Сравнение характеристик СЭД 1C: документооборот 8 и ДЕЛО

УРАЛЬСКИЙ СОЦИАЛЬНО–ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ (филиал)

 Образовательного  учреждения профсоюзов

 высшего  профессионального образования

 «АКАДЕМИЯ  ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ»

Кафедра прикладной информатики и математики

Реферат 
на тему: 
«сравнение характеристик СЭД 1C: документооборот 8 и ДЕЛО» 

Выполнил: Просолов Л.А

Специальность: Прикладная информатика

Форма обучения: Очная

Группа: ИД-201Э

№ студ. Билета: 10343

Челябинск 2014

Оглавление

1. Программа ДЕЛО

Программа ДЕЛО, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Преимущества программы ДЕЛО

Для руководителей различных уровней:

• быстрый поиск документов;
• отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• удобная работа над проектами документов;
• получение сводных отчетов и журналов;
• возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, делопроизводителей:

• быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
• отслеживание хода исполнения резолюций;
• удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
• журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
• формирование отчетности.

1.1. Характеристики программы ДЕЛО

• Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
• Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
• Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств.
• Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
• Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
• Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно – через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
• Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Программа ДЕЛО – тиражируемый “коробочный” продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

1.2. Функциональность программы ДЕЛО

Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

• Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции.
• Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных ЭЦП.
• Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации.
• Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям.
• Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам.
• Быстрый поиск по всем реквизитам РК и РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов.
• Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение.

Работа с внутренними документами организации поддерживается полный цикл работы с проектами документов:

• создание РК проекта документа, в том числе «во исполнение» распорядительного документа;
• изменение проекта с хранением предыдущих версий;
• согласование проекта документа;
• утверждение проекта документа;
• регистрация документа, созданного на основе проекта;
• формирование поручений по документам;
• передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;
• контроль прохождения и исполнения документов;
• управление доступом к документам;
• создание и хранение шаблонов документов;
• обеспечение информационной безопасности;
• разграничение прав доступа пользователей к документам. Каждому пользователю определяются: права по грифу доступа; права по доступу к картотекам, в пределах которых можно работать; набор делопроизводственных операций в соответствии с функциональными обязанностями;
• протоколирование действий пользователей;
• использование методов криптографической защиты информации – ЭЦП и шифрование;

Программа ДЕЛО - промышленная система, обеспечивающая возможность полноценной работы с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» программа ДЕЛО позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба. ЭЦП в системе при соблюдении требований законодательства юридически является аналогом собственноручной подписи. Документ, подписанный такой ЭЦП, приобретает полную юридическую силу в рамках российского законодательства. В системе осуществляется подписание и проверка ЭЦП файлов, прикрепленных к РК, шифрование и подписание сообщений, передаваемых по электронной почте с использованием средств криптографической защиты информации. Данное решение основано на разработках ведущих отечественных производителей средств криптографической защиты информации.

1.3. Соответствие стандартам программы ДЕЛО

ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», «О государственной тайне», «О коммерческой тайне», «О персональных данных», «Об архивном деле в РФ» и др.

Национальных стандартах РФ (часть из которых полностью соответствует международным стандартам ISO):

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами – Общие требования;
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации – Требования к оформлению документов;
• ГОСТ Р 52294–2004. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения;
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью;
• Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3);
• ГОСТ Р 34.10–2001. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Иным нормативно-методическим документам:

• Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
• Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

Таблица 1

Состав и назначение компонентов серверной части программы ДЕЛО

Продолжение таблицы 1.

1.4. Общие сведения об архитектуре программы ДЕЛО

Программа ДЕЛО – прикладная система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, функционирующая в среде клиент-сервер. В качестве СУБД могут быть использованы Oracle 9i (9.2.0.3 или более поздние версии), Microsoft SQL Server 2000.

Рисунок 1.Архитектура программы ДЕЛО

Таблица 3

Программа ДЕЛО, стоимость

Таблица 4

Программа ДЕЛО, стоимость

В стоимость лицензий по текущему прейскуранту входят годовые гарантийные обязательства. По истечению гарантийного срока, заключается договор на сопровождение. Стоимость годового сопровождения составляет 20% от стоимости лицензии на программное обеспечение по текущему прейскуранту. В случае несвоевременного заключения договора на сопровождение необходимо оплатить пропущенный период.

2. 1С:Документооборот 8 ПРОФ

Программа «1С:Архив 3», призванная вот уже более десяти лет автоматизировать документооборот в сотнях учреждений, стала предшественником для современного, разработанного на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2», программного продукта «1С:Документооборот 8».

Среди возможностей данной программы можно отметить:

• Сокращение времени для поиска необходимой информации и общего количества времени коллективной обработки документов;
• Организацию работы сотрудников с документами, исключая вероятность потери версий или пересечения частей при параллельной работе;
• Увеличение качества готового материала (документации, проектов и т.д.) за счет решения большого количества дискуссионных вопросов и регулирования работы пользователей.

Программа «1С:Документооборот 8» не обладает отраслевой спецификой. Именно это помогает ей быть универсальной и дает возможность настраивать ее и адаптировать под специфику определенного предприятия.

«1С:Документооборот 8» дает возможность комплексного решения задач:

• оформление входящих и исходящих документов;
• централизованное надежное хранение документов;
• просмотр и изменение документов;
• полнотекстное нахождение документов по их содержанию;
• проверка версий документов;
• быстрый доступ к документам, учитывая права пользователей;
• маршрутизация документов с возможностью настройки в отдельности по каждому роду документов;
• обработка документов любого типа;
• автоматизированная загрузка документов со сканера или электронной почты;
• групповая работа пользователей с возможностью утверждения, согласования и проверки исполнения документов;
• анализ и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет всех документов предприятия ведется по видам документов согласно положению о документообороте учреждения. В программе принципы учета внутренних, входящих и исходящих документов абсолютно соответствуют настоящим нормам и стандартам российского законодательства.

2.1. Делопроизводство

«1С:Документооборот 8» позволяет работать с тремя видами документов: внутренние, входящие и исходящие. К любому документу можно прикрепить некоторое количество файлов (это могут быть изображения, переданные со сканера, или фотографии).

Согласно отечественным традициям делопроизводства, а также настоящим ГОСТам в программе есть возможность регистрации входящих документов (от физических или юридических лиц). При обработке таких документов происходят первичная регистрация, затем рассмотрение и исполнение документов.

Исходящие документы можно создавать отдельно либо в ответ на входящий документ. После согласования и утверждения документа ответственным лицом, секретарь присваивает ему регистрационный номер. Если регистрируется документ, являющийся ответом, рядом с входящим документом автоматически появляется пометка «Отправлен ответ». При обработке исходящих документов происходят создание документа, его согласование, утверждение и регистрация.

Исходящие и входящие документы автоматически соединяются в цепочки.

Что касается внутренних документов, их называют организационно-распорядительными или информационно-справочными документами официального характера. В основном, это приказы, кадровые документы, служебные записки и т.д. После согласования и утверждения таких документов им также присваивается регистрационный номер.

Одной из наиболее существенных характеристик документов является их вид. Его определяют по нормативным срокам исполнения документов, пути обработки документов, принципам образования регистрационного номера. В «1С:Документооборот 8» ведутся обособленные списки по видам документов. 
В рассматриваемой программе существует гибкая система формирования регистрационных номеров для документов по видам документов, датам, корреспондентам, подразделениям.

На каждый созданный документ автоматически формируется учетно-регистрационная карточка. Вид и комплект полей для этой карточки каждый пользователь может настроить самостоятельно. Карточку можно редактировать и распечатывать. Благодаря данным таких карточек можно быть в курсе всей истории переписки с корреспондентами.

Важно отметить, что для каждого типа документов можно настроить дополнительные свойства.

Среди прочих особенностей, в программном продукте «1С:Документооборот 8» поддерживается учет обращений граждан.

2.2. Хранение файлов

В «1С:Документооборот 8» автоматизирована работа с файлами, создающимися в процессе ежедневной работы предприятия. Программа способна также работать с офисными документами, текстами, архивами, изображениями, видео и аудиофайлами, системами проектирования и другими файлами, помимо официальных документов. Для обработки таких файлов используются установленные и ассоциированные с необходимым типом файлов приложения.

Все файлы сохраняются в томах на диске или в информационной базе и легко копируются на компьютер для редактирования или просмотра. В информационной базе предусмотрен ряд папок для хранения файлов. Доступ сотрудников к папкам с файлами можно ограничивать правами доступа.

Структуру папок можно создавать согласно тематике (например, Рекламные материалы, Планы, Проектные документы), организационной структуре учреждения (например, Бухгалтерия, Администрация) или уровню доступа (например, Конфиденциальные или Общие).

Файлы и папки, которые были созданы ранее вне программы, можно переносить в информационную базу программного продукта. С файлами уже сохраненными в информационной базе, можно производить различные действия: открытие, редактирование, просмотр, сохранение, обновление и т.д.

2.3. Коллективная работа и версионирование

«1С:Документооборот 8» позволяет получать сотрудникам коллективный доступ к файлам для просмотра или редактирования (с учетом разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов). Так любому файлу, который находится в информационной базе, можно присвоить авторство и установить дату создания версии, причем каждая из версий будет сопровождаться кратким описанием внесенных изменений. Все предыдущие версии, количество которых безгранично, автоматически сохраняются при работе с файлом. Для некоторых файлов (сохраненных в одном из наиболее распространенных форматов doc, rtf, html, txt, odt) даже поддерживается сравнение версий.

В случае попытки одновременной редакции документов, срабатывает механизм блокировки. Так, для исключения подобных конфликтов, файлы, которые используются текущим пользователем, окрашены в списке информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями – серым. Для удобства работы список уже занятых файлов отображается сразу при запуске программы на рабочем столе.

2.4. Бизнес-процессы

Устойчивая последовательность действий всех сотрудников данной организации называется бизнес-процессом. Автоматизация этих последовательностей существенно повышает скорость выполнения задач и упорядочивает работу.

В программном продукте «1С:Документооборот 8» можно отметить такие бизнес-процессы:

• рассмотрение: документ отправляется к руководителю на рассмотрение и уже с его резолюцией снова возвращается к автору данного документа;
• исполнение: рассматриваемый документ отправляется на реализацию каждому пользователю по списку, а также контролеру (среди пользователей можно назначить ответственного исполнителя);
• согласование: документы по бизнес-процессу передаются на согласование отмеченным респондентам, а после возвращаются снова к создателю бизнес-процесса для изучения результатов согласования или отправки на вторичное согласование;
• утверждение: документ передается ответственному лицу для утверждения и затем вновь возвращается к автору для изучения результатов утверждения;
• регистрация: секретарь присваивает регистрационный номер, заверяет документ печатью предприятия и отправляет корреспонденту;
• ознакомление: благодаря этому бизнес-процессу необходимый документ рассылается всем по списку пользователям для ознакомления;
• поручение: этот бизнес-процесс помогает делать поручения сотрудникам, а также контролировать их исполнение.

Адресовать такие бизнес-процессы можно как конкретным исполнителям, так и ролям. Состав этих ролей индивидуален для каждого учреждения и может быть изменен и настроен без остановки системы. Каждый пользователь в любое время может изучить перечень возложенных на него задач в списке Мои задачи или получив уведомление о поставленной задаче по электронной почте. Создатели бизнес-процессов могут отслеживать этапы выполнения поставленных задач. Именно для анализа процедуры выполнения бизнес-процессов в «1С:Документооборот 8» существует ряд отчетов, например:

• отчет по задачам (вариант Текущие задачи);
• отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам);
• справка об исполнительской дисциплине.

2.5. Учет рабочего времени

На основании ежедневных отчетов о проделанной работе в «1С:Документооборот 8» ведется учет затрат рабочего времени работающих на предприятии. Сведения этих отчетов показаны в разрезе видов работ. Благодаря функции автоматического добавления записей каждый сотрудник сам заполняет ежедневный отчет. На основе данных ежедневных отчетов возможно создавать другие отчеты (например, о затратах времени сотрудников по видам работ, периодам или подразделений).

Такие данные могут помочь оценить , какие виды работ занимают больше всего рабочего времени и средств, а также отметить загрузку каждого из сотрудников.

2.6. Бумажный документооборот

Отвечая положениям о документообороте и инструкции по делопроизводству предприятия в «1С:Документооборот 8» существует номенклатура дел, с помощью которой создаются новые тома (дела) и списываются в дело исполненные документы. Каждый из томов символизирует собой папку в бумажном виде, в которую в традиционном делопроизводстве подшиваются бумажные документы. В случае, когда дело уже закрыто, программа не позволяет списание в это дело документов.

Для каждого такого тома открывается карточка, где можно отметить категорию, срок хранения, отметки ЭПК и т.д. Текущую номенклатуру можно автоматически переносить на следующий год.

Что касается печати, то номенклатуру дел можно распечатывать в общепринятом формате, заверив впоследствии бумажный документ визой руководителя и поставив печать предприятия. Для поддержания бумажного делопроизводства, в программе предусмотрена функция вывода на печать различных бланков с возможностью указывать на них наименования, данные ответственных лиц и т.д.

Кроме печати бумажных документов, с любого из них может быть снята сканированная копия и передана в информационную базу. Для каждого из входящих, исходящих, внутренних дел обязательно открывается карточка документа, из которой доступен журнал передачи, в котором ведется учет движения бумажных документов.

2.7. Интернет и электронная почта

Рассматриваемый программный продукт способен поддерживать многопользовательскую работу через интернет или по локальной сети. Благодаря этому, можно задействовать в работе тех сотрудников, которые в данный момент отсутствуют в офисе.

Есть возможность отправлять любой файл или документ программы по электронной почте прямо из «1С:Документооборот 8». Поддерживается также автоматическая привязка по адресу почты к корреспонденту, загрузка входящих и внутренних документов, а также загрузка вложенных файлов. Важно также отметить, что благодаря подключению к интернету, зарегистрированные пользователи имеют возможность обновлять программу.

2.8. Индивидуальные настройки

В программном продукте для каждого пользователя можно настроить личный рабочий стол, который поможет обеспечить быстрый доступ к необходимым документам, отчетам и т.д. Для каждого сотрудника определены свои права, ограничивающие его возможности доступа к данным. 
Для внутренних документов права доступа настраиваются по папкам и видам документов, и передаются присоединенным файлом и их версиям.

Для входящих и исходящих документов эти права настраиваются через группы доступа с учетом видов документов, грифов доступности, группы доступа корреспондентов, и также передаются присоединенным файлом и их версиям.

Права доступа также определяются для бизнес-процессов, задач, отчетов и других данных.

Одним из важнейших факторов, обеспечивающих высокую гибкость, масштабируемость, настраиваемость, производительность и других программных достоинств является то, что разработано решение «1С:Документооборот 8» на платформе новой версии «1С:Предприятие 8.2». Данная платформа поддерживает работу с разными системами управления базами данных (файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database), а также функционирует как в кругу Microsoft Windows, так и в среде Linux.

2.9. Интеграция с другими конфигурациями и приложениями

В целом, программный продукт «1С:Документооборот 8» охватывает разные механизмы интеграции с конфигурациями «1С:Предприятие», а также другими приложениями.

Программа может автоматически загружать файлы из назначенного перечня в локальной сети. При появлении в данном каталоге папки с файлами или файлов, они тут же переносятся в указанную папку программы, сохраняя при этом оригинальные имена и структуру подпапок. Файлы, загруженные в «1С:Документооборот 8», автоматически распознаются, индексируются и могут использоваться в документообороте учреждения. Это удобно применять для интеграции с различными приложениями, например, факс-машинами или сетевыми потоковыми сканерами.