Технология прохождения документов на предприятии в обычном и автоматизированном режимах

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«Комсомольский –на-Амуре  государственный технический университет  »

Факультет: экономики и  менеджмента

РЕФЕРАТ

По дисциплине «Делопроизводство»

На тему«Технология прохождения документов на предприятии в обычном и автоматизированном режимах»

Студентка группы 0 МО 5 ка – 1                                   А.Л.Сурнина

Преподаватель                                                           Н.В.Кудрякова

2013

Содержание

Ведение

1.Технология  прохождения документов на предприятии  в обычном режиме

2. Технология  прохождения документов на предприятии  в автоматизированном режиме.

Заключение 

Список использованной литературы

Введение

Документ является основным способом представления информации на любом  современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого  использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения  бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит  не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно  в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование  накопленной информации (или, еще  хуже, ее утрата) может привести к  потере всего бизнеса. Ведь вовремя  не полученная информация или документ — это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с  различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки  и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в  оптимизации деятельности предприятия  любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Значительную часть своего рабочего времени специалисты предприятий  тратят как на поиск необходимой  им информации, так и на создание и отправку документов. Существуют оценки, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с  документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых  сотрудников предприятия — до 30% времени.

Следует отметить, что потоки корпоративной  бизнес-информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные  документы и бумажные. Существует мнение, что в настоящее время  только около 30% всей корпоративной  информации хранится в электронном  виде (как в структурированном  — в базах данных, так и в  неструктурированном). Вся остальная  информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при  ее поиске. Тем не менее, это соотношение  постепенно меняется в пользу электронной  формы хранения (в частности, через  развитие электронных архивов).

1.Технология прохождения документов на предприятии в обычном режиме

Организация документооборота

Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.

Порядок прохождения документов и  операции с ними в федеральных  органах исполнительной власти регламентируются Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. N 30 (с изм. и доп. от 11 ноября 2005 г.), Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г., инструкцией по делопроизводству, регламентом федерального органа исполнительной власти, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными обязанностями.

На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и  являющиеся нормативными документами  по делопроизводству в организации.

Вся документация организации по отношению  к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы и внутренние документы.

Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации  документооборота являются:

1) направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

2) объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;

3) структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

4) режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т. е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

Организацию делопроизводства в организации  обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.

Основными задачами службы ДОУ являются: обеспечение первичной обработки входящих документов, предварительного рассмотрения документов, регистрацию, передачу документов на рассмотрение руководству, передачу документов на исполнение, исполнение документов, контроль исполнения документов, хранение исполненных документов, организация подготовки и отправки исходящих документов, организацию создания и исполнения внутренних документов.

Прием, обработка и распределение  входящих, исходящих и внутренних документов

В результате первичной обработки  конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме  и на нем проставляется регистрационный  штамп в нижней части нижнего  поля первого листа документа.

На этапе предварительного рассмотрения документов производится их сортировка на документы, требующие обязательного  рассмотрения руководством и на документы, непосредственно направляемые в  структурные подразделения или  ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа, на основании установленного в организации  распределения обязанностей руководителей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные  подразделения или должностным  лицам.

Рассмотренные руководством документы  возвращаются в службу ДОУ, где в  регистрационную форму документа  вносится содержание резолюции, и документ передается на исполнение. Подлинник  документа, исполняемого несколькими  исполнителями, получает ответственный  исполнитель, а остальные – получают копию документа. Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передается в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела, в соответствии с номенклатурой дел организации.

Поступившие в организацию телеграммы принимаются под расписку с проставлением  даты и времени приема, регистрируются и передаются руководству.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передается на рассмотрение руководству.

При приеме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать  следующие правила:

1) объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом не должен превышать 5 листов;

2) документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой на передачу, подписанной руководителем структурного подразделения;

3) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения;

4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

5) запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования;

6) подлежащий передаче документ регистрируется, и после отправки подлинник документа возвращается отправителю с отметкой о времени отправки;

7) поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатом под расписку в день приема, а срочные – немедленно;

8) поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется направляется в соответствующее подразделение – исполнитель;

9) факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

Документы в электронном виде, поступившие  в организацию, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Правила приема, обработки и распределения  документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству, с учетом имеющихся технических и программных средств.

Документы, отправляемые из организации  передаются почтовой или электрической  связью.

Обработка документов для передачи почтовой связью осуществляется службой  ДОУ организации в соответствии действующими правилами оказания услуг  почтовой связи.

С помощью электрических средств  связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, телефонограмм, факсограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых  передается по каналам электрической  связи, а также необходимость  и порядок досылки их бумажного  оригинала адресату, определяется инструкцией  по делопроизводству организации, учитывающей  наличие в организации технических  средств и программного обеспечения.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными  с указанием почтового адреса (номера телефона, электронного адреса или указанием на рассылку).

Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в  день их подписания или не позднее  следующего рабочего дня. Досылка или  замена разосланного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим  порядком обращения исходящих, а  на этапе исполнения – входящих документов.

Проекты внутренних документов после  их подготовки и согласования с заинтересованными  структурными подразделениями и  должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи и распределением обязанностей руководителей.

Регистрируются внутренние документы  после их рассмотрения (подписания) руководителем организации.

Размноженные экземпляры подписанных  и зарегистрированных документов рассылаются  исполнителям, а подлинник подшивается  в дело. Передача документов исполнителям производится под расписку с отметкой в форме регистрации документов.

Исполнение документов предусматривает  сбор и обработку необходимой  информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление  на подпись руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое  количество экземпляров документа  и передает документ на тиражирование. На документы, рассылаемые более  чем в четыре адреса, исполнитель  готовит указание на рассылку.

Регистрация документов, контроль исполнения и организация поисковой системы  по документам

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа, путем проставления на нем индекса и даты (реквизит 29, 30), с последующей записей необходимых сведений о документе в соответствующей регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования  в справочных целях. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы  регистрируются только один раз: входящие – в день поступления; исходящие  и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче документа  из одного подразделения в другое новый регистрационный номер  не ставится.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости  от названия видов документов, автора или содержания. Регистрация обеспечивает учет количества документов, сохранность  документов и поиск документов в  информационно-справочных целях.

При регистрации документов обязательно  фиксируется следующая информация:

1) автор документа;

2) дата документа;

3) номер документа;

4) дата поступления документа в организацию и его номер по журналу регистрации;

5) заголовок к тексту и краткое содержание документа;

6) резолюция руководителя;

7) отметка об исполнении документа.

Эти реквизиты составляют основу информационно-справочных систем и обеспечивают информационную совместимость регистрационных  форм.

В качестве регистрационных форм используются регистрационные журналы и регистрационно-контрольные  карточки (РКК). На основе регистрационно-контрольных карточек строится справочная картотека, обеспечивающая поиск и контроль исполнения документов.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в  поисковую систему, представляющую собой картотеки и классификационные  справочники, выполненные традиционным или электронным способом.

При традиционной карточной регистрации  печатается необходимое количество РКК, которые могут составить  следующие справочные картотеки (по корреспондентам, по видам документов, по авторам, по географическим признакам  и др.).

Эффективность работы поисковой системы  достигается путем разработки классификационных справочников, включающих в себя:

1) классификаторы вопросов деятельности;

2) классификаторы видов документов;

3) классификаторы корреспондентов;

4) классификаторы резолюций;

5) классификаторы исполнителей;

6) классификаторы результатов исполнения документов;

7) номенклатур дел.

Помимо перечисленных классификаторов  в конкретной поисковой системе  могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода  и поиска документов и информации.

В автоматизированных массивах поиск  конкретного документа или подборка материалов осуществляется по реквизитам (заголовкам, видам документов, датам  принятия, номеру документа и т. д.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в документе).

Контроль исполнения документов и  сроки их исполнения определяются Типовым  регламентом взаимодействия органов  исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30 и Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства РФ от 28 июля 2005 г. № 452, и аналогичными документами, разработанными в организации на основе указанных.

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем  федерального органа управления и организации. При постановке документа на контроль на первой странице документа на верхнем  поле проставляется реквизит «Контроль» в виде буквы «К» или слова  «Контроль».

Контроль исполнения документов обеспечивается руководством организации и специальным  структурным подразделением.

Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно  представляет руководителю органа управления информацию, о находящихся на контроле документах по форме, установленной  руководителем органа управления.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных, составляющих контрольную картотеку. Контрольная  картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам документов.

Для рационального поиска необходимой  информации документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или  документ, относящийся к определенному  вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск  документов по их содержанию и видам, производится классификация документов, которая закрепляется в номенклатуре дел.

Систематизация и учет документов в организации

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает распределение и группировку исполненных документов в дела, устанавливает сроки хранения дел и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также учета дел временного (до 10 лет) хранения документов в архиве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ на 1 января каждого  календарного года, утверждается руководителем  организации, и действует в течение  года. При составлении номенклатуры дел руководствуются положениями  о федеральном органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и  отчетами о работе, перечнями документов, с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за прошлые годы. При этом изучаются документы, образующиеся в деятельности органа управления, их виды, состав и содержание.

В федеральных органах власти (организации) составляются номенклатуры дел структурных  подразделений и сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти (организации). Номенклатура дел  структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой  ДОУ (ответственным за делопроизводство), подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу ДОУ органа власти (организации).

Вновь созданное структурное подразделение  обязано в месячный срок разработать  номенклатуру дел и представить  ее в службу ДОУ органа власти или  организации.

Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации) на основе номенклатур дел структурных  подразделений при методической помощи архива федерального органа исполнительной власти (организации).

Сводная номенклатура дел федерального органа исполнительной власти (организации) подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти (организации), с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) федерального архива, в который документы передаются на постоянное хранение, и утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти (организации).

Один раз в пять лет номенклатура дел согласовывается с федеральным (ведомственным) архивом, если не было коренных изменений в функциях и  структуре федерального органа исполнительной власти (организации).

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения  получают выписки из соответствующих  разделов для использования в  работе.

Названиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти (организации) являются названия структурных подразделений. В сводной  номенклатуре дел разделы располагаются  в соответствие с утвержденной структурой федерального органа исполнительной власти (организации).

В номенклатуру дел включаются заголовки  дел, отражающие все документируемые  участки работы. Периодические издания  в номенклатуру дел не включаются.

Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности – по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем  документов, которые будут возникать  в деятельности организации.

Графы номенклатуры дел оформляются  следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются  индексы каждого дела, включенного  в номенклатуру. Индекс дела состоит  из установленного в федеральном  органе исполнительной власти (организации) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового  номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими  цифрами. Например: 12–05, где 12– обозначение  структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы для  однородных дел в пределах разных структурных подразделений, индексы  переходящих дел должны сохраняться.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок  дела должен четко, в обобщенной форме  отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в  заголовке дела неконкретных формулировок (типа «общая документация», общая переписка» и т. д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журналы  и т. д.) или разновидности документов (приказы, протоколы и т. д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы  по одному вопросу, но не связанных  последовательностью исполнения, в  качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка  в скобках указываются основные разновидности документов, которые  должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т. д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, с различными корреспондентами с  однородными корреспондентами, последние  не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку  с разнородными корреспондентами, они  не перечисляются.

В заголовках дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется  только с ним.

При обозначении в заголовках дел  административно – территориальных  единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно – территориальных  единиц, в заголовках дел не указываются  их конкретные названия, а указывается  их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной  административно – территориально единицы, то го его название указывается  в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается  период, на который составлен план ли отчет.

Если дело будет состоять из нескольких частей или томов, то составляется общий  заголовок дела, а затем при  необходимости составляются заголовки  каждого тома (части), уточняющие заголовки  дела.

Заголовок приложения к делу, оформленного в отдельный том, должен соответствовать  заголовку, помещенного в этом документе. Порядок расположения заголовков дел  внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется  по окончании календарного года.

В графе четыре указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – типовой  или примерной номенклатуры дел  или согласованный с ЦЭП федерального архивного агентства срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указывается  название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о  заведении дел, о переходящих  делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган  федеральной исполнительной власти или другую организацию для продолжения  дела.

Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел, при ее оформлении резервируются свободные места.