Современные технологии отимизации численности персонала организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СТАРООСКОЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ ИМ. А. А. УГАРОВА

(филиал) федерального  государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Национальный исследовательский технологический университет «МИСиС»

(СТИ НИТУ «МИСиС»)

Реферат  
по дисциплине «Основы управления человеческими ресурсами»

на тему:

«Современные технологии оптимизации численности персонала организации»

Выполнил:

Студент группы ЭМ-10-3Д

Артёмов А. С.

Проверила:

Доцент

Таушан И. В.

Старый Оскол

2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение...........................................................................................................................3

1. Оптимизация численности персонала  как составляющая системы

управления человеческими  ресурсами................................................................4

2. Современные технологии  оптимизации численности персонала  организации.....8

Заключение......................................................................................................................15

Список использованных источников............................................................................16

ВВЕДЕНИЕ

Управление  персоналом признается одной из наиболее важных сфер жизни предприятия, способного многократно повысить его эффективность. Система управления персоналом обеспечивает непрерывное совершенствование методов работы с кадрами и использованием достижений отечественной и зарубежной науки и наилучшего производственного опыта. Управление персоналом занимает одно из ведущих мест в системе управления предприятием. Методологически эта сфера обладает специфическим понятийным аппаратом, имеет отличительные характеристики и показатели деятельности, специальные процедуры и методы.

Немаловажным аспектом системы управления человеческими  ресурсами является оптимизация  численности персонала организации  с целью снижения экономически необоснованных расходов и повышения эффективности производственной деятельности, что ведёт к максимизации прибыли предприятия. Целью данного реферата является изучение современных технологий оптимизации численности персонала организации. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: представить оптимизацию численности персонала как составляющую системы управления человеческими ресурсами, изучить наиболее распространённые современные технологии, позволяющие оптимизировать численность работников предприятия.

Первая глава данной работы посвящена определению понятий численности, структуры персонала, во второй главе рассмотрены основные современные технологии оптимизации численности персонала и некоторые данные о практике их применения в России.

При подготовке настоящего реферата были использованы материалы современных учебных пособий и статей, размещённых в сети Интернет.

1. ОПТИМИЗАЦИЯ ЧИСЛЕННОСТИ  ПЕРСОНАЛА КАК СОСТАВЛЯЮЩАЯ СИСТЕМЫ  УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ

Существуют различные подходы к понятию организации, согласно одному из них, организация есть разновидность социальной системы, объединение людей, совместно реализующих некоторую общую цель и действующих на основе определенных принципов и правил. Важнейшей внутренней переменной организации является персонал предприятия [1, c 11].

Персонал есть личный состав или работники учреждения, предприятия, составляющие группу по профессиональным или служебным признакам. Численность персонала – это количество занятых на предприятии людей. Структура персонала – это качественный состав работников предприятия. Персонал может характеризоваться уровнем образования, степенью квалификации и профессионализмом. Человеческие ресурсы являются центральным фактором в любой системе управления [1, c 13].

Важнейшими индивидуальными  характеристиками персонала являются:

• способности;
• потребности;
• ожидание;
• характер восприятия;
• социальные установки.

Для эффективного функционирования любой организации необходимо качественное управление персоналом. Управление людьми включает обеспечение сотрудничества между всеми членами трудового  коллектива, кадровую политику, обучение, информирование, мотивацию работников и другие важные составные части работы руководителя. Управление персоналом – это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития занятых на нем работников [2, c 41].

Объект управления – это отдельный работник, а также некая их совокупность, выступающая как трудовой коллектив. Совокупность работников может включать как весь персонал предприятия (организации, фирмы), на который распространяются управленческие решения общего характера, так и персонал структурного подразделения (отдела, цеха) или производственной ячейки (бригады). Отличительная особенность группы работников как объекта управления состоит в определенной связке деятельности работников благодаря общим целям, что и характеризует их как коллектив.

Содержание системы  управления персоналом включает:

• определение потребности в кадрах с учетом стратегии развития предприятия, объема производства продукции, услуг;
• формирование численного и качественного состава кадров;
• кадровая политика (взаимосвязь с внешним и внутренним рынком труда, высвобождение, перераспределение и переподготовка кадров);
• система общей и профессиональной подготовки кадров;
• оплата и стимулирование труда;
• оценка деятельности и аттестация кадров, ориентация ее на поощрение и продвижение работников по результатам труда и ценности работника для предприятия;
• система развития кадров;
• межличностные отношения между работниками, администрацией и общественными организациями;
• деятельность многофункциональной кадровой службы как органа, ответственного за обеспечение предприятия рабочей силой и за надежную социальную защиту работника [3, c 67].

Целями системы управления персоналом организации являются:

• повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;
• повышение эффективности производства и труда;
• обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива [3, c 71].

Эффективность управления персоналом, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от определения численности и структуры персонала предприятия, выбора наиболее оптимальных технологий и методов оптимизации его численности.

Непосредственное определение потребности в персонале представляет собой расчёт необходимого числа работников по их количеству, квалификации, занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами развития предприятия. Расчет производится на основе сравнения расчетной потребности в рабочей силе и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

Эффективное планирование человеческих ресурсов положительно влияет на результаты организации благодаря:

• оптимизации использования персонала;
• совершенствованию процесса приема на работу;
• организации профессионального обучения;
• сокращению общих расходов на содержание персонала [6].

Чтобы  определить потребности  организации в человеческих ресурсах, необходимо понимать, под влиянием каких факторов они формируются. Поскольку организации являются открытыми социальными системами, их потребности в рабочей силе возникают под воздействием как внутренних, так и внешних факторов.

Потребности организации в рабочей силе зависят от стоящих перед ней целей, для реализации которых необходимы человеческие ресурсы. У компании со стабильной долгосрочной стратегией потребности в рабочей силе не претерпевают серьезных изменений и планирование  не представляет сложности. Ещё один источник изменений потребностей организации в рабочей силе – её внутриорганизационная динамика. Отдел кадров должен отслеживать эту динамику и заблаговременно предсказывать изменения.   

Среди множества внешних факторов существует несколько наиболее важных, оказывающих непосредственное влияние на состояние рынка труда – источника рабочей силы для большинства современных организаций. К ним относятся:

• макроэкономические параметры;
• развитие техники и технологии;
• политические изменения;
• конкуренция и состояние рынка реализации продукта [4].

Современные организации  используют различные методы планирования, к числу основных относят следующие:

• экстраполяция – состоит в перенесении сегодняшней ситуации (пропорций) в будущее. Метода общедоступен, однако невозможно учесть изменения в развитии организации и внешней среды, поэтому он подходит для краткосрочного планирования и для организаций со стабильной структурой.
• экспертные оценки – использование мнений руководителей подразделений для определения потребностей в человеческих ресурсах. Отдел человеческих ресурсов занимается сбором и обработкой оценок. Преимущества заключаются в участии линейных руководителей, недостатки метода связаны с трудоемкостью процесса сбора и обработки мнений экспертов, а также субъективности их суждений.
• компьютерные модели представляют собой наборы математических формул, которые позволяют одновременно использовать методы экстраполяции, экспертных оценок, а также информацию о динамике факторов, влияющих на потребности организации в рабочей силе. Модели дают возможность добиться наиболее точных прогнозов потребности в рабочей силе, однако довольно высокая цена а также необходимость специальных навыков для их использования ограничивают область применения метода [2, c 389].

2. СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ  ОПТИМИЗАЦИИ ЧИСЛЕННОСТИ ПЕРСОНАЛА  ОРГАНИЗАЦИИ

В последние десятилетия в мире наблюдается возникновение технологий и компаний, предоставляющих нетрадиционные услуги, помогающие предприятию эффективнее строить свою деятельность, снижать риски и оптимизировать бизнес-процессы. Применение таких технологий к человеческим ресурсам стало возможно в результате введения понятия человеческого капитала. Под человеческим капиталом понимают знания, умения и навыки человека, способствующие повышению его производительной силы, а следовательно, и заработков. Многие экономисты определяют человеческий капитал как совокупность наследственных и приобретенных физических и духовных качеств и свойств человека, которые могут использоваться на протяжении определенного периода времени для производства товаров и услуг, а также в состоянии обеспечивать своему владельцу определенный доход [1, c 227].

Одной из таких современных  технологий является personal-leasing («лизинг» персонала) – форма сотрудничества с работником, когда работодатель не заключает с ним трудовой договор: обе стороны заключают договор с агентством; работодатель только предоставляет работу и оплату услуг агентства [5].

Personal-leasing возник из-за несоответствия наличия трудовых ресурсов потребности организаций в разноплановых специалистах на разные сроки. Для решения этой проблемы необходимо разрабатывать программу изменения качественных и количественных параметров трудовых ресурсов предприятия. К таким отношениям в сфере управления персоналом прибегают при необходимости привлечения высококвалифицированных специалистов. Если потребность в них не носит постоянный характер, а сфера их деятельности находится в рамках бухгалтерского учета, юриспруденции и других областей знаний, в которых действуют специализированные компании, чаще прибегают к помощи таких специалистов. Существуют два вида услуг в personal-leasing: предоставление во временное пользование отдельных специалистов и формирование штата организации [6].

Алгоритм формирования штата кадровым агентством состоит из нескольких этапов. На первом кадровое агентство отбирает специалистов согласно требованиям организации-получателя. Отечественные кадровые агентства работают в основном под заказ специалистов, в то время как зарубежные кадровые агентства создают штат сотрудников в соответствии с потребностями рынка, вне зависимости от наличия заказа на данный момент. Поскольку специалисты могут иметь доступ к конфиденциальной информации и в будущем передаются в аренду различным организациям, их отбирают с помощью специальных методов, предполагающих детальную проверку. После согласования кандидатур специалисты принимаются в штат и становятся постоянными сотрудниками кадрового агентства, и они предоставляются получателю для выполнения оговоренных функций в течение согласованного срока.

Взаимодействия кадрового агентства и компании-получателя для удовлетворения временной потребности в персонале с помощью personal-leasing начинаются с определения проблемной ситуации получателя и потребности в рабочей силе (квалификация специалистов, их состав и сроки использования). Далее проходит согласование оклада специалистов и комиссионных агентства (20 – 30 % оклада специалиста). Одним из пунктов соглашения являются объём и критерии оценки работ, которые в установленный срок должен выполнить специалист. Кадровое агентство гарантирует получателю качество выполнения работ, а также нераспространение деловой информации, получаемой специалистом в течение работы в организации [7].

Кадровое агентство следит за тем, чтобы у организации-получателя специалист выполнял только работу, соответствующую его квалификации, и в объёмах, оговоренных контрактом. Конфликты и трудовые споры, возникающие между получателем и наемным сотрудником, решает кадровое агентство.

К преимуществам personal-leasing относят:

• уменьшение административных и временных издержек по ведению кадрового делопроизводства, бухгалтерского учета, составлению отчетности и пр.;
• возможность набора нужного персонала в короткий срок;
• возможность менять сотрудника неограниченное число раз;
• возможность нанять понравившегося сотрудника в постоянный штат;
• отсутствие потерь и простоев в случае болезни сотрудника.

Сотрудники получают стабильное положение (непрерывность стажа, оплата отпусков и пр.), постоянную загрузку. Несмотря на указанное, важным недостатком является дороговизна по сравнению с содержанием штатного персонала. Плата за услуги кадрового агентства составляет около 12—18 % фонда оплаты, кроме того, на всю сумму начисляется НДС [7].

Также одной из современных  технологий, позволяющих оптимизировать численность персонала предприятия, является outsourcing («аутсорсинг») — передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый характер и ограниченных началом и концом, на outsourcing передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работы отдельных систем на основе длительного контракта (не менее года). Наличие бизнес-процесса отличает outsourcing от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания [2, с 43].

Основная мотивация  компании при обращении к кадровому агентству — привлечение отсутствующих у неё компетенций для достижения своих стратегических целей. Данный подход может дать заказчику преимущества:

• получение доступа к лучшим технологиям менеджмента;
• освобождение внутренних ресурсов для других целей;
• автоматизация процесса управления персоналом агентством – заказчику не приходится покупать специализированные программы.

Обычно потребность в outsourcing возникает при установлении лимита на штатную численность компании в период спада бизнес-активности или при необходимости укомплектовании штата в сжатые сроки. В первом случае компания соблюдает лимит штатной численности, сохраняя трудовые ресурсы, а во втором получает трудовые ресурсы на любой промежуток времени, не расходуя средства на подбор персонала [3, с 199]. Существует несколько характерных примеров применения outsourcing, реализация которых возможна для большинства предприятий независимо от их размера.

Так, в западных странах распространён комплексный IT-outsourcing, в рамках которого подрядчику передается вся информационная инфраструктура заказчика. В России такой подход используется редко, компании предпочитают ограниченные варианты – поддержка приложений или корпоративных сайтов. Outsourcing в сфере ИТ — передача стороннему подрядчику ряда внутренних услуг и (или) внутренних сервисов компании-заказчика, в том числе на основе использования (например, аренды) его программных продуктов, приложений, технических средств и фрагментов инфраструктуры.

Абонентское обслуживание компьютеров — наиболее распространенный вид outsourcing в IT-сфере. При таком виде обслуживания заказчику предлагается комплексный набор услуг, позволяющий обойтись без собственного системного администратора. Многие компании сталкиваются с необходимостью пользования услугами центра обработки данных. Строительство собственного центра требует привлечения финансирования, проведения строительных работ и др. Многие компании предпочитают вместо этого заключить договор с коммерческим ЦОД и получать такие услуги как сервис [6].

Также развивается бухгалтерский outsourcing — один из вариантов бухгалтерского обеспечения функций учёта и отчетности на предприятии. В целях обеспечения бухгалтерского учёта и предоставления отчётности ФНС и внебюджетным фондам используется специализированная компания. Бухгалтерская компания может выполнять функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам, но это не исключает построения сложных и гибких бизнес-процессов с использованием внешних компаний и собственных сотрудников для достижения максимальной эффективности. Одним из очевидных недостатков такой модели являются опасения заказчиков за сохранность финансовой информации, правильность ведения и предоставления отчётности в регулирующие органы. Как следствие, важным активом outsourcing-компании является её репутация на рынке.

Помимо рассмотренных  технологий оптимизации численности  персонала, распространение получил outstaffing («аутстаффинг») – вывод сотрудника за штат компании-заказчика и оформление его в штат компании-подрядчика, при этом он продолжает работать на прежнем месте и выполнять прежние обязанности, но обязанности работодателя по отношению к нему выполняет компания-подрядчик [2, с 191].

Outstaffing возник в западных странах в 1970-е гг., в России спрос на него возник после кризиса 1998 г. Outstaffing (в отличие от outsourcing) предполагает передачу не функций, а конкретных работающих в компании сотрудников, при этом они оформляются в штат сторонней организации, а фактически работают на прежнем месте и выполняют прежние функции.

У данной технологии существует несколько преимуществ, а именно:

• Снижение нагрузки на кадровые службы и сокращение расходов по их содержанию. Некоторые компании переводят на outstaffing весь штат, кроме директора и главного бухгалтера, в этом случае нет необходимости вести кадровую документацию, заполнять табели учёта рабочего времени, и др. Проверяющие органы не смогут оштрафовать компанию за нарушения, связанные с кадровыми или налоговыми вопросами по персоналу.
• Делегирование ответственности. Ведение кадрового делопроизводства — сложный процесс, требующий высокой компетенции и квалификации кадровых служб, что связано с высокими затратами и рисками. При использовании outstaffing организация и её руководство освобождены от ответственности перед проверяющими органами и в случаях трудовых споров.
• Увеличение количества сотрудников без отмены упрощенной системе налогообложения. Если организация работает по УСН, количество сотрудников не может превышать 100 человек (в оптовой торговле — 50 человек, в розничной торговле и сфере бытового обслуживания — до 30). При использовании outstaffing сохраняется возможность оставаться в статусе малого предприятия, увеличивая фактически занятое количество сотрудников [8].

Также одной из технологий, позволяющих организации оптимизировать численность персонала, является crowdsourcing («краудсорсинг») – передача некоторых производственных функций неопределённому кругу лиц, решение задач силами добровольцев, часто координирующих свою деятельность с помощью информационных технологий. В то время как в outsourcing работа отсылается за пределы компании профессиональным исполнителям за деньги, в crowdsourcing оплата не практикуется, или же она невелика: работу делают специалисты-любители, решающие определённые задачи или проводящие исследования и разработку [9, c 53].

Компании-производители полагаются на пользователей не только в вопросе формулировки потребностей, но и в определении изделий и усовершенствований, которые бы удовлетворили эти потребности. Такая работа управляется и принадлежит только одной компании, которая продает результат. Это направление создано в расчете на предполагаемое желание потребителей бесплатно или за небольшую цену поделиться своими идеями исключительно из интереса увидеть эти идеи воплощёнными [9, c 113].

Журнал Sloan Management Review в сентябре 2011 г. опубликовал статью профессора Университета Кобе в Токио Сусуму Огава и профессора Мюнхенской Школы Бизнеса Фрэнка Пиллера. Авторы представили, как компании уменьшают риск управления товарным производством, используя дешёвые информационные технологии для привлечения людей со стороны к процессу разработки дизайна. В своей работе они описали годы исследования двух компаний, на примере которых показали, как максимально эффективно привлекать покупателей к управлению [10].

Некоторые компании в случае необходимого сокращения предоставляют своим сотрудникам услугу outplacement («аутплейсмент») – консультируют и поддерживают на рынке труда сокращаемый персонал. Данная технология позволяет сохранить репутацию организации, предотвратить снижение производительности у оставшихся сотрудников из-за ощущения нестабильности, сократить возможные расходы, связанные с улаживанием правовых разногласий между сторонами, и ускорить процесс трудоустройства уволенного сотрудника [11].

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По итогам проделанной  работы представляется возможным сделать  некоторые выводы. Применение современных технологий, оптимизирующих численность персонала организации, способствует снижению затрат предприятия путём повышения эффективности предприятия в целом и появления возможности освободить соответствующие организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые направления или сконцентрировать усилия на существующих, требующих повышенного внимания. В российской предпринимательской практике такие технологии чаще применяют для ведения бухгалтерского учёта, обеспечения функционирования офиса; получения переводческих, транспортных, рекламных услуг, поддержки работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, обеспечение безопасности.

Кроме того, перспективным  направлением применения рассмотренных  технологий является сфера управления персоналом. Подобная деятельность является профильной лишь для кадровых агентств, поэтому чаще передаются процессы, связанные с подбором и поиском сотрудников, процессы кадрового администрирования и расчёта заработной платы. Примерами компаний, предоставляющих услуги по набору и найму персонала в России, являются кадровые агентства; поставщиков комплексных услуг personal-leasing,  outsourcing и outstaffing в России, к сожалению, значительно меньше.

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Веснин В. Р. Управление персоналом. Теория и практика – М.: Проспект, 2009. – 688 с.
2. Дуракова И. Б. Управление персоналом. Учебник М.: ИНФРА-М, 2009. – 399 с.;
3. Потемкин В. К. Управление персоналом: Учебник для вузов. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2009. – 340 с.;
4. Стрелкова Н. А. Опыт трансформации HR-системы. http://hr-portal.ru/article /opyt-transformacii-hr-sistemy;
5. Исхакова Э. И. Лизинг персонала. www.consult.ru/personal-leasing;
6. Чинёнов А. Я. Сдача сотрудников "в аренду". http://planetahr.ru/publication/ 1712
7. Миронов А. А. Лизинг персонала в России: прошлое, настоящее, будущее http://hr-portal.ru/article/lizing-personala-v-rossii-proshloe-nastoyashchee-budushchee
8. Евпланов А. Е. Аутстаффинг: рабство или благо. http://www.rg.ru/2011/11/08/ autstaffing.html
9. Рот С. «Каковы перспективы краудсорсинга? Транснациональные стратегии открытых инноваций для предотвращения “утечки умов”» Пер. с англ. Пипия Л. К. М.: Институт проблем развития науки РАН, 2009. – 345 с.;
10. Смирнов А. В. Реферат статьи The Age of the Consumer-Innovator, MIT Sloan Management Review, 21.09.2011. www.vkurse.obs.ru/node/471.;
11. Яров О. Э. Аутплейсмент – искусство увольнять. www.webcitation.org/ 668M6KnLc.

Оптимизация численности персонала  – это оптимальное определение  численности персонала, которое  производится с использованием различных  методик нормирования численности.

Оптимизация численности персонала  подразумевает сведение количества персонала к минимуму (причем не только путем сокращений, а также перераспределением функций и обязаностей), при этом должно быть обеспечено гарантированное качественное выполнение производственной программы, и определение определенной материальной величины, которую не должны превышать затраты на персонал. Следует обратить внимание на то, чтобы сокращение численности персонала, привело к снижению объемов производства.