры систем далеко не полностью, и заменить собой всю совокупность процедур системного анализа не может, но, вместе с тем, оно помогает наглядным образом выразить “целевой” подход к организации современного предприятия, что особенно важно в условиях динамичной среды, постоянно влияющей на цели предприятия.