Технология автоматизации систем документационного обеспечения управления

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра технологии важнейших отраслей промышленности

РЕФЕРАТ

На тему:

ТЕХНОЛОГИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Выполнила

Проверила 

Минск 2012

Содержание

1. Автоматизация документационного обеспечения управления ………….3

2. Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в Республике Беларусь ………………………………………………………….7

3. Средства автоматизации документационного обеспечения управления ..12

4. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления ……………………………………………………………………...23

   4.1 Общая характеристика автоматизированных систем документационного обеспечения управления ……………………………………………………….23

Список использованной литературы ….............................................................27 
1.Автоматизация документационного обеспечения управления

Одним из средств реализации комплексной системы управления организацией, оптимизации ее внутренних бизнес-процессов является автоматизация документационного обеспечения управления, что позволяет определить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие, возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами.

Под автоматизацией в широком смысле понимается применение автоматических устройств, работающих по заданной программе и частично или полностью замещающих человека в какой-либо сфере деятельности.

Под системой автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) следует понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач документирования, организации работ с документами и документооборота, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы управление в данной организации осуществлялось в соответствии с требованиями нормативно-методических документов.

Можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации ДОУ:

1. разработка оригинальной системы автоматизации системы ДОУ;
2. инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ;
3. настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ.

Разработка оригинальной системы автоматизации ДОУ подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжителен и дорог, а также обладает тенденцией терять управляемость, из-за чего, потратив много времени и денег, можно выяснить, что разработанная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.

Инсталляция типовой системы автоматизации ДОУ является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании – производители систем автоматизации ДОУ разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедряются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации ДОУ по всей Республике Беларусь одинаковы, они весьма укрупнены, а способы реализации значительно варьируются. В связи с этим появляется необходимость расширения набора функций, что в типовой системе непросто, а зачастую невозможно сделать.

Настройка инструментальных средств автоматизации ДОУ является промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой – она строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае).

Анализ современных информационных технологий позволяет выделить следующие классы инструментальных средств, используемых в рамках третьего подхода:

• средства создания документов (текстовые процессоры, табличные процессоры, системы автоматизированного проектирования (САПР) и т.д.);
• системы управления базами данных;
• системы обеспечения групповой работы (класса group-ware);
• системы управления документами (СУД);
• системы электронной почты;
• системы управления деловыми процессорами (класса work-flow).

Средства создания документов – обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов. Основными функциями такого программного обеспечения являются создание файла с содержимым документа, редактирование созданного файла, передача файла на печать и т.д. К этой же группе можно отнести системы обработки системы документов, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.

Системы управления базами данных являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы. Именно они обеспечивают создание и поддержание в актуальном состоянии хранилища фактографической информации.

Системы обеспечения групповой работы предназначены для поддержки корректного разделения информации групповых пользователей. Они решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.

Системы управления документами представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение (в том числе многоверсионность хранимых текстов документов). Системы управления документами ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск информации.

Системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками ДОУ, к которым могут прикрепляться хранимые электронные версии документов. При этом возможна рассылка сообщений нескольким пользователям одновременно с уведомлением отправителя о получении и прочтении электронного письма.

Системы управления деловыми процессами также организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками ДОУ. При этом их функциональные возможности гораздо богаче возможностей электронной почты. Прежде всего, системы управления деловыми процессами реализую функции контроля исполнительской дисциплины, автоматически отслеживая установленные сроки исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.

Различные задачи ДОУ решаются разными инструментальными средствами (табл. 2.1). 

Задачи ДОУ и инструментальные средства их решения

Любая современная система автоматизации ДОУ должна выполнять следующий набор функций:

• регистрация документов в картотечной форме;
• учет резолюций, выданных по документам;
• поддержание связей между ними;
• контроль исполнения документов;
• списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• формирование отчетности.

Так, регистрация документов может проводиться с использованием одной-единственной экранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем программирования, а возможен вариант использования разных карточек не только для различных типов документов, но и групп пользователей.

Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеется поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения», а контролер формирует список документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным (со стороны автоматизированной системы) контролем исполнения документов. А возможен активный контроль, при котором система самостоятельно отслеживает сроки исполнения документов и информирует пользователей не только об их превышении, но и скором приближении (автоматизированный предупредительный контроль).

Ведение информационно-справочной работы может основываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности нахождения информации, хранимой только в карточке документа, а возможен и вариант, при котором в системе хранятся тексты документов, подлежащие автоматической индексации. Такая индексация обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формирования тематических подборок документов, основывающихся на вхождении в текст документа определенных слов.

2. Проблемы автоматизации  документационного обеспечения  управления в Республике Беларусь

В настоящее время на рынке представлено немало решений для автоматизации делопроизводства (в том числе и документооборота). Имеются и белорусские, и российские разработки, локализованные версии программ мировых производителей. В последние годы поставщики АС ДОУ, как правило, стараются максимально адаптировать их к нормам белорусского делопроизводства и документооборота. Однако организации, внедряющие у себя автоматизированные системы, далеко не всегда получают желаемый результат.

Одна из главных лавных причин трудностей состоит в недостаточном участии специалистов в сфере документационного обеспечения управления во внедрении компьютерных технологий и разработке программ автоматизации делопроизводства и документооборота. Несогласованность выявляется уже на уровне терминологии – работники служб делопроизводства и разработчики программных продуктов автоматизации делопроизводства зачастую обозначают одним и тем же словом совершенно разные понятия.

Так, например, специалисты информационных технологий часто смешивают понятие «делопроизводство», включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и термин «документооборот», являющийся составной частью делопроизводства, понимаемый как движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Говоря об архиве, разработчики программ автоматизации делопроизводства часто подразумевают системы упорядоченного хранения файлов, а вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

В связи с этим возникает «технологическая» проблема, когда реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, довольно часто осуществляемого с нарушениями действующих делопроизводственных норм.

В качестве одной из важнейших проблем можно отметить недопонимание сущности делопроизводства как технологии, отражающей саму систему управления. Особенно очевидно это проявляется в процессе создания документов, их согласования и подписания. Следует понимать, что невозможно автоматизировать движение документов, если в самой системе управления не проводится четкое распределение обязанностей между структурными подразделениям и отдельными должностными лицами, не определены полномочия в сфере работы с документами, порядок их согласования. Негативным фактором в процессе автоматизации управленческих процессов организации становится и недостаточная проработка на государственном и ведомственном (локальном) уровнях вопросов документообразования. В настоящее время не определено, какие управленческие ситуации подлежат обязательному документированию, какие виды документов при этом используются, а также какой состав информации применяется для документирования тех или иных функций управления и направлений деятельности организации.

Внедрение автоматизированных технологий всегда должно начинаться с разработки полного организационного проекта, включающего рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения. Таким образом, автоматизация делопроизводства организации должна начинаться с оптимизации системы управления и основных принципов работы с документами.

Именно на основе такой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на информационную (автоматизированную) основу противоречивой и нечеткой схемы управления и работы с документами приведет к созданию та кой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.

Организация рационального, соответствующего потребностям организации делопроизводства требует введения и обязательного соблюдения всеми работниками организации единых правил работы с документами — по сути, построения единой корпоративной системы делопроизводства, а не упорядочения отдельных участков работы с документами. Следует помнить, что только комплексная рационализация делопроизводства, распространяющаяся на все подразделения организации, приводит к заметному результату.

В настоящее время при комплексной автоматизации делопроизводства решаются во многом те же задачи, что и при проведении работ по организационному проектированию. Успех автоматизации делопроизводства во многом зависит от тщательности подготовки технического задания, в разработке которого важная роль должна принадлежать службе делопроизводства или работнику, ответственному за делопроизводство, т.е. будущим основным пользователям системы.

К сожалению, службы делопроизводств редко бывают укомплектованы сотрудниками, имеющими специальное делопроизводственное образование, которые, в свою очередь, далеко не всегда могут грамотно сформулировать требования к будущей автоматизированной системе делопроизводства. Да и фирмы — разработчики автоматизированных продуктов также редко имеют в своем штате специалистов-документоведов, умеющих быстро провести предварительное (оргпроектное) обследование и помочь сформулировать задачи для программистов.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: создание, оформление, регистрацию, визирование, движение документов внутри организации, контроль исполнения, информационно-справочную работу, прием-передачу документов и даже создание полнотекстового электронного архива. Однако многие разработчики автоматизированных систем, позиционирующие себя в качестве поставщиков решений для комплексной автоматизации делопроизводства, на самом деле автоматизируют только отдельные делопроизводственные операции, чаще всего регистрацию, контроль исполнения, а в последнее время – и организацию движения документов.

При внедрении комплексной системы на первом этапе совместно со службой делопроизводства организации должна проводиться большая подготовительная работа. Очень часто данному этапу создания документов н уделяется должного внимания. Для того чтобы полностью задействовать возможности автоматизации, необходимо провести работу по выявлению типовых управленческих ситуаций, разработке шаблонов документов, закрепляющих эти управленческие ситуации (так называемые «трафаретные тексты»), составить набор стандартных фраз и выражений, предусмотреть взаимодействие с законодательно-правовыми базами, выполнение информационных запросов по документам организации и т.д.

На стадии согласования и подписания документов очень важно иметь разработанный в организации табель форм документов, в котором прописано, кто документ составляет, с кем его следует согласовать, кто должен ставить подпись, куда документ передается, где хранится, с какой периодичностью создается. При наличии табеля форм очень легко затем строить схемы движения документов и настраивать системы маршрутизации.

Не меньшей предварительной проработки требует автоматизация процесса регистрации документов. Сегодня регистрационные формы (карточки, журналы) нередко создаются для каждой организации заново и существенно различаются у отдельных разработчиков. В то же время существует фиксированный набор сведений (реквизитов), заносимых в регистрационную форму, закрепленный в Инструкции №4. С регистрацией теснейшим образом связаны такие этапы работы с документами, как контроль исполнения информационно-справочные операции. Контроль за исполнением документов легче всего поддается автоматизации. Информационно-справочная работа — это, по сущности, главная функция документационного обеспечения управления, но сегодня во организациях она налажена весьма слабо. Внедрение автоматизированной системы регистрации позволяет моментально узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.

Один из важнейших показателей, вносимых в регистрационную карточку после исполнения документа, – номер дела, в которое помещается документ после завершения работы с ним, поэтому проведение автоматизации делопроизводства организации требует упорядочения текущего хранения документов, а именно разработки номенклатуры дел организации, в которой закрепляется не только место хранения документа после завершения его исполнения, но и сроки хранения всех документов, составляющих документационный комплекс организации.

Еще одна задача, решаемая системами автоматизации,— упорядочение хранения документов в электронной форме. И хотя на рынке присутствует ряд решений типа «электронный архив», пока еще нет систем, которые соответствовали бы действующим архивным правилам, обеспечивали учет и составление описей в соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.1997 г. №5.

При создании автоматизированной системы параллельно должны решаться вопросы обеспечения сохранности документов на электронных носителях и передачи их на хранение.

Таким образом, в настоящее время автоматизация процессов делопроизводства ставит задачу совершенствования процесса управления в целом, в том числе уточнения задач и функций каждого структурного подразделения, определения функций, выполняемых отдельными работниками, делегирования полномочий на решение отдельных вопросов и подписание документов. Внедрение новых информационных технологий в практику работы служб документационного обеспечения управления требует упорядочения прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом. Для этого необходимы совместные усилия специалистов в сфере информационных технологий, профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.

3. Средства автоматизации  документационного обеспечения  управления 

Применительно к документационному обеспечению управления в настоящее время автоматическими устройствами являются средства вычислительной техники (компьютерной техники) и агрегированные с ними средства организационной и коммуникационной техники, основанные на цифровых принципах функционирования. Эти средства можно разделить на две большие группы: вспомогательные и основные.

Вспомогательные средства – это оборудование, обеспечивающее работоспособность основных средств,  а также облегчающее управленческий труд и делающее его комфортнее. К вспомогательным средствам обработки информации относятся средства оргтехники и ремонтно-профилактические. Оргтехника представлена весьма широкой номенклатурой средств – от канцелярских товаров до средств доставки, размножения, хранения, поиска и уничтожения основных данных, административно производственной связи и т.д., что делает работу управленца удобной и комфортной.

Основные средства – это орудия труда по автоматизированной обработке информации. Известно, что для управления теми или иными процессами необходима определенная управленческая информация, характеризующая состояние и параметры технологических процессов, количественные, стоимостные и трудовые показатели производства, снабжения, сбыта, финансовой деятельности и т.д. К основным средствам технической обработки относятся средства регистрации и сбора информации, приема и передачи данных, их подготовки, средства обработки и отображения информации.

Средства вычислительной техники. Широкое применение вычислительной техники для создания и обработки документов началось с появлением в начале 1980-х гг. и повсеместным распространением персональных компьютеров, которые делятся на четыре класса: микро, малые (мини), большие и суперЭВМ.

МикроЭВМ  бывают двух видов: универсальные и специализированные. И те, и другие могут быть как многопользовательскими (мощные ЭВМ, оборудованные несколькими терминалами и функционирующие в режиме разделения времени (серверы)), так и однопользовательскими (рабочие станции), которые специализируются на выполнении одного вида работ.

МалыеЭВМ работают в режиме разделения времени и в многозадачном режиме. Их положительными сторонами являются надежность и простота в эксплуатации.

БольшиеЭВМ (мейнфреймы) характеризуются большим объёмом памяти, высокими отказоустойчивостью и производительностью, а также надежностью и защищенностью данных, возможностью подключения большого числа пользователей.

СуперЭВМ – это мощные многопроцессорные ЭВМ с быстродействием 40 млрд операций в секунду.

Выделяют также сервер-компьютеры, предназначенные для обработки запросов от всех станций сети, представляющие этим станциям доступ к системным ресурсам и распределяющие их. Универсальный сервер называется сервер-приложением. Мощные серверы можно отнести к малым и большим ЭВМ. Сейчас лидером являются серверы Маршалл. Также существуют серверы Cray (64 процессора).

Объективно необходимым компонентом любого вычислительного комплекса является программное обеспечение. Вопросы разработки и использования программного обеспечения вообще достаточно хорошо проработаны и широко освещены в научной и учебно-практической литературе. Применительно к проблемам ДОУ необходимы некоторые уточнения.

 Так, общее определение содержания понятия «программное обеспечение» — совокупность программ обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Применительно к сфере ДОУ в рамках соответствующих технологий следует выделить из состава их программного обеспечения эксплуатационные документы, поскольку в соответствии со структурой компьютерных информационных технологий они относятся к организационно-методическому обеспечению.

Кроме того, в учебной и справочной литературе по-разному описывается структура программного обеспечения. В различных сочетаниях используются такие понятия, как общее программное обеспечение, системное программное обеспечение, базовое программное обеспечение, прикладное программное обеспечение, специальное программное обеспечение. При этом их содержание зачастую пересекается, что не дает возможности четко структурировать собственно программное обеспечение. Приводимая далее структуризация программного обеспечения технологий ДОУ основывается на четко выделенных и непересекающихся по содержанию выполняемых соответствующими программами функциях, при этом в совокупности обеспечивается необходимая полнота всего состава программного обеспечения.

В составе программного обеспечения выделяются:

• системное программное обеспечение;
• инструментальное обеспечение разработки программ;
• прикладное программное обеспечение.

Системное программное обеспечение представляет собой совокупность взаимно связанных программ, которые обеспечивают функционирование средств вычислительной техники как таковых, без выполнения операций по реализации конкретных функций технологий ДОУ.

Системное программное обеспечение офисных технологий включает:

• тестовые и диагностические программы;
• антивирусные программы;
• операционные системы;
• программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных;
• командно-файловые процессоры (оболочки).

Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов вычислительной системы, выявления и, возможно, выдачи рекомендаций по устранению выявленных неисправностей.

Антивирусные программы служат для обнаружения компьютерных вирусов и лечения инфицированных файлов, а также профилактики – предотвращения заражения файлов или операционной системы вредоносным кодом(например, Acronis AntiVirus, Comodo Antivirus, Dr. Web, Антивирус Касперского, NOD32, Norton AntiVirus). В определенной степени эти программы могут быть использованы в технологиях документационного обеспечения управления, реализующих функцию защиты данных.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие функции:

• тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении;
• обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования;
• обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой .

Операционные системы классифицируются следующим образом:

1. однопользовательские однозадачные (MS-DOS, DR-DOS);
2. однопользовательские многозадачные (OS/2, Windows 95/98/2000/XP/Vista);
3. многопользовательские (системы семейства Unix, Linux);
4. сетевые операционные.

Программы поддержки файловой системы и обеспечения сохранности данных обеспечивают целостность файловых систем и выполнение операций с ее элементами (файлами, каталогами и т.д.), имеющих общий характер и не связанных с решением конкретных прикладных задач (например, копирование, удаление, объединение, перемещение или переименование файлов). Сюда же входят программы работы с носителями информации (форматирование и проверка рабочей поверхности дисков, дефрагментация файлов, резервное копирование и т.д.). Несмотря на общий характер перечисленных операций, они во многом отвечают специфике большинства функций технологий ДОУ, и соответствующие программы практически без изменений могут быть использованы в конкретных реализациях указанных технологий.

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения его работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander или Windows версий 3.11 для операционной системы MS DOS, Total Commander для операционной системы Windows 95/98/2000/XP/Vista, Midnight Commander и различные графические оболочки для UNIX-подобной операционной системы Linux).

Инструментальное обеспечение разработки программ включает различные системы программирования с помощью которых  могут разрабатываться и адаптироваться к конкретным условиям применения те или иные функциональные программы  для технологий ДОУ. В дальнейшем инструментальное обеспечение разработки программ рассматриваться не будет, поскольку вопросы создания программных продуктов образуют специфическую область, не входящую в сферу организации документационного обеспечения управления и соответствующих технологий, и само осуществление работ по программированию, как правило, производится не в офисах, а в специализированных фирмах и организациях, а также в индивидуальном порядке.