Современные носители документированной информации

Введение

1.2.2 Соотношение понятий  "документ", "информация" и "материальный  носитель"

Главной составляющей документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "информация": "Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, также как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Основным  инструментом информатизации всех областей человеческой деятельности являются информационные системы. Информационные системы (ИС) - системы хранения, обработки, преобразования, передачи, обновления информации с использованием компьютерной и другой техники. Данное понятие включает в себя:

• информационные ресурсы - документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, депозитариях, музейных хранилищах и т.д.);
• информационные массивы, представляющие собой упорядоченную совокупность данных и (или) документов, необходимых для решения задач определенной области деятельности;
• информационные технологии, которые можно определить как систему методов и способов сбора, хранения, анализа, обработки и передачи информации;
• различные средства, обеспечивающие реализацию информационных технологий и тем самым функционирование всей ИС. К таким средствам относят программные, технические, лингвистические, правовые, организационные и др.

На  сегодняшний день в Российской Федерации  накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных  базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на других носителях информации. Эта информация применяется повсеместно - в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

База  данных - это набор данных, достаточный для достижения установленной цели и представленный на машиночитаемом носителе в виде, позволяющем осуществлять автоматизированную переработку содержащейся информации.

Банк  данных - это автоматизированная информационная система, состоящая из одной или нескольких баз данных и системы хранения, обработки и поиска информации.

Любая сфера человеческой деятельности, так или иначе, связана с документной информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

а) документ является носителем социальной информации, созданной человеком для использования в обществе;

б) документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом  интеллектуальной деятельности человека. Наличие содержания - один из главных  отличительных признаков документа. Бессмысленная информация документом быть не может;

в) информация передается дискретно, т.е. в виде сообщений. Сообщение, зафиксированное  на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа характерна завершенность сообщения. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом. Исключение составляют незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие творческий процесс их создателя (писателя, ученого, художника);

г) как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение представляет собой  закодированный текст. Значение или  смысл закодированного текста можно  понять, лишь зная знаковую систему  кодирования и декодирования  информации. Фиксированное сообщение имеет знаковую форму потому, что только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения;

д) документ - это информация, которая  зафиксирована на материальном носителе способом, созданным человеком, - посредством  письма, графики, фотографии, звукозаписи  и т.д.;

е) документ обладает субстанциональностью (вещностью). Для документа важна стабильная вещественная форма.

Сама  информация не выступает достаточным  признаком документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых  и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа, обеспечивающая его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную  составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно.

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, журналов, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного носителя и заключенной в нем информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик нет единства, а, следовательно, и документа. 

Для создания документов используются различные материальные объекты

(бумага, магнитные  и оптические диски, кинопленка  и др.), которые служат

для закрепления  и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной

информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть

представлена  следующим образом: 1) бумажные носители (носители информации

на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов -

термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.), 2) микроносители

визуальной информации, 3) звуконосители, 4) видеоносители, 5)магнитные

носители, 6) перфоносители  магнитные для записи кодированной информации. 

Информатизация  общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники

и проникновение  ее во все сферы человеческой деятельности определили

появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях

информации. 

Понятие "новейший" и "нетрадиционный" документ во многом условны и служат

для названия группы документов, которые в отличии от традиционных, т.е.

бумажных, как  правило, требуют для воспроизведения  информации использование

технических средств. К этой группе принадлежат документы  в виде фильмов,

микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в  виде дискетных носителей

для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п. 

Документы на новейших носителях информации относятся  к классу технически-

кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения  только с

помощью технических  средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной

аппаратуры или  компьютера. 

Документы на новейших носителях информации делят на: 

1. Документы  на перфорированных носителях  информации (перфоленты,

перфокарты и  др.) 

2. Документы  на магнитных носителях (магнитные  карты, 

ленты, дискеты  и

жесткие диски, видеодиски) 

3. Документы  на оптических носителях информации (оптические документы) -

микрографические  документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и

оптические диски, информация, с которых считывается  с помощью лазерного

луча (CD-ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски). 

4. Документы  на галографических носителях  информации (галограммы). 

В зависимости  от используемого способа записи и считывания информации различают  магнитные, оптические, магнитнооптические и другие виды документов.

К магнитным  носителям информации относят магнитную  ленту (МЛ), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий).

Информация на магнитных документах записывается путем изменения остаточной намагниченности  отдельных участков магнитного слоя носителя.

На магнитный документ можно записать музыку с грампластинки, музыкальную или любую звуковую передачу, услышанную по радиоприемнику, телевизору. Выпускаются так же магнитные ленты, кассеты и диски с уже готовой записью текстовой, графической и другой информации.

Магнитную звукозапись впервые осуществил в 1898г. Детский физик В.Паульсен. С помощью аппарата, названного телеграфоном, на стальную проволоку был записан звук. Первый промышленный магнитофон с использованием магнитной ленты был выпущен в 1934г. В 1970г. Были введены в употребление гибкие магнитные диски.

2. Классификация документов на современных носителях информации

     Информатизация  общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на  небумажных носителях информации.

     Эти документы в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использования технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискретных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

     Носители  информации на перфолентах, перфокартах, магнитных и оптических носителях, а также прочие документы, предназначенные для перевода на другую языковую систему, принято относить к группе матричных документов. Документы на эти носителях информации, как правило, не поддаются непосредственному восприятию, считыванию.

     Информация  хранится на машинных носителях, а часть  документов создается и используется непосредственно в машиночитаемой форме.

     По  предназначенности для восприятия рассматриваемые документы относятся к машиночитаемым. Это документы, предназначенные для автоматического воспроизведения находящейся в них информации. Содержание таких документов полностью или частично выражено знаками (перфорация, матричная магнитная запись, матричное расположение знаков, цифр и т. п.), приспособленными для автоматического считывания. Информация записывается на перфорационных картах или лентах, магнитных лентах, картах, дискетах, специальных бланках и подобных носителях.

     Документы на современных носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

     Из  всего массива существующих документов рассматриваемая группа выделяется по способу записи и считывания информации. В соответствии с этим признаком документы на новейших носителях информации делят на:

     • документы на перфорированных носителях информации (перфорированные документы), в состав которых входят перфокарты, перфоленты, апертурные карты;

     • документы на магнитных носителях информации (магнитные документы), в состав которых входят магнитные ленты, магнитные карты, магнитные диски гибкие (дискеты) и жесткие, а также видеодиски;

     • документы на оптических носителях информации (оптические документы), группу которых составляют микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски;

     • документы на голографических носителях информации (голографические документы). К ним относят голограммы.

     По  характеру связи документов с  технологическими процессами в автоматизированных системах различают:

     • машинно-ориентированный документ, предназначенный для записи и считывания части содержащейся в нем информации средствами вычислительной техники (заполненные специальные формы бланков, анкет и т. п.);

     • машиночитаемый документ, пригодный  для автоматического считывания содержащейся в нем информации с помощью сканера (текстовые, графические и другие виды записи, почтовый индекс);

     • документ на машиночитаемом носителе, созданный средствами вычислительной техники, записанный на машиночитаемый носитель: магнитную ленту (МЛ), магнитный диск (МД), дискету, оптический диск и т. п. — и оформленный в установленном порядке;

     • документ-машинограмма (распечатка), созданный  на бумажном носителе с помощью средств вычислительной техники и оформленный в установленном порядке;

     • документ на экране дисплея, созданный средствами вычислительной техники, отраженный на экране дисплея (монитора) и оформленный в установленном порядке;

     • электронный документ, содержащий совокупность информации в памяти вычислительной машины, предназначенный для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

     2.3 Форма материального  носителя электронной  документированной информации 

     Научно-технический  прогресс привел к появлению так  называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.

     Кроме того, электронные документы находятся  в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую  тенденцию изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени.

     Несмотря  на массовое использование в литературе и практической деятельности термина «электронный документ», его определение еще не устоялось. Вместе с тем, ряд авторов считают, что электронный документ — это «документ, носителем которого является электронная среда — магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д. ».¹

     В понятии электронного документа  можно выделить три известные  составляющие: зафиксированная информация, носитель, идентификационные реквизиты, что не выходит за рамки существующего определения документа.

     К сожалению, в отличие от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без желания ее автора в результате несанкционированного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства.

     Возникла  проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа. 

     Классическая  правовая трактовка термина документ (от лат. documentum – доказательство) связана  с письменной формой хранения информации. Действительно, в традиционных бумажных документах реквизиты и содержание документа неразрывно связаны с материальным носителем документа.

     В электронных же документах каждая из этих составляющих относительно самостоятельна, что обусловлено особенностями их изготовления, обработки, хранения и передачи. Эта особенность во многом определяет специфику правового статуса электронных документов.

     В качестве юридических признаков  документа на машинном носителе выступают:

     — машинный носитель информации;

• компьютерная информация;
• реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.

     Для категории электронного документа  особое значение имеет четкое законодательное  урегулирование его реквизитов, т.к. именно они придают информации на материальном носителе статус документа.

     Технология  изготовления, хранения и передачи электронных документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в силу этого реквизиты, успешно выполняющие свои функции в традиционных документах (подпись руководителя, печать, банковские реквизиты сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы для них. В отношении электронных документов только электронная цифровая подпись в полной мере может выполнять функции реквизита.

     Распространение документированной информации, снабженной электронной цифровой подписью, в системах связи и телекоммуникации аналогично распространению оригинала документов на бумажном носителе традиционными способами.

     Распространение же документированной информации на машиночитаемом носителе без электронной цифровой подписи или других аналогичных средств идентификации подобно передаче или устной информации, идентичность которой гипотетическому оригиналу может быть подтверждена показаниями свидетелей, или копии документа, по отношению к которой требуется возможными способами доказать соответствие ее оригиналу.

     Таким образом, для управленческого документа  существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

     Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

     Перевод информации на машиночитаемые носители вместо бумажных потребовал введения новых механизмов обеспечения "юридической силы" или "доказательственной силы" документа на таком носителе, например, электронной цифровой подписи. 

     3. Функциональная сущность  современных носителей документированной информации 

     3.1 Оптические (лазерные) носители информации 

     Развитие  материальных носителей документированной  информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой  долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча.

     В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом.

     Оптический  документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

     Оптический  документ - это интегральный вид  документа, способный вобрать в  себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

     Самым перспективным видом оптического  документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск   — материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

     Компакт-диски  изготавливаются из поликарбоната  толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим  слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

     По  технологии применения оптические, магнитооптические  и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

1. Диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ.  
2. Реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения.   
3. Цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

     В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной  информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков.

     Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу  может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной информации.

     3.2 Магнитные носители  информации 

     В настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют:

     - по геометрической форме и размерам (форма ленты, диска, карты и т.д.);

     - по внутреннему строению носителей (два или несколько слоёв различных материалов);

     - по способу магнитной записи (носители  для продольной и перпендикулярной записи);

     - по виду записываемого сигнала  (для прямой записи аналоговых  сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

     К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную  карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий  и гибкий).

     Из  этой группы в настоящее время  наиболее используемыми для работы с документированной информацией являются магнитные диски.

     Магнитный диск — носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

     Магнитные диски делятся на жесткие и  гибкие (дискеты).

     Жесткий магнитный диск (винчестер)— это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него.

     Винчестеры  значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти.