Структура баз данных документального фонда организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СТЕРЛИТАМАКСКИЙ ФИЛИАЛ

ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО  БЮДЖЕТНОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

РЕФЕРАТ

по дисциплине «Документальное обеспечение управления»

на тему: «»Структура баз данных документального фонда организации»

           Выполнила:

                                                       студент 1 курса ОЗО (3 года) группы 11

                                Направления «Экономика»

                                                   Профиль «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»

Проверила:

Ст. пр.

Стерлитамак  2012

Содержание

Введение

              Документированная информация составляет основу управления, его эффективность и в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Анализ формирования документального фонда имеет  высокую степень актуальности, так как эффективная деятельность организации  напрямую зависит от эффективно выстроенной работы с документами, образующимися в процессе реализации  функций,  то есть с его  документальным фондом.

Любая функция управления имеет определённый состав документов, сопровождающих  процесс  реализации конкретной функции управления, поэтому изучение такого состава может дать наглядное представление и о процессе реализации управленческих функций.

Цель данной работы — анализ структуры баз данных документального фонда организации.

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

- изучить назначение и места регистрации документов;

- изучить необходимость индексации документов;

- изучить особенности создания и применения бумажных и электронных картотек.

1. Регистрация документов

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, а в некоторых эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Для обеспечения эффективного пользования информацией при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате.

Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Если поступивший документ не зарегистрирован и таким образом не подтвержден факт его поступления, организация как бы не берет на себя ответственность за него.

Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях:

- распорядительные,

- кадровые,

- плановые,

- отчетные,

- устно-статистические,

- учебные,

- финансовые,

- бухгалтерские и др.

Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строится учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрация документов осуществляется на основе централизованной, децентрализованной или смешанной системы обработки документов.

Выбор типа организации системы зависит от объема обрабатываемых документов, территориального размещения подразделений учреждения, фирмы и технической оснащенности службы документационного обеспечения.

Централизованная система предполагает концентрацию всех стадий, процедур и операций по обработке и хранению документов в единой для учреждения, фирмы службе ДОУ.

При смешанной системе одна часть стадий (например, прием документов, их отправка, контроль за исполнением, ознакомление с документами персонала и др.) осуществляется централизованно, а другая (регистрация документов, их распределение по исполнителям, хранение) - децентрализовано по структурным подразделениям учреждения, фирмы и выполняется секретарями и лицами, ответственными за обработку документов этих подразделений.

В территориально раздробленном учреждении применяется децентрализованная система, при которой все стадии рассредоточены по структурным подразделениям или филиалам.

Документирование информации, исполнение и использование документов всегда выполняется децентрализовано в структурных подразделениях руководителями и специалистами-исполнителями.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения, например:

приказы по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ;

приказы по кадрам - в отделе кадров;

бухгалтерская документация - в бухгалтерии;

учебная документация - в учебной части;

переписка может регистрироваться по структурным подразделениям и (или) в службе ДОУ и т.д.

Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе регистрационных индексов, единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.

Рекомендуется составлять список документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ и сразу передаваемых в соответствующие службы, и документов, не регистрируемых вообще из-за их малой значимости. Часто составляется и утверждается руководителем организации единый список нерегистрируемых документов.

Исходя из необходимости обеспечить совместимость, понятность и полноту информационного содержания регистрационных массивов, определен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа, и правила заполнения этих показателей:

2. Индексация и формы регистрации документов

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, территории, периоду, корреспонденту, лицу и т.д.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам, например: бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и др., служит только порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса.

Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например: 18-К, 107-К и т.д.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся:

- приказы о приеме на другую работу,

- о предоставлении отпусков,

- обо всех видах поощрений и увольнении,

т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например: 74-П, 38-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа.

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы:

- регистрационно-контрольные карточки (РКК),

- экранные формы,

- регистрационные журналы.

Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. При журнальной форме регистрации приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации:

- входящей корреспонденции;

- исходящей корреспонденции;

- входящих распорядительных документов от руководства;

- входящих телеграмм;

- исходящей переписки с руководством и т.д.

Примерное графление журнала поступающей корреспонденции

Множественное дробление системы регистрации ведет к дополнительной путанице, поэтому ведение регистрационных журналов, безусловно, целесообразно только для документов:

- в состав индекса которых входит один порядковый номер, например: пропуска, справки, дипломы и т.д.;

- в случаях минимального объема документооборота, например: на предприятиях с малым объемом документооборота, в структурных подразделениях.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

Журналы или картотеки учета документов ведутся погодно. Не исполненные в текущем году документы подлежат переводу на учет следующего года (кроме распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года.

3. Бумажные и электронные картотеки,

методики их создания и применения

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части:

- по неисполненным документам;

- по исполненным документам.

Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить копированием верхней части первого листа документа через прозрачный трафарет, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д.,

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться, например: по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Целесообразно аналогично формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля, задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы по предложениям, заявлениям и жалобам, по ведомственным нормативам (приказам, решениям, поручениям, по кадровым документам, по распорядительным документам).

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы регистрации, службой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы-шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах.

В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов:

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в документную базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Компьютерная документная база данных ведется в соответствии с применяемым на данном компьютере или сервере программным обеспечением. Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации.

Для повышения эффективности работы справочных картотек и сокращения времени обработки поступающих запросов в организации создается электронная картотека, которая позволяет: сократить время обработки запросов; производить быстрый поиск карточек по индексным полям; интегрировать картотеку с внешними базами данных; организовать удаленный доступ к картотеке по защищенным каналам Интернет; обеспечить сохранность информации хранящейся на бумажных карточках; автоматизировать поступление и обновление карточек; проводить мониторинг всех изменений, вносимых в информационную базу.

Благодаря быстрому поиску информации и автоматизации работ, скорость обработки запросов возрастает в десятки раз; многопользовательский доступ к данным позволяет нескольким сотрудникам картотеки работать с одной и той же информацией; электронная картотека позволяет интегрироваться с внешними базами данных, что значительно расширяет возможности поиска и анализа информации.

Заключение

В данной работе рассмотрена структура баз данных документального фонда организации.

На основании изучения структурных компонентов баз данных документального фонда организации сделан вывод, что большое влияние на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников оказывает правильная организация работы с документами. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит функционирование как организации в целом, так и ее структурных подразделений, а также успех управленческой деятельности.

Рассмотрены назначение и места регистрации документов. Определена важность регистрации документа - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Изучен состав обязательных показателей, которые должны быть введены в качестве информационно-поисковых признаков документа.

Определена значимость роли индексации документа в процессе его регистрации, хранения и поиска.

Изучены методики создания и приемы применения бумажных и электронных картотек, обоснована значимость ведения электронных картотек в организации.

Таким образом, в ходе выполнения данной работы доказана значимость изучения структуры баз данных документального фонда организации, заключающаяся в том, что эффективная деятельность организации  напрямую зависит от профессионального формирования документального фонда.

Список использованной литературы

1.      Бардаев Э.А. Документоведение. – М.: Академия, 2008;

2.      Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. – Ростов-на-Дону:Феникс, 2009;

3.      Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.: ИНФРА-М, 2010;

4.      Кирюхин Ю.Г., Усманова И.В., Кошелева Г.В. Автоматизация документирования деятельности организации. - Пенза: Пензенский гос. ун-т, 2008;

5.      Кузнецов И.Н. Делопроизводство. – М.:Дашков и Ко, 2009;

6.      Кушнаренко Н.Н. Документоведение. — М.: Знания, 2008;

7.      Мосеев Р.Н. Современное документоведение. – М:Восток-Запад, 2007;

8.      Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. – Ростов-на-Дону:Март, 2007.

16