Теоретические основы управления в системе таможенных органов

Введение

     В условиях становления цивилизованных рыночных отношений в нашей стране перед государственными службами стоит  задача создания целостной, эффективной  и гибкой системы управления, опирающейся, в первую очередь, на экономические, рыночные инструменты при должном  использовании организационных  воздействий. Процессы глобализации, развития экономических связей, информатизация важнейших аспектов жизни людей  и другие реалии современности приводят к усложнению ориентации не только коммерческих фирм, но и государственных  служб, что предполагает, с одной  стороны, возрастание роли управления ими, а с другой — качественные изменения во всей структуре и  методах управления.

     Поэтому проблема эффективного управления является одной из наиболее актуальных и практически  значимых проблем в комплексе  взаимосвязанных аспектов развития таможенной службы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Теоретические основы  управления в системе  таможенных органов

     Современное таможенное дело - это сложная динамическая система, управление которой можно  определить как непрерывный целенаправленный социально-экономический и организационно-технический  процесс, осуществляемый с помощью  различных методов. Как совокупность способов гармонизации всего процесса таможенной деятельности они являются взаимосвязанной системой, правильное сочетание элементов которой  определяет эффективность внешнеэкономической  деятельности РФ.  

1.1 Сущность и функции  управления в таможенных  органах

     Статья 1 редакции Таможенного кодекса Российской Федерации 2003 г. определяет, что «общее руководство таможенным делом осуществляет Правительство Российской Федерации».

     Применительно к таможенному делу термин «общее руководство» включает в себя выбор  стратегии и тактики осуществления  таможенного дела, определение его  основных направлений, конкретных составных  частей, координацию и контроль за их развитием, акцентирование внимания на тех или иных сторонах и участках таможенной деятельности, имеющих значение для экономического Суверенитета и экономической безопасности России.

     Таможенные  органы составляют единую федеральную  централизованную систему и включают федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области  таможенного дела, региональные таможенные управления; таможни; таможенные посты.

     Важным  компонентом управления является сам  процесс управления. Процесс управления - это деятельность органов и аппаратов  управления, направленная на достижение целей таможенных органов путем  реализации определенных функций с  использованием соответствующих методов  и принципов управления.

Процесс управления отличается специфическим  содержанием, в котором выделяются: методологический, функциональный, экономический, организационный, социальный и информационный аспекты.

Методологический  аспект состоит в том, что процесс  управления реализуется по этапам в  определенной последовательности: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, принятие управленческого решения.

Цель - это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая  система, то есть это желаемое, возможное  и необходимое состояние управляемой  системы.

Управленческая  ситуация - это совокупность всех условий (внутренних и внешних, объективных  и субъективных) в конкретной сфере  управления, сложившихся в определенное время и требующих соответствующих  действий руководителя.

Проблема - это основное противоречие между  ситуацией и целью. Разрешение основного  противоречия, как правило, ведет  за собой разрешение всех остальных  противоречий. Формулировка проблемы определяет выработку решения.

Принятие  управленческого решения - это поиск  путей разрешения проблемы, а также  организационная работа, связанная  с практической реализацией найденного пути.

Функциональный  аспект - это реализация общих функций  управления

в определенной последовательности.

Экономический аспект определяется деятельностью  управляющей системы, связанной  с установлением потребности  в ресурсах управляемой системы  и оценкой их использования.

Организационный аспект заключается в использовании  организационно-распорядительных методов  воздействия на управляемую систему  в последовательности: регламентирование, нормирование, инструктирование и ответственность.

Социальный  аспект определяется участием человека во всех этапах процесса управления, независимо от той или иной степени автоматизации  управления, и выражается как последовательность человеческих и человекомашинных операций.

Информационный  аспект состоит в определенной последовательности операций по преобразованию информации в процессе управления (добывание, поиск, сбор, сортировка, первичная обработка  и передача информации).

Все множество  операций, присущих процессу управления, можно сгруппировать следующим  образом: операции целеполагания; операции информационной работы; операции аналитической работы и проектирования вариантов решения; операции выбора варианта действия; операции организационно-практической работы. Распределение операций по этапам управления и названным группам приведено в приложении 2.

Таможенная  деятельность находится на стыке  внутренней и внешней политики страны и напрямую связана с выполнением  ее важнейших социально-экономических  и внешнеэкономических программ и планов. Главной целью управления в системе таможенных органов, то есть целью стратегического управления, является обеспечение государственного регулирования внешнеторговой деятельности.

Достижение  этой цели управления реализуется решением соответствующих комплексов задач.

В зависимости  от той роли, которую играет цель в процессе

управления, выделяют несколько типов управления. В таможенных органах наиболее часто  применяются «ситуационное управление», «программное управление» и «целевое управление».

Ситуационное  управление имеет место на всех уровнях  иерархии управления в таможенных органах, так как строится главным образом  по складывающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается  большого значения.

Программное управление основано на тщательной разработке заданной программы с расчленением ее по уровням системы с указанием  последовательности ее выполнения.

Этот  тип управления наряду с вышеуказанным является часто применяемым в управленческой деятельности таможенных органов.

Наиболее  рельефно этот тип управления просматривается  в решении фискально-контрольных  задач по формированию доходной части  федерального бюджета, в развитии региональных таможенных управлений, создании и  оборудовании сети автомобильных пунктов  пропуска через таможенную границу  и других.

В целевом  управлении цель играет основополагающую роль и определяет характер и ход  управленческой деятельности.

Содержанием целевого управления является его исключительно  высокая аналитичность при определении проблемы управления; предельно строгое и четкое формирование цели управления; структуризация проблемы управления, построение «дерева целей»; строгое согласование «дерева целей» с «деревом задач», достаточно высокая корреляция между «деревом целей», «деревом задач» и организационной структурой управления; каждое звено организационной структуры системы управления должно объединяться с другими звеньями более высокого порядка.

В целевом  управлении большую роль играет прогнозирование.

В практике управления его типы нередко применяются  в сочетании. Наиболее эффективным  сочетанием является сочетание программного и целевого типов управления, которое  получило название программно-целевого. Этот тип управления в настоящее  время для таможенных органов  имеет исключительно важное значение.

Из двух рассматриваемых компонентов управления - структуры и процесса - более  динамичным является процесс управления, поэтому развитие процесса управления влечет за собой и развитие структуры  управления. Изменения в структуре  должны осуществляться тогда, когда  в существующую структуру процесс  управления уже не вкладывается, когда  структура создает существенные помехи, становиться тормозом развития управления, а, следовательно, и всей системы управления в целом.

В настоящее  время в таможенной системе наблюдается  совершенствование динамических характеристик  управления, прежде всего, за счет внедрения  автоматизированных систем и информационных технологий управления.

В управлении таможенными органами функции управления занимают важнейшее место, так как  они раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях и являются отражением распределения  обязанностей в сфере управления, требуют определенной очередности  и единства действий при их реализации для получения намеченных результатов. Функция управления – это конкретный вид управленческой деятельности, для  реализации которого требуются определенные управленческие работы (операции).

Классифицируя функции управления в системе  таможенных органов, их можно разделить  на общие функции управления, отражающие стадии процесса управления, и специфические (конкретные) функции управления конкретными  видами оперативно-служебной деятельности таможенных органов.

Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, так  как характеризуют процесс управления любым объектом.

К общим  функциям управления относятся: анализ и прогнозирование оперативно-служебной  обстановки, планирование, организация, регулирование, учет и контроль.

Для того чтобы реализовать ту или иную функцию управления, необходимо выполнить  ряд управленческих работ (операций). При этом под управленческой работой (операцией) понимается совокупность устойчиво  повторяющихся действий, необходимых  для реализации функции управления, но недостаточных для обеспечения  управляемости объекта управления.

Реализация  каждой конкретно взятой общей функции  управления осуществляется путем выполнения строго определенного количества специфических  только для этой функции управленческих работ.

Анализ и прогнозирование таможенной оперативно-служебной обстановки неразрывно связаны с изучением, познанием  и предвидением развития совокупности условий на том или ином участке  таможенной деятельности и определением их влияния на результаты таможенного  дела, а также в целях принятия обоснованных решений и составления  планов.

Планирование - это основная функция управления, посредством которой в таможенных органах вырабатываются организационные  начала предстоящей деятельности. С  помощью планирования определяются цели и направления движения системы, разрабатываются методы, с помощью  которых реализуются существующие проблемы, определяется темп развития системы. Субъект управления намечает план будущих действий исполнителей, обосновывает пути, способы, средства и сроки достижения поставленных в плане задач.

Организационное планирование осуществляется на всех уровнях

управления: стратегическом (ФТС России); оперативном (РТУ); тактическом (таможни, таможенные посты).

Под организацией понимается основная функция управления, посредством реализации которой  и создаются условия для выполнения разработанных в процессе планирования планов.

Сущность  этой функции состоит в создании системы сил и средств, установлении необходимых связей и отношений  между исполнителями, в определении  рациональных форм и методов их деятельности.

В процессе реализации данной функции субъектом  управления создаются условия, необходимые  для успешного проведения в жизнь  принятых решений, в том числе  утвержденных планов.

Функция управления «организация» в таможенных органах реализуется посредством  выполнения таких управленческих работ (операций) как постановка задач  по выполнению решений и разработанных  планов; организация взаимодействия; подготовка исполнителей, включающая их обучение, а также проведение других мероприятий по всестороннему обеспечению выполнения планов.

Под регулированием следует понимать основную функцию  управления, посредством которой  возрастает эффективность деятельности подчиненных или устраняются  отклонения от параметров, заданных при  планировании.

Регулирование осуществляется на основании результатов  обратной связи. Оно может реализовываться  путем поддержания взаимодействия, координации, перераспределения усилий, а также мотивацией и стимулированием  отдельных сотрудников и коллективов.

Реализация  функции управления «регулирование»  включает исполнение таких управленческих работ (операций) как анализ результатов  контроля; принятие решения на регулирование; доведение решений в виде

задач до исполнителей; организация регулирования; проведение регулирования; проверка действенности  регулирования.

Сущность  функции учета состоит в накоплении, систематизации и первичной обработке  информации о текущем состоянии  управляемой системы, направлении  и темпах ее движения, о достигнутых  результатах и переменных проблемах.

Для того чтобы определить правильно ли выполняются  планы, каковы условия и результаты их выполнения, существует контроль.

Контроль - это основная функция управления, посредством реализации которой  осуществляется наблюдение за процессом  функционирования единой системы таможенных органов, сбор данных о ходе, условиях, состоянии и результатах деятельности подчиненных в тот или иной момент времени.

Контроль  за реализацией принятых решений направлен на выявление соответствия таможенной деятельности поставленным задачам, своевременное внесение в зависимости от изменений обстановки необходимых коррективов в ранее принятые решения и утвержденные планы.

Главной задачей контроля является выявление  отклонений от параметров, заданных при  планировании, и вскрытие причин, их порождающих, а также положительных  моментов, дальнейшее развитие которых  может послужить существенному  повышению эффективности всей деятельности таможенного органа.

Конкретные  задачи и методы контроля производны от оперативно-служебной обстановки.

Контроль  ведется в двух направлениях: с  одной стороны, начальник таможенного  органа контролирует работу своих заместителей и непосредственно подчиненных  начальников отделов, таможенных постов и других структурных подразделений, а с другой - совместно с ними по единому плану проверяет деятельность структурных подразделений.

Для реализации функции «контроль» требуется выполнить  такие управленческие работы как  определение объектов, сроков, методов  контроля; определение исполнителей контроля и их подготовка; подготовка объекта контроля; осуществление  контроля; обработка данных контроля и их реализация. Контроль необходим  не только при рассмотрении результатов  исполнения управленческих решений, но и для анализа и оценки управления в целом.

Все эти  функции управления находятся в  неразрывной связи друг с другом и представляют собой единое целое.

Таким образом, управление в таможенных органах - это комплексная, конкретная, практическая деятельность по сознательной организации  всей оперативно-служебной деятельности, на всех ее этапах и стадиях, в пространстве и времени.

К специфическим (конкретным) функциям управления в  таможенных органах относятся следующие  функции:

1.  Функция управления таможенной деятельностью (управление таможенным оформлением и таможенным контролем, правоохранительной деятельностью, экономической деятельностью, деятельностью по правовому регулированию и научно-техническому развитию).

2.  Функция управления финансово-экономической деятельностью (управление финансовой деятельностью и управление бухгалтерской деятельностью).

3.  Функция управления социальной деятельностью (управление кадровой, трудовой и психолого-педагогической деятельностью, а также социальным обеспечением).

4.  Функция управления административно-хозяйственной деятельностью (управление административной деятельностью; управление развитием таможенной инфраструктуры и капитальным строительством; управление всесторонним материально-техническим обеспечением).   
 

1.2 Требования, предъявляемые  к управлению в  таможенных органах

Системы управления в таможенных органах  имеют своей главной целью  достижение единодействия всех сотрудников таможенных органов. Система должна работать в одном направлении и обеспечивать решение поставленных перед ней задач. Для этого требуется четкое управление внутри нее.

Управление  – это непрерывный информационный процесс воздействия на сотрудников  таможенных органов, обеспечивающий их целенаправленное поведение при  изменяющихся внешних и внутренних условиях, путем принятия и реализации управленческих решений.

Управление  в таможенных органах опирается  как на объективные экономические  законы и законы управления, так  и на формирующуюся на их основе единую систему интересов всех участников оперативно-служебной деятельности: общественных, коллективных и личных. Важной особенностью управления является то, что оно играет созидательную роль, повышая эффективность таможенной деятельности.

Законы  управления отражают общие, существенные и необходимые связи между  элементами и подсистемами системы  управления, происходящими в ней  процессами и внешней средой. Они  объективны и не зависят от сознания и воли людей. Знание законов управления позволяет учитывать их требования при создании систем управления и  при организации их функционирования.

К ним  относятся:

1.  Закон единства системы управления.

2.  Закон пропорциональности.

3.  Закон оптимального соотношения централизации функций управления.

4.  Закон соотносительности управляющей и управляемой систем.

Действие  закона единства системы управления проявляется: в неразрывной цепи отношений управления от высших органов  системы государственного управления до низших ее звеньев; в непрерывности, ритмичности, согласованности всех стадий, операций и этапов процесса управления; в единстве управления всеми составными частями глобальных целей и интересов людей; в единстве функций и методов управления; в единстве требований к сотрудникам аппарата управления.

Закон пропорциональности профессиональной деятельности и управления определяет, что важнейшей задачей управления является обеспечение оптимального пропорционального функционирования управляющей и управляемой систем, организация непрерывного сопряжения составных частей системы. Пропорциональность измеряется тем, насколько полно  и четко будет обеспечена управлением  основная деятельность системы –  таможенное оформление и таможенный контроль, осуществление других функций, чтобы она могла с минимально возможными затратами дать необходимый  эффект.

Закон оптимального соотношения централизации  предполагает такое построение системы  управления и такую организацию  ее функционирования, при которой  существует непрерывная и достаточно устойчивая подчиненность каждого  нижестоящего звена системы таможенных органов центральным органам  управления.

Централизованное  управление не означает предельно жесткой  регламентации деятельности всех звеньев  системы. Для каждого этапа развития системы существует свой оптимальный  уровень централизации, под которым  понимается максимальное соответствие форм централизации управления реальным потребностям системы, выражающим уровень  ее развития.

Суть  закона соотносительности управляющей  и управляемой систем состоит  в требовании обеспечения соответствия управляющей системы управляемой.

Изменение этой соотносительности происходит под воздействием различных факторов, главным образом организационных  и экономических. Прежде всего, уровень  развития и функционирования управляющей  системы должен соответствовать  уровню оперативно-служебной деятельности управляемой системы.

Через законы раскрываются содержание теории управления, основные функции, методы и структуры, а также особенности  процесса управления. Поэтому главным  в использовании законов управления является системный подход. Он позволяет  системно выразить их требования и  определить оптимальный вариант  функционирования и развития всей системы.

Управление  в таможенных органах опирается  как на объективные законы управления, так и на формирующуюся на их основе единую систему принципов.

Под принципами управления понимаются руководящие  идеи, правила, основные положения и  нормы поведения, которыми руководствуется  управляющая система.

В практике управления таможенными органами применяются  общие, частные и организационно-технологические  принципы.

Общие принципы управления - это стратегические нормы управления и они действуют  во всех сферах и подсистемах таможенных органов. Однако действуют они специфически в каждой управленческой системе. Даже перечисление основных общих принципов  управления (таких как системность, принципы обратной связи, информационной достаточности, оптимальности, соподчиненности  и ряда других), а также их диалектическое влияние на систему управления в  таможенных органах подтверждает это.

Системность - ведущий принцип управления. Системность  в управлении таможенными органами обеспечивает и совершенствует

структурное и функциональное единство системы.

Чем сложнее  задачи, стоящие перед таможенными  органами, тем большую значимость приобретает принцип обратной связи  системы. Информация позволяет субъекту управления иметь представление  о состоянии системы в каждый данный момент времени, о достижении заданной цели, с тем чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Принцип информационной достаточности означает, что в условиях небывалого роста  объемов информации в таможенной системе, в том числе управленческой, огромное значение приобретает интенсификация информационных процессов.

Достижение  в таможенных органах поставленной цели в возможно более короткие сроки  при наименьших материальных, финансовых и трудовых затратах является сутью  принципа оптимальности управления.

Оптимальность управления в таможенной системе  обеспечивается различными методами и  средствами.

Важное  значение в таможенной системе имеют и находятся в различной степени реализации и другие общие принципы управления.

Частные принципы управления в таможенных органах  подразделяются на две большие группы: принципы, применяемые в экономической, социально-политической и духовной сферах таможенной деятельности, и  принципы, имеющие место в системе  таможенных органов как государственной  правоохранительной организации, обеспечивающей в пределах своей компетенции экономическую безопасность РФ.

К частным  относятся принципы управления:

-  Законности.

-  Централизации в сочетании с разумной децентрализацией.

-  Непрерывности.

-  Оперативности.

-  Гибкости.

-  Ответственности.

-  Преемственности.

-  Нацеленности на конечный результат и другие.

Управление  в таможенной системе опирается  и на группы таких частных принципов, как принципы организации и деятельности государственной службы; принципы подбора  кадров, их обучения и воспитания; принципы осуществления оперативно-розыскной  деятельности и ряд других.