Тайм менеджмент и роль в карьере менеджера

Оглавление

ГЛАВА 1. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – ДВИГАТЕЛЬ КАРЬЕРЫ  - 3 -

1.1 Тайм-менеджмент   - 3 -

1.2 Практический пример. Кризис карьерного взлета  - 4 -

1.3 Практический пример. Катализатор карьерного роста  - 5 -

1.4 Принципы «личного реинжиниринга»  - 6 -

ГЛАВА 2. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРОСТЫЕ  СПОСОБЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ - 7 -

2.1 Все успешные люди делают это  - 7 -

2.2 Планирование высвобождает время  - 7 -

2.3 Самое главное — определить главное  - 8 -

2.4 Закон принудительной эффективности  - 9 -

2.5 Метод Эйзенхауэра - 9 -

2.6 Что значит «съесть лягушку»?  - 10 -

2.7 Слово «нет» экономит неожиданно много времени  - 10 -

2.8 Три вопроса для  эффективности  - 10 -

2.9 На что способна корзина для мусора?  - 10-11 -

2.10 Принцип равновесия  - 11 -

ГЛАВА 3. ОСНОВНОЙ ВЫВОД  - 11 -

Список использованных источников  - 14 - 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ – ДВИГАТЕЛЬ КАРЬЕРЫ 

1.1 Тайм-менеджмент  - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб. ТМ – набор хитростей и приемов, позволяющих эффективно работать, при этом успевать больше, а уставать меньше. Так вот, если рассуждать в контексте данного определения – то обнаруживается следующий факт: каждый успешный человек использует тайм-менеджмент. 

Менеджер, стремящийся  к карьерному росту, неминуемо сталкивается с проблемами нехватки времени. В  особенности это касается успешных менеджеров. Ведь каждый новый шаг  в карьере, любое расширение ваших  полномочий ¬– это более интенсивные  потоки информации, более сложные  задачи, большее количество контактов  с различными людьми. 

Стремясь к  профессиональному и должностному росту, нужно осознавать, чем мы готовы за этот рост платить. Возможностей всего две: либо расплачиваться за менеджерский успех стрессами, хронической усталостью, патологической нехваткой времени на личное развитие, семью, любимые увлечения. Либо – платить инвестициями времени в тайм-менеджмент, который поможет уверенно справляться со сложной задачей управления интенсивной деятельностью менеджера.

На практических примерах можно дать несколько принципов такого управления, которые помогут сделать управление временем мощным двигателем личного роста.

1.2 Практический пример

Кризис  карьерного взлета

Директор и  совладелец средних размеров петербургского издательства приглашен работать заместителем директора крупного издательства в  Москве. Ожидает резкого повышения  нагрузки, причем в условиях незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией. Тип личности – интуитивный, хаотичный, и к применению методов  классического тайм-менеджмента, вообще говоря, не склонный. Как он сам говорит: 
«Я не люблю что-либо записывать, долго планировать и высчитывать. Особую ненависть у меня вызывают тщательно и аккуратно расписанные бумажечки, – распорядки дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено» 
Что удалось сделать с помощью тайм-менеджмента? Во-первых, совместными усилиями был освоен и «заточен» под конкретные потребности ситуации и личные предпочтения клиента ряд методов, позволяющих повышать эффективность использования личного времени в хаотических и непредсказуемых условиях. Из классики лучше всего сработал метод расстановки приоритетов, который позволил выделить реально важные дела из огромного потока, который свалился на клиента на новом месте работы, а все второстепенное – отсеять. Из разработок автора статьи больше всего пригодился метод ограниченного хаоса, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.  
Во-вторых, в ходе работы клиент сформулировал для себя несколько принципов повышения эффективности собственного изобретения, явно «неправильных» с точки зрения классического тайм-менеджмента. Например, оказалось, что работа над несколькими делами параллельно, с частыми переключениями между ними, для него более удобна и позволяет меньше утомляться, и поэтому он стал сознательно применять такой стиль работы. Ничего удивительного: в организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек для себя находит и который для него комфортен и дает максимальную эффективность. 
В итоге, освоение новой должности прошло успешно. Клиент сумел выдержать и взять под контроль большой объем работы, и продолжает уже самостоятельно работать над личной эффективностью. Важно отметить, что тайм-менеджмент помог, несмотря на выросшие рабочие нагрузки, сохранить в неприкосновенности время, выделяемое на семью.  

1.3 Практический пример

Катализатор карьерного роста  
Менеджер проектов большой IT-компании, успешный консультант, вполне довольный собой и своей должностью, знакомится с тайм-менеджментом. Проявляя при этом здоровый скептицизм, присущий любому менеджеру:

«Подводя  итоги консультирования, ловлю себя на мысли, что изначально в  тайм-менеджменте я вовсе не нуждался. Точнее мне казалось, что не нуждался. Интересная работа, плодотворное общение с коллегами и заказчиками, карьерный рост, одним словом – джентльменский набор современного менеджера».

В ответ на предложение испробовать технологии управления временем, менеджер посомневался, но почему бы не попробовать?

Начали с хронометража – технологии учета и анализа  личного времени, дающей факты, необходимые  для управления собой. Хронометраж  выявил множество поглотителей времени, главным из которых оказалась  хаотичность, не структурированность  работы, ее раздробленность на мелкие дела, мало связанные друг с другом. Анализ расходов времени помог менеджеру  выделить ключевые, наиболее приоритетные направления деятельности, сосредоточиться  на достижении личных стратегических целей.

Термин «обучение  тайм-менеджменту» был бы неправилен для описания происходившего. Скорее – «личный реинжиниринг». Вот только некоторые результаты нашего небольшого «консультационного проекта»:

• Жизненные цели обрели ясный и «достижимый» смысл 
• Появилась возможность планирования времени без ущерба для привычного жизненного уклада   
• При проектном хаосе появилась упорядоченность времени и дел 
• Крупноблочная плодотворная работа (вместо 30-50 прерываний и отвлечений в течение дня) 
• Стало больше времени на развлечения и отдых при одновременном повышении личной работоспособности

Долгосрочные карьерные результаты проявились примерно в течение года после описанных событий. Из рядового менеджера проектов стал руководителем созданной им же «с нуля» структуры; наметил и осуществляет масштабную программу личного и профессионального развития.  Пополнил свое «портфолио» огромным количеством методических разработок, в том числе уникальных для рынка – фактически создав «личное позиционирование» и «личный брэнд» для своей «персональной корпорации». 

1.4 Принципы «личного реинжиниринга»

Несколько выводов из рассмотренных ситуаций помогут использовать тайм-менеджмент максимально эффективно, избежав проблем и ошибок, которые достаточно часто возникают на начальных стадиях его применения.

Первый  принцип: «индивидуальный  пошив». Организация личного времени - дело жизненно важное, достаточно интимное, чрезвычайно сильно зависящее от особенностей характера и рода деятельности человека. Здесь возможен только «индивидуальный пошив», все остальное, продолжая аналогию с одеждой, будет жать, натирать, и больше навредит, чем поможет.

Второй  принцип: «мышление, направленное на эффективность». На семинарах менеджеры часто просят дать им «техники», конкретные приемы решения конкретных проблем. Техники – это замечательно, но что делать в ситуации, когда ни один из «двадцати пяти способов борьбы с телефоном» не подошел? 
Выход один: эффективность и развитие должны стать частью мышления, отношения к жизни и работе. Если научиться видеть и чувствовать неэффективные процессы, мы вполне в силах применять имеющиеся технологии или разрабатывать свои. Если же дали набор технических приемов, не научив отслеживать и повышать эффективность – большой пользы от такого обучения не будет. Главное – установка на изменения, на постоянное движение вперед. Если она есть – необходимые техники появятся сами. 

Третий  и важнейший принцип: «все может быть усовершенствовано». Как правило менеджер работает много и интенсивно, и поэтому ему кажется, что резервов времени больше нет. Но резервы есть всегда, если поставить задачу: от интенсивной работы перейти к эффективной, от установки «делать много» – к установке «делать немного, но только то, что работает на мои жизненные цели и соответствует моим приоритетам». 
С принципом непрерывного совершенствования несравнимы по важности никакие технологические вопросы управления временем. Если исходить из предположения, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, то найти нужное решение, разработать для этого необходимый метод – это уже вопросы тактические и заведомо решаемые. Важно лишь не побояться провозгласить как принцип: «У меня всегда есть резервы эффективности и развития. Мне всегда есть куда расти, я никогда не доволен текущей ситуацией на 100%. И я планирую свой рост сознательно». 

            ГЛАВА 2

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ПРОСТЫЕ СПОСОБЫ  УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ 

Ритм, в котором мы живём, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать  жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, необходимо заняться тайм-менеджментом.

2.1 Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много  работают и много успевают, а это  не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается  результат, а не процесс. Для повышения своей производительности необходимо твёрдо решить сделать это. Многие тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если решиться, то не отступать и повторять то, что делают все успешные люди, пока это не станет второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

2.2 Планирование высвобождает время

Те, кто добился  успеха в своей жизни, много времени  посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для  повышения производительности и  эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное  планирование предотвращает  плохие показатели.

Планировать и  думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст нам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство  времени. Но даже в полной темноте  большинство людей сохраняют  чувство пространства. Находясь в  освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком  запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера нужно готовить список задач, которые нужно сделать завтра, и мы всегда будем знать, с чего начать свой день.

Продолжать работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносить его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивать ее. Это даст ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планировать от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставить фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делить на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжать «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как  начать что-либо делать, нужно вспомнить о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

2.3 Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела необходимо оценить последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки  приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода

состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

2.4 Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в  сосредоточенности и целенаправленности. Начать с решения первоочередных задач и делать все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижается эффективность в 5 раз.

Моцарт мог  работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие  шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди  могли работать только над одним  произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над  следующим произведением, не закончив предыдущее.

Закон принудительной эффективности, говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтом важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно  разделить на 4 группы:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.

2.5 Такая классификация носит имя американского президента и называется методом Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того чтобы такого не произошло, заранее необходимо предусмотреть для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на эффективности. Такие дела отнимают большую часть временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из списка.

2.6 Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением  может служить то, что это самое  плохое, что может случиться с  Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и  важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, создаётся лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст заряд бодрости на целый день.

2.7 Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное  слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учиться отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных приоритетов. Быть тактичными и отказывать так, чтобы человек понял, что мы отвергаем не его лично, а задачу.

Необходимо следить за тем, на что мы тратим свое рабочее и свободное время. Отмечать занятия, которые являются пожирателями времени. Составив рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и всегда заносить туда те дела, которые не приносят никакой пользы и не приближают к цели.

2.8 Три вопроса для эффективности

Всегда задавайтесь  вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если ее вообще не выполните. 3 вопроса, которые стоит задать себе в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы  на эти вопросы позволят удвоить производительность.

2.9 На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе  царит дикий хаос. Необходимо выработать привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

2.10 Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при  виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и  сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие задачи, мы всегда увидим, что нам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Нужно внимательно следите за тем, чтобы в жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, нельзя обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если не остановиться, он сделает это принудительно. А это явно не входит не в чьи планы.

Но  для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Наша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для семьи и отдыха.

Основной  принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени  на работе. 

ГЛАВА 3

            ОСНОВНОЙ  ВЫВОД

На основании  вышесказанного можно сделать вывод: грамотная реализация процессов  тайм-менеджмента позволяет выявить значительные ресурсы времени, не изменяя кардинальным образом привычного жизненного уклада. 
Достичь поставленных целей будет намного проще, если следовать перечисленным советам. 
1. Крупные дела и планы по возможности лучше разбивать на более мелкие части. Поэтапное решение большой задачи более удобно. 
2. Все операции должны быть равномерно распределены в течение дня, в соответствии с текущими целями и задачами. 
3. Информацию обо всех назначенных встречах нужно фиксировать в ежедневнике. Каждый день рекомендуется просматривать внесенную ранее информацию примерно дня на три четыре вперед. 
4. Между заранее спланированными делами (мероприятиями, встречами и т. д.) желательно оставлять некоторый промежуток времени. 
Не стоит составлять график таким образом, чтобы по окончании одного дела сразу начиналось другое не останется времени для маневра в случае непредвиденной ситуации. 
5. Каждый день нужно формировать список дел и мероприятий на следующий день и на следующую неделю. 

Для каждой позиции сформированного списка необходимо определить ее приоритет. 
На каждый день необходимо планировать время для отдыха и восстановления сил. Причем это должен быть не ночной сон, а перерывы в течение дня. 
В случае необходимости допускается переносить невыполненные вовремя пункты в списки будущих периодов (недель или дней). 
Рекомендуется иметь четкий план действий на случай возникновения нештатных и непредвиденных ситуаций. 
В процессе достижения поставленных целей нужно обязательно вести учет времени, будучи при этом честным по отношению к себе. В процессе учета особое внимание следует уделять проявлениям нерационального использования времени. Нужно четко представлять себе, какую часть своего распорядка вам удается полностью контролировать, и стремиться к ее увеличению. На первом месте всегда должны быть мы и главные люди нашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью. 

Саморазвитие  менеджера в целях повышения собственной эффективности есть центральное звено в развитии организации, будь то производственное предприятие, правительственное учреждение, научная лаборатория, больница или армейское подразделение. Это верный путь к достижению высоких результатов работы всей организации. В той мере, в какой управляющие стремятся приносить конкретную пользу, они поднимают функциональный уровень организаций, в которых они работают. Они расширяют горизонты видения событий, как своих собственных, так и окружающих их людей.  
В результате организация не только становится способной на более производительную деятельность; она приобретает возможность выполнять самые различные функции и стремится к самым разным целям. Повышение эффективности руководителя увеличивает многообразие направлений и целей организации. Оно стимулирует людей на позитивное мышление, то есть дает возможность выйти из-под гипноза проблем и начать рассматривать ситуации в свете благоприятных возможностей, перестать обращать внимание на слабости и делать ставку на сильные, конкретно полезные и производительные качества. Если именно так обстоит дело в той или иной организации, то она становится привлекательной для людей с высокими способностями и устремлениями, побуждает людей на сознательное достижение лучших показателей в работе. Использование высококлассных работников еще не делает организацию эффективной. Она становится таковой, если умеет стимулировать саморазвитие работников, ориентирующихся на ее показатели, традиции и общую обстановку. В свою очередь, эти факторы являются результатом систематизированной, сконцентрированной и целенаправленной самоподготовки работников в ходе их превращения в эффективных управляющих в широком понимании этого слова.  
Функционирование (если не выживание) современного общества зависит от эффективности крупных организаций, их результативности, уровня деятельности, ценностей и требований, предъявляемых к самим себе.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников 

1. Александр Горбачев «Тайм-менеджмент в два  счёта» Изд. Питер, 2010 год.
2. Глеб Архангельский «Тайм драйв: как успевать жить и работать» Изд. Манн, Иванов и Фербер 2007 год.
3. http://mirwebinarov.ru
4. Питер Ф.Друкер «Эффективный управляющий» Book Chamber International 2006