Тайм-менеджмент. 2
Министерство образования и науки Российской Федерации
(МИНОБРНАУКИ РОССИИ)
ТОМСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ (ТГУ)
Международный
факультет управления
Кафедра
системы анализа
и управления
РЕФЕРАТ
по дисциплине «Менеджмент»
на
тему «Тайм-менеджмент»
Выполнила
студентка гр.№21941
_______Н.Ю.Рыкова
Проверил
профессор________
В.Ф. Тарасенко___________________
зачтено/незачтено
Томск 2011
Оглавление
|
3 |
|
4 |
|
6 |
|
9 |
|
10 |
|
13 |
|
14 |
|
15 |
|
15 |
|
16 |
|
17 |
Говорят, что:
Чтобы узнать цену одного ГОДА, спроси студента, который подошел к последним экзаменам.
Чтобы узнать цену одного МЕСЯЦА, спроси мать, которая родила ребенка слишком рано.
Чтобы узнать цену одной НЕДЕЛИ, спроси издателя еженедельного журнала.
Чтобы узнать цену одного ЧАСА, спроси влюбленных, ожидающих встречи.
Чтобы узнать цену одной МИНУТЫ, спроси кого-то, кто опоздал на поезд, самолет или автобус.
Чтобы узнать цену одной СЕКУНДЫ, спроси того, кто пережил несчастный случай.
Чтобы
узнать цену одной МИЛЛИСЕКУНДЫ, спроси
того, кто на Олимпийский Играх получил
Серебряную медаль.
Случалось ли вам за день запланировать множество дел, но ни одно из них не довести до конца? Как часто вы заглядываете в свой ежедневник или органайзер? Умеете ли вы эффективно распоряжаться временем, которое отведено у вас для работы? На эти вопросы отвечает тайм менеджмент. Тайм менеджмент позволяет эффективно планировать свой рабочий день, не просто записывать кучу дел в ежедневник, но и работать со списком, вычеркивать лишние или неактуальные дела, добавлять вновь возникшие, расставлять между ними приоритеты. У нас у всех одинаковое количество времени – 24 часа в сутках. Но добивается успеха в бизнесе, как правило, тот, кто умеет правильно расходовать эти часы и планировать свое время. Некоторые успевают переделать за день столько дел, что создается ощущение, что в их сутках как минимум 40 часов, а некоторым не удается выполнить и пары дел. Если такое происходит и с вами, вам нужно подробнее изучить принципы тайм менеджмента.
Время - основной ресурс нашей жизни. Ресурс этот можно «конвертировать» - тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности. Потратил время на работу – получил деньги. Потратил на общение с друзьями – получил радость, поддержку и хорошие отношения. Потратил на пробежку и контрастный душ – получил бодрость и здоровье .
Время – это ресурс, данный каждому из нас с рождения. Времени у всех одинаково – 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Даже если вычесть сон, это около 5800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого человека огромен. И если кто-то скажет вам: «У меня нет времени» - теперь вы знаете, этот человек заблуждается. Время есть у всех, просто расходуем его по-разному. И от того, как мы это делаем, зависит наша жизнь.
И
тогда самым важным вопросом становится
то, как именно мы используем свое время.
Хотите достигать в жизни многого?
Делать больше и уставать меньше? Заниматься
тем, что вам действительно
Чтобы
помочь людям в устранении этих сложных
проблем распределения своего время,
и существует так называемый тайм
менеджмент, или искусство управлением
временем. Многие люди, имеющие смутное
представления о тайм-менеджменте, представляют
его себе как систему планирования и структурирования
времени по правилам: порядок нужен во
всем, и тогда будет результат. Это не совсем
верно. Планирование – неотъемлемая и
очень важная составляющая управлением
временем, но это не единственный способ,
используемый современным тайм-менеджментом.
И, применяя его не стоит забывать обо
всех остальных методиках, без которых
это самое структурирование не будет столь
эффективным.
Целеполагание
Луций
Анней Сенека
Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса.
У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Более того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая.
Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере?
Цель должна глобально отвечать на два вопроса. Вопрос измеримости и реальности.
Измеримость.
1. Идея: в голове.
2. Прообраз: написан на бумаге.
3. Цель: единица измерения (что?), количество (сколько?), дата достижения ( к какому сроку?).
Реальность – дает мотивацию для достижения.
Баланс ресурсов (могу) и амбиций (хочу).
Измеримость формируется в три шага.
Шаг 1. Рождается идея. Вы о ней думаете. И пока она у вас в голове – будем называть ее идеей. Можно о ней рассказывать, хвалиться, обсуждать. Мол, я вот то-то и то-то буду делать. Это все – идеи. Целью еще не пахнет.
Шаг 2. Записываем свою идею на бумаге. Материализуем ее. Вот это состояние вашей идеи назовем «прообраз будущей цели». По крайней мере, она уже зафиксирована, и ее формулировку можно обдумать, корректировать, улучшать.
Шаг 3. Конкретизируйте записанное на бумаге, указывая три важных элемента. Единицу измерения будущего результата, количество этих единиц, дату достижения цели. А вот теперь подробнее разработаем этот шаг, с примером из практики.
Если вы будете следовать трем шагам в постановке целей, то у вас все будет происходить легко. И если не удается прийти к идеальной цели, вы четко знаете, на каком шаге застряли и что следует выполнить.
Пример.
| Идея | Прообраз. Единица измерения | Прообраз. Единица измерения + Количество | Готовая формултировка цели. Единица измерения + Количество + Дата |
| Качественно управлять персоналом | Ежедневно иметь боеспособные машины и квалифицированных водителей | Ежедневно иметь 40 боеспособных машин и 40 квалифицированных водителей | К 30 мая 2011 года достичь следующих показателей: ежедневно иметь 40 боеспособных машин и 40 квалифицированных водителей |
Критерий « Единица измерения»
- боеспособные машины
- квалифицированные водители
Критерий «Количество»
- «40»
Критерий «Дата достижения цели»
- «К 30 мая 2011 года достичь следующих показателей: ежедневно иметь 40 боеспособных машин и 40 квалифицированных водителей»
Что делать, если целей нет?
Чтобы сохранить смысл жизни, не потерять ориентиры, вы обязаны быть в одном из двух состояний души: достижение цели либо поиск цели. Все остальные случаи не дают спокойствия и приводят к нервозу.
Человек может либо двигаться по пути достижения цели лдибо искать себе цель. И то и другое – нормально. Поэтому если у вас нет цели, которую вы хотите достичь, ищите ее.
Плохому
охотнику лес всегда пустой. Мастерство
рыбака определяется количеством неудачных
мест для ловли. У профессионала
рыба клюет всегда и везде, потому
что он ловит там, где есть рыба.
Нет целей – приступайте к
поиску.
Планироваие
В зависимости от содержания, целей и задач выделяют следующие виды планирования и формы планов.
Виды планирования, связанные с длительностью планового периода:
- Перспективное планирование(прогнозирование);
- Среднесрочное планирование;
- Текущее планирование
Формы планов:
- В зависимости от содержания хозяйственной деятельности – планы НИОКР, производства, сбыта, материально-технического снабжения, финансовые планы;
- В зависимости от организационной структуры организации – планы производственного отдела, планы дочерней компании.
Уровень и качество планирования зависят от таких важных условий, как компетентность, адекватность и своевременность руководства фирмой на всех уровнях управления квалификации кадров, уровень и опыт специалистов, работающих в функциональных структурах; обеспечение и доступность информационной базы и наличие необходимой компьютерной техники.
Планирование
как таковое заканчивается
Планирование нужно для оптимального использования возможностей фирмы. Имеются в виду и наилучшее использование всех видов ресурсов, и предотвращение неправильных, пагубных для организации действий, которые могут привести к снижению эффективности работы компании.
Планирование включает в себя определение:
- Конечных и промежуточных целей;
- Задач, решение которых необходимо для достижения целей;
- Средств и способов решения возникающих поблеем;
- Требуемых ресурсов, источников их нахождения, способов получения и распределения.
В зависимости от направленности и характера решаемых задач различают три вида планирования:
- стратегическое,
- среднесрочное,
- тактическое.
Идея стратегического планирования состоит в основном в формулировании главных целей деятельности организации и ориентировании на определенные намечаемые конечные результаты, с опорой на те способы и средства, которые обязательны для достижения поставленных целей и наличия необходимых ресурсов. При этом также происходит разработка новых возможностей фирмы.
Стратегическое планирование делится на период в 10-15 лет и имеет отдаленные последствия, влияя на работу всей системы управления и охватывая огромные количества ресурсов.
Тактическое планирование состоит в выявлении промежуточных целей по дороге к достижению стратегических целей и задач. При этом более подробно разрабатываются методы и способы решения задач, использование ресурсов, внедрение новых технологий, если это предполагается стратегическим планированием.
Эффективное планирование – это планирование, которое предполагает и ускоряет перемены, способствующие прогрессу. Любое планирование работы или деятельности служит разработкой комплекса действий по достижению определенной цели. Выбор целей также взаимосвязан с планированием, как и вытекающая из этого их реализация. И в том и в другом случае нужно планировать свою деятельность так, чтобы это максимально приближало к поставленной цели, т. е. обеспечивало целесообразность планирования.
Планируя свою жизнь, человек стремится к целесообразному, полезному использованию своих сил. Каждый уже понял, что если не будешь использовать полученных знаний, умений и навыков, то они постепенно забудутся, растеряются или будут просто не нужны.
Ниже представлены шаги для успешного планирования собственной деятельности:
- Четко формулировать цели своей будущей деятельности. Для которой собственно, осуществлялось и планирование. Так, говоря конкретнее, при планировании жизни объект планирования не один, и их надо группировать, чтобы не тратить свои силы зря. Объекты планирования, естественно, пересекаются друг с другом, в принципе, это не имеет значения, но может быть на руку. Главное, не забывать, что нельзя планировать какой-либо из объектов отдельно от других.
- В отношении каждого из объектов планирования соблюдать такую последовательность:
- Объективный анализ и оценка существующего положения;
- Формулировка целей;
- Нахождение средств для достижения целей;
- Поиск и взвешивание альтернативных возможностей;
- Прогнозирование препятствий и принятие мер для снижения их воздействия;
- Уточнение операций, определение порядка их важности и времени исполнения;
- Разделение средств на конкретные работы со сроками;
- Контроль.
Причины провала плана.
Имеется ввиду то, что нужно постараться не допустить срыва плана. Существуют три наиболее известных, широко применяемых и эффективных способа избежать этого: качественнее планировать, больше внимания уделять переговорам и эффективно использовать стимулы. Что такое срыв плана?
Существуют шесть основных видов провала плана.
- Провал, вызванный бесконечными модификациями. Оригинальные идеи и новаторские подходы плана модифицируются и изменяются, чтобы постоянно подстраиваться под интересы. Таким образом, получается, что конечный продукт имеет мало общего с первоначальной задумкой.
- Провал из-за постоянных издержек и отлагательств.
- План абсолютно нереален с самого начала.
- Провал не имеющего большого значения плана. Плае, который вначале имел значение, цели и смысл, т. Е. был актуален, оказывается в будущем просто не нужен.
- Провал в результате накопления задач
- План, по мере своего составления или осуществления постепенно отдаляется от своей цели и, в конце концов, уже не решает поставленных задач.
Помня о перечисленных причинах провала плана, можно в процессе разработки ибежать всех этих неприятностей и просто сберечь свой план на будущее воплощение.
Принятие управленческих решений
Регулярные задачи.
Все 100% дел, которые на вас сваливаются, могут быть 3 типов категорий:
А – авралы. ( следует выполнять немедленно!)
В – плановые задачи. (следует планировать и своевременно выполнять. Этим вы снимжаете количество своих авралов)
С
– воры времени. (блокировать их на
подступах к своему рабочему графику.
Никогда не делать, ичиться говорить им
жестко «НЕТ»)
Резервное копирование данных, наведение порядка на рабочем столе и т.д. Все, что требуется делать ежедневно, еженедельно ежемесячно. В каждый период времени определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то на 80% снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Бы хотели на 80% сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата «В». Эти дела ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат, как «А». Но если вы про них забыли, они перейдут в категорию авралов. И тогда будет поздно бить себя по лбу и кусать логти, говоря «кто ж знал». Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?
В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.
1. Дела «А» можно сократить на 80% за счет ежедневного вниманию делам «В»
2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени о таких дел.
3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам.
4.
Планировать можно только
Если из 20 рабочих дней 4 дня вы
задерживаетесь на работе на
час-два, это нормально. 20% авралов
– это здоровый пульс бизнеса. А вот если
вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете
– это показатель того, что пора взяться
за дела «В»
«Воры времени»
Ниже собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.
Телефонные звонки
Требуется выработать быструю категорию этих звонков. Чтобы сразу знать какой сценарий применять к «входящему»
1. Личные звонки
- Установить автоответчик
- Попросить говорить кратко
- Попросить перезвонить в другое время
2. Профессиональные звонки
- Воспользоваться фразой «Извините, я сейчас разговариваю с клиентом» или «Я по межгороду говорю»
- Самому позвонить руководителю перед началом задачи, требующей концентрации, и уточнить; «Что от меня нужно? В ближайший час я могу поработать в тишине?»
3. Звонки от коллег:
- Отложить
- Выделить зоны для общения (когда лучше вам звонить ). Предлагаемые варианты – два окна: утром и вечером.
4. Звонки от клиентов.
- Ответить: «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время...»
- Принять звонок, зафиксировав на бланке входящих, и передать уполномоченному лицу.
Внезапно приходит человек
Это самая распространенная проблема в открытых офисах. Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают своих соседей либо рядом сидящих людей.
1. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее завершить общение.
2.
Перенаправить на другого
3.
На визитке указывать время
работы офиса: «с... по...» Тем
самым ограничить появление
4. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»
5.
Использовать сигналы
Внутрифирменные тормозные колодки
Здесь пойдет речь о внеплановых совещаниях и вопросах на 15 минут, которые затягиваются в часы. Как быть в таких случаях? Идеально совещания предупреждать, но если «летучка» уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.
1.
Вам назначили «Внезапное
- Участвовать в совещании по телефону.
- Разработать список вопросов, которые «летучками» не решаются. В итоге получится реестр совещаний, напротив каждого из них – список решаемых вопросов.
- Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить конструктивно, поскольку задержка оборачивается для него сокращением обеденного перерыва.
2.
Внеплановое распоряжение
- Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течении которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения.
- Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: какие цели и задачи он ставил. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А».
Сбои в технике
Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она выйдет из строя. В связи с тем, что современный темп жизни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям.
1. Сбои техники.
- Составить график контроля техники( регулярный техосмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероятности возникновения проблем»
- Всегда в офисе должен быть запасной картридж к принтеру
- Наладить позитивную коммуникацию с соседями, помощью которых можно воспользоваться в случае аврала.
2. Не доходит почта.
- Настроить почтового клиента на быстрый доступ недавно отправленным e-mail.
- Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомендуется mail.ru, yandex.ru.
Личные и мировые проблемы
Здесь собраны персональные причины «неожиданных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие родственников и природные катаклизмы.
1. Пробки
- Хорошее решение –параллельная деятельность:
- Сделать серию коротких звонков;
- Прослушать аудио-книги;
- Прослушать аудио-курсы: бизнес, иностранных языков и т.д.
- Вам требуется знать транспортный трафик. В какое время бывают пробки, варианты объезда. Планировать поездки в «беспробочное время».
- Попробуйте устраивать совещание в машине: «Я вас подвезу».
- Использовать «смешанный» способ передвижения по горизонтали. Например, на машине доезжать до определенной станции метро (до которой можно добраться без пробок), затем пересаживаться на метро и ехать до пункта назначения.
2. «Мысли не по делу»
- Концентрация на задачи.
- Убрать все лишнее со стола.
- Уделить внимание здоровью и т.д. , чтобы не отвлекало от дела. Когда вы поели – вы о еде не думаете. Когда вы поспали – вы не зеваете.
3. Внезапные личные проблемы со здоровьем
- Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить работу в парах (кластерная модель).
- Максимально эффективно использовать то время, когда ты чувствуешь прилив в сил, а также особое вдохновение при работе (чтобы на время недомогания оставалось поменьше несделанных дел).
- Предусмотреть возможность «виртуальной работы, домашний офис».
4. Нашествие родственников и/или друзей.
- Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит звонить, а когда лучше подождать.
- Частично участвовать в общении с ними, а решение проблем переложить на плечи других. Участие иными ресурсами, а не временем.
- В ответ на «Мы приедем», сказать: «Меня нет в городе!»
