Теория организации. 6

1. ПРИНЦИПЫ И СУЩНОСТЬ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

Принципы рационализации представляют собой совокупность правил постоянного  совершенствования организации (структур и процессов), предполагают осуществление  прогрессивных нововведений, повышение  организованности, стимулирование творческого  характера деятельности.

1. Концептуализация: рационализация начинается с разработки концепции – исходной основы рационализации, комплекса основополагающих идей, принципов, правил, раскрывающих необходимость, причины и сущность рационализации организации и позволяющих определить ее основные направления и конечный результат.

Включает:

- концепцию рациональной организации  (необходимый для  достижения цели уровень организованности, основную идею рационализации, тип и основные характеристики рациональных структур и процессов);

- концепцию самой рационализации (основную идею процесса рационализации, характер изменения структуры  и процессов в организации,  основные направления рационализации  с выделением этапов, необходимые  ресурсы, в т.ч. временные, критерии рациональности, свидетельствующие о достижении необходимого уровня организованности).

2. Алгоритмизация: научно обоснованная рационализация предполагает использование предварительно разработанного алгоритма – четкой логически выстроенной и внутренние детерминированной программы действий:

-алгоритма самого процесса рационализации;

-алгоритмической базы последующего устойчивого функционирования организационной системы.

Алгоритмизация предполагает:

- ориентацию действий на важнейшие  цели;

- установление возможных ситуаций  и вариантов действий для наиболее  вероятного их развития;

- конкретность и подробность  программы действий.        

 Алгоритмизация важна: для  крупных и сложных систем, в  сложных ситуациях, при высокой  ответственности процессов, осуществляемых  системой.

3. Нормализация условий, в которых существует, функционирует система (они должны обеспечить возможность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней среде, реализации ее целей, эффективного выполнения основных функций решения важнейших задач), что достигается:

- изменением внешней среды (отдельных  факторов или в целом);

- переходом в другую внешнюю  среду (организацию, рынок, регион, сферу деятельности);

- изоляцией от влияния внешней  среды;

-изменениям параметров внутренней среды, определяющих функционирования системы.

4. Системность: организация должна быть целостной единой системой структурно упорядоченной с единой ориентированной и согласованной системой реализации процессов. И сам процесс рационализации должен быть системным: всякое изменение организации должно быть согласовано с другими изменениями, на каждом этапе должна формироваться целостная система с уровнем организации все более приближающемуся к идеалу, намеченному в концепции.        

 Бессистемная рационализация  не может привести к нужным  результатам, или приведет к  дезорганизации.        

5. Классификация: выработка концепции и определение направления рационализации основываются на классификации систем, факторов среды, структур, структурных элементов и внутрисистемных связей, процессов, что позволяет:        

- определить конкретный класс  (тип) любого элемента организации  на основе  этого – его возможности, уровень рациональности, соответствие усыновленным целям и существующий ситуации;         

- подразделить любую совокупность  элементов организации на отдельные  виды и на основе этого привести  между ними соответствующие распределение  ролей, функций, ресурсов;        

- выбрать конкретные классификационные  типы различных элементов организации,  которые должны быть включены  в новую более рациональную  систему.        

  6. Концентрация усилий на главном объекте (главной сфере, направлении) предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему.        

 Концентрация на главной  сфере рационализации предполагает  выделение направления рационализации  главной идеи, заключенной в ее  концепции, что обеспечивает большую  надежность, оперативность и результативность  рационализации.        

  7. Специализация: сосредоточение на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов, она носит всеобщий характер – все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые и их элементы в той или иной степени специализированы.         

 Это позволяет обеспечить:

- распределение функций и задач  по отдельным исполнителям соответственно  их возможностям;

- установлением роли и места  каждого структурного элемента  в системе;

- четкую ориентацию исполнителей  на осуществление определенной  деятельности;

- большую оперативность и надежность  реализации процессов.        

 Рациональная специализация  устанавливается на всех уровнях  системы, чем ниже уровень соответствующего  структурного элемента, тем более  специализированной должна быть  его деятельность.        

 Для обеспечении рациональной специализации необходимо обеспечить:

- соответствующую целевую ориентацию  исполнителей;

- формирование специализированного  потенциала, создающего возможность  выполнения данной деятельности;

- четкую согласованность между  отдельными специализированными  процессами.        

8. Стандартизация: использование системы стандартов типовых видов организационных элементов, включает разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций.        

 Разработка стандарта целесообразна:

- если ярко выражена типичность  соответствующих видов организационных  элементов;

- если данные типы элементов  имеют многократную повторяемость  (многократное использование стандарта);

- если необходимо обеспечить  единообразие по наиболее важным  сторонам и свойствам организационных  элементов;

- если необходима предварительная  подготовленность к формированию  соответствующих организационных  элементов.        

 Стандарты устанавливаются  субъектом для исполнителей. Основные  объекты стандартизации: процессы, процедуры, результаты, структуры,  системы обеспечения деятельности.         

  Соотношение стандартного и нестандартного в каждом стандартизированном элементе должно отражать и общие требования к нему и особенности реальности реальной ситуации.        

10. Персонификация: персонификация полномочий и ответственность за функционирование структур и осуществление процессов (в т.ч. и рационализации). В сфере управления персонифицируется: установление ориентиров деятельности, принятие решений, координирующее руководство, распоряжение ресурсами, контроль за деятельностью, оценка результатов деятельности, ответственность за создание условий деятельности исполнителей. В сфере исполнения – внутрисистемные горизонтальные связи, принятие к исполнению заданий, выполнение конкретных действий в рамках основной деятельности, пользование ресурсами, ответственность за результаты деятельности.         

11. Регламентация: установление определенного порядка функционирования организации: регламентация самого процесса рационализации; конкретная регламентация важных сторон жизнедеятельности организации; формирование четко действующей системы регламентации, т.е. предварительно разработанного порядка осуществления процессов и функционирования структур (устанавливаются субъектом управления для исполнителей).        

  Регламентация должна быть оптимальной: излишне регламентированная деятельность дезактивирована, снижается возможность оперативного реагирования на непредвиденные изменения, недостаток регламентации снижает степень предварительной готовности к осуществлению направленных процессов и делает их менее управляемыми.

Совершенствование деятельности предприятий, связанное с разработкой стратегий, требует четкого формулирования целей, путей, средств и методов их достижения, то есть всего того, что, являясь уникальным для каждого субъекта хозяйствования, находится в русле общей концепции разработки механизма оптимизации. В связи с этим, решение вопроса о рационализации деятельности предприятия выходит на первый план.

В первой трети ХХ века сомнений в  том, что теория рационализации существует, не было. Популярность термина, обилие литературы, интенсивность исследований свидетельствовали о становлении  такой теории. Были претензии на полноту и целостность изложения  данной теории. Например, еще в 1898 г. вышел довольно содержательный труд немецкого профессора Г. Менца «Иррациональное в рационализации», в котором анализировались понятие, критерии рационализации, способы обеспечения рационального хозяйствования.

Серьезные разработки были осуществлены и В. Зомбартом, который в результате своего исследования пришел к выводу, что капиталистическое хозяйство еще недостаточно капиталистично, ибо недостаточно рационализировано. Среди отечественных ученых, проводивших исследования в данной области, можно выделить О. Ерманского, чей солидный труд «Теория и практика рационализации» содержит, по словам самого автора, принципиальные основы рационализации, методологию проблемы. В этой и ряде других работ рассматриваются принципы, методы, приемы, критерии рационализации.

Сущность рациональной организации  в области производственной деятельности О. Ерманский видел в «оптимальном использовании каждого из факторов или элементов производства и в согласовании всех этих оптимализированных элементов между собой по принципу положительного подбора». Причем важна не только объективная (соответствие средств деятельности ее цели), но и субъективная сторона дела (определение цели деятельности), потому что «можно рационально или нерационально организовать полезную, созидательную деятельность, например, производство. Можно рационально или нерационально организовать и разрушение, например, войну, бандитскую шайку…» .

Достаточно многое из заявленного  О. Ерманским осуществлено в постановочном плане, исходя, на наш взгляд, из относительности знания, его ограниченности. Но постановка сама по себе важна, так как открывает направления дальнейшего исследования.

Занимался вопросами теории рационализации и И. Бурдянский. Наиболее крупной его работой в этом плане является монография «Основы рационализации производства». Но сама теория рационализации не получила окончательной завершенности ни в нашей стране, ни за рубежом. Вообще, в течение продолжительного периода времени экономисты нечасто обращались к теории рационализации; актуальными стали отдельные методы рационализации, разработка и совершенствование которых сформировали новые области научного знания, оттеснив саму рационализацию на второй план.

В настоящее время наблюдается  всплеск интереса к проблемам  рационализации в связи с развитием  теории организации, теории систем, теории принятия решений. Формулируются принципы рационализации, идет поиск вариантов включения методов рационализации в систему организационных преобразований. Например, автор популярного учебника «Теория организации» Э.А. Смирнов , определяя рационализацию как совершенствование какой-либо деятельности, более эффективную организацию какого-либо процесса, полагает, что рационализация должна привести к новому состоянию предприятия (к новой результативности), то есть, к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических, технологических и политических условиях. При этом он формулирует ряд принципов рационализации, вытекающих из условий принятия решений по изменениям в организации и условий функционирования систем. Такого рода разработки – свидетельство не только важности самих организационных преобразований, но и теоретических основ этих преобразований.

Ключевые моменты рационализации, в определенной мере отражающие ее цель, – повышение эффективности  и обеспечение ресурсосбережения. В книге, написанной выдающимися  учеными России и посвященной  стратегическим ориентирам развития нашей  страны, отмечается: «Стратегической  целью социально-экономической политики в долгосрочной перспективе является новое качество экономического развития – как по составу ориентиров и  факторов роста, так и по динамике его конечных результатов. Наиболее общим выражением этой целевой установки  является достижение значительного  прироста эффективности производства, масштабов ресурсосбережения». Такая стратегическая ориентация свидетельствует о принципиальной важности рационализации в ее широком, концептуальном понимании, в осмыслении и применении подходов, методов рационализации, развитии ее отдельных направлений, которые терминологически не всегда непосредственно указывают на рационализацию. Необходимо, на наш взгляд, комплексное исследование рационализации как теории.

Среди современных работ в этом направлении выделяется книга В.Н. Щербакова «Основы рациональной системы хозяйствования». В ней  автор  раскрывает  причины затруднений, возникающих при применении общих принципов оптимизации к деятельности основного производственного звена. Он находит плодотворным использование кибернетического подхода, который позволяет применить по отношению к предприятию общие закономерности управления целенаправленными системами и тем самым конкретизировать общие принципы оптимизации .

В рамках рационализации следует, прежде всего, выделить экономическую рационализацию, а внутри экономической рационализации – рационализацию деятельности предприятия. Все исследователи экономической  рационализации единодушны в том, что  поведение любого субъекта является рациональным, если оно способствует достижению целей субъекта, не ущемляя  при этом интересы иных субъектов. Рассмотрение понятийного аппарата рациональности и рационализации, точек зрения на особенности их проявления в экономике  и управлении позволяет сделать  следующие выводы:

Рациональность – это мировоззренческое постижение реальности и способов ее преобразования. Рациональность заключается не только в разумном постижении прошлого и настоящего. Разум человека активен, человек творит будущее, выбирает варианты будущего состояния и способы преобразования настоящего в будущее.

Рационально – характеристика действий и их результатов, совершенных для достижения  максимального уровня полезности субъекта, который гармонизируют с полезностями иных субъектов, контактирующих с данным.

Рациональность сопряжена с  принятием решений. Но не всякое решение  будет характеризовать рациональное состояние объекта рационального  выбора, а лишь то, которое обеспечивает максимально возможную полезность для субъекта без нанесения ущерба другим субъектам (индивидам, организациям, государству).

Рационализация – целесообразный, управляемый процесс преобразования реальности, характеризующийся прогрессивными изменениями.

Поскольку для достижения желаемого  состояния любого объекта или  системы необходимо целесообразное осуществление процесса преобразований, то этот процесс подвергается разумному  управляющему воздействию. Таким образом, рационализация – своего рода мета-управление, т .е.  управление самой системой управления, призванной обеспечить согласованную и эффективную работу всех элементов и прогрессивное развитие объекта или системы.

Рациональный подход к экономическим процессам – подход, основанный на двух моментах: 1) экономические процессы – результат рационального выбора; 2) цель осуществления экономических процессов – рациональное состояние экономической системы в будущем.

Экономическая рационализация – целесообразный, управляемый процесс преобразования экономики на основе законов макроэкономики, норм и правил экономического поведения субъектов хозяйствования, характеризующийся прогрессивными изменениями в экономике, интенсивным типом экономического роста.

Рационализация деятельности предприятия – управление процессом рациональных преобразований интенсивного характера системы «предприятие» и ее составляющих.

В рамках рационализации деятельности предприятия осуществляется разработка и осуществление мероприятий  интенсивного характера, направленных на улучшение, прогрессивное изменение  определенных систем, процессов, элементов, операций с целью повышения их качества, производительности, эффективности, снижения затрат и улучшения результатов  деятельности. Рационализация включает технические, организационные, социально-экономические, экологические и комплексные  мероприятия по отношению к производству, управлению и производственно-хозяйственной  системе в целом. Это свидетельствует  о сложности любого объекта (уровня) рационализации, о целостности его  элементов, которые тоже являются  объектами.

Рационализация – это процесс, а любой процесс имеет свой механизм. В самом общем виде алгоритм процесса рационализации и его составляющие могут быть представлены следующим  образом.

Рационализация деятельности предприятия (РДП) – сложная категория. Она  включает объект рационализации (ОР); цели рационализации (ЦР); критерии рационализации (КР); количественно-качественные характеристики объекта и процесса – показатели рационализации (ПР); ресурсы, необходимые для осуществления преобразований (РР); методы воздействия на объект и ресурсы (МР); условия, которые изменяются в результате преобразований и достижения целей рационализации (УР). С учетом этих составляющих рационализация деятельности предприятия представляет собой решение о видах, соотношениях составляющих:

РДП = (ЦР, КР, РР, МР) → рациональные УР.

Смысл рационализации – не просто что-то изменить в объекте, а обеспечить наличие условий, которые можно  было бы охарактеризовать как рациональные. Условия, что  должны характеризовать гармонию целей (результатов) рационализации, разнообразны, но могут быть объединены в следующие группы: правовые, экономические, социальные и экологические. В связи с тем, что, как уже отмечалось выше, рационализация всегда конкретна с точки зрения своих элементов, а рациональность всегда относительна, нужно учитывать фактор времени (t). Время отличает уровень знаний, направление поведения субъектов рационализации и степень гармонизации условий объекта рационализации с условиями иных объектов.

{УР (ОР) ≡ УР (О)}(t) = рациональность,

где  УР (ОР) – условия функционирования объекта рационализации; УР (О) – условия функционирования иных объектов (общества). 

Алгоритм обеспечения рациональности в результате рационализации может  быть представлен в виде схемы, изображенной на рис. 1.

Данный алгоритм раскрывает механизм обеспечения гармонизации всех составляющих процесса рационализации путем отражения  соответствующих связей между ними.

Исходными элементами для рационализации являются объект рационализации и цели преобразования состояния объекта: из нерационального или менее рационального в данное время в рациональное или более рациональное . Затем цели трансформируются в критерии , а критерии – в показатели . Для реализации поставленных и конкретизированных целей выбираются необходимые (качественно и количественно определенные) ресурсы .

В соответствии с природой и характеристиками ресурсов выбираются методы воздействия на них . Если методы оказываются нерациональными, что означает как неадекватность их ресурсам, так и невозможность с их помощью обеспечить желаемый результат (цели) рационализации , то следует либо пересмотреть методы и выбрать другие, либо даже пересмотреть цели рационализации , то есть алгоритмически вернуться к паре или к паре. Результаты рационализации должны обеспечить рациональность, то есть состояние объекта, гармонизирующее по своим условиям (УР) с иными объектами, не наносящее им ущерба. Если рациональность не достигнута, следует вернуться к паре (ОР, ЦР) для пересмотра целей либо даже объекта рационализации.

Рис. 1. Алгоритм обеспечения рациональности в процессе рационализации

Рационализация может быть успешной в том случае, если учитываются  и согласуются между собой  все элементы объекта, все связи  как внутри, так и извне. Этого можно достичь лишь в рамках системного подхода, который способен обеспечить единство целей, внутренних процессов, эффективность связей и результатов. 

2. ФИЛОСОФИЯ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ

В любой организации постоянно  происходят различного рода изменения  либо по инициативе руководства, либо по инициативе рядовых работников, либо по стечению обстоятельств. Проводником  таких изменений является человек как на уровне разработки решения, так и на уровне исполнения.

Изменения в организации  — объективный процесс и регулируются законом единства анализа и синтеза. Принципы рационализации формируют механизм таких преобразований. Этот механизм включает технологию мыслительных аспектов деятельности человека, технологию консультационной деятельности, социологическую и психологическую палитры восприятия перемен организацией, самоорганизацию работников в форме кружков качества и т.д.

Существуют три типа организации  мыслительной деятельности человека: рационализм, иррационализм и сенсуализм. Каждый из них имеет глубокие исторические корни и накладывает существенный отпечаток на реализацию изменений  в организации.

Рационализм (лат. ratio — разум) — усовершенствование, формирование более целесообразной организации чего-либо, например производства, принятие решений по ранее разработанным алгоритмам, правилам, законам. Рационализм как философское направление признает разум основой познания и поведения людей. Противостоит как иррационализму, так и сенсуализму.

Иррационализм — это познание реальности через аспекты духовной жизни человека: волю (волюнтаризм), интуицию, инстинкт, озарение. Он характеризуется постоянными сомнениями в правильности принятых решений и возможных результатах.

Сенсуализм — это познание реальности только через восприятие, чувство, ощущение (сенсорика).

Каждый из приведенных  типов имеет сферы эффективного применения.

Приведем примеры действия менеджеров, обладающих рациональным, иррациональным и сенсуальным типом  мышления.

•Объект: ООО “Автомобиль  плюс”, имеет 30 работников и осуществляет ремонт отечественных автомобилей. ООО имеет устойчивую занятость  и прибыль.

Менеджер с рациональным типом мышления постоянно применяет  достижения науки и практики, принимает  упреждающие решения. Например, заранее  начнет осваивать ремонт иномарок, закупать новое технологическое  оборудование.

Менеджер с иррациональным типом мышления принимает упреждающие  решения на основе интуиции (“мне кажется, что это правильно”) или на основе:

• сравнения с кем-либо,

• сильных впечатлений  после просмотренной выставки, телевизионной  передачи, разговора с кем-то.

Менеджер с сенсуальным  типом мышления принимает решения по результатам исходя из увиденного и прочувственного.”

Принципы рационализма разделяли  как материалисты (Б. Спиноза), так  и идеалисты (Р. Декарт. Г. Лейбниц).

Рационализация как процесс  должна, привести к новому состоянию  организации (к новой результативности), т. е. к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических условиях.

Результативность имеет семь составляющих:

• удовлетворенность потребителя,

• настроение и подготовка работников,

• внутренняя производительность,

• нововведения,

• подготовка и результативность руководства,

• операционная (финансовая) смета,

• социальная ответственность.

Результативность организационной  системы характеризуется действенностью и экономичностью затрат, прибыльностью, качеством трудовой жизни и внедрением новшеств.

• Действенность определяется достижением заданного уровня трех критериев: качества, количества и своевременности.

Качество — это степень  соответствия организационной системы  внутренним требованиям (стандартам) организации. Оно включает требования к спецификациям, техническим параметрам и ожиданиям. Качество может измеряться в баллах, уровнях и т.д., может носить объективный  и субъективный характер. Количество определяет масштабность организационной системы, набор ее элементов и место в окружающей среде.

Своевременность базируется на характеристиках информации, создаваемой  или потребляемой организационной  системой.

• Экономичность затрат определяется следующим соотношением:

Э=Р_п/Р_ф 100%,

где Р_п — ресурсы, подлежащие потреблению, Р_ф — ресурсы, фактически потребленные.

Если экономичность более 100%, то можно говорить о положительной  экономичности, при значениях менее 100% экономичность считается отрицательной.

• Прибыльность определяется по следующему соотношению:

П=Д_в/И_с х 100%,

где Д_в — валовые доходы, И _с — совокупные издержки.

• Качество трудовой жизни — величина субъективная и определяется реакцией работников на социально-технические аспекты в организации.

Поскольку значительную часть  времени человек проводит в организации, то данный показатель оценивает уровень  лояльности и комфортности в организации. Выделяют три уровня качества трудовой жизни: высокий, средний и низкий (табл. 1).

Таблица 1. Влияние качества трудовой жизни на реакции работников