Структра презинтации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

Владимирский  государственный университет 
 
 

Реферат

по  дициплине: «Информационные  технологии управления »

на  тему:

«Структура  презентации» 
 
 
 

Выполнил

ст. гр. ЗМНуд-110

Маурина А.А. 

Принял:

Моргунова Н.В. 
 
 
 
 

Владимир 2011

Содержание 

   Введение ……………………………………………………………………….3

1. Что такое презентация ……………………………………………………4

2. Виды и  цели Бизнес презентации ……………………………………….6

3. Структура презентации ……………………………………………………8

4. Подготовка  презентации …………………………………………………10

5. Анализ  аудитории ………………………………………………………11

6. Планирование  презентации …………………………………………….14
1. Планирование времени ……………………………………………14
2. Выбор стиля выступления …………............................................16
3. Разработка презентации ………………………………………....17
4. Выполнение презентации ………………………………………..19
5. Использование наглядных методов и материалов …………….24
6. Ответы на вопросы ………………………………………………24

Заключение  ………………………………………………………………….26

Список  используемой литературы ……………………………………….27 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Согласно  одному из множества предложенных в  литературе определению, «Public Relation –  это организация общественного  мнения в целях наиболее эффективного функционирования предприятия (учреждения, фирмы) и повышения его репутации». Другими словами нужно создать для организации благоприятный образ в глазах общественности, который поможет ей успешно выполнять свою работу и в дальнейшем этот образ поддерживать.           Одним из средств создания благоприятного образа является презентация (Praesentatio (лат.) – представление, предъявление). Презентации устраиваются по самым разнообразным поводам: открытие выставки, лицея, колледжа, выхода книги известного автора, основание нового банка, фирмы, появление на рынке новых товаров, технологий и т.д. Очень важно, чтобы презентации были хорошо продуманы и спланированы, поскольку гости воспринимают эти мероприятия как «смотрины» организации.    Презентация дает возможность пригласить нужных политических и общественных деятелей, предпринимателей, банкиров, спонсоров, представителей различных фирм, как для укрепления старых связей, так и для установления новых деловых контактов. При этом тщательно продумывается список лиц, которым заранее посылают приглашения, определяются сроки ее проведения.       В моей работе пойдет речь именно о презентации и о том, как ее нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно. Мы не всегда имеем возможность выбрать людей которые будут в ней участвовать, не всегда  можно написать им те слова, которые нужно говорить и т. д. И, тем не менее, нужно сделать так чтобы она принесла максимально возможный эффект.  
 
 
 
 
 

1. Что такое презентация

     Презентация, как правило, необходима фирме (товару, услуге, персоне) для того чтобы заявить о своем существовании, это испытанный способ привлечения внимания. Кроме того, как было сказано в начале это одно из средств, используемых для создания имиджа.      Более благоприятное впечатление и более глубокое влияние на публику оказывает презентация, проходящая в хорошем темпе, в выразительной, энергичной и полной энтузиазма манере.        Для того чтобы начать готовить то или иное мероприятие необходимо очень четко определить, что мы хотим получить как результат его проведения. Презентация не является исключением. Можно сказать, что глобальной целью каждой презентации является убеждение ваших гостей в том, что вы именно такие, как хотите себя преподнести или, что ваш товар самый необходимый и качественный и т. д. За достаточно короткое время нужно сформировать у людей определенное мнение относительно того, кто вы? Чем занимаетесь? И как хорошо вы это делаете? Иногда, кроме этого вашей целью является подвигнуть людей на конкретные поступки, которые нужно совершить прямо в этот промежуток времени, что-то купить, заключить контракт и т. д.            Для того чтобы обеспечить себе успех необходимо заранее тщательно планировать свои действия. Тем самым можно избежать неприятных всевозможных сюрпризов и минимизировать неожиданности, которые могут помешать. Продумывая порядок необходимых действий, можно вовремя определить, сколько точно времени понадобиться на каждую часть, что более значимо, а от чего может быть вообще стоит отказаться.       Существует несколько факторов влияющих на эффективность презентации, которые нужно учитывать при ее планировании: презентатор (ведущий), аудитория, предмет, временные рамки и место проведения. Кроме этого нужно определить  и тип необходимой нам презентации.    Какова природа места: формальная, неформальная, деловая.  Ведущий должен быть максимально готов к всевозможным вопросам и комментариям из зала. Время для них можно выделить в конце презентации, до ее начала или по ходу выступления. Чтобы произвести благоприятное впечатление оратор должен внимательно выслушать и одобрить человека, задающего вопрос или комментирующего его высказывание, определить тип вопроса, поблагодарить и дать ответ. При вызывающем поведении кого-либо из аудитории необходимо сохранять спокойствие, оставаться вежливым, но действовать решительно и не терять контроль за ситуацией.   Язык определяет стиль и тон всего события, а так же задает темп презентации. Он должен подходить аудитории, необходимо почувствовать ее культурные запросы. В зависимости от предмета презентации и характеристик аудитории, а также от поставленных целей необходимо выбрать тот или иной вербальный стиль.       Не следует злоупотреблять: избитыми фразами и выражениями, избегать избыточности (абсолютно необходимо), двусмысленных выражений которые могут обидеть, частым употреблением слова «я». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды и цели бизнес-презентаций 

     Под бизнес-презентацией понимают переговоры представителей разных фирм по рассмотрению бизнес-вопросов. В зависимости от рассматриваемых вопросов презентации  могут иметь следующие цели:  SYMBOL 183 f "Symbol" Презентация фирмы. Целями такой презентации являются: создание имиджа фирмы среди деловых кругов, создание или воссоздание благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации.         SYMBOL 183 f "Symbol" Презентация бизнес-проекта. Цель этого вида презентации - информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления разработки или воплощения проекта.

     *      Отчет о выполненных работах.  Цель -  ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

     *      Обсуждение плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению.           SYMBOL 183 f "Symbol" Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п. Такие презентации могут быть внутренние и внешние презентации.     Внутренняя презентация – проводиться в рамках одной организации (один из сотрудников обращается к своим коллегам). Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства).          Внешняя – подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор. Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя.        Кроме того, они бывают проактивными и интерактивными: Проактивная презентация – презентатор предвидит результат и принимает меры, чтобы его обеспечить. Все зависит от принятых ранее решений, а не от развивающейся каким-то образом ситуации. Главное действующее лицо это ведущий или выступающий. Именно такая форма предпочтительна для внешних презентаций с большой или средней аудиторией.         Интерактивная презентация – «докладчик и аудитория взаимодействуют на равных». Происходит обмен информацией. Ситуация соответственно может корректировать по ходу дела в зависимости от выдвинутых аудиторией предложений, идей, реакций. Из чего можно сделать вывод, что такой тип презентации хорош для маленьких аудиторий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Структура презентации

   Можно определить презентацию как цепь накладывающихся друг на друга событий: 

   ·        Приглашение и встреча.  

   ·        Пресс-конференция.  

   ·        презентационная часть  

   ·        Неформальное общение.  

   ·        прощание.  

   Но  следует добавить следующие дополнения:    Открывающая часть – длиться около одной минуты. Ее основная задача это «открыть» аудиторию, сделать ее максимально восприимчивой. От того, какими будут первые слова и то, каким образом они будут произнесены, зависит насколько аудитория заинтересуется всем остальным. Необходимо сразу очаровать, заинтересовать или чем-нибудь удивить аудиторию.  Введение – предвосхищает основные мотивы презентации.  Основная часть (презентационная) должна включать в себя три элемента:

   ·        Ключевые пункты или основные идеи.

   ·        Поддерживающий материал, объясняет  основные идеи и доказывает их верность.

   ·        Переход. То посредством чего мы можем переходить от одного утверждения к другому.         Заключение. Должно призывать к какому-либо действию, либо окончательно в чем-то убедить. Лучше завершать на высокой ноте.   Все вышеперечисленные правила необходимо помнить всегда, и применяя их не забывать о том, что все они должны в результате служить одному и тому же – сделать презентацию максимально эффективной и не противоречить друг другу. Эти правила не являются догмой, их можно менять в зависимости от ситуации, однако необходимо учитывать каждый из перечисленных факторов и не забывать, что каждая мелочь может сыграть свою роль как положительную так отрицательную. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Подготовка  презентации

   Можно выделить следующие этапы, которые  должны быть выполнены для успешной подготовки к бизнес-переговорам: 

             Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории.

             Планирование и составление возможных  сценариев переговоров.

             Выбор, разработка вариантов использования  демонстрационно-наглядных материалов.

             Непосредственно подготовка к речи: написание текста, плана, подготовка наглядных материалов.

             Подготовка к ответам на возможные  вопросы аудитории.

     В процессе подготовки презентации нужно  определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для презентации своих точек зрения.            Если выступающий работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела, он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами. Такие презентации могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль.         График зависимости взаимодействия аудитории с выступающим в зависимости от целей последнего показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. 

5. Анализ  аудитории

   Как только поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается?   Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории речь и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение.       Можете добиться лучшего результата, если знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к бизнес-презентации.           Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.           Психологи составили график изменения уровня внимания аудитории в течение сорокаминутного периода (Рис. 1). Сначала уровень внимания высок, в следующие 10 минут он снижается очень медленно, потом быстрее, пока не достигнет самого низкого значения (примерно 30 минут). Затем он начинает круто подниматься и в последние 5 минут опять становится довольно высоким.            Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в презентации, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.       Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы, на которые желательно знать ответы перед презентацией:          Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?        Заботят ли их темы, через которые хотите убедить их принять участие в конкретном действии?           Какой у аудитории уровень понимания, образованность?  Сколько они знают о том, что им собираются преподнести?  Знают ли они вашу организацию?      Уважают ли они вашу организацию?

   Ответы  на эти вопросы помогут выбрать  лучший путь для поведения эффективной  презентации.

   Анализ  возможной реакции публики 

   ·        Зачем конкретные люди пришли на переговоры.

   ·        Определите отношение публики к  предмету переговоров:

   1.      Заинтересована ли в переговорах  аудитория или равнодушна.

   2.      Как аудитория реагировала на  аналогичные рассматриваемые вопросы  на прошлых переговорах

   3.      Какие вопросы, и в каком свете лучше представить данной аудитории.

   4.      Будут ли затруднения в понимании  выступления

   ·        Настроение публики в момент выступления: будут ли они уже уставшими, будут  ли они голодны, и ожидать скорого  обеда и т. д.

   ·        Какой способ преподнесения информации будет наиболее эффективным, выгодным и произведет наибольшее впечатление на присутствующих: предоставление технической информации, статистического анализа, исторической информации, демонстрация, подобный пример и т. д.

   ·        Предугадайте ответ публики: пропишите  пути реакции на ваши действия.

   ·        Смоделируйте, возможно, наихудшую  аудиторию и попытайтесь попробовать  действовать в такой ситуации.

   ·        Предугадайте возможные уточнения  и вопросы.

   Проанализируйте наихудшее, что может произойти на презентации.

   Уровень понимания аудитории. 

   ·        Определите, знает ли аудитория, что-нибудь об объекте презентации, например, проанализируйте, есть ли среди присутствующих кто-либо с таким же набором знаний по данному  вопросу. 

   ·        Проанализируйте, знакома ли аудитория  с вашим словарем. Спрогнозируйте, все ли способны понять то, что вы говорите. Определите, какую поддерживающую информацию необходимо предоставить аудитории  для лучшего понимания предмета. Подумайте о конкретных цифрах и спецификациях, которые вас могут попросить предоставить или вам нужно будет сказать. Проанализируйте, включает ли в себя объект презентации рутинное, длительное предоставление информации, знакома ли тема присутствующим.                                              

   Отношения презентующего с публикой. 

   ·        Проанализируйте, как такая аудитория  обычно реагирует на выступления  ораторов. 

   ·        Определите, насколько аудитория  дружественна, открыта, гостеприимна вашей  точке зрения, вашему стилю презентации. Определите, как аудитория настроена по отношению к вам. Проанализируйте, чего присутствующие от вас хотят. Подумайте о ваших прежних отношениях с аудиторией. Определите вашу роль и статус. Определите, есть ли у аудитории склонности, которые могут работать против вас. Проанализируйте возможное отношение публики к построению вашей презентации. 

   ·        Определите, какие аспекты поддерживающей информации будут выглядеть для  данной аудитории наиболее надежно. 
 
 
 
 
 
 
 

6. Планирование  презентации

     Разработка  стратегии разворачивания выступления  сложнее, чем написание документа. Если не сделать презентацию легкой для понимания, возможно аудитория  не отреагирует на нее нужным для  образом и  можно потерять потенциально выгодный контракт или инвестора в проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты выступления.   Для максимального эффекта и достижения намеченных целей, после анализа аудитории необходимо приступить к разработке плана презентации, придавая этому ничуть не меньшее значение.      Первый шаг - это определение главной идеи, вокруг которой и будет строиться презентация. Главная идея должна быть связана с объектом и должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продукта. Следует попытаться сформулировать главную идею в одно предложение. 

1. Планирование  времени

     С хорошо разработанной главной идеей, можно приступить к планированию времени и структуры презентации. Структура должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.           Если на выступление 10 или меньше минут, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно, оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.    Лучше начать с небольшого плана, в основной части следует объяснить все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.      Более длинные презентации должны быть организованы как отчеты. Если цель - развлечь, мотивировать или информировать, надо использовать естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрудничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок, если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным аргументам аккуратно, если присутствует сопротивление аудитории.

     Как только слушатели потеряли нить выступления, очень сложно будет возвратить их обратно, кроме того, они могут  пропустить важные пункты презентации. У них нет удобной функции  просмотра того, что было сказано несколько минут назад. Надо планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами.           Надо объяснить, как будет проходить презентация и постараться лимитировать количество основных пунктов и мыслей выступления до 3/4, даже если презентация довольно длинная. Следует помнить, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, лучше сократить до минимума такого рода информацию.         Длина презентации часто строго ограничена. Так как выступлений часто много, кроме того, у самих слушателей есть множество других дел, хорошо бы урезать данные таким образом, чтобы оставлять самое главное, экономя при этом время.         Как только распланирована сама речь, можно более аккуратно спланировать необходимое для презентации время. Средний оратор говорит со скоростью 100-125 слов в минуту или около соседнего параграфа. Допустим, что надо рассказать о трех основных пунктах. В десятиминутном докладе, можно потратить 2 минуты на поверхностное объяснение каждого пункта, сделав вступление и заключение по минуте длиной. Если это часовой доклад, вступление может занять 5 минут. Следующие 30-40 минут будут содержать более подробную информацию о каждом из пунктов вашего доклада (по 10-14 минут на одну тему). Заключение может занять от 3 до 5-ти минут. Оставшиеся 10-20 минут будут зарезервированы под вопросы из аудитории.             Что же лучше 10-ти минутная речь или презентация на 1 час?  Все зависит от объекта, целей, характера аудитории и отпущенного времени. Для легко воспринимаемого объекта и соответствующей аудитории 10 минутного доклада вполне достаточно, и если объект сложен, а цели включают в себя убеждение трудно воспринимающей публики, то презентация должна длиться дольше. 
 
 

6.2. Выбор стиля выступления 

     Другой  важный элемент подготовки и планирования презентации - выбор подходящего  стиля. Все опять же зависит от целей, характера речи и аудитории, бюджета, времени отпущенном на подготовку. Если содержание презентации формальное: отчет о проделанной работе или финансовом состоянии фирмы, то и стиль должен быть таким.     В общем, если все присутствующие знакомы и их количество невелико, то разрешается несколько отступить от формального характера для более лучшего восприятия. С другой стороны, если аудитория огромна, незнакома и сама презентация очень важная, то она должна быть более формальна. Удобнее посадить людей в ряды. Показывать им слайды и короткие фильмы, чтобы поддержать смысл. Формальность достигается также установлением дистанции между презентующим и аудиторией: как психологической, так и физической. 

6.3. Разработка презентации 

Подготовка  к большинству выступлений очень  похожа на написание формального  отчета, правда, с одной разницей - необходимо реорганизовать текст  для устной презентации. Это одновременно и трудность и новая возможность. Возможность заключена во взаимодействии между выступающим и аудиторией. Когда говоришь с группой людей, это одновременно и передача им информации и получение ее от аудитории. Вместо того чтобы просто представлять аудитории свои идеи, можно презентовать им их же идеи или использовать их для взаимного компромисса. У презентующего есть также возможность реагировать на мимику и жесты аудитории.          Но за это придется принести несколько жертв, самая главная из них - потеря контроля. Общение с аудиторией предполагает гибкость, и чем больше предполагается взаимодействие, тем более гибким надо быть и тем внимательнее следить за ходом презентации. 
 

6.4. Выполнение презентации 

     Многое  нужно понять и сделать в первые минуты презентации: необходимо определить настроение аудитории, интерес к предоставляемой теме, необходимо также подготовить людей к последующим действиям. Вот почему очень важны первые минуты выступления.      Первое, что необходимо сделать, это привлечь интерес публики. Вот пять возможностей и путей для привлечения и сохранения внимания публики:

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Использовать юмор. Бизнес - вещь серьезная, но это не значит, что нельзя включать легкие юмористические вставки и комментарии. Юмор помогает расслабиться, хорошо настроить аудиторию по отношению к себе.

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Рассказать историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что можно без труда найти подходящую историю, иллюстрирующую нужный факт.

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Строить выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Задать вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в выступление.

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Привести интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если предоставить интересную статистику, это поможет разбудить публику.  Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики.          Как только установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части.      Основная часть выступления должна содержать не более 3/4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций.      Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей  предоставляется, тем сложнее публика воспринимает. Поэтому, если  переходить от одной важной мысли к другой, лучше кратко повторить основную мысль сказанной части.         Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:

*                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Соотнести объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.