Состав и порядок оформление кадровых документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

            В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

 Основная роль принадлежит  кадровому потенциалу на предприятии.  Именно кадры играют главную  роль в производственном процессе, именно от них зависит, насколько  эффективно используются на предприятии  средства производства и насколько  успешно работает предприятие  в целом.

Поэтому остается актуальным правильное оформление  документов кадровых служб, которые имеют свою специфику. В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации.

Организации большое значение должны придавать оформлению, ведению  и сохранению документации по личному  составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями организаций (хотя они несут персональную ответственность  за документальный фонд предприятия). В результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями  соответствующих требований общегосударственных  законодательных и нормативных  актов.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РК, которые предусматривают составление документов по определенным правилам.

Проанализировав Трудовой кодекс РК, можно выделить основные моменты  по оформлению и ведению документации в кадровых службах предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

1.  ПОНЯТИЕ И СУЩНОСТЬ УЧЕТА КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В соответствии с названным  стандартом делопроизводство – это  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами. Соответственно, кадровое делопроизводство – это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация – совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала. Понятие «документ» определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают во времени  и пространстве. Документы и документированная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической  силой. Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают  документальное оформление.

Движение персонала –  одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, увольнение. Документальное оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все  руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так  важно установить правильное ведение  кадровой документации, в том числе  провести оформление трудовых отношений  в соответствии с действующим  трудовым законодательством.

На работодателей –  индивидуальных предпринимателей возлагаются  практически все права и обязанности  работодателей – юридических  лиц (организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую документацию теперь придется вести всем работодателям.

Кадровое делопроизводство – для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших  знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что  любой кадровый документ имеет юридическую  и даже коммерческую ценность. С  помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может  доказать свою позицию в суде.

Например, организация для  подтверждения налоговых льгот  по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить  следующие кадровые документы: штатное  расписание, расчетные ведомости  по зарплате, приказы по кадрам, копии  трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что  любой кадровый документ фиксирует  юридически значимые факты, которые  являются основанием совокупности корреспондирующих  друг другу прав и обязанностей работника  и работодателя. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство  кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с  такими документами должно быть чрезвычайно  серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит  подтверждение определенных юридических  фактов, на основе которых возникают  те или иные права работника.

Особое внимание следует  уделять ведению трудовых книжек, которые являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета  движения трудовых книжек, расчетные  и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить  трудовой стаж документально.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных законодательством Республики Казахстан для работников.

Итак, ведение кадрового  делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

-  построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

-  создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

-  разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации – в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система  кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений образуется множество  документов под обобщающим названием  «кадровая документация».

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется  по различным признакам.  Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету  личного состава работников, к  которым относятся приказы о  приеме на работу, переводе на  другую работу, предоставлении отпуска,  увольнении, личная карточка работника  и другие. Основная часть документов  по личному составу вошла в  состав унифицированных форм  первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

2. Вторую группу составляют  документы, связанные с осуществлением  функций по управлению персоналом  и организацией труда (Правила  внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении,  должностные инструкции, Структура  и штатная численность, Штатное  расписание).

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1.  Документация по приему на работу:

-  Заявление о приеме на работу;

-  Контракт о назначении на должность;

-  Приказ о приеме на работу;

- Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2.  Документация по переводу на другую работу:

-  Заявление о переводе на другую работу;

-  Представление о переводе на другую работу;

-  Приказ о переводе на другую работу.

3.  Документация по увольнению с работы:

-  Заявление об увольнении;

-  Приказ об увольнении;

-  Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению  отпусков:

-  График отпусков;

-  Заявление о предоставлении отпуска;

-  Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению  поощрений:

-  Представление о поощрении;

-  Приказ о поощрении;

-  Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению  дисциплинарных взысканий:

-  Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

-  Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

-  Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно  шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного  работодателя.

Типовые формы некоторых  документов и в целом порядок  ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества  с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации  труда.

Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать  принять локальный нормативный  акт – например, Положение о  документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и  сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

При этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации – это не право, а  одна из обязанностей работодателя, которая  регламентирована нормативно-правовыми  актами.

Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс устанавливает  необходимость документирования трудовых правоотношений:

-  трудовой договор должен быть заключен в письменной форме;

- прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись;

-  на всех работников ведутся трудовые книжки;

-  по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое);

- обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания;

- прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

Сюда же можно отнести  унифицированные формы первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты.

Исходя из вышеприведенных  положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1.  Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено Трудовым Кодексом РК для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные  акты, и потому обязательные для  каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями Трудовго Кодекса. Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2.  Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы  трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно  отнести, например, положения о структурных  подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение  об аттестации работников и другие.

 

2.ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

Бланки приказов по основной деятельности, по личному составу и кадрам в соответствии с пунктом 20 Типовых правил, пунктами 6.1, 6.2 Государственного стандарта Республики Казахстан СТ РК 1042-2001 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее СТ РК 1042-2001) должны изготавливаться на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм).

Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Отсутствие необходимых  реквизитов или неправильное оформление может привести  к тому, что распорядительный документ не будет иметь значения (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с распорядительным документом, но не повлияет на его юридическую силу.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическое значение распорядительного документа, являются:

- официальное название организации (должностного лица) – автора документа;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- текст;

- подпись;

- печать.

Дата документа – один из важнейших реквизитов распорядительного документа. Отсутствие даты на распорядительном документе делает его недействительным.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности распорядительного документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным распорядительным документом организации.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа, в том числе распорядительного. Должностное лицо, проставляя подпись в распорядительном документе, берет на себя ответственность за достоверность распорядительного документа, за всё возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется  определенным лицам  и может быть закреплено в:

- уставе организации;

- положении об организации (о структурном подразделении);

- инструкции по делопроизводству;

- должностной инструкции работника;

- приказе о распределении обязанностей.

Распорядительные документы  подписывает первый руководитель организации (генеральный директор, директор, начальник, председатель правления) или его  заместитель.

Исполнительные органы ТОО  и АО в лице их руководителей в  соответствии со статьей 52 Закона Республики Казахстан от 22 апреля 1998 года №220 «О товариществах с ограниченной ответственностью»  и статьей 60 Закона Республики Казахстан  от 13 мая 2003 года № 415 « Об акционерных  обществах» наделены полномочиями:

1) выдавать доверенности  на право представления товарищества  или общества в его отношениях  с третьими лицами;

2) осуществлять прием,  перемещение и увольнение работников  на основании приказов;

3) в случае своего отсутствия  возлагать исполнение своих обязанностей  на одного из членов исполнительного  органа.

Возложение исполнения обязанностей в случае отсутствия руководителя исполнительного  органа на одного из членов исполнительного  органа должно быть оформлено соответствующим  распорядительным документом – приказом.

Подпись ставиться на оригинале  распорядительного документа (приказ, распоряжение, указание) и включает в себя:

- наименование должностного лица, подписавшего документ;

- официальное наименование организации (если приказ оформлен не на бланке);

- личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

Следует иметь в виду, что распорядительный документ может  быть подписан исполняющим обязанности  руководителя организации, но с указанием  его конкретной должности и фамилии. Не допускается проставление предлога «за», надписи от руки «зам.» или  косой черты (дроби) перед наименованием  должности.

Распорядительные документы  должны подписываться светостойкими  чернилами. Не допускается подписание фломастером и авторучкой, заправленными  улетучивающими чернилами.

Печать – юридически значимый реквизит, он применяется в целях заверения подлинности подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует  о подлинности распорядительного  документа, принадлежности распорядительного  документа к указанной на печати организации.

Распорядительные документы, исполненные не на бланке, подлежат заверению печатью организации. Распорядительные документы, исполненные на бланке, печатью не заверяются, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.

Для того чтобы копия распорядительного  документа на бумажном носителе имела  юридическое значение подлинника, ее необходимо заверить в установленном  порядке.

С этой целью проставляется  реквизит «Отметка о заверении копии», который включает заверительную  надпись «Верно», наименование должности  лица, заверившего копию. Личную подпись  и ее расшифровку, печать организации, дату заверения.

Руководствуясь пунктом 52 Типовых правил, языком делопроизводства в организации должен являться государственный  язык, наравне с  казахским должен употребляться русский язык, а в случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года № 151 «О языках в Республике Казахстан», могут применяться и другие языки.

При этом, создавая документ на государственном языке, должен одновременно создаваться аутентичный документ на другом языке, каждый из которых  должен печататься на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляться  едиными реквизитами:

1) датой;

2) регистрационным номером;

3) грифом ограничения  доступа;

4) грифом утверждения;

5) отметкой о наличии  приложения;

6) подписью одного и  того же должностного лица;

7) грифом согласования;

8) визами согласования;

9) отметкой об исполнении;

10) печатью.

При заключении трудового  договора на должности, связанные с  материальной ответственностью, рекомендуем  предусмотреть визу бухгалтера.

Специалист по кадрам (менеджер по персоналу) после подписания приказа  первым руководителем организации  должен зарегистрировать его в соответствующей  регистрационно-учетной форме.

Приказ о приеме. Прием на работу должен оформляться актом работодателя – приказом (распоряжением) после заключения трудового договора. Текст приказа должен соответствовать тексту и основаниям трудового договора.

После издания приказа  о приеме на работу специалист кадровой службы обязан ознакомить работника  с приказом в трехдневный срок. Ознакомление с приказом осуществляется путем проставления на лицевой или  оборотной стороне оригинала  приказа подписи работника, расшифровки  подписи и даты.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с правилами  внутреннего трудового распорядка в организации, иными актами работодателя, имеющими отношение к работе (трудовой функции) работника, коллективным договором. Работодатель обязан по требованию работника выдать ему надлежаще заверенную копию приказа а приеме на работу.

При приеме на работу может  быть предусмотрено условие об испытательном  сроке, которое указывается в  трудовом договоре, а не в приказе. При отсутствии в трудовом договоре условия об испытательном сроке  считается, что работник принят на работу без испытательного срока.

При оформлении текста приказа  о приеме на работу указывается:

1) Фамилия, имя, отчество  работника (полностью);

2) Должность (специальность,  профессия);

3) Наименование структурного  подразделения;

4) Дата заключения трудового  договора.

Реквизит приказа о  приеме на работу «Основание» должен содержать дату и номер трудового  договора. Датой приказа является дата его подписания руководителем организации. После подписания приказа руководителем организации специалист по кадрам регистрирует его в журнале регистрации приказов по личному составу. Приказ о приеме на работу остается в кадровой службе.

Дальнейшие действия специалиста  по кадрам (менеджер по персоналу) следующие:

        -в трехдневный срок обязан ознакомить работника с приказом. Работник ознакомление с приказом удостоверяет своей личной подписью;

-готовит заверенные копии приказа, один экземпляр помещает в личное дело работника, другой передает в бухгалтерию, где работнику присваивается табельный номер (при необходимости) и на него открывается лицевой счет;

-на основании приказа о приеме на работу заполняет личную карточку работника (форма-Т2);

-на основании приказа о приеме на работу вносится запись в трудовую книжку.

Прекращение трудового договора должно оформляться актом работодателя (приказом или распоряжением), за исключением  прекращения трудового договора в случае смерти (объявления судом  умершим или признания безвестно  отсутствующим) работодателя – физического  лица и прекращения трудового  договора с домашними работниками.

Приказ о расторжении  трудового договора:

В соответствии со статьей 51 трудового кодекса РК основаниями  прекращения трудового договора являются:

1) расторжение трудового  договора по соглашению сторон;

2) истечение срока трудового  договора;

3) расторжение трудового  договора по инициативе работодателя;

4) расторжение трудового  договора по инициативе работника;

5) обстоятельства, не зависящие  от воли сторон;

6) отказ работника от  продолжения трудовых отношений;

7) переход работника на  выборную работу (должность) или  назначение его на должность,  исключающую возможность продолжения  трудовых отношений, кроме случаев,  предусмотренных законами Республики  Казахстан;

8) нарушение условий заключения  трудового договора;

9) основания, предусмотренные  в трудовом договоре, заключенном  с руководителем исполнительного  органа работодателя.

Проект приказа o расторжении  трудового договора по инициативе работника  составляется специалистом по кадрам (менеджером по персоналу) в текстовой  форме на бланке приказа на основании  заявления работника.

Текст приказа в этом случае должен начинаться словом «расторгнуть». Далее указываются: фамилия, имя, отчество, должность (профессия) и структурное  подразделение, основание прекращения  трудового договора статья 51 (с указанием  пункта основания расторжения) в  соответствии с Трудовым кодексом РК.

Проект приказа о расторжении  трудового договора визируют специалист по кадрам (менеджер по персоналу), руководитель структурного подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если расторжение  производится по инициативе работодателя.

Руководитель организации  подписывает приказ, специалист по кадрам (менеджер по персоналу) датирует и регистрирует приказ в журнале  регистрации приказов по личному  составу.

Подлинник приказа о расторжении  трудового договора остается на хранении в кадровой службе. На его основании  специалист по кадрам (менеджер по персоналу) готовит копии приказа, один из которых  передает в бухгалтерию для выплаты  сумм, причитающихся работнику от работодателя, второй, вместе с заявлением о расторжении трудового договора, помещает в личное дело работника, третий вручает работнику либо направляет ему письмом с уведомлением в  трехдневный срок.

Личное дело работника  закрывается делопроизводством  и перекладывается в картотеку  личных дел уволенных сотрудников.

Сведения о расторжении  трудового договора специалист по кадрам (менеджер по персоналу) заносит в  трудовую книжку и личную карточку работника (форма Т-2).

При прекращении или расторжении  с работником трудового договора в трудовую книжку работника вносятся все записи о работе (прием, перевод, прекращение или расторжение  трудового договора), награждениях и поощрениях за время работы у  работодателя и заверяют подписью работодателя (руководителя организации), печатью  организации.

Работодатель выдает работнику  трудовую книжку в день прекращения действия трудового договора с внесенной в нее записью о прекращении действия трудового договора (ст. 63 Трудового кодекса РК).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. СОСТАВ И ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ 

Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной  регистрации и последующей обработке  необходимых сведений по составу  и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных  данных о работниках в составе  учетной документации можно выделить две подгруппы:

1) первичные учетные документы;

2) производные (вторичные)  учетные документы.

Первичные учетные документы  содержат исходную информацию и заполняются  на основе персональных документов предоставляемых  работниками при приеме на работу.

Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету  кадров.

Личное дело – совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Личное дело не является обязательным в составе кадровой документации.

Как правило, личные дела ведутся  в различных государственных  органах, а в секторе частного бизнеса – на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных  лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости  заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые  персональные данные на каждого работника  отражаются в личной карточке .