Стадії та процедури обробки економічної інформації

11. Стадії та процедури  обробки економічної інформації.

Рішення окремих, або  навіть багатьох задач без їх взаємозв'язку, як свідчить практика, не є ефективним. Тільки системна обробка одноразово зібраної первинної (фактичної) інформації при вирішенні всього комплексу задач принесе відчутну вигоду.

 Термін "система"  використовується у широкому  плані і має різне тлумачення. Однак з наукової позиції цей  термін визначає як сукупність  взаємозв'язаних та (у ряді випадків) взаємозалежних елементів або  частин, що утворює єдине ціле, направлене на досягнення єдиної мети. Тому термін "система" включає:

 велику кількість  взаємозв'язаних і взаємозалежних  елементів або частин;

 ця велика кількість утворює єдине ціле, так як вилучення якого-небудь елементу або частини порушить властивість цільності, тобто єдності;

 зазначене єдине  ціле має визначену мету або  призначення, як і характерні  для усієї сукупності елементів  або частий, а не для якої-небудь  комбінації з них.

 Структура системи  визначається розташуванням і  взаємозв'язками елементів або частин системи при виконанні своїх функцій. Звичайно, ця структура залежить від її величини і складності. Величина системи характеризується не тільки кількістю її елементів або частин, але і зв'язками поміж ними. Складність же визначається різноманітністю, неоднорідністю властивостей її елементів або частин та різною якістю зв'язків (прямі, зворотні, нейтральні тощо).

 При дослідженості  соціально-економічних і організаційних  систем важливо установити загальні  зв'язки поміж її елементами або частинами.

 Науковою основою  для раціонального або ефективного  управління тією чи іншою системою  є системний підхід.

 Системний підхід - ця сукупність методологічних  принципів і положень, які дозволяють  розглядати систему як єдине  ціле з погодженою діяльністю всіх її елементів або частин, які називаються інколи підсистемами. Це підсистеми в ряді випадків виступають як "самостійні системи низчого рівня. Такий підхід передбачає вивчення кожного елементу або частини (підсистеми) в його взаємозв'язку і взаємодії з іншими елементами або частинами (підсистемами); дозволяє спостерігати заміни, які відбуваються у системі як результат аміни її основних елементів або частин (підсистем);виявляти специфічні системні властивості, робити обгрунтовані припуски відносно закономірності розвитку системи та визначити оптимальний режим її функціонування. З цих позицій і розглянемо сутність системної обробки економічної інформації на соціально-економічному об'єкт і управління.

 Соціально-економічний  об'єкт управління, будь-то підприємство або виробниче об'єднання, є організаційно-економічною системою. В цих об'єктах управління, як було зазначено в п. 1.1., взаємозв'язок керуючої і керованої систем визначається через інформаційну систему, в якій інформаційні сукупності, що характеризують нормативні, планові і фактичні явища та процеси, також щільно взаємозв'язані і взаємозалежні.

 Взаємозв'язок інформаційних  сукупностей розглянемо на прикладі  промислового підприємства, де конструкторська  і технологічна інформація характеризує структуру і технологію виготовлення виробів; нормативна і розцінкова інформація є базою при плануванні виробництва цих виробів, довідкова ж інформація добре доповнює вищезазначену. Облікова (фактична) інформація характеризує процеси і явища, ар здійснюються у виробничо-господарській та іншій діяльності. Через цю, фактичну, інформацію визначається ступінь виконання плану виробництва по виготовленню виробів за всіма параметрами і відповідно до конструкторських і технологічних вимог.

 Слід відзначити, що  елементи інформаційної системи - інформаційні сукупності в об'єкті управління не тільки взаємозв'язані і доповнять один одного, але і багаторазово повторюються. Ця характерна особливість (повторювання) занадто ефективно використовується при застосуванні ГТЕОЦ. Наприклад, якщо нормативно-планова і конструкторське-технологічна (тобто умовно-постійна) інформація зазначає ЩО, В ЯКІЙ (заданій) КІЛЬКОСТІ, ЯК, ДЕ, НА ЧОМУ. ЗА ДОПОМОГОЮ ЧОГО. В ЯКИХ УМОВАХ тощо треба робити, то фактична (облікова) інформація відповідає - ХТО, ЩО, В ЯКІЙ (фактичній) КІЛЬКОСТІ, ЯК, ДЕ. НА ЧОМУ, ЗА ДОПОМОГОЮ ЧОГО, В ЯКИХ умовах тощо уже зроблено. Як бачимо, перша частина інформації - умовно-постійна - доповнюється другою частиною - фактичною. При цьому, як у першій, так і р другій частингіх с багато спільного. Так інформація, що відповідає на запитання - ЩО, ЯК, ДЕ, НА ЧОМУ, ЗА ДОПОМОГОЮ ЧОГО, і В ЯКИХ УМОВАХ - є в сбох частинах, і тільки інформація, яка відповідає на питання ХТО ЗРО БИВ і В ЯКІЙ КІЛЬКОСТІ є новим доповненням (тобто перемінною інформацією). При цьому, якщо фактичний показник В ЯКІЙ КІЛЬКОСТІ буде відповідати плановому, то він уже не буде новим доповненням.

 Якщо формування  і обробка інформаційних сукупностей  виконується вручну то ці загальні  умовно-постійні показники в процесі управлінських і інших операція багаторазово переписуються фахівцями різних рівнів -конструкторами і технологами, плановиками і бухгалтерами, економістами і нормувальниками тощо.

 Інша справа, якір  ці умовно-постійні показники  один раз зафіксувати на машинних носіях, їх можна багаторазово використовувати фахівцями в своїй роботі, в тому числі і в обліку. Так, якщо доповнити їх фактичними показниками, що виникають у виробничо - господарській діяльності, то всю по інформаційну сукупність можна обробляти автоматично на ПЕОМ.

 Зазначені процеси  можна здійснити використовуючи  комплекси засобів обчислювальної  і периферійної техніки, за  допомогою якої раціонально виконується  чотири групи основних операцій: збір і передача інформації  в пеон, її обробка за заздалегідь розробленими алгоритмами і програмами, видача обробленої інформації користувачам, зберігання і пошук інформації. В залежності від експлуатаційних можливостей і ступеня застосувавши зазначеної техніки при виконанні цих операцій, здійснюється часткова і комплексна механізація операцій, часткова і повна автоматизація операція. Повна або комплексна автоматизація операцій на практиці і в літературі відома як машинна або автоматизована обробка економічної інформації.

 Застосування технічних  засобів для автоматизованого виконання зазначених операцій занадто знижує трудомісткість збору і обробки фактичної (первинної) інформації, зменшує кількість помилок, звільнює багато часу у фахівців для виконання інших обов'язків. Більше того, створюються, таким чином, реальні умови для всебічного одноразового збору і багаторазової обробки інформації на різних дільницях, починаючи з тієї, де інформація виникає вперше, тобто з конструкторської підготовки виробництва. Конструкторська (склад виробу) інформація, яка зафіксована на машинному носії, на різних етапах управлінсько-виробничих процесів автоматизовано доповнюється технологічною, а потім нормативною, плановою і, наіхаггі, фактичною інформацією. Все це свідчить про те, що перехід від механізації або автоматизації на окремих ділянках обліку і планування до системної автоматизованої обробки економічної інформації по підприємству в цілому є об'єктивною необхідністю.

 Удосконалення технічних  засобів і методів по збиранню  і обробці економічної інформації, наприклад, поява ПЕОМ, які використовуються як АРМ Фахівців, свідчить про те, що є реальна можливість збирати первинну (фактичну) інформацію в ритмі виробництва, тобто близько до реального часу, здійснити перехід від рішення окремих обліково-планових і нормативних задач до системного рішення задач по управлінню підприємством в цілому. Цьому сприяє і впровадження комп’ютерної інформаційної технології, яка одержала назву нової інформаційної (безпаперової) технології.

 Основу нової інформаційної  (безпаперової) технології, при якій  застосовуються ПЕОМ, складають розподілені системи сучасної обчислювальної техніки, "приязне" програмне забезпечення, розвиток комунікацій, безпаперове (тобто екранне) видавання обробленої інформації користувачам. Користувачу, який не є програмістом, надана змога прямого спілкування з ПЕОМ за допомогою діалогового режиму. Програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи, бази знань тощо), якими забезпечується ПЕОМ, створюють зручність у роботі, дозволяють не тільки автоматизувати процес зміни форми і місця розміщення інформації, але і змінити її зміст. Сучасні ПЕОМ не викликають інформаційну продуктивність, але надають можливість фахівцю підвищити продуктивність праці шляхом збільшення обсягів робіт, ар він виконує індивідуально.

 Таким чином, нова  інформаційна (безпаперова) технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (по каналах зв'язку) і обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх сукупності), що видається користувачу на екран ПЕОМ. Для такої технології характерні:

 праця користувача  на ПЕОМ у режимі маніпулювання  (не клавіатуру, мишу, сканер і  бачить через засоби виводу - екран  і принтер, а не знає як  відбуваються ці процеси;

 прохідна (наскрізна)  інформаційна підтримка на всіх  етапах проходження інформації  на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення і захисту інформації;

 безпаперовий процес обробки інформації, при якому на папері фіксується (за необхідністю) лише остаточний варіант розрахунків у вигляд;

 документа, а проміжні  версії і необхідні дані записані  на машинні носії і доводяться  до відома користувача через  екран ПЕОМ;

 інтерактивний (діалоговий) режим рішення задачі (одержання  необхідних показників) з широкими  можливостями для користувача;

 можливість колективного  виконання документів на основі  об'єднаної каналами зв'язку групи  ПЕОН, які працюють в одному  режимі;

 можливість адаптивної  перебудови форм і способу  подання інформації у процесі  рішення задачі або при одержанні необхідних показників.

 Нова інформаційна технологія  може бути впроваджена на об'єкті  управління як свідчить практика, двома способами; в локальні  інформаційні структури які засновані  на адаптації нової інформаційної  технології до діючої організаційної структури, на удосконаленні докорінним чином діючої організаційної структури управління.

 Першій спосіб впровадження нової інформаційної технології приводить до локального удосконалення методів обробки інформації, які діють на об'єкті управління і не міняє діючу організаційну структуру управління. Так як комунікації розвинуті недостатньо, то раціоналізуються тільки методи збору і обробки інформації на робочих місцях фахівців шляхом організації окремих автоматизованих робочих місць. У цьому випадку здійснюється розподіл обов'язків поміж оператором ПЕОМ (технічним працівником) і фахівцем. При цьому відбувається зливання операцій по збиранню і обробці первинної (інколи з умовно-постійною інформації, а в ряд випадків і з функцією прийняття управлінських рішень.

 За другим способом  впровадження нової інформаційної  технології удосконалюється організаційна  структура управління таким чином,  щоб ця технологія принесла  як найбільшу ефективність управлінню  виробництвом. В цьому випадку  відбувається розвиток комунікацій і розробляються нові інформаційні і організаційні взаємозв'язки, створюються комплекси взаємозв'язаних АРМ керівників і фахівців різних рівнів, впроваджуються розподілені бази даних. При цьому способі продуктивність організаційної структури управління збільшується за рахунок раціонального розподілення обробки інформації; відбувається зниження обсягів інформаційних потоків по каналах зв'язку, приближення обробленої інформації до користувачів різних рівнів, збирання і обробка первинної інформації в ритмі виробництва, яка передається відповідним користувачам в такому ж ритмі.

 Таким чином, перший  спосіб впровадження нової інформаційної  технології орієнтований на діючу  організаційну. структуру управління. При цьому ступінь риску від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, так як зроблені затрати незначні і організаційна структура не змінювалась. Другий спосіб спрямований на принципова зміна організаційної структури управління в бік її удосконалення. Однак для обох способів принципово змінюються методи використання обчислювальної, периферійної і організаційної техніки : замість централізованого впроваджується децентралізований збір і первинна обробка інформації і, тобто ці процеси наближається у першу чергу до місць, де виникає і використовується первинна (фактична) інформація. На практиці і в літературі ці методи використання одержали назву розподілених обчислювальних систем, в яких поряд з централізованою обробкою інформації на великих і середніх ЕОМ застосовується децентралізована, тобто розосереджена (розподілена) обробка інформації з використанням мікро-ЕОМ (ПЕОМ).

 Розподілена обробка  інформації дозволяє прискорити  збирання і обробку її за  рахунок максимального наближення  засобів обчислювальної і периферійної техніки до місць, де виникає ця інформація, обробляється і використовується керівниками і фахівцями різних рівнів, більш ефективніше задовольнити різноманітні ) часто мінливі інформаційні потреби управлінського персоналу, забезпечити необхідною інформацією процеси прийняття рівень для оперативного управління; знизити затрати на утримання всієї обчислювальної системи; збільшити гнучкість і підвищити живучість системи (вихід однієї пеон не приведе до віднови всі системи); безпосередньо приймати участь керівникам різних рівнів в процесі управління (в діалоговому режимі) і підвищити їх відповідальність за прийняті (або не прийняті) управлінські рішення; поступово (модульна) створювати обчислювальну систему за рахунок зміни окремих периферійних технічних засобів (добавлення нових, в тому числі і ПЕОМ.

 Щоб організувати  системну автоматизовану обробку  економічної інформації, яка використовується  для управління об'єктом, потрібно  створити таку систему, в якій  достовірна первинна (фактична) інформація, яка характеризує виробничо - господарську і іншу діяльність, один раз в мінімальному складі в ритмі виробництва фіксувалась би і в такому ще ритмі передавалась і оброблювалась (разом з умовно-постійною) на ЕОН таким чином, щоб одержана в максимумі результатна інформація була закінчена обробкою і повністю задовольняла би усім вимогам управління об'єктом, у тому числі інформуванню керівників і фахівців різних рівнів, а також процесам формування і планування, обліку і контролю, складання установленої зведеної звітності і проведення комплексного економічного аналізу за різні періоди часу і по різних структурних ланках і об'єкту управління в цілому.

 Така системна обробка  економічної інформації може  здійснюватись на різних рівнях, у масштабі різних організаційно управлінських ланок - цеху або виробничої одиниці, підприємства або виробничого об'єднання, галузі. регіону тощо. З збільшенням масштабності управлінської ланки значно зростають трудомісткість і складність організації системної обробки економічної інформації.

 Системна обробка  економічної інформації за допомогою  ПЕОМ тісно пов’язана з організацією  розподільної бази даних.

11. Архітектура інформаційних систем  в оподаткуванні.

1. Об¢ективна необхідність інформатизації (комп¢ютерної обробки іноформації) в податковій системі.

Процес управління економікою пов¢язаний з впливом держави на різні сфери еокнмічної діяльності.досягнення збалансованості в управлінні економікою і є основа економічної політики держави. Одним із основних інструментів державного регулювання є податкова політика.

Податкова система представлена сукупністю податків, зборів і платежів, які стягуються в установленому  порядку з юридичних і фізичних осіб. Основна задача ДПС – контроль за дотримання законодавства про податки, правильність їх нарахуваннь, повнотою і своєчасністю сплати у відповідні бюджети.

На сьогоднішній день в Україні зареєстровано 40 млн. фізичних осіб і 700 тис. Юридичних осіб, які  є платниками податку. Враховуючи, що за терміном “платник” приховано великий обсяг інформації, що його характеризує (форма власності, дані, рахунки в банках, сплати податків тощо) органи ДПС для прийняття своєчасних і зважених управлінських рішень повинні обробляти величезніобсяги інформації в стислі терміни. Отже, для ефективного функціонування податкової системи необхідно використовувати сучасні інформаційні технології, які базуються на сучасній комп¢ютерній техніці і сучасному забезпеченню.

З цією метою в органах  податкової служби створюється автоматизована система, яка призначена для автоматизації функцій всіх рівнів податкової служби по забезпеченню зборів, податків та інших обов¢язкових платежів, проведенню комплексного оперативного аналізу матеріалів по оподаткуванню.

Інформатизація –  це процес створення документованої інформації (інформаційний ресурс) з одного боку, а з іншого – створення методів обробки інформації, її зберігання, пошуку, накопичення.

Інформатизація ДПС  – це об¢єктивний процес, який має охопити галузь в цілому. Фундаментальною основою інформатизації є створення високоорганізованого середовища, яке в рамках всієї ДПС повинно об¢єднувати інформаційне, комп¢ютерне і програмне забезпечення.

2. Поняття інформаційної системи у податковій системі.

На практиці Автоматизована Інформаційна Система незалежно від сфери її застосування складається з таких частин (які називаються підсистемами):

1. Правове забезпечення.
2. Організаційне забезпечення.
3. Інформаційне забезпечення.
4. Математичне забезпечення.
5. Технічне забезпечення.
6. Програмне забезпечення.

Правове забезпечення – сукупність правових норм (законодавчі акти, положення), які регламентують порядок отримання, перетворення і використання інформації. Правове забезпечення більше торкається вхідної, щодо АІС, інформації, її структури і виду. Так перелік вхідних документів, джерелом яких є платник, налічує близько 30. Серед них: статут, свідоцтво про реєстрацію в місцевих органах, баланс підприємства і т.п.

Організаційне забезпечення – це комплекс адміністративно-технічних  заходів (посадові інструкції, меетодики, схеми), які регламентують взаємодію працівників між собою, з одного боку, і технічними засобами – з іншого. Організаційне забезпечення зумовлює утворення інформаційних потоків в середині ДПС.

Технічне забезпечення – комплекс технічних засобів, які  призначені для роботи АІС (комп¢ютери, засоби зв¢язку, засоби для створення локальних метеж (мережеві карти, хаби)), а також відповідні програмні засоби для їх функціонування.

Математичне забезпечення – це набір математичних моделей, які адекватно описують інформаційні потоки в системі, та алгоритмів перетворення інформації з одного виду в інший.

Програмне забезпечення – складається з 2 частин:

а) прикладне програмне  забезпечення, яке реалізує алгоритм і методи закладені в математичному  забезпеченні з одного боку, а з  іншого реалізує зв¢язок між користувачами і системними засобами збереження і поновлення інформації (СУБД).

б) системне програмне  забезпечення, до якого відноситься  операційна система комп¢ютера, а також відповідна Система Управління Базою Даних, в якій зберігається вся інформація, яка циркулює в АІС. Зауважимо, що в ДПС СУБД вибрана СУБД ORACLE яка є базою клієнт-серверного типу.

Інформаційне запезпечення включає:

• методичні та інструктивні документи, які точно регламентують вид інформації і потоки інформації в системі;
• єдину систему класифікації та кодування.

Створення АІС починається  з вивчення предметної області, в  нашому випадку це:

1. Структура ДПС як державного органу, її підрозділи та їх взаємодія між собою.
2. Інформаційні потоки, які циркулюють всередині ДПС (регламентується нормативними документами, наказами, розпорядженнями виданими керівними органами ДПА).
3. Зовнішні інформаційні потоки, що надходять до органів ДПС на підставі діючого законодавства. Вони є первинними по відношенню до потоків, які циркулюють всередині ДПА.
4. Функції, які визначені чинним законодавством і покладені на ДПС.

Ефективні методи пошуку в сучасних інформаційних системах за певними ознаками вимагають попередньої  класифікації інформації та її кодування. Класифікація інформації це розподіл інформації за певними ознаками, які визначають ступінь спорідненості («близькості») інформації з однієї групи. Наприклад, інформацію про підприємства та організації (назва, адреса) можна виділити в одну групу, а інформацію про види економічної діяльності в іншу.

Класифікатор – це систематизоване зібрання однорідних об¢єктів і їх даних позначень.

Держстандартом допускається використання класифікаторів таких  видів :

— загальнодержавні класифікатори;

— міжгалузеві класифікатори;

— галузеві класифікатори;

В органах ДПС України використовується нормативно-довідкова інформація загальнодержавних та галузевих класифікаторів:

• ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств, організацій України;
• СПАТО — Система позначень автономій, територій, областей;
• ЗКГНГ — Загальний класифікатор галузей народного господарства;
• УКВЕД — Український класифікатор видів економічної діяльності;
• УКФВ — Український класифікатор форм власності;
• КОПФГ — Класифікатор організаційно-правових форм господарювання;
• СПОДУ — Система позначень органів державного управління;
• УСГК — Українська стандартна галузева класифікація ;
• УКУД — Український класифікатор управлінських документів;
• УБК— Українська бюджетна класифікація;
• КВПП — класифікатор видів платників податків;
• КБУ — класифікатор банківських установ.

Вхідна інформація.

Вхідна документація містить пеервинну  інформацію про той, чи інший об¢єкт. Поряду документів розроблені уніфіковані і стандартні норми, що мають юридичну силу. Уніфіковані форми документів, як правило пристосовані до автоматизованої обробки, яка містить всі необхідні для цілей управління показники і не містить дублювання інформації.

На попередній стадії проектування АІС під час обстеження об¢єкту ретельно вивчаються вссі види і форми первинних документів. При цьому виявляються уніфіковані і пристосовані для автоматизованої обробки інформації, а також виясняється можливість заміни неуніфікованих первинних документів уніфікованими.

Машинне зберігання інформації.

В результаті детального обстеження об¢єкту інформатизації вибирається:

а) операційна система, в середовищі якої буде здійснюватись машинна обробка і зберігання інформації;

б) система управління бази даних (СУБД), якя зберігає і обробляє інформацію.

В ДПС основними операційними системами є операційні системи WINDOWS NT, а основною вибрана ORACLE, яка належить до класу клієнт-сереверних СУБД.

Де і дає таке неформальне  визначення системи управління реляційними  базами даних (СУРБД):

• вся інформація в базі даних представлена у вигляді таблиць;
• СУРБД підтримує з реляційних оператори - вибору, проектування і об¢єднання за допомогою яких можна одержати необхідні дані.

Вихідна інформація.

Вихідна інформація містить  зведено – групові дані, які  одержані в результаті автоматизованої  обробки первинної інформації.

Вихідні документи поділяються  на:

• документи затвердженої форми (обов¢язкові);
• документи довільної форми (форму документу задає користувач АІС).

Слід зацважити, що далеко не всі АІС формують документи  ІІ-го типу.