Требование к тексту. Особенности языка и стиля служебных записок

Введение

Документирование управленческой деятельности - основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный  документ упрощает и ускоряет процедуры  его обработки и позволяет  в дальнейшем лучше понять его  значение как исторического источника  и точнее установить срок хранения.

Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций  управления в организации. Функциональная принадлежность документов - это первое, что следует учитывать при  подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение  и др.

Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

Особое внимание уделяется языку  и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками.

Цель данной работы: охарактеризовать особенности языка и стиля служебных документов, составить проект распоряжения.

Работа состоит из введения, двух частей и списка использованной литературы. Общий объем работы 15 страниц.

1. Особенности языка и стиля служебных документов

Понятие служебный документ (деловая бумага) используется в административно-управленческой сфере общественной практики.

Язык служебных документов - это разновидность официально-делового письменного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Официально-деловой  стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль — самый замкнутый и консервативный в системе стилей. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли.

Для этого стиля характерно:

1)использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2)употребление сложных синтаксических конструкций: Сотрудники нашей фирмы приложили в истекшем году много усилий и творческой инициативы для увеличения суммы оборотного капитала, расширения деловых контактов, укрепления позиций в бизнесе, что привело к усилению нашего влияния на экономической и политической аренах .

3)употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, распоряжение, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе  с тем можно выделить общие  требования к текстам служебных  документов:

• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• объективность и достоверность информации;
• составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Язык  служебных документов имеет свои особенности: резкое, в сравнении  с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень  повторяемости (частотность) отдельных  языковых форм на определенных участках текстов документов. Эти особенности отражаются в оформлении деловых бумаг и документов: их типологии, композиции, расположении частей текста, рубрикации, шрифта и т.д. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.

При составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

• полнота и своевременность информации. Основная задача составителя документа — предельно четко отразить сведения, имеющие (приобретающие) правовую силу.
• нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения, который предусматривает изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, т.к. автор действует от имени организации.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому  за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной  окрашенностью (существительные и  прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование  разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Разумеется, это не означает, что стиль изложения  в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. Так  не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко  в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь  должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной  оценки ситуаций и фактов.

- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.). Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

- лаконичность, краткость текста и четкость изложения, исключение второстепенных деталей и повторов, излишних подробностей немногословность и т. д.). Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

- убедительность служебных документов достигается:

- наличием  достоверной информации;

- наличием  веских аргументов, побуждающих  получателя документа к совершению  определенных действий;

- логикой  изложения; 

- безупречностью  формулировок в юридическом отношении;

-обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).

-употребление устойчивых (шаблонных) словосочетаний (стандартных оборотов). Устойчивые словосочетания - это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов. Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность:

• авторам - оперативно составлять документы;
• адресатам - облегчить восприятие документов,
• создать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: контроль возлагается..., выговор объявляется..., должностной оклад устанавливается..., в связи co сложным положением..., в целях обеспечения..., в соответствии с Вашей просьбой..., считаем необходимым..., согласно приказу..., принимая во внимание..., допущены просчеты..., утвердить и ввести в действие..., сообщаем, что в период…, направляем на рассмотрение и утверждение, проверкой установлено, что и т. п.

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми языковыми  формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

Ту  же роль играют так называемые канцеляризмы: исходатайствовать, завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка.

• ограниченная сочетаемость слов.

Правильно Неправильно

Вносить предложения Давать предложения

Предоставить кредит Выдать кредит

Обладать правом Владеть правом

Вступать в силу Входить в силу

Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая  регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую  особенность деловой речи — высокую  частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов  документов. В качестве простейшего  примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц.

Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют  более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость  отдельных языковых единиц оказывается  значительно более высокой, чем  в других разновидностях речи. Главная причина этого явления — сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения.

Так, в  документах, как правило, не допускается  использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они  не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными  словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках).

При использовании  терминов (а в деловом языке  они распространены очень широко) не допускается искажение их формы  или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п.

В деловой  речи ограничены возможности лексической  сочетаемости слов: служебное письмо — составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор — объявляется, порицание — выносится, оклад — устанавливается и т.д.

• использование отглагольных существительных.

Правильно Неправильно

Оказать содействие Посодействовать

Оказать поддержку Поддержать

Произвести ремонт Отремонтировать

• употребление специальных терминов («решили», «постановили», «приказываю»);
• использование общепринятых сокращений. Это позволяет уменьшать объемы документов, ускорять восприятие информации. Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль - руб.); словосочетания (например, и так далее - и т д.). При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть понятны адресату, одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г.» и «г-ну»).
• использование универсальных слов с неопределенным значением;
• исключение из текста архаизмов («сего года», «при сем направляем»).

Правильно Неправильно

Продлить пролонгировать

объявление анонс

представить репрезентовать

Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет  выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля:

1. Преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) — определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В  случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из  сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные  с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также  конструкции типа:

выполнили договорные условия, что  позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи  с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование  предложений с большим числом слов, что обусловлено:

1) распространенностью предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа):

Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

1. Определить... а)... б)... в)...;

2. Организовать... а)... б)... в)...;

3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На  размеры предложений в деловом  языке не очень влияет даже наличие  или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты  встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование страдательных конструкций типа:

представляется возможность..., комиссией  было обнаружено...

и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как:

закончить строительством, принять  с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря  на то, что подобные обороты встречаются  в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они  не соответствуют нормам общелитературного  словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой  речи охватывает все уровни языка  — и лексику, и морфологию, и  синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально  ориентированный тип языкового  нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая  ситуация — стандартизованная речевая  манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены  для передачи весьма специфичной  производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных  многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование  готовых, прочно вошедших в деловой  обиход словесных формул и конструкций  позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно  облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно  не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой — напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, — в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

2. Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

- о  распределении обязанностей между  заместителями руководителя компании;

- передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками;

- применении правил работы с конфиденциальными документами;

- сроках предоставления авансовой отчетности;

- порядке использования служебного автотранспорта;

- проведении ежегодной диспансеризации  работников и т.п.

Распоряжение государственного или  муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Распоряжение должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок  к тексту; текст; подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной:

- в констатирующей части указывают основания издания распоряжения;

- в распорядительной части указывают: «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»; «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывают конкретную работу); «до какого числа» (сроки ее окончания).

Часто в тексте распоряжения слова  «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)» опускают, указывая только действие, например: всем сотрудникам пройти инструктаж или работникам отдела кадров провести аттестацию и т.д.

Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия.

ЗАО «РОСТЕРМИКА»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.05.2006 № 15

О подготовке к семинару

«Актуальные вопросы

управления архивным делом»

В связи с проведением 31 мая 2006 года семинара «Актуальные вопросы управления архивным делом» ПРЕДЛАГАЮ:

1. Ведущему специалисту Управления сбыта информационных систем Кондратьеву А.С. составить письмо-приглашение на семинар и организовать его рассылку архивным органам и учреждениям, а также пользователям и потенциальным пользователям тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)».

Срок исполнения до 20.05.2006.

2. Ведущему специалисту Управления производства и внедрения информационных систем Покровецкому В.В. подготовить текст доклада «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) – официальная система Росархива (новый этап развития)».

Срок исполнения до 25.05.2006.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Юдакову Е.А.

Генеральный директор Подпись __________ В.И.Ковригин

Соловьева 236 01 26

rasp15.doc

Список  использованной литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / М.И.Басаков, О.А.Замыцкова. – М., 2000.
2. Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России N 65-ст. от 3 марта 2003 г.
3. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю.М.Дёмин. - СПб.: Питер, 2003.
4. Русский язык и культура речи: Учебник / Под ред. В.И.Максимова. - М., 2000.
5. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В.Стенюков. – М.: Издательство «ПРИОР», 2002.
6. Чуковенкова А.Ю. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / А.Ю.Чуковенкова – М.: Издательство Дело, 2004.