Техника управления свободным временем

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

Амурский  государственный университет

(ГОУВПО «АмГУ»)

 

 

Факультет Экономический

Кафедра Финансы

Специальность 080109 – Бухгалтерский учет, анализ и аудит

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

на тему: Техника управления свободным временем

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель

Студент группы 772А                                                                           Баранник А.В.

 

 

 

 

 

 

 

Благовещенск 2010

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

Введение

1. Управление свободным временем

1.1 Причины дефицита времени

1.2 Самостоятельное управление временем (самоменеджмент)

1.3 Принципы управления временем применимые ко всем аспектам человеческой деятельности

Заключение

Список литературы

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Время – необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Не только современный руководитель, но и каждый современный человек должен иметь представление об основах планирования собственного времени. В данной работе будут рассмотрены основные принципы управления временем, правила разумного планирования, которые охватывают практически все аспекты человеческой деятельности. На первый взгляд может показаться, что проблема тайм – менеджмента присуща только управленцам и, что остальные сферы жизни не затронуты, но возникает вопрос элементарного планирования жизни от глобальных планов до распорядка дня. Одним из наиболее сложных моментов является не столько планирование, сколько неукоснительное выполнение плана. Здесь всё будет зависеть от степени важности, необходимости внутреннего мотива и силы воли индивида. Не только научиться планировать и составить схему управления ресурсом времени, а самое главное в достижении успеха – следовать этим планам.

Мировая история  доказывает, что все великие деятели достигли успехов благодаря основным принципам разумного использования времени. Тайм – менеджмент помогает не только в работе, но и освобождает время для личностного развития, увлечений, появления внутренней гармонии. Человек, который всё и везде успевает, излучает спокойствие и уверенность. Планируя, индивид избегает «ловушек времени» и таким образом снижает воздействие стрессогенных факторов.

 

1 УПРАВЛЕНИЕ СВОБОДНЫМ ВРЕМЕНЕМ

 

 

1.1 Причины  дефицита времени

В современном  мире основной проблемой является катастрофическая нехватка времени. Очень часто можно услышать о том, что дефицит времени вызван ограниченным количеством часов в сутках, вот если бы в них было бы хоть на час больше, да ещё и спать не ложиться, то всё можно было бы успеть. Конечно, основная проблема нехватки времени кроется, прежде всего, в нашей собственной неорганизованности, поэтому каждому человеку не лишним будет узнать о том, как возникает дефицит времени и какие принципы планирования помогают с ним бороться.

Управление  временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов. Общими в них являются:

- список задач (to-do list);

- постановка целей;

- установка приоритетов.

Для того чтобы понять всю глубину  проблемы необходимо понять, прежде всего, причины дефицита времени, которые  заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. При спешке руководитель не успевает даже сосредоточиться на той проблеме, которую он выполняет в данный момент. Следовательно, он не думает о других способах решения, которые возможно лучше, чем тот способ, который пришёл на ум первым.

2. Нагромождение работ. При этом руководитель начинает заниматься различными мелкими и не столь важными делами. У него нет чёткого распределения работ по степени важности, и он не занимается анализом ключевых, перспективных вопросов.

3. Постоянные доработки дома. При этом время, отведённое на отдых, расходуется на работу, руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности на следующий день и в конечном итоге ведёт к упадку здоровья.

4. Переутомление. Следствие длительной работы в условиях постоянной спешки.

5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

6. Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, а соответственно она порождает хроническую нехватку времени.

Для того, что  бы определить, куда уходит время необходимо провести анализ использования времени. Сначала необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

- анализ видов деятельности и расхода времени;

- листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. анализировать  сильные стороны и слабые стороны.

1.2 Самостоятельное управление временем (самоменеджмент)

Самоменеджмент  представляет собой последовательное и целенаправленное использование  испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально  
использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни. Основными принципами применяемыми в самоменеджменте являются принципы рассмотренные подробнее во втором разделе данного реферата.

Многие менеджеры  слишком ориентированы на процесс  деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:

- правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;

- решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;

- сохранить средства вместо того, чтобы оптимизировать использование средств;

- выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов;

- уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.

Л. Зайверт совершенно обоснованно напоминает о том, что улучшать свою жизнь необходимо с самого себя. «Измени себя – и ты изменишь мир вокруг себя». Вместо того, чтобы менять обстоятельства, которые мы и так не в силах изменить, нужно изменить своё отношение к ним.

Л. Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее выполняя возложенные задачи с меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то есть определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.

Ежедневное  решение разного рода задач и  проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.

Процесс самоменеджмента  в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть  фаз:

- постановка цели – анализ и формирование личных целей;

- планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;

- принятие решений по конкретным делам;

- организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;

- контроль – самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости – корректировка целей);

- информация и коммуникация – фаза, свойственная в определенной степени всем функциям, так как и коммуникация, и обмен информацией необходимы на всех фазах самоменеджмента.

Отдельные функции  не обязательно строго следуют одна за другой, а могут переплетаться. Перед самоменеджментом встает постоянно  исходная задача выявления траекторий саморазвития системы.

Для любого дела, будь то личная жизнь или работа, необходим внутренний побудительный мотив или мотивация. Мотивация - побуждение к чему-либо. Нас может кто-то побуждать к определенной деятельности или мы побуждаем к ней сами себя, и тогда речь идет о самомотивации. Самомотивацию в настоящее время рассматривают как часть социального интеллекта человека. Его определяет то, насколько быстро человек адаптируется в быстро меняющейся ситуации, может ли предъявить себя в обществе, насколько он эмоционально чувствителен к изменениям в поведении собеседника и так далее. Сегодня социальный интеллект в некоторых случаях котируется выше, чем интеллект общий. Наши мотивации постоянно меняются, потому что мотивы очень тесно связаны с потребностями (потребность – это нужда человека в чем-либо), и основные из них составляют так называемую «Пирамиду Маслоу»:

- биологические потребности;

- потребность в безопасности;

- потребность в любви, дружбе, принадлежности к группе;

- потребность в достижении, признании;

- потребность в самовыражении (самоактуализации).

Потребность порождает  мотив, а мотив — цель. Достижение цели — не что иное, как удовлетворение потребности. Можно сказать и  так: потребность порождает цель, а между ними стоит мотивация, то есть модель поведения, которую мы выбираем, чтобы достичь цели.

Основой любого развития и планирования является накопление знаний и обмен информацией. Структурированы основные принципы позволяющие эффективно работать, развиваться и на всё находить время. Информация и коммуникация составляет сердцевину самоменеджмента, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. На руководителя каждый день обрушивается поток информации с которым ему приходится справляться. В реальной жизни руководитель обрабатывает намного больше информации, чем это необходимо. Для того, чтобы экономить своё время руководителю необходимо разработать рациональный подход к обладению информацией.

Рациональное  чтение

Это важно для  руководителя, поскольку рационализировать  чтение означает ликвидацию потерянного  времени на бессистемное чтение и пустую трату средств. Независимо от скорости чтения, можно путём целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рациональное  чтение предполагает прежде всего определение  того надо ли этот материал читать вообще, если да, то в каком объёме.

1. При просмотре и чтении надо думать о том, какую информацию мы хотим из него получить;
2. Надо просмотреть название глав и разделов, пробежать глазами краткое содержание, а также предисловие и введение.
3. Выяснить, что бы мы хотели прочитать более интенсивно.
4. Не задерживаться на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом.
5. Следовать смысловому содержанию и идее текста, а не словам.
6. Отыскивать всевозможные выделения и таблицы.

Читать можно  также быстрее, если избавляться  от вредных привычек и отвлекающих факторов и совершенствовать методику чтения.

Необходимо  также привыкнуть и к тому, что  важные тексты нужно не только читать, но и обрабатывать после чтения.

Также желательно разработать свою систему маркировок и делать пометки, указывающие на важность или качество того или иного абзаца.

Можно выписывать важные идеи и мысли, но лишь самое  важное и в кратчайшей форме.

Метод SQ 3R является методом 5-ти ступеней, которые предусматривают:

1. Обзор. Надо узнать какую информацию несёт книга в целом.
2. Постановка вопросов. Это критическое чтение.
3. Чтение. Целевое и концентрированное восприятие.
4. Обобщение. Необходимо, чтобы удостоверится, что материал усвоен.
5. Повторение. Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста.

Рациональное  проведение совещаний

Совещания забирают у руководителя и у подчинённых  очень большую часть рабочего дня. Поэтому желательно провести анализ точных затрат ближайшего совещания с учётом: издержек на подготовку, заработка участников, дополнительных индивидуальных расходов, накладных расходов, командировочных расходов и потерянного времени! «самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!» Невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.

Переговоры  по телефону

Телефон является наиболее часто используемым средством  коммуникации и наиболее частым источником помех. Но его можно и использовать в виде инструмента рациональной информации и коммуникации. Его можно использовать также и в качестве нового вида: «Интернет». С помощью телефонной линии мы можем соединиться к глобальной информационной сети. Этот вид услуг даёт возможность отличного обмена информацией.

Рациональное ведение корреспонденции

1. Подготовьте стандартные ответы;
2. Старайтесь писать резолюцию сразу, не накапливая бумаг;
3. Не увлекайтесь размножением документов;
4. Своевременно уничтожайте архивы;
5. Доверяйте сектретарю в разборе почты;
6. Совершенствуйте документооборот;
7. Стремитесь к простой системе документооборота.

1.3 Принципы управления временем применимые ко всем аспектам человеческой деятельности

При управлении временем следует исходить как из принципа эффективности (использование  времени должно отвечать вашим основным принципам), так и из принципа разумности (сделать больше за счет сокращения потерь времени). Существует множество методов, которые позволяют ежедневно использовать свое рабочее время более разумно.

Один из путей  к повышению эффективности использования своего рабочего времени состоит в борьбе с собственной неразумностью. К примеру, если мы будем заниматься сначала запланированными, а затем незапланированными делами, некоторые важные задачи так никогда и не будут решены нами, поскольку они не внесены в план. В силу присущей многим людям тенденции заниматься, прежде всего, неотложными делами, то есть, откладывать важные дела, пока не будут сделаны срочные дела, они периодически испытывают чувство перегрузки, видя перед собой громаду нерешенных жизненно важных задач. Если сначала мы будем делать самые простые и легкие вещи, у нас может не остаться времени на рассмотрение предметов трудных, но важных, и проблемы такого рода могут перейти в категорию неразрешимых.

Основные правила планирования времени

1. Читайте выборочно. Это относится, в первую очередь, к людям, которым по долгу службы приходится прочитывать слишком много писем, журналов, газет, книг, брошюр, инструкций и т.д. Все тексты (за исключением тех книг, которые вы читаете в часы досуга) следует читать примерно так же, как вы прочитываете газету, то есть пробегать их глазами, останавливаясь только на самых важных местах. Даже наиболее важные материалы не требуют слишком внимательного чтения, поскольку самые значимые их положения обычно приводятся в начале параграфа или раздела. Если при этом вы будете помечать самые важные места текста, при необходимости вы сможете очень быстро оживить в памяти его содержание.

2. Приучите себя  составлять список задач на  предстоящий день. Следует сосредоточивать  внимание не на том, что вы хотите сделать, а на том, чего вы хотите достичь. Это не только приучит вас к планированию своей деятельности, но и позволит вам разгрузить свою память. (Список должен быть один и размещаться он должен на одном листе, а не на разрозненных клочках бумаги).

3. Все должно  находиться у вас на своем  месте. Несоблюдение этого правила  приведет к непроизводительным  затратам времени, обусловленным  двумя причинами: вы будете  тратить время на поиски нужной  вещи, и у вас то и дело  будет возникать соблазн оставить текущую задачу и заняться чем-то другим. К примеру, если материалы, относящиеся к различным проектам, будут разбросаны на столе, вы будете то и дело непроизвольно переключаться с одной темы на другую.

4. Присваивайте  всем решаемым вами задачам определенные приоритеты. Каждый рабочий день следует начинать с наиважнейших дел, за которыми должны следовать срочные дела. Генерал Дуайт Эйзенхауэр в годы Второй мировой войны всегда следовал этому правилу, что позволяло ему справляться с множеством дел. При этом он фокусировал внимание строго на важных делах, которые никто, кроме него, не мог решить, предоставляя своим заместителям возможность заниматься срочными, но менее важными вопросами.

5. Можно заниматься  несколькими тривиальными делами  одновременно, но важное дело следует делать только одно за раз. Вы можете сэкономить немало времени, занимаясь одновременно несколькими простыми или привычными делами. Это правило позволяет менеджерам освободиться от гнета тривиальных проблем и задач за сравнительно короткое время (скажем, вы можете подписывать письма, не прерывая разговора по телефону). Если же вы будете заниматься по-настоящему серьезной проблемой, вам следует на время оставить все остальные дела, подобно тому, как это делают летчики, розничные торговцы или официанты, уделяя все внимание одному важному делу или человеку.

6. Составьте  список небольших дел, на выполнение  которых у вас уйдет 5-10 минут.  Это позволит вам должным образом  использовать небольшие окна, которыми  обычно наполнен ваш рабочий день (ожидание начала заседания, время между встречами, телефонный разговор и т.п.). Важно, чтобы выполнение этих небольших дел не мешало вашей работе над решением высоко приоритетных задач.

7. Разбивайте  большие проекты на части или  этапы. В этом случае они уже не будут подавлять вас своими масштабами, срочностью или значимостью. Ощущение, что задание слишком большое, обернется чувством перегруженности и растерянности.

8. Выявите 20% задач, которые представляются  вам наиболее решающими. Согласно  закону Парето, только 20% работ обеспечивают достижение 80% результатов. Отсюда очень важно определить, какие задачи составляют эти наиболее важные 20% и потратить основную массу вашего времени на них.

9. Посвящайте  важнейшим вопросам лучшие часы  работы. Не тратьте это время на привычные дела. Рутинными делами лучше заниматься в ту пору, когда вы чувствуете усталость, ваше внимание притупилось или когда вы не чувствуете себя «на коне». Время, в течение которого вы особенно энергичны и собраны, следует посвящать самым важным и срочным делам. Многие из нас похожи на марионеток, которых дергают за веревочки совершенно незнакомые и неорганизованные люди. Не позволяйте другим людям без крайней необходимости нарушать лучшее время, отводимое вами для совершения самой ответственной работы. Вы сами должны управлять своим лучшим временем.

10. Отведите  некоторый промежуток времени  в течение дня, когда другие  не будут иметь доступа к  вам. Используйте это время  для решения задач или для  их обдумывания. Это может быть  время, когда все остальные направляются домой или еще спят, или определенное место, в котором вы совершенно одни. Ни в. коем случае не допускайте, чтобы в «лихорадке буден» был хотя бы один день без вашего личного контроля над вашим временем.

11. Не откладывайте «на потом». Если вы будете выполнять все дела своевременно, они не потребуют от вас излишнего расходования времени и сил. Разумеется, необходимо следить и за тем, чтобы рутинные, сиюминутные дела не заслоняли от вас по-настоящему важных задач и целей. От медлительности до потери времени всего один шаг. Ни в коем случае не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

12. Ведите журнал  учета своего времени. Это одна  из лучших стратегий управления временем. Вы не сможете сделать управление временем более эффективным или устранить некоторые стрессоры, не зная того, как вы используете свое рабочее время. Производите соответствующие записи достаточно часто и регулярно, однако не настолько часто, чтобы эта процедура порождала у вас чувство недовольства. Записывайте, что вы делаете каждые 30 минут или час.

13. Задавайтесь  конкретными сроками. Это поможет  вам использовать свое время  более разумно. Работа всегда  отнимает у вас ровно столько  времени, сколько вы ей посвящаете. Если вы не зададитесь какими-то временными пределами, она может длиться дольше, чем требуется.

14. Старайтесь  посвятить время ожидания чему-то  полезному. Исследователи установили, что около 20% своего времени  в среднем человек тратит на ожидание. Это время вы можете посвятить чтению, планированию, подготовке, повторению, просмотру и другим видам деятельности, которые могут способствовать выполнению вами своей работы.

15. Отведите  определенное время для рассмотрения  серьезных вопросов. Поскольку простые  проблемы могут заслонить собой проблемы, на решение последних необходимо выделить особое время. Отказ отвечать на письма или просматривать прессу до наступления определенного часа позволит вам сохранить существующие приоритеты.

16. Возьмите  за правило решать окончательно  в течение рабочего дня хотя бы одну проблему. Если вы подойдете к концу рабочего дня с ощущением незавершенности ни одной задачи (даже 10-минутной), у вас возрастет ощущение перегрузки и стресса из-за дефицита времени. Окончательное решение же проблемы, напротив, вызовет у вас облегчение и будет способствовать снятию стресса.

17. Распланируйте  личное время. Вам необходимо  полностью на какое-то время забыть о грузе проблем и побыть одному(-ой). Это время можно посвятить планированию, определению приоритетов, медитации или обычному расслаблению. Подобная деятельность, помимо прочего, способствует поддержанию уровня вашей самооценки.

18. Не позволяйте  себе беспокоиться о чем-либо  длительное время. Позволяйте  себе испытывать беспокойство  по поводу тех или иных вопросов  только в определенные часы работы, а в другое время чувство тревоги изгоняйте. Благодаря этому вы сможете сохранить ясность сознания и сконцентрироваться на решении актуальных задач. Научиться этому непросто, однако контроль над «временем для беспокойства» позволит вам более грамотно использовать свое время и освободиться от стресса.

19. Фиксируйте  на бумаге свои долгосрочные  цели. Это сделает ваши действия  более последовательными. Отсутствие  ясных целей невозможно компенсировать  ни компетентностью, ни организованностью. Долговременные цели, будучи записанными, станут для вас зримым ориентиром.

20. Постоянно  повышайте эффективность использования  своего рабочего времени. Каждому  из нас нужны напоминания, и  все это поможет постоянному  совершенствованию использования вами вашего времени и превращению грамотного управления временем в часть вашего стиля жизни.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

Время – один из самых ценных жизненных ресурсов.

От каждого человека требуется серьёзно и добросовестно подходить к организации своего рабочего дня, распределению времени, иначе он рискует угодить в ловушку, которую сам себе и приготовил. Таким образом, очевидно, что распределять дела и время потраченное на них следует так, чтобы этого самого времени хватало на все дела, и конечно же не следует забывать об отдыхе. Следующее, на что следует обратить внимание это классификация дел по степени важности,а также распределению и расчленению каждого серьёзного мероприятия, мероприяития, обладающие определённой степени важности для вас. Не следует обходить внимание различные вспомогательные средства, помогающие организации своего времени, такие например как: различного рода органайзеры, электронные записные книжки, карманные компьютеры. Несмотря на то, что на эту тему написано много книг и опубликовано множество статей, каждый человек должен сам принять решение о том, что он хочет планировать свои дела и рассчитывать время, потраченное на то или иное дело или занятие. Осознать важность и необходимость данного решения – это уже половина дела. Только от самого человека зависит успех в планировании. В наше время, когда объёмы перерабатываемой информации почти в 1000 раз выше, чем сто лет назад, тайм-менеджмент – это тот спасительный круг, который поможет нам выплыть в водовороте бесконечных дел и научит «везде успевать».