Учет денежных средств. 5

Учет денежных средств

Денежные  средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и  депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

В процессе своей деятельности организации  постоянно ведут взаимные денежные расчеты как внутри организации (расчеты с персоналом по заработной плате, с подотчетными лицами, с персоналом по прочим операциям), так и вне ее (расчеты с поставщиками за приобретенную у них продукцию, с подрядчиками за выполненные работы и услуги, уплата налогов, получение выручки за реализованную продукцию от покупателей и др.).

В соответствии с законодательством РФ платежи  между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность, ведутся путем наличных и безналичных расчетов. В случаях, установленных законодательством РФ расчеты могут производиться в иностранной валюте.

Основной формой денежных расчетов являются безналичные, осуществляемые путем перечисления денег со счета плательщика на счет продавца. Все безналичные расчеты осуществляются через банк или через какое-либо другое кредитное учреждение, имеющее на это правомочия (лицензию).

Порядок ведения кассовых операций

Основными нормативными документами, регламентирующими ведение  кассовых операций являются:

1. Положение  о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.97 г. № 14-П в редакции от 22.01.99 г. № 488-У
2. Порядок ведения кассовых операций в РФ от 22.09.93 г. № 40
3. ФЗ «О применении контрольно-кассовых машин  (ККМ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ
4. Положение о безналичных расчетах в РФ от 09.07.97 № 14 с изменениями
5. ФЗ «О валютном регулировании и контроле» от 09.10.92 г. № 3615-1 (с изменениями и дополнениями) и др.

Порядок ведения  кассовых операций, в частности, предусматривает:

• Наличие кассы и ведение кассовой книги
• Хранение свободных денежных средств в банках
• Расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке
• Хранение наличных денег в кассах организаций в пределах лимитов

Каждое предприятие  имеет кассу для хранения и  работы с наличностью и денежными документами (вексельными марками, оплаченными билетами, путевками, акциями, облигациями и др.). Касса должна быть соответствующим образом оборудована: наличие сейфа и охранной сигнализации.

В кассе на конец дня может оставаться сумма  лишь в размере лимита, ежегодного устанавливаемого обслуживающим банком по согласованию с организацией. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в обслуживающий банк расчет по установленной форме № 0408020, где используются показатели наличной выручки и расхода. Если организация не предоставила расчет, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в банк наличность – сверхлимитной.

В течение  трех рабочих дней в кассе может  оставаться сумма большая, чем лимит, но только лишь в случае выплаты заработной платы, пособий или стипендий.

При расчетах с покупателями и поставщиками организации  должны соблюдать установленный  предельный размер расчетов наличными  деньгами в РФ между юридическими лицами в размере 60000 руб. по одной сделке (установлен Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У). Одной сделкой считаются все наличные расчеты в рамках одного договора.

Если предприятие  осуществляет продажу продукции, товаров  населению, то оно использует контрольно-кассовые машины и ведет учет поступающей выручки за каждый день в книге кассира-операциониста.

Кассир –  материально-ответственное лицо (МОЛ), между кассиром и администрацией обязательно заключается договор. В малых предприятиях функции кассира могут быть переданы главному бухгалтеру либо любому другому лицу, уполномоченному руководителем.

Первичная документация кассовых операций

1. Приходный кассовый ордер – форма № КО-1, при поступлении денег в кассу его заполняет бухгалтер, подписывается главным бухгалтером и кассиром.
2. Расходный кассовый ордер – форма № КО-2, заполняется при выдаче денег из кассы, при разовой выдаче денег, при выдаче заработной платы деньги выдаются по списочной ведомости.
3. Кассовая книга – форма № КО-4, в ней отражаются все операции по кассе, может вестись как в ручную, так и автоматически. На каждый день делается 2 распечатки или 2 экземпляра: 1^-ый отправляется в бухгалтерию, 2^-ой – отчет кассира.
4. Расчетно-платежная ведомость – по ней выплачивается заработная плата, в расчетно-платежной ведомости ведется расчет всех удержаний, вычетов из заработной платы, а в платежной ведомости только графы «ФИО», «Сумма к выдаче» «Подпись».
5. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров – форма № КО-3.

Учет  кассовых операций

Порядок ведения  кассовых операций предусматривает:

• оформление первичных документов по приходу и расходу
• регистрация первичных документов в журнале регистрации
• записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге
• сдача в бухгалтерию отчета кассира (второй экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге

Для учета  кассовых операций открывается счет 50 «Касса».

Счет 50: активный, сальдо – всегда дебетовое, показывает наличие суммы свободных денег в организации на начало месяца; по дебету счета отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу, по кредиту счета происходит выдача, расход наличных денежных средств и денежных документов из кассы.

К счету 50 могут  быть открыты соответствующие субсчета

При журнально-ордерной форме учета кассовые операции, записанные по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету счета записываются в разных журналах-ордерах и контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Для каждого отчета кассира отводится одна строка.

В кассе организации могут храниться  не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, бланки строгой отчетности.

К денежным документам относятся:

• марки госпошлины

• вексельные марки
• подакцизные марки
• авиабилеты оплаченные
• проездные билеты
• оплаченные путевки в дома отдыха.

Бланки строгой  отчетности, хранящиеся также в кассе, учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»:

• трудовые книжки и вкладные листы к ним
• квитанции путевых листов автотранспорта
• приходные и расходные кассовые ордера
• кассовая книга
• ведомости принятия выручки от продавца
• квитанция на принятие выручки от продавца.

Аналитический учет денежных документов ведется в  кассе по их видам в книге движения денежных документов. И поступление и выдача денежных документов из кассы оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами. Отчет по поступившим и выбывшим документам один-два раза в месяц составляется кассиром в кассовой книге, где для этого относится определенная зона.

Виды банковских счетов

Юридические лица имеют право открывать в  банках различные счета, основанием для открытия счета в банке является «Договор банковского счета», заключаемый между банком и его клиентом. Предприятие имеет право открывать следующие счета:

2. расчетный (текущий) счет
3. депозитный счет
4. аккредитивный счет
5. валютный счет
6. ссудный счет
7. другие специальные счета (бюджетный, по капитальным вложениям и др.)

Расчетный (текущий) счет. С 1994 г. организации имеют право открывать счета в любом банке и могут иметь несколько расчетных счетов. Иностранные юридические лица, т.е. нерезиденты могут открывать рублевые счета по месту нахождения их представительств.

Текущие счета открываются в случаях, когда происходит обособление каких-либо операций (валютные счета, ссудные счета, счета по средствам целевого назначения и др.). Такие счета открывают бюджетным и общественным организациям

Для открытия счета предприятие предоставляет в банк:

1. заявление на открытие счета
2. документ о законности образования предприятия (решение учредителей)
3. устав предприятия (копия, заверенная нотариально)
4. справку о регистрации предприятия
5. справку налоговой инспекции о постановке на учет
6. карточку с образцами подписи и оттиском печати (два экземпляра)

Счет открывается  по решению управляющего банком. При  этом главный бухгалтер банка на подлинном экземпляре устава делает отметку с указанием номера счета и заверяет гербовой печатью.

С расчетного счета оплачиваются все обязательства предприятия, все его расходы и любые другие поручения. С расчетного счета банк выдает деньги на заработную плату и на текущие расходы.

Между банком и предприятием заключается  договор на расчетно-кассовое обслуживание, в котором оговаривается:

2. стоимость открытия расчетного счета
3. стоимость услуг по расчетно-кассовому обслуживанию
4. стоимость наличного обращения
5. проценты, выплачиваемые клиенту за средства на счетах

Прием и выдача денег с расчетного счета или  безналичные расчеты производятся банком на основании следующих документов: объявления на взнос наличными, чека денежного, платежного поручения, расчетного чека, платежного требования-поручения.

Все операции по списанию денег с расчетного счета  банк осуществляет на основании письменных распоряжений владельца расчетного счета, исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению государственного арбитража, народного суда, а также налоговых и финансовых органов:

• платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет
• платежи, не внесенные в срок во внебюджетные фонды
• платежи за таможенные процедуры
• платежи по различным исполнительным документам
• суммы, которые оговорены в договоре банковского счета.

В безакцептном порядке, т.е. без согласия клиента, банк оплачивает счета по энергоснабжению, по водоснабжению и т.д.

Если на расчетном  счете предприятия есть денежные средства, то все платежи осуществляются по очереди, в порядке поступления денежных документов. Если у предприятия на расчетном счете денежных средств недостаточно для оплаты всех счетов, то ГК установил жесткую очередность платежей:

1. исполнительные документы по возмещению вреда и о взыскании алиментов
2. по исполнительным документам на выплату выходных пособий и по оплате труда
3. платежи в бюджет и во внебюджетные фонды
4. в порядке календарной очередности поступления платежей.

Текущий счет имеет тоже назначение, что и расчетный. Текущий счет открывается организацией, не обладающей признаками, необходимыми для открытия расчетного счета, т.е. организацией, не являющейся юридическим лицом.

Депозитный  счет. Формирование средств на депозитных счетах осуществляется путем перечисления соответствующих сумм с расчетных либо текущих счетов. Отличие депозитных счетов от расчетных состоит в том, что депозитные счета открываются:

1. на определенный срок
2. с целью получения дохода по вложенным средствам

Сроки депозитных счетов различны (от 1 дня; проценты зависят  от срока, на который деньги положены, от банка и др.).

Валютный счет. Открывается организацией для осуществления операций в иностранной валюте. На каждый вид валюты открывается отдельный субсчет. Валютные счета открываются только в банках, имеющих право на ведение операций в иностранной валюте.

Ссудный счет. Открывается при заключении с банком кредитного договора. Предприятие имеет право непосредственно со ссудного счета оплачивать свои расходы, т.е. за счет кредита.

Формы безналичных расчетов

Безналичные расчеты осуществляются:

1. по товарным операциям, т.е. по операциям купли-продажи сырья, материалов, готовой продукции и пр. (счета 60,62,76,90)
2. по нетоварным операциям, т.е. по расчетам с различными коммунальными учреждениями, расчетом с научно-исследовательскими организациями, учебными учреждениями, бюджетными и внебюджетными фондами и пр. (счета 68,69,76).

Формы безналичных  расчетов:

• платежные поручения
• аккредитивы
• расчетные чеки
• по инкассо (платежные требования-поручения)
• по особым счетам
• вексельная форма
• пластиковые карточки
• в порядке плановых платежей и др.

Виды документов, используемые при безналичных расчетах, зависят от формы безналичных расчетов. Форма безналичных расчетов определяется договором между поставщиком и потребителем. Банк эту форму не определяет. В договоре банковского счета эта форма только указывается. Поэтому все возникающие требования между поставщиком и потребителем решаются через Арбитражный суд.

В зависимости  от места нахождения поставщика и  покупателя безналичные расчеты  делятся на иногородние и местные (одногородние).

Общая схема безналичных расчетов

Платежные поручения (требования-поручения), чеки, аккредитивы, расчеты по инкассо 

Расчеты наличными денежными  средствами, векселями, бартер

Расчеты между банками  с участием расчетно-кассовых центров  Банка России

Расчеты между банками  без использования расчетно-кассовых центров через корреспондентские счета либо через счета расчетов 

Объявление  на взнос наличными. Это типовая форма, выдаваемая банком и заполняемая лицом, сдающим деньги в банк наличными. При взносе наличных денег лицо, вносящее их, получает квитанцию. Квитанция – документ, подтверждающий сдачу денег в банк.

Чек денежный. Чек используется для получения наличных денег с расчетного счета и идет от предприятия, которое является юридическим лицом. Чек заполняется главным бухгалтером, подписывается им и руководителем предприятия. Обязательно наличие оттиска печати.

1. Чековая книжка покупается у банка предприятием, все чеки пронумерованы, исправления в них не допускаются, чек имеет корешок. Испорченный чек загибают, но не вырывают. На оборотной стороне чека указывается назначение денежной суммы.

Расчеты платежными поручениями. Платежные поручения – поручение банку о перечислении соответствующей суммы с расчетного счета предприятия-плательщика (покупателя) на расчетный счет предприятия-поставщика (продавца). Оформляется в количестве от 3^-х до 6^-ти экземпляров по типовой форме. Количество экземпляров определяется банком. В платежном поручении обязательно указывается назначение платежа. В случае, когда необходимо произвести несколько перечислений нескольким получателям, которые обслуживаются одним банком, применяется сводное поручение.

Расчеты платежными поручениями осуществляются:

2. по взносам в бюджет
3. во внебюджетные фонды
4. при переводе заработной платы на лицевые счета работников в банке
5. при погашении задолженности поставщикам и т.д.

Платежное поручение  действительно в течение 10 дней, начиная со дня, следующего за днем выписки.

Достоинства: относительно быстрый документооборот; задержки обусловлены работой банковской системы. Недостаток: отсутствие гарантий получения денег продавцом.

Расчеты у  поставщика при этой форме отражаются на счетах 43,62,90 и др., расчеты у  покупателя отражаются на счетах 60,51 и др.

Аккредитивная форма расчетов. Особенность этой формы состоит в том, что оплата платежных документов производится по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.

Данная форма  применятся если:

1. она определена договором
2. поставщик переводит покупателя на эту форму в соответствии с положением о поставках.

Аккредитив  – поручение банка покупателя банку поставщика об открытии специального аккредитивного счета для немедленной оплаты в соответствии с условиями договора и в определенной сумме. Он открывается на определенный срок и может быть продлен при согласии обеих сторон.

Бенефициар  – лицо, в пользу которого открыт аккредитив.

Аккредитив  открывается на срок до 15 дней. Он может  быть отзывным или безотзывным, покрытым (депонированным) или непокрытым. Покрытый – открывается в банке поставщика одновременно с депонированием суммы в банке покупателя. Непокрытый (гарантированный) открывается в банке покупателя.

Схема расчетов аккредитивами включает:

1. Заявление на открытие аккредитива
2. Перевод денежных средств на специальный счет покупателя
3. Извещение банку поставщика об открытии аккредитива
4. Извещение поставщику об открытии аккредитива
5. Отгрузка продукции в адрес покупателя
6. Предоставление поставщиком расчетных документов в свой банк
7. Зачисление денежных средств банком поставщика с аккредитива на расчетный счет поставщика
8. Перевод расчетных документов в банк покупателя
9. Списание сумм с депозитного счета банком покупателя
10. Поступление банковской выписки вместе с сопроводительными документами покупателю

Учитывается на счете 55 «Специальные счета в  банках» субсчет 1 «Аккредитивы». Аккредитив может выставляться за счет собственных средств (55.1/51) и за счет кредита банка (55.1/66,67). Оплата счетов поставщиков с аккредитивного счета оформляется проводкой 60/55.1. Остаток неиспользованных на аккредитивном счете денежных средств возвращается покупателю и используется по назначению.

Достоинства аккредитивной формы расчетов:

• контроль банком действий поставщика (наличие брони на денежные средства, поставщик сможет их получить только при условии добросовестного исполнения договора).
• гарантия исполнения обязательств контрагентами

Недостатки:

• значительный документооборот между банками и их клиентами
• аккредитивная форма расчетов не позволяет в короткие сроки производить оплату
• при использовании депонированного аккредитива из оборота предприятия-плательщика на время действия контракта отвлекаются значительные денежные средства
• высокая стоимость обслуживания – комиссионное вознаграждение банка. 

Аккредитивная форма расчетов применяется в  основном в международных расчетах или в расчетах по крупным контрактам, связанным с движением значительных сумм либо с реализацией уникального и дорогостоящего оборудования, когда контрагентам необходимы твердые гарантии исполнения взаимных обязательств.

Форма расчета  расчетными чеками. Расчетные чеки используются только при безналичных расчетах, являются ценными бумагами, которые ничем не обусловлены и содержат распоряжение чекодателя банку произвести платеж, указанной в чеке суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только тот банк, в котором чекодатель имеет денежные средства.

Расчетные чеки бывают 2-х  видов:

1. из лимитированной чековой книжки (гарантированные чеки)
2. из нелимитированной чековой книжки (депонированные чеки).

Различие между ними заключается в том, что при оформлении депонированной чековой книжки на специальный счет в банке перечисляется соответствующая сумма с расчетного счета предприятия. Гарантированная чековая книжка – это средства чекодателя с расчетного счета в пределах соответствующей суммы гарантии, установленной банком при выдаче чековой книжки. На оборотной стороне чека прописью и цифрами указывается лимит суммы, на которую может быть выписан чек, срок использования – 6 месяцев.

При использовании депонированной чековой книжки денежные средства не бронируются на специальном счете. Чеки оплачиваются за счет кредита банка. Срок действия нелимитированной чековой книжки – 1 год.

Чек должен быть предъявлен к оплате в течение 10 дней, не считая дня его выдачи.

Для учета расчетных чеков используется счет 55 субсчет 2 «Чековые книжки». Проводки осуществляются по аналогии с аккредитивами.  По мере оплаты задолженность чеками списывается 76/55.2.

Форма расчета по инкассо (платежными требованиями-поручениями).

При этой форме  получатель (поставщик) после отгрузки продукции, выполнения работ или оказания услуг представляет в свой банк расчетный документ, а именно  платежное требование-поручение, содержащее требование – т.е. заполнена первая часть документа – к плательщику об оплате. Получив платежное требование-поручение, плательщик обязан заполнить вторую часть – платежное поручение, поручая банку списать с его расчетного счета указанную сумму (условия договора выполнены). Организация-плательщик сдает полностью оформленный документ в банк для оплаты. Банк покупателя после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа на его расчетный счет.

Инкассо – поручение  банку на получение суммы с покупателя.

Оплата платежными требованиями-поручениями  может осуществляться двумя способами:

1. с акцептом – предполагает получение согласия плательщика на оплату, срок акцепта – 3 дня, использование принципа «молчание – знак согласия»
2. без акцепта – коммунальные платежи, электроэнергия, абонентская плата за телефон, проценты за кредит и др.

Акцепт может быть:

• последующий – банк плательщика оплачивает платежное требование-поручение сразу же при его поступлении
• предварительный – банк производит списание средств со счета плательщика в случае, если он не заявит в установленные сроки отказ от платежа.