Учет денежных средств. 9

УЧЕТ  ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

Для ведения производственной хозяйственной деятельности каждое предприятие, в том числе и  аптечное должно иметь в требуемых  размерах внеоборотные и оборотные  активы. В составе оборотных активов  важное место занимают денежные средства. Денежные средства необходимы для приобретения различных запасов (товаров, топлива, горючего и т.д.) для оплаты труда аптечных работников и всевозможных хозяйственных расходов, для платежей в бюджет и внебюджетные фонды, поставщикам и подрядчикам, банкам и прочим кредиторам. Денежные средства предприятий могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банках на расчетных, валютных и специальных счетах.

Банками являются учреждения, созданные для привлечения денежных средств и размещения их на условиях возврата, платности и срочности. Банковская система нашей республики состоит из системы Национального банка Республики Беларусь и коммерческих банков. Национальный банк Республики Беларусь обычно не занимается кредитно-расчетным обслуживанием предприятий, организаций, предпринимателей, населения и т.д. Эти функции возложены на банки второго уровня – коммерческие банки. Коммерческие банки осуществляют на договорных условиях кредитно-расчетное и иное банковское обслуживание юридических лиц, предпринимателей, граждан путем совершенствования операций, оказания услуг. Клиенты самостоятельно выбирают банки для кредитно-расчетного обслуживания и могут производить все виды банковских операций в одном или нескольких банках.

Основными задачами учета  денежных средств являются:

• обеспечение их сохранности и правильного использования;
• строгое соблюдение установленных правил ведения кассовых операций по безналичным расчетам;
• правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах бухгалтерского учета.

Учет кассовых операций и денежных документов

Для приема, хранения и  расходования наличных денег предприятия  и организации имеют кассы. Учет кассовых операций осуществляется в соответствии с правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь, которые регламентируется Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 57 от 26 марта 2003 г.

Для обеспечения сохранности  наличных денег в кассе предприятия  необходим правильный подбор помещений, сейфов, тщательный подбор кассиров, их инструктаж, заключение с ним договоров о полной материальной ответственности, периодические инвентаризации наличных денег.

Ведение кассовых операций в аптеках поручается кассиру, должность  которого в соответствие с приказом МЗ РБ № 565-А от 30 ноября 1995 г. вводится 1 должность на каждую смену работы аптеки. Однако в настоящее время в наших аптеках должность кассира отсутствует, и его обязанности по внутреннему совместительству выполняет сменный провизор-рецептар.

С изданием приказа о  назначении провизора-рецептара на должность кассирам аптеки он должен быть ознакомлен с обязанностями кассира, а также с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Передача кассы другому  кассиру (в случае болезни, отпуска  и др. причин) производиться по приказу заведующего в присутствии комиссии с составлением акта приема-передачи. В конце рабочего дня кассир закрывает сейф ключом. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся у заведующего. При утере ключей сообщают в милицию и принимают меры к немедленной замене замка в сейфе.

По Правилам о ведении  кассовых операций бухгалтеры и другие работники, пользующиеся правом подписи  кассовых документов, не могут исполнять  обязанности кассира.

В малых и других предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора об индивидуальной материальной ответственности.

Порядок работы кассира  или лица его замещающего, на кассовых аппаратах регламентируется «Типовыми  правилами эксплуатации кассовых суммирующих  аппаратов и компьютерных систем.

Для приема денежных средств  разрешается применять кассовые аппараты, включенные в Государственный реестр кассовых суммирующих аппаратов и компьютерных систем, используемые на территории Республики Беларусь, зарегистрированные в государственной налоговой инспекции (МНС) по места нахождения владельца кассового аппарата.

К работе на кассовых аппаратах допускаются лица, изучившие настоящие правила и получившие удостоверение на право работать на них.

По месту установки  и использования кассового аппарата должен находиться его технический паспорт. В случае ремонта кассового аппарата технический паспорт передается вместе с аппаратом. Кассовый аппарат пломбируется пломбой того ЦТО, в котором осуществляется техническое обслуживание. Запрещается использовать кассовые аппараты с отключенной кассовой лентой.

При вводе кассового  аппарата в эксплуатацию должны присутствовать материально-ответственные лица (кассиры), которые будут работать на данных кассовых аппаратах.

До включения кассового  аппарата, замок на нем должен быть закрыт, а ключ (кроме ключа для  перевода секционных денежных счетчиков на нули) храниться у ответственного администратора или у лица, определенного приказом по предприятию.

Юридическим и физическим лицам на каждый кассовый аппарат  заводится книга кассира-операциониста, которая служит для ежедневной контрольной  регистрации накапливающих денежных счетчиков кассового аппарата. Книга кассира-операциониста регистрируется в налоговой инспекции и должна быть пронумерована и скреплена подписью владельца кассового аппарата (руководителя предприятия) и его печатью, а также подписью представителя налоговой инспекции и ее печатью.

Книга кассира-операциониста  не заменяет собой ведение кассового  отчета.

Перед началом работы на кассовом аппарате кассир получает от ответственного администратора или  в другом месте, определенном приказом по предприятию:

• ключи от кабины, кассового аппарата и денежного ящика;
• разменные денежные средства в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;
• чековые и контрольные ленты соответствующих размеров, красящую ленту и другие расходные материалы, предусмотренные для данного типа кассового аппарата.

Ответственный администратор  ежедневно обязан:

• в присутствии кассира снять показания (получить отчетную ведомость) денежных суммирующих счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в книге кассира-операциониста за конец предыдущий день;
• убедиться в совпадении показаний денежных суммирующих счетчиков и данных, записанных в книге кассира-операциониста на конец предыдущего дня, записать данные счетчиков в книге кассира-операциониста на начало работы текущего дня и заверить их с кассиром своими подписями; оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер кассового аппарата, дату и время начала работы, показания денежных суммирующих счетчиков, данные на контрольной ленте заверить своей подписью и подписью кассира, закрыть на замок денежные суммирующие счетчики;
• убедившись в исправности кассового аппарата и готовности рабочего места к началу работы, дать указания кассиру о начале работы.

Кассир обязан:

• включить кассовый аппарат в электросеть, проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленты, установить дататор на нули и напечатать два-три нулевых чека (без обозначения суммы) с целью проверки четкости печати реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильности установки дататора и нумератора;
• нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету;
• протереть кожух кассового аппарата ветошью и установить со стороны покупателя табличку со своей фамилией.

Работа кассира в течение  смены

Кассир обязан производить  расчеты с покупателя (клиентами) при приеме денег за товары в следующем порядке:

• определить общую сумму за товар по показанию индикатора кассового аппарата и назвать ее покупателю (клиенту);
• полученную сумму денег от покупателя подсчитать и, ясно ее назвав, положить эти деньги на видное для потребителя место;
• выбить на кассовом аппарате чек;
• назвать покупателю сумму денег сдачи и вручить ее вместе с чеком;
• полученные от покупателя деньги поместить в денежный ящик кассового аппарата.

Чеки кассового аппарата на приобретение товара действительны только в день их выдачи покупателю.

По возвращенным покупателями чекам (при возврате товара) кассир выдает покупателю деньги после составления  и оформления акта о возврате денежных сумм покупателю по неиспользованным кассовым чекам. Аналогично оформляются актом ошибочно выбитые кассовые чеки, если отсутствует возможность их погашения.

Погашенные чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актом  сдаются в бухгалтерию, где они  хранятся при текстовых документах на данное число.

В книгу кассира-операциониста  записываются все суммы, выплаченные  по возвращенным покупателями чекам, и  количество напечатанных за день нулевых  чеков.

В случае ошибки кассира  в выдаче сдачи покупателю, при  возникновении спора, покупатель имеет  право потребовать у ответственного администратора снятия кассы.

Кассир не имеет право  снимать кассу без разрешения ответственного администратора.

Кассиру запрещается:

• работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва;
• допускать посторонних лиц в помещение кассы к кассовому аппарату, кроме ответственного администратора и с его разрешения специалиста по техническому обслуживанию кассового аппарата или представителя контролирующего органы для проверки кассы;
• покидать кассовую кабину без уведомления ответственного администратора, не отключив кассовый аппарат, не закрыв на ключ кассовую кабину, кассовый аппарат;
• иметь в кассе личные деньги и деньги, не учтенные через кассовый аппарат (кроме денег, выданных перед началом работы), а также личные вещи кассира, или других работников предприятия.

Документация и учет кассовых операций

Все кассовые операции с  наличными денежными средствами подразделяются на приходные и расходные.

К приходным кассовым операциям в аптеке относятся:

• поступление денег от покупателей за проданные товары аптечного ассортимента;
• поступление денег от прикрепленной мелкорозничной аптечной сети;
• поступление денег на выплату заработной платы;
• поступление денег от выдачи предметов санитарии и ухода за больными на прокат;
• возврат подотчетных неиспользованных сумм;
• от лиц, погашающих недостачу.

1. Поступление денег  от покупателей за проданные  товары

а.) поступление денег  при изготовлении лекарственных  форм.

Посетитель представляет провизору-рецептару рецепт. Провизор, протаксировав рецепт, определяет итоговую стоимость экстемпорального лекарства. Оплатив его стоимость, посетитель получает на руки чек и квитанцию на заказанную лекарственную форму, а заказ учитывается в Рецептурном журнале (ф.АП-65). Полученная сумма денег пробивается провизором на отдельным счетчике кассового аппарата. В конце смены или рабочего дня провизор-рецептар подводит итоги в «Рецептурном журнале» (ф. № АП-65), сверяет эти данные с показателями счетчика кассового аппарата. Выручка определяется по разнице показателей счетчика на начало и конец смены (дня).

б.) Поступление денег  от реализации готовых лекарственных  средств.

Провизор, протаксировав  рецепт на ГЛС, получает от посетителя причитающуюся сумму и пробивает  ее по отдельному счетчику кассового  аппарата. Выручка от реализации ГЛС определяется по разнице показателей счетчика кассового аппарата на начало и конец дня.

Аналогично учитывает  поступление денег от посетителей  при отпуске из аптеки готовых  лекарственных средств, разрешенных  к отпуску без рецепта врача  и других товаров аптечного ассортимента.

2. Поступление денег  от мелкорозничной аптечной сети.

Прием выручки от мелкорозничной аптечной сети по кассе аптеки оформляется приходным кассовым ордером (ф. КО-1). Приходный кассовый ордер состоит из 2 частей: сам ордер и отрывная часть – квитанция к приходному кассовому ордеру. Ордер остается в кассе аптеки и является приходным документом, а квитанция вручается представителю мелкорозничной сети и для них она является расходным документом. Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу заполняются и регистрируются бухгалтером в «Журнале регистрации приходных и расходные кассовых ордеров» в белорусских рублях (ф. №1). Журнал по форме открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера.

3. Поступление денег  от выдачи предметов санитарии, гигиены и физиотерапии, по уходе за больными напрокат.

При выдаче предметов санитарии и гигиены и физиотерапии по уходу за больными напрокат оформляется «Обязательство» по форме №АП-6 в двух экземплярах. С получателя предметов проката взимают только стоимость проката, которую пробивают по отдельному счетчику кассового аппарата или по счетчику отдела, в котором организован пункт проката. Получателю предметов проката в кассе выдают чек, который вместе с первым экземпляром обязательства оставляют в пункте проката, второй экземпляр вместе с предметом проката выдают абоненту пункта проката.

Дополнительно предметы проката регистрируются в «Книге выдачи предметов санитарии и  гигиены, физиотерапии и уходу за больными напрокат (ф. №АП-7). В небольших по объему работы аптеках книгу ведет заведующий аптекой, или работник отдела, в котором организован пункт проката.

Граждане, временно проживающие  в населенном пункте, где функционирует  пункт проката от аптеки, вносят залоговую сумму в размере розничной цены получаемых предметов.

Если по вине абонента предметы проката испорчены, он должен возместить стоимость ремонта. Сумма  выручки за прокат в товарооборот отдела аптеки не входит.

4-5. Поступление наличных денег в кассу аптеки от лиц, погашающих недостачу, возврат подотчетным неиспользованных сумм оформляется приходным кассовым ордером ф.№КО-1. Прием наличных денег предприятием, не использующим кассовые суммирующие аппараты, осуществляются по приходным кассовым ордерам и другим приходным документам.

Расходные кассовые операции

К расходным кассовым операциям в аптеке относятся:

• сдача выручки в Госбанк;
• выплата заработной платы;
• выдача денег под отчет;
• оплата закупаемого у населения лекарственно-растительного сырья, аптекарской посуды, бывшей в употреблении.

Выдача наличных денег  кассами предприятий производится по расходным кассовым документам: расходным кассовым ордерам, платежным ведомостям и т.д.

Расходные кассовые ордера, платежные ведомости и др. расходные документы на выдачу наличных денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером.

Подпись руководителя предприятия  на расходном кассовом ордере не обязательна  в случаях, когда на платежной  ведомости, а также прилагаемых  к расходному кассовому ордеру других документах имеется разрешительная подпись руководителя предприятия.

1. Сдача выручки в Госбанк.

Предприятия независимо от формы собственности могут  иметь в своих кассах наличные деньги на конец рабочего дня в  пределах лимитов остатка кассы. Лимиты остатка наличных денег в кассе предприятия устанавливают ежегодно по согласованию с руководителем предприятия.

Предприятие не имеют  право накапливать в своих  кассах наличные деньги для предстоящих  расходов (в том числе на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий) до установленного срока их выдачи.

Итак, наличные деньги в  кассе сверх установленного лимита, в том числе и выручка, должна быть сданы в Госбанк.

Срок сдачи наличных денег считается ежедневным, лимит  остатка нулевым, а не сданные в банк наличные деньги – сверхлимитными для клиентов банка, не представивших заявку на установление лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи выручки и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу.

Сдать наличную выручку на счет в банке можно несколькими путями:

• непосредственно в банк;
• через инкассатора;
• в объединенные кассы аптек для последующей сдачи в учреждения банков;
• предприятиям связи;

В самом банке сдача  денег на счет оформляется объявлением  на взнос наличными.

Если в аптеку поступает  много денег от реализации товаров, то с банком можно заключить договор на право инкассации выручки. При сдаче выручки работник аптеки должен потребовать от инкассатора удостоверение личности, доверенность Госбанка на право инкассации выручки, явочную карточку данной аптеки, порожнюю сумку с номером, закрепленным за аптекой. Инкассаторы банка выручку забирают в установленное время каждый день и принимают ее от кассира аптеки в инкассаторской опломбированной сумке. Кассир аптеки заполняет препроводительную ведомость в трех экземплярах. Первый экземпляр – препроводительная ведомость – кладется в опломбированную сумку, второй – накладная – вручается инкассатору вместе с сумкой, третий – копия препроводительной ведомости – остается в аптеке, на нем инкассатор расписывается и ставит штамп Госбанка.

При сдаче выручки  в объединенную кассу аптек оформляют приходный кассовый ордер КО-1.

Сдача выручки через  отделения связи оформляется  квитанцией. В квитанции, кроме суммы  перечисляемых денег, указывается сумма услуги за пересылку.

2. Выплаты заработной платы.

Предприятию, которому установлен лимит остатка кассы, имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленного лимита остатка кассы только на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий, выплаты педагогическим работникам на приобретение литературы на срок не свыше 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Денежные средства на выплату заработной платы получают со счета в банке, а если аптека не имеет своего счета, то со счета ВСО, получают по заполненным денежным чекам, подписанным руководителем предприятия и главным бухгалтером и скрепленной печатью учреждения. Чековую книжку предприятия получают в банке по заявлению и хранят их в кассе вместе с наличными деньгами. Поступление денег оформляется приходным кассовым ордером КО-1. Выдача наличных денег на зарплату производиться в аптеке по расчетно-платежной ведомости (Т-49) в течение трех дней. Деньги считаются выплаченными из кассы, если в расчетно-платежной ведомости будет роспись получателя. По истечении 3 дней ведомость закрывается, кассир указывает сумму выданных  и невыданных денег и скрепляет это своей подписью. На выданную заработную плату выписывается один общий расходный кассовый ордер, а на не выданную заработную плату кассир в ведомости против лица, не получившего деньги, ставит штамп или делает от руки пометку «депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. Депонированная сумма сдается на счет и по первому требованию депонентами, может быть выдана по расходному ордеру.

3. Расход наличных  денег за закупленное растительное  сырье оформляется по кассе аптеки расходным кассовым ордером, который является на обратной стороне счета за мелкие услуги (ф.№АП-35)

4. Расход наличных денег за закупленную у населения аптечную посуду, бывшую в употреблении.

Принятая по закупочным ценам приемщиком у населения  посуда, бывшая в употреблении, подлежит оплате из кассы аптеки по талонам, жетонам, квитанциям, выданным приемщиком посуды лицам, сдающим ее в аптеку, или наличными деньгами, полученные приемщиком из кассы аптеки под отчет по расходному кассовому ордеру. Принятая посуда  дополнительно учитывается в «Ведомости покупки стеклянной посуды, бывшей в употреблении» (ф.№АП-8).

Ведомость оформляется  в 2-х экземплярах. В конце смены (рабочего дня) первый экземпляр ведомости вместе с отсортированной по емкостям и принятой посудой передается материально-ответственному лицу, второй – остается у приемщика посуды.

5. Выдача денег  под отчет.

Порядок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы заключается, как правило, в предварительном обеспечении работников авансом на предстоящие расходы.

Под отчет наличные деньги из кассы аптеки могут выдаваться на расходы, связанные со служебными командировками, на приобретение канцелярских товаров из торговой сети и другие выдачи производятся по расходным кассовым ордерам.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет на предстоящие  расходы на сроки, определяемые руководителем  предприятия:

• не более 3 рабочих дней – на расходы, производимые в месте нахождения предприятия;
• не более 10 рабочих дней – на расходы, производимые вне места расположения предприятия;
• до 30 рабочих дней – в сумме, не превышающей размера одной базовой величины.

В авансовую сумму  расходов, выданную работнику на служебную командировку, входят: суточные, оплата жилья и проезд.

Выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками работников, производится при условии полного  отчета по ранее полученным на эти  цели суммам.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Израсходованные денежные средства, выданные из кассы аптеки под отчет, на приобретение товаров  из торговых учреждений, должны быть подтверждены копией чека. Неиспользованные денежные средства должны быть возвращены в кассу аптеки.

Ведение кассовой книги и отчет  кассира

Для учета кассовых операций  на каждом предприятии ведется одна кассовая книга формы №КО-4 для  учета рублей и отдельная книга  для учета валюты. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной печатью или же на концы шпагата наклеивается плотный четырехугольник и по его углам ставиться чернильная печать, а на последней странице пишется прописью количество листов и ставятся подписи зав. аптекой и главного бухгалтера. Каждый лист книги складывается пополам, и под копировальную бумагу записи ведутся в 2-х экземплярах – первый остается в книге, а второй отрывается и передается в бухгалтерию в качестве кассового отчета. Исправления в кассовой книге должны быть оговорены «Исправлено» и подписаны кассиром и бухгалтером. Ежедневно в кассовой книге подсчитываются обороты за день и остаток на конец дня.

Отрывная часть листа  кассовой  книги является отчетом  кассира. Отчет начинается с выведенного  остатка наличных денег на начало смены или рабочего дня. Он берется из отчета, как остаток на конец предыдущего дня. Далее в отчете кассира в приходной и расходной части указываются все приходные и расходные операции, их суммы, и выводится остаток на конец дня. К отчету прилагаются все первично оправдательные приходные и расходные документы.

Отчет кассира подписывает  кассир и главный бухгалтер.

Все приходные и расходные  кассовые ордера  и приравненные к ним документы регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме №КО-3. Чтобы дважды не было выдачи (приемки) денежных средств по одному и тому же документу, кассовые ордера погашаются штампом «оплачено» на расходных и «получено» на приходных  документах.

Отчет кассира является основанием для ведения бухгалтером в аптеке «Кассовой книге» другого образца. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью и подписью генерального директора и главного бухгалтера УП «Фармация».

Заполнение «Кассовой  книги» начинается с выведения остатка на начало месяца. Он берется как остаток наличных денег на конец предыдущего месяца. Затем в «Кассовой книге» ежедневно учитываются все виды прихода и расхода наличных денег и выводится остаток на конец дня.

Итоги записей в «Кассовой  книге» является основанием для заполнения таблицы месячного отчета и «Реестра движения денежных средств и инкассации выручки» (форма №АП-70).

Завершение работы на кассовых аппаратах

При закрытии аптеки, окончание  смены или по прибытию инкассатора, если он по графику прибывает до закрытия аптеки, кассир обязан:

• подготовить денежную выручку и другие платежные документы;
• составить кассовый отчет  и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру ответственному администратору, а в небольших предприятиях кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка.

Ответственный администратор  в присутствии кассира снимает  показания денежных суммирующих счетчиков или получает распечатку или вынимает их кассовых машин использованную в течение дня контрольную ленту.

Затем подписывает конец  контрольной ленты, указав на ней  тип и номер кассового аппарата, показания денежных суммирующих  счетчиков, дневную выручку, дату и  время окончания работы.

Показания денежных суммирующих  счетчиков на конец рабочего дня записываются в книгу кассира-операциониста.

По разнице показаний  денежных суммирующих счетчиков  на начало и конец рабочего дня (смены) определяется сумма выручки. Сумма  выручки должна соответствовать  показаниям денежных суммирующих счетчиков  и контрольной ленты.

После снятия показаний денежных суммирующих счетчиков, либо распечатки, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в книге кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и ответственного администратора.