Цифрова інформація. Правила її оформлення

Зміст

 

1. Мова і стиль службових документів  у готельному господарстві...............3

2. Особливості офіційно-ділового  стилю..........................................................5

3. Текст як головний елемент  документа. Типи та види текстів.................... 7

4. Типові помилки у документах  у готельному господарстві.........................9

5. Графічні скорочення, абревіатури..................................................................11

6. Цифрова інформація. Правила її оформлення...............................................12

Література………………………………………………………………….……15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Мова і стиль службових документів  у готельному господарстві

 

У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв'язків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.

Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа  слід дотримуватися таких основних принципів: об'єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. 
Більшість документів складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не "я прошу", а "інститут просить"). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.

- Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:

- Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.

- Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні ("належний", "вищевказаний" та ін.).

- Використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.

- Широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад "з метою надання допомоги", "у порядку надання допомоги".

 Обмежене вживання ускладнених  синтаксичних побудов - речень  з дієприкметниковими і дієприслівниковими  зворотами, з різного роду репліками. 
Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

2. Текст належить до  основних реквізитів документа.  Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридично бездоганним.

Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: складного тексту; анкети; таблиці; поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци - пов'язані за змістом частини  тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в  абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.

Текст службових документів складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині  викладають підстави для виготовлення документа, в основній - рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.

Якщо документ створюється  на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад: "Відповідно до Указу Президента України від 12.09.97 № 123 "Про...". 
Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту 

Абзаци всередині пунктів  не нумерують.

У службових листах, факсах використовують такі форми викладу: 
" від першої особи однини, наприклад: "Вважаю за потрібне...", "Прошу надати..."; 
" від першої особи множини, наприклад: "Просимо надати..."; 
" від третьої особи однини, наприклад: "Міністерство не заперечує...", "Управління вважає".

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за рядом ознак, оформляють у вигляді  анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений  у певній послідовності, а до змінної - конкретна характеристика цих ознак.

2. Особливості офіційно-ділового  стилю

 

Основним видом текстів  у офіційно-діловому стилі є документи. Вони класифікуються за формою донесення  до адресатів і за жанрами підстилів  — законодавчого, дипломатичного й адміністративно-управлінського.

Слово документ (від лат. dokumentum — повчальний приклад, взірець, доказ) у сучасній мові має такі значення:

1) діловий папір, що  посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь [5, c. 18];

2) письмове свідоцтво,  що офіційно підтверджує особу  [12, c. 9];

3) письмовий твір, грамота  і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе.

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.

З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1) письмовий акт, здатний  служити доказом юридичних відносин  або юридичних фактів, що спричиняють  правові наслідки;

2) офіційне посвідчення  особи (паспорт, трудова книжка  тощо);

3) достовірне історичне  письмове джерело;

4) матеріальний об'єкт,  в якому міститься та чи  інша інформація (наприклад, перфораційна картка). Отже, документ — це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Наукова дисципліна, яка  вивчає структуру і властивості  документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої  обробки, зберігання, пошуку й використання їх, називається документалістикою.

Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік — у вигляді складання й обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування — шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль — збиранням відомостей (письмово) і виданням вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

За видом інформації документи можна поділити на цифрові (статистичні бюлетені, кошториси, фінансові  звіти, накладні) і текстові. Серед  текстових можна назвати регламентуючі (конституція, статут, акт, угода, дипломатичний  протокол), інформативні (повідомлення, оголошення, меморандум, звіт) і підсумовуючі (протокол засідання, витяг з протоколу, резолюція, резюме, декларація, заява партії, відозва). До вже названих ознак офіційно-ділового стилю слід додати безособовий характер тексту, висловлювання йде від якоїсь узагальненої особи (держави, закону, порядку, права). І навіть у тих документах, де є конкретна особа (заява, доручення тощо), авторська індивідуальність приховується стандартом документа. Відсутність авторства зумовлює і відсутність емоційності, суб'єктивності. В офіційно-діловому стилі діє експресія не почуттів, а волевиявлення й логіки змісту (Висока сторона уповноважена заявити, вирок остаточний і оскарженню не підлягає).

Отже, офіційно-діловий  стиль — це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, указів, актів, законів, наказів, анкет, розписок тощо. Основна функція офіційно-ділового стилю — інформативна (повідомлення). Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Більшість жанрів ділового мовлення відображає соціальне спілкування. Власне, функція офіційно-ділового стилю полягає в тому, що він надає висловлюванню характер документа, а відображеним у ньому різним сторонам людських стосунків — офіційно-ділового забарвлення.

 

3. Текст як головний  елемент документа. Типи та  види текстів

 

Спілкуючись усно чи письмово, монологічно чи діалогічно, ми виступаємо творцями різних форм тексту. Але текстом  є лише таке висловлення, яке відповідає загальновизнаним ознакам тексту. Найголовніші з них – достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Достовірним текст документа  є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається  такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у  якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий  текст, який веде до прийняття адресатом  пропозиції, або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною – підприємство, установа або організація.

Текст будь-якого документа  складається з логічних елементів: вступу, доказу (основної частини), закінчення.

У вступі адресат готується  до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладання документа, викладається історія питання і т. ін.).

У доказі (основній частині) викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими  розрахунками, посиланнями на законодавчі  акти й інші матеріали).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Воно може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Мета пасивного закінчення – поінформувати  адресата про якийсь факт, обставину  тощо.

Текст документа, що складається з  одного закінчення, називається простим, а той, що містить також інші логічні елементи – складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний  порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При  зворотному порядку – спочатку викладається закінчення, потім – доказ. Вступ  у таких документах відсутній.

Отже, текст (лат. textum – "тканина", "сплетіння", "з'єднання") –  це мовний витвір, що відзначається  завершеністю, смисловою та змістовною цілісністю, який має структурну організацію (заголовок, речення, абзац) складових  частин, об'єднаних різними типами зв'язку (лексичного, граматичного, логічного, стилістичного), і має певну цілеспрямованість. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Типові помилки у  документах  у готельному господарстві

 

До серйозної вади текстів документів слід віднести невідповідність  формулювань літературним нормам української мови, засміченість русизмами.

Вкажемо на найпоширеніші  відхилення від правил. 
1. Замість активних дієприкметників та прикметникових форм на –уч(ий), -юч(ий), функціонування яких в українській літературній мові обмежене, потрібно використовувати:

а) описові конструкції  з який або що:

- рос. мовою: укр. мовою:

- проживающий по адресу – що(який) проживає за адресою;

- собирающий налоги – що(який) збирає податки;

- влияющий на развитие – що (який) впливає на розвиток;

б) віддієслівні іменники на -ач, -ник:

- заведующий отделом – завідувач відділу;

- командующий армией – командувач армії;

- нападающий – нападник;

в) прикметники:

- следующее решение – таке рішення;

- следующий месяц – наступний місяць;

- вышестоящая организация – вища організація;

- текущий ремонт – поточний ремонт.

2. Надмірне використання  прийменника по в документах  – поширена помилка сучасного  ділового мовлення. Очевидно, вона  спричинена впливом російської  мови, де цей прийменник дуже  продуктивний.

Щоб не зловживати прийменником по в документах, потрібно пам’ятати про російсько-українські паралелі.

3. Надзвичайно широко  використовується прийменник при,  у більшості випадків невиправдано.

Доречним є його вживання у словосполученнях із значенням  “вказання на наявність чогось поряд, а також вказання на службу десь”: залишити при штабі, проводити стажування при кафедрі фінансів, бібліотека при заводі; “у присутності”: при свідках, при сторонніх.

Значення близькості до чогось може передаватися словосполученнями з прийменниками при або біля, коло: коло (біля, при) станції, коло (край) дороги (при дорозі).

Вказання на обставини, умови, за яких що-небудь відбувається, позначається словосполученнями із різними прийменниками або безприйменниковими конструкціями.

При складанні документів виникають труднощі не лише в доборі потрібних слів, а й у виборі відповідної граматичної форми. Найчастіше виникає сумнів щодо використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією.

Наприклад: учитель —учителька, касир — касирка, лаборант — лаборантка, лікар — лікарка, фізик — фізичка, працівник — працівниця, викладач — викладачка.

Офіційні назви посад, професій — іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати  саме їх. Залежні слова від найменування професій узгоджуються у формі чоловічого роду.

Чимало помилок у  вживанні давального відмінка іменників  Так, іменники чоловічого роду мають  переважно закінчення -ові, -еві: ректорові, директорові.

Багато помилок припадає і на вживання родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні закінчуються на -а, -я (документа), інші на -у, -ю (протоколу, принципу, факту). У випадках сумніву, слід заглянути до словника.

Мовці часто плутають синтетичну й аналітичну форми прикметників: замість повніший, вичерпніший або більш повний, більш вичерпний кажуть більш повніший, більш вичерпніший.

 

5. Графічні скорочення, абревіатури

 

Графічні скорочення. Абревіатури є самостійними словами, які мають усі граматичні ознаки, а тому їх слід відрізняти від звичайних  графічних скорочень відповідних слів і словосполучень. Останні не мають абревіатурної вимови і власних граматичних характеристик: вони передаються на письмі малими літерами, після яких ставиться крапка (крім стандартних скорочень з метричної системи мір: мм – міліметр, см – сантиметр, кг – кілограм, т – тонна), курсивом, через скісну лінію, з написанням через дефіс, якщо скорочення у середині слова. 
Наприклад, слово ПТУ (пе-те-у) – абревіатура, бо воно має літерну вимову, ознаки середнього роду і може бути твірною основою похідних слів (петеушник), а написання б-ка (бібліотека), д-р (доктор), л-ра (література), та ін. (та інше), сб (субота), півн.-зах. – північно-західний, Півн. крим. канал – Північнокримський канал, п/к (під керівництвом) – скорочення, оскільки вони не співпадають з вимовою і з окремою граматичною характеристикою слів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Цифрова інформація. Правила її оформлення

 

Простий кількісний числівник, який називає однозначне число (без  вказівки на одиниці виміру) в запису відтворюється словом, а не цифрою (дефектних виробів ... мас бути не більше двох). Так само пишуться однозначні числівники, якими позначаються часові межі (випробування мають тривати три-п 'ять місяців). Якщо однозначне число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами (7 центнерів сіна). Складні й складені числівники звичайно записуються цифрами, крім тих випадків, коли ними починається речення (пор.: Було забраковано 28 виробів з цісї партії і Двадцять вісім виробів з цісі партії було забраковано). Цілі числа, які виражаються кількома знаками, прийнято записувати, розбиваючи їх на класи за допомогою пропусків. Місце пропусків залежить від системи обчислення (при десятковій - кожен четвертий знак: 100 000 т. 253 530 грн).

Запис порядкових числівників  відрізняється від запису кількісних. Якщо запис ведеться арабськими цифрами, то порядковий числівник вводиться в текст з відмінковим закінченням (за 3-м класам точності, радіоприймачі 1-го класу). При перерахуванні кількох порядкових числівників відмінкове закінчення ставиться лише один раз: вироби І, 2 і 3-го гатунків.

Складні слова, перша  частина яких - цифрове позначення, можуть писатися в документації комбіновано: ІОО-відсотковий, 50-кілометровий.

Окремі види інформації перелаються у вигляді змішаного  запису, який складається з цифр і слів (можна 473 000ч а можна 473 тис.) (За А. Коваль).

Запитання і завдання для самоконтролю

/. Що таке таблиця?  До яких видів документів вона  належить?

2. Які реквізити містить  таблиця?

3. Яка частина мови  називається числівником?

4. У формі якого  відмінка і чисіа вживаються  іменники з числівниками два,  три, чотири?

5. Як вживаються Іменники  з числівниками тисяча, мільйон,  мільярд, нуль? Наведіть приклади.

6. Як вживаються іменники  з неозначено-кількісними числівниками?

7. Форми якого відмінка і числа набувають іменники при дробових числівниках? Наведіть приклади.

Увага! Культура мовлення! Запам'ятайте значення термінів

Колега товариш по спільній службі, навчанню; особа тієї самої професії.

Колегіальність - принцип  управління, за якого керівництво здійснює не одна особа, а група осіб, шо мають рівні права й обов'язки у розв'язанні питань, віднесених до їхньої компетенції.

Комерція - діяльність, пов'язана  з реалізацією товарів* Компенсація - відшкодування, винагорода за будь-що. Компроміс - згода, порозуміння, досягнуті шляхом взаємних поступок.

Конвенція 1) угода, міжнародний  договір зі спеціальних питань; 2) договір між підприємствами й  організаціями для врегулювання питань збуту, виробництва тощо.

Конверсія - 1) заміна раніше випущених державних позик новою, щоб подовжити термін кредиту й змінити умови позики; 2) обмін валюти якоїсь країни на іноземну.

Консенсус - досягнення згоди, прийняття рішень зі складних питань шляхом обговорення і взаємних поступок.

Конто - рахунок.

Контракт - договір, письмова угода сторін.

Контрактація - укладення  контракту між підприємством, яке  виробляє певну продукцію, й організацією, що її заготовляє й реалізує.

Конфіденційний - довірчий, таємний, той, що не підлягає розголошенню, публікації.

Концесія договір передачі на певних умовах і на певний термін громадянам або юридичним особам, здебільшого іноземним, права експлуатації лісів, надр, підприємств.

Кооператив - добровільне  об'єднання людей, які на пайових  засадах спільно займаються певним видом господарської діяльності.

Корпорація - товариство, спілка, сукупність осіб, об'єднаних  на основі комерційних, цехових та інших  інтересів.

Кредит -1) особлива форма  руху вартості, продаж товарів з  відстроченням платежу або передача на певний термін грошей та матеріальних цінностей з умовою їх повернення; 2) сума, включена до кошторису, в межах якої дозволяються витрати на певні потреби.

Кредитор - громадянин або  юридична особа, що надала в позику гроші або передала в борг товари і має право вимагати від боржника сплати боргу.

Кур'єр - 1) службовець, який розносить ділові папери;

2) особа для роз'їздів  у термінових справах.

Ліцензія - 1) дозвіл, що надається  державним органом, на право ввезення товарів із-за кордону й вивезення  їх за кордон; 2) дозвіл, що надається державними органами приватним особам і організаціям, на ведення якої-небудь діяльності;

3) надання власникові  патенту права використовувати  технічну документацію і запатентований  винахід.

Ломбард - кредитна установа, що надає населенню позички за певний процент під заставу цінних речей.

Маклер - професійний  посередник при укладанні торговельних і біржових угод.

Маркетинг - діяльність з  вивчення попиту та організація збуту  товарів на ринку.

Менеджер - фахівець з  управління господарськими процесами, виробництвом, обігом товарів та послуг; найманий керівник.

 

 

 

 

 

 

 

Література

 

1. Волкотруб Г.Й. Практична стилістика сучасної української мови: Навч. Посібник. – К.: ТОВ “ЛДЛ”, 1998. – 176 с.
2. Глущик С.В. та ін. Сучасні ділові папери: Навч. Посібник для вищ. та серед. навч. закладів / С.В.Глущик, О.В.Дияк, С.В.Шевчук. – К.: А.С.К., 1998. – 174 с.
3. Коваль А.П. Ділове спілкування: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1992. – 280 с.
4. Культура мови на щодень / С.Я.Єрмоленко, Н.С.Дужик, К.В.Ленець та ін. За ред. докт. філол. наук С.Я.Єрмоленко. – К., 1997. – Випуск 1. – 138 с.
5. Пазяк О.М., Кисіль Г.Г. Українська мова і культура мовлення: Навч. посібник. – К.: Вища шк., 1995. – 239 с.
6. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практ. посібник. – К.: 1995. – 208 с.